Cómo elegir un sistema telefónico empresarial: una guía completa

Si bien la tecnología nos ha brindado diversas herramientas de comunicación para las empresas, no logró eliminar la necesidad de los teléfonos en un entorno corporativo. El canal preferido de atención al cliente sigue siendo las llamadas telefónicas. Pero debido al avance tecnológico, las empresas ahora tienen una variedad de opciones para su sistema telefónico comercial.

Dada la variedad de sistemas telefónicos disponibles para elegir, determinar cuál es el más adecuado para su empresa puede parecer desalentador. El propósito de este escrito es brindarle detalles claros sobre los sistemas accesibles, sus características distintivas y los factores que debe considerar cuando decida. Entonces empecemos.

¿Por qué actualizar las comunicaciones de su empresa?

Si está investigando los sistemas telefónicos comerciales, probablemente tenga un negocio y, en la actualidad, existan comunicaciones con los clientes de alguna forma. Posiblemente usted y sus compañeros utilicen sus teléfonos móviles personales para trabajar. Es posible que haya establecido números de contacto específicos para su empresa, incluido un teléfono fijo comercial; sin embargo, persisten dudas sobre la existencia de formas más eficaces de gestionar las llamadas relacionadas con los negocios.

Independientemente de las bases de su investigación, elegir el sistema adecuado adaptado a las demandas de su negocio resultará gratificante. Las tecnologías de sistemas telefónicos hoy en día no son tan costosas como antes, son más confiables y están más repletas de características sofisticadas que son superiores a las de tiempos pasados. Dependiendo de cómo se comunique con los clientes ahora y qué sistema telefónico elija, estos son algunos de los beneficios que podría ver con una actualización del sistema telefónico empresarial:

• Comunicación centralizada: Depender de teléfonos móviles individuales o líneas fijas desconectadas puede dar lugar a malentendidos a la hora de atender llamadas comerciales; un sistema telefónico corporativo dedicado le permite dirigir todas las llamadas entrantes desde un punto principal.
• Manejo de llamadas mejorado: se puede crear una experiencia más fluida y las llamadas siempre serán respondidas con funcionalidades como cola de llamadas, desvío de llamadas y operadoras automáticas en los sistemas telefónicos comerciales.
• Escalabilidad y crecimiento: el crecimiento fluido de su negocio es posible con un sistema telefónico que permite agregar líneas y extensiones adicionales según sea necesario.
• Información sobre llamadas: las interacciones con sus clientes pueden mejorar significativamente con el tiempo mediante el uso de un sistema telefónico empresarial equipado con herramientas como seguimiento de llamadas y análisis para brindarle una mejor comprensión de sus llamadas.
• Integraciones: tiene la capacidad de fusionar los datos recopilados de los sistemas telefónicos de su empresa con otras herramientas que se utilizan en su negocio, como CRM o software de mesa de ayuda, y esto brinda a sus agentes una visión integral de las interacciones con los clientes.
• Trabajo remoto e híbrido: los sistemas avanzados de telefonía empresarial que incluyen elementos como aplicaciones móviles, sucursales virtuales y capacidades de softphone facilitan el manejo de entornos de trabajo híbridos y remotos.

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Tipos de sistemas telefónicos comerciales

Dependiendo de cómo los clasifiques, eso determina la cantidad de sistemas telefónicos que hay. Aquí, nuestro punto de enfoque será dividirlos en líneas fijas tradicionales, sistemas VoIP y sistemas telefónicos virtuales.

Teléfonos fijos tradicionales

Las compañías telefónicas locales o regionales suelen ofrecer lo que se conoce como sistemas de telefonía fija tradicionales. También se reconocen como redes telefónicas públicas conmutadas (PSTN). El servicio se brinda a su negocio a través de líneas telefónicas de cobre.

Una centralita privada (PBX) en sus instalaciones es esencial para gestionar un servicio de telefonía fija dedicado dentro de su empresa. La PBX es un hardware que proporciona funciones como extensiones, transferencia de llamadas y listas de directorios telefónicos al sistema de telecomunicaciones. Muchos de los servicios de telefonía fija existentes son híbridos que utilizan VoIP o sistemas telefónicos virtuales.

La confiabilidad y la prueba de tiempo son las ventajas de utilizar sistemas de telefonía fija. Pero existen múltiples desventajas debido al hecho de que muchas empresas de telecomunicaciones están abandonando los teléfonos fijos tradicionales; Muy pronto estos dispositivos quedarán obsoletos. Las grandes corporaciones suelen ser las únicas capaces de mantener de forma asequible los sistemas de telefonía fija tradicionales debido a su presupuesto para hardware y mantenimiento. Sin embargo, incluso en estos casos, estos sistemas a menudo se consideran obsoletos y están siendo reemplazados gradualmente.

Sistemas VoIP

En lugar de utilizar cables telefónicos de cobre anticuados para líneas fijas, los sistemas telefónicos VoIP dependen de la conectividad a Internet de la empresa. También proporcionan las mismas funciones que antes solo estaban disponibles en costosos sistemas PBX de línea fija, como:

• Asistentes automatizados.
• Colas de llamadas.
• Integración informática.

Su empresa puede permitirse todas estas funciones con los sistemas VoIP menos costosos. La única limitación que tienen es que requieren por completo una conexión a Internet confiable y de alta velocidad para lograr el máximo rendimiento. Los sistemas telefónicos VoIP también vienen en dos tipos.

VoIP local

Al utilizar su empresa un sistema VoIP local, su organización aloja todo el hardware y equipo para el teléfono en su centro de datos corporativo. Esto permite a su empresa un control total sobre la configuración de las telecomunicaciones, aunque va acompañado de un mayor cargo inicial y exige empleados dedicados al cuidado del hardware. Este estilo de instalación de VoIP se adapta a las empresas que necesitan seguridad total para sus datos para cumplir con las obligaciones y tener un equipo en el sitio para cuidar el sistema.

VoIP basado en la nube

Todo el hardware físico y el servicio de mantenimiento continuo lo maneja su proveedor de sistema telefónico cuando utiliza VoIP basado en la nube. El sistema telefónico es todo en lo que su empresa necesita centrarse. Con el uso de VoIP basado en la nube, incluso las empresas modestas pueden acceder a todas las capacidades posibles de una PBX de línea fija estándar junto con funciones adicionales de VoIP sin las molestias de mantenimiento y costos. Las empresas simplemente se conectan a su sistema telefónico VoIP a través de Internet.

Sistemas telefónicos virtuales

Las pequeñas empresas y las empresas unipersonales a menudo descubren que la solución óptima para sus necesidades telefónicas comerciales es un sistema telefónico virtual al que también se puede acceder fácilmente. Con un sistema telefónico virtual, las llamadas al número de teléfono de su empresa se enrutan a un software en la nube que tiene todas las características de los otros sistemas que hemos cubierto, como:

• Extensiones.
• Reenvío de llamadas.
• Análisis de llamadas.
• Seguimiento de llamadas.

Luego podremos desviar todas las llamadas entrantes a teléfonos móviles, fijos o posiblemente a su correo de voz según su configuración preferida. A diferencia de otros sistemas, los sistemas telefónicos virtuales conectan llamadas utilizando redes telefónicas existentes y su adaptabilidad proporciona el mismo acceso a funciones a los trabajadores remotos que lo hacen estos sistemas convencionales.

Ver también: Teléfono digital frente a sistemas telefónicos VoIP: ventajas y desventajas.

Factores a considerar al elegir un sistema telefónico comercial

Cuando analiza todas las funciones que pueden ofrecer varios sistemas telefónicos, es importante considerar algunos factores más allá de ellas, que incluyen:

Presupuesto

Considere todos los gastos relacionados con la adquisición de un sistema telefónico antes de llegar a una conclusión. La perspectiva de tener una configuración de VoIP autohospedada puede resultarle atractiva debido al control operativo que ofrece a su empresa, pero piense en el importante coste inicial, además de los gastos continuos que podrían ser superiores a lo que gastaría cada mes.

Escalabilidad

La ampliación de escala no es una tarea sencilla para los sistemas de telefonía fija. Si una expansión futura es parte de sus planes, verifique nuevamente si agregar nuevos números de contacto y extensiones al sistema telefónico de su organización plantearía alguna dificultad. Además, busque funcionalidades que quizás no estén en uso en este momento pero que podrían resultar necesarias más adelante para garantizar que la solución elegida pueda hacer frente a sus requisitos comerciales futuros.

Apoyo técnico

El nivel de soporte técnico debe ser un elemento clave a la hora de decidir cualquier solución por la que opte. Si se decide por la opción VoIP interna, es esencial contar con un sistema de soporte para los desafíos de hardware y software que su equipo no está preparado para abordar. Si se decide por una VoIP en la nube o un sistema de teléfono virtual, es importante que su soporte técnico responda rápidamente a los problemas.

Integraciones

Muchos sistemas telefónicos actualizados tienen la capacidad de integrarse con otras herramientas de software que utiliza su empresa, como su CRM. Todos los proveedores de sistemas telefónicos pueden ofrecer diversos conjuntos integrados o presentar acceso API para que su equipo técnico pueda desarrollar el suyo propio. Cuando un objetivo clave de la revisión de su sistema telefónico es simplificar los flujos de tareas, es fundamental confirmar que la solución encaja bien con las herramientas que utiliza activamente.

¿Cómo elegir un proveedor de sistema telefónico empresarial?

Una vez que comprenda los diversos elementos exclusivos de un sistema telefónico empresarial junto con una idea sobre sus tipos junto con las habilidades para aplicarlos según los requisitos de su empresa; en consecuencia, existe una aparente demanda de invertir tiempo y energía en este proceso. Necesitamos empezar a buscar un proveedor de sistemas telefónicos ahora. Aquí hay algunos consejos que le ayudarán con eso:

• Proveedores de investigación: realice encuestas sobre sitios web de comparación de software en línea para proveedores de sistemas telefónicos que proporcionen todas las funciones que necesita y al mismo tiempo tengan una reputación encomiable y se ajusten a su rango de presupuesto.
• Solicite pruebas: muchos proveedores ofrecen pruebas gratuitas o versiones de demostración que le permitirán interactuar personalmente con sus sistemas. Esto lo ayudará a usted y a su equipo a evaluar si la utilidad coincide con todas sus necesidades.
• Compare precios y contratos: diferentes proveedores pueden tener diferentes costos marco. Evalúe el costo de cada paquete que esté considerando de cada proveedor. Verifique que todas las características esenciales que su negocio necesita estén incluidas en los planes que se comparan para garantizar una evaluación precisa.
• Lea reseñas y solicite recomendaciones: los principales respaldos pueden provenir de personas que reconoce en su línea de trabajo. Es posible que ellos tengan necesidades similares de un sistema telefónico profesional y podrían recomendarle un acuerdo que se adapte a sus necesidades.
• Negocie con el proveedor: una vez que haya elegido un proveedor de sistema telefónico empresarial que se adapte a sus necesidades, regatee el contrato final para conseguir la mejor oferta. Los planes disponibles en el mercado pueden no ser adecuados para sus necesidades y podrían terminar costándole más debido a funciones complementarias e innecesarias. Con frecuencia, personalizar un plan según sus necesidades puede ofrecerle una mejor oferta.

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Pensamientos finales

En algún momento, para cualquier empresa, por pequeña o grande que sea, surge la necesidad de contar con un sistema telefónico empresarial. Mejorará la experiencia de su personal y clientes, simplificará la gestión de llamadas y aumentará la productividad. Pero considerando la amplia gama de opciones alternativas disponibles, es esencial no tomar esta decisión a la ligera.

Es imperativo tener en cuenta las necesidades particulares de su empresa antes de elegir un sistema telefónico. Independientemente de si sigue siendo leal a un sistema de línea fija, selecciona una configuración de VoIP o opta por un sistema telefónico virtual, todas estas formas tienen ventajas e inconvenientes que pueden ayudar a su negocio. Hay muchos proveedores de servicios disponibles para elegir. Sin embargo, cuando haya determinado el tipo de acuerdo necesario para su empresa; Examinar las listas de precios, incluidas las funciones, así como las reseñas de los usuarios, puede acelerar la toma de decisiones sobre la adquisición de una configuración telefónica eficiente que enriquecerá la productividad y conducirá a mejores logros organizacionales.