¿Qué es una carta comercial? Cómo comunicarse profesionalmente

La comunicación comercial no es lo mismo que la comunicación regular.

El día promedio en un entorno corporativo implica comunicarse por teléfono, videollamadas o cartas comerciales. La comunicación en el trabajo es formal y profesional, o así debería ser. Incluso en una cultura relajada, debe crear y registrar la correspondencia escrita con un software de creación de documentos .

Las cartas comerciales suelen ser privadas y confidenciales, y la naturaleza de las mismas varía según la parte interesada a la que se las envíe. El tema debe ser sencillo y estar orientado a un propósito, alentando la atención inmediata.

Para cada invitación de orador, testimonio, pago de proveedor o seguimiento de cliente, puede escribir una carta comercial.

Para redactar una carta comercial ideal, debes prestar especial atención al destinatario. Al escribirle a un inversionista, su lenguaje debe ser persuasivo y claro. Si está enviando un correo electrónico a un cliente recién incorporado, indique el cronograma de implementación del producto. Además, asegúrese de utilizar el membrete oficial de la organización al enviar la carta.

Algunos ejemplos de cartas comerciales que analizaremos son correos electrónicos de reclutadores, cartas de agradecimiento, cartas de recomendación, cartas de agradecimiento y cartas de incorporación de clientes.

No importa el caso de uso, una carta comercial debe sonar nítida, impulsada por la acción y profesional. Perfeccione sus habilidades de escritura y prepárese para lo que se le presente.

Formato de carta comercial fácil de entender

Primero, hablemos sobre cómo debe formatear una carta comercial. Los detalles de cada carta se verán diferentes, pero si necesita enviar una carta comercial genérica, debe seguir una representación estructural.

1. Encabezado: Como toda carta, debe tener un encabezamiento con la dirección y la fecha.

2. Saludo : A continuación, debe escribir el saludo. Menciona el nombre. correo electrónico, designación y domicilio del remitente y del destinatario de la carta. El formato estándar es el nombre del destinatario seguido de su cargo, empresa y dirección.

2. Luego viene la línea de asunto . Resume el debate de la carta comercial en una línea antes de pasar a la siguiente sección.

Luego viene el cuerpo de la carta. Tendrás que referirte al destinatario por su nombre. Si no sabe su nombre, puede dirigir la carta a "A quien corresponda".

Una vez que haya terminado de escribir su (muy importante) carta comercial, la cerrará con una firma cortés.

Reunámoslo todo para crear una plantilla de carta comercial aproximada que pueda usar para evaluar el éxito y la mejora del proyecto.

Mejores prácticas de cartas comerciales

A medida que se familiarice con la escritura de cartas, recuerde que la carta comercial no es una invitación a una fiesta de cumpleaños. O una cena barbacoa anual con los miembros de su equipo. Tienes que saltarte las bromas e ir directo al grano.

Una forma de asegurarse de que su mensaje se reciba según lo previsto es cumplir con las siguientes mejores prácticas, sin importar el propósito único de la carta.

• Corrija: asegúrese de revisar su carta dos o tres veces, verificando la gramática y los errores ortográficos. Esto hará que parezcas más astuto en tus comunicaciones.
• Ediciones entre pares : si tiene un amigo, colega o mentor que sabe que estaría dispuesto a editar el documento por usted, no tenga miedo de preguntar. Tener una mente fresca que revise la carta detectará los errores que tu cerebro ha pasado por alto.
• Formato de archivo: asegúrese de que su carta se alinee con el formato de archivo solicitado. Por ejemplo, envíe cartas de presentación en formato PDF, pero envíe cartas de ventas según las preferencias de su empresa.
• Verifique la ortografía de los nombres: sé que ya mencioné la revisión, pero verificar que haya escrito los nombres correctamente debería ser un paso. Esto es especialmente cierto para las cartas de presentación y las cartas de intención. Es una señal de respeto acertar con el nombre de una persona u organización.
• Longitud de la carta: controle la longitud de las palabras de su carta comercial. Omita la jerga florida o la introducción y, si es posible, enumere el contenido en viñetas. Desglose sus preocupaciones, una por una, en un tono claro. No confunda a su destinatario con un correo electrónico masivo.
• Tono correcto: Evite el sarcasmo al escribir la carta. Asegúrese de que en ningún momento su destinatario se sienta obligado u ordenado a completar una determinada tarea. Ser intuitivo, empático y amable, ya que estos son los pilares de un buen profesional.

No podemos identificar ningún tipo de carta comercial que tenga importancia. Una carta comercial no puede tener el mismo contenido que otra. Por lo tanto, seguir un borrador y editarlo cada vez puede ser una mala práctica.

tipos de cartas comerciales

Las cartas comerciales se dividen según su finalidad. No todas las piezas de comunicación pretenden enviar el mismo mensaje. Algunas cartas ponen fin a su paso por una empresa; otros hacen que un nuevo gerente de contratación se fije en ti. Algunos son un resumen de su permanencia como empleado; otras son encuestas para medir su satisfacción con su espacio de trabajo actual.

A continuación se muestra una lista de diferentes formatos de cartas comerciales, junto con ejemplos de cartas comerciales que lo ayudarán a digerir mejor el significado.

Para mantener una relación profesional en el lugar de trabajo, familiarícese con los siguientes tipos de letras y cuándo usarlas.

1. Enviar un correo electrónico al reclutador

A medida que ingresa al pantano del mundo corporativo, busque formas de protegerse. Todos los solicitantes de empleo completan solicitudes y datos personales y envían un currículum. Eso no llama la atención del ojo entrenado. ¿Cómo puedes evitar caer en esta zanja de redundancia? Enviando un correo electrónico al reclutador.

Actualmente asistimos a la fase más competitiva del siglo. Para cada vacante de trabajo, los candidatos se alinean en cientos e incluso miles. La descripción del trabajo para un puesto de nivel de entrada incluye expectativas poco realistas como "MBA de primer nivel", "cinco años de experiencia" y otras cosas. Los candidatos humildes no tienen adónde ir si no dominan la historia académica. Un correo electrónico bien escrito a un reclutador potencial puede sacarlo de esta rutina y hacer que su aplicación brille.

2. Carta de presentación

Una carta de presentación es una carta que envías a una empresa cuando deseas ser considerado para una oportunidad laboral. Cubre aspectos adicionales de la trayectoria profesional que ha recorrido hasta ahora, además de lo que se menciona en su currículum. Puede ir a lo personal y tocar algunas peculiaridades para atraer a sus reclutadores con su mente. Las cartas de presentación generalmente se envían junto con su solicitud de empleo y su currículum.

Las cartas de presentación tienen como objetivo contratarte por lo que eres. Esta es información que normalmente no podrían obtener de sus otros materiales profesionales.

Para obtener más información sobre cómo escribir cartas de presentación, lea todo lo que necesita saber sobre las cartas de presentación.

Debe escribir una carta de presentación cada vez que intente ser contratado para un trabajo en el mundo corporativo. Muchas solicitudes de empleo dirán que una carta de presentación es opcional. Sin embargo, te animo a escribir uno de todos modos.

3. carta de agradecimiento

Una carta de agradecimiento es una muestra de agradecimiento hacia el destinatario por la ayuda o el tiempo que le brindó. Puede escribir una carta de agradecimiento a un posible entrevistador, gerente o compañero que lo ayudó a superar los desafíos y salir confiado. Por lo general, las cartas de agradecimiento profesionales se escriben a los gerentes de contratación o entrevistadores de un candidato que ha sido entrevistado y considerado para un trabajo.

Las cartas de agradecimiento son una forma de señalar gratitud a su nueva organización potencial, así como de mostrar a los gerentes que no tiene miedo de tomar la iniciativa.

Debe escribir una carta de agradecimiento profesional por varias razones, pero en este escenario, nos referimos a las cartas como una oda al empleador. Los entrevistados deben agradecer al empleador antes de organizar una entrevista personal en video.

4. Carta de renuncia

  Una carta de renuncia informa formalmente a su empleador actual que ya no trabajará allí después de un breve período de tiempo. En casos más extremos o urgentes, una carta de renuncia le informa a su empleador que renunciará, con efecto inmediato.

En la mayoría de los escenarios, los empleados entregarán esta carta con dos o tres semanas de anticipación. Esto significa que le ha informado a su empleador que se va, pero que continuará trabajando durante un período de tiempo predeterminado para ayudar con la transición de contratar a un reemplazo o perder a un empleado por completo.  

Para exigir su liquidación completa y final (FnF) de su ex-empleador, utilice el siguiente borrador:

Debe escribir una carta de renuncia cuando esté listo para dejar su trabajo. La cantidad de aviso que dé dependerá completamente de su situación. Sin embargo, no entregue una carta de renuncia a menos que esté listo para renunciar dentro de las próximas dos o tres semanas.

5. Carta de referencia

Una carta de referencia está escrita por una conexión profesional o personal que avala las habilidades y la experiencia de un candidato con la esperanza de ayudarlo a obtener una nueva oferta de trabajo. Las cartas de referencia a menudo son escritas por ex gerentes u otros ejecutivos o maestros, profesores y mentores. Las cartas de referencia a veces, pero no con frecuencia, serán escritas por amigos o vecinos.

No importa quién los escriba, deben ser relatos positivos de la experiencia de un profesional trabajando con o supervisando al candidato. Deben mencionar anécdotas específicas y describir aspectos del carácter del candidato. Una carta de referencia también se conoce como "carta de recomendación".

Debe escribir una carta de referencia si se le ha pedido que escriba una carta de referencia. Solo debe decir que sí si puede hablar honesta y positivamente sobre el carácter y la experiencia laboral de una persona. Si alguien a quien no conoces bien o no tienes en muy buena opinión te pide que escribas una carta de referencia, lo mejor sería rechazarla cortésmente.

6. Carta de intenciones

Una carta de intención es exactamente como suena: es una carta que declara sus intenciones. Las cartas de intención se utilizan para formar un acuerdo entre varias partes. Se pueden usar al redactar una propuesta, solicitar o aceptar un trabajo, o aceptar un trato en particular.

Una carta de intención muestra su afirmación para una determinada tarea. Puede que te asignen un nuevo proyecto pero no sepas cómo empezar. Una carta de intención puede mostrar su simpatía, ayudarlo a buscar orientación y animar las cosas.

Puede utilizar una carta de intención para comunicar inquietudes futuras, así como para anunciar o hacer públicas sus preferencias. Una carta de intención vincula a ambas partes en un acuerdo "implícito" con algún puente de interés común.

8. Carta de ventas

Una carta de ventas, quizás entendida de manera más prominente como un correo electrónico de ventas, es una forma de comunicación que existe para involucrar e interesar al lector en aprender más sobre un producto o servicio.

Hay muchas estrategias diferentes con respecto a cómo se debe escribir una carta de ventas. En última instancia, debe seguir la estrategia que su empresa establece en su libro de jugadas. Sin embargo, todas las cartas de ventas deben incluir una llamada a la acción, así como un método para contactarlo en caso de que el lector esté interesado.

Debes escribir una carta de ventas cuando busques llamar la atención de un profesional o de una organización. En otras palabras, cuando espera interesar a alguien en un trato o venta.

9. Carta de reclamación

Una carta de queja es una carta que escribes cuando tienes un hueso que elegir con una organización o individuo. Informa de sus preocupaciones y las saca a la luz pública. Una queja puede hablar en nombre de varios otros miembros del equipo. Digamos que recibió un servicio de atención al cliente terrible o encontró un anuncio dirigido a usted de manera inapropiada.

Escribiría una carta de queja para informar a una organización de la situación y permitirles decidir los próximos pasos.

Aunque tiene la palabra "queja" en el título, no todas las cartas de queja tienen que ser documentos furiosos en los que acusas a una empresa de alguna irregularidad. Podrían ser una simple descripción de su insatisfacción con algunas expectativas sugeridas de recurso.

Sin embargo, si estás enojado, por todos los medios, hazlo.

Debe escribir una carta de queja cuando tenga una queja. Por supuesto, tenemos muchos otros métodos de queja en estos días (representantes afortunados de servicio al cliente).

Es más común ver a alguien llamando a la línea directa de servicio al cliente de una empresa o incluso chateando con un representante en línea. Una carta es una forma más formal de comunicación, pero transmite el mensaje de que eres lo suficientemente serio sobre este tema como para escribir.

10. Carta de ajuste

Las cartas de ajuste son una empresa o personas que responden a una carta de queja. La carta debe indicar claramente la postura de la empresa en el caso.

Si está del lado del cliente, indíquelo de inmediato. Si no está del lado del cliente, asegúrese de comunicarlo claramente y al mismo tiempo ofrecer un servicio al cliente excepcional.

Debe escribir una carta de ajuste después de que su empresa haya recibido una carta de queja de un cliente. Es importante responder a las consultas de soporte para salvar las apariencias y fidelizar a los clientes.

11. Carta de pedido

Una carta de pedido es un documento en el que los gerentes o propietarios comerciales comunican a sus fabricantes los detalles de lo que comprarán. Las cartas de pedido contienen información como cantidades, tamaños, colores, nombres de productos y números de pedido, y el precio anticipado.

Las cartas de pedido a menudo tienen el formato de un formulario en lugar de una carta comercial oficial. Esto se debe a que los formularios y las hojas de cálculo facilitan la comprensión del panorama general de lo que quiere una persona.

Debe escribir una carta de pedido cuando esté listo para comprar productos al por mayor para la venta al por menor. Algunos gerentes y propietarios de negocios incluirán el pago de los bienes en la carta de pedido, por lo que es imperativo que no envíe una carta de pedido hasta que esté listo y pueda realizar la compra.

12. Cartas de reconocimiento

Las cartas de acuse de recibo son como confirmaciones de pedidos. Las empresas los envían para informar a un cliente o pariente que han recibido llamadas telefónicas, correos electrónicos, cartas, etc.

Las cartas de acuse de recibo no garantizan nada. Tampoco comunican que una empresa ha tomado medidas para mejorar una situación. Más bien, le dicen a un cliente que han sido escuchados.

Las empresas deben escribir una carta de acuse de recibo cuando consideren necesario que una persona u organización sepa que ha recibido su correspondencia. Esto es especialmente necesario si la comunicación original se refería a algo grave, como una lesión en una tienda.

Una carta de acuse de recibo no implica que haya tomado ninguna medida. Más bien, es el equivalente comercial de un recibo de lectura, que ofrece tranquilidad.

A la carta

Una carta comercial explica la brevedad de la situación y sugiere formas de abordarla sin daño. Piense en ello como un reemplazo para las conversaciones de mesa de café profesionales. Tienes que sujetar el bolígrafo con cuidado para no derramar falta de profesionalismo.

Con suerte, esto le da una idea sobre las cartas comerciales. Conviértalo en su forma oficial de interacción para que la otra parte tenga muy poco que objetar.

Cuanto más fuerte sea la cultura de la empresa, menos cartas comerciales negativas. Incorporar las mejores prácticas de cultura empresarial y estar a la vanguardia de la satisfacción de los empleados.