El mejor software de automatización de flujos de trabajo [+Ejemplos]
Publicado: 2022-07-27Las herramientas de automatización del flujo de trabajo son una forma excelente de automatizar tareas mundanas , como la entrada de datos, la contabilidad, la generación y el fomento de clientes potenciales.
La automatización de su flujo de trabajo le permite concentrarse en su trabajo creativo y tomar decisiones comerciales estratégicas.
Este blog es perfecto para ti si nunca has oído hablar del software de flujo de trabajo empresarial. Aquí, discutiremos:
- Las mejores plataformas de automatización de flujos de trabajo
- Los beneficios del software de flujo de trabajo de ventas y marketing
- Consejos y trucos para elegir la plataforma de flujo de trabajo automatizado ideal
¡Saltamos!
¿Qué es el software de automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo permite a las empresas reemplazar los procesos manuales y en papel utilizando herramientas digitales. Por lo general, los usuarios instalan una única plataforma que agiliza el flujo de tareas, documentos e información en las actividades relacionadas con el trabajo.
El objetivo táctico de integrar el software de automatización es garantizar que los trabajadores realicen tareas prioritarias en el momento adecuado.
Cuando se implementa correctamente, el software de automatización del flujo de trabajo ayuda a mejorar la productividad, estandariza el trabajo, elimina el error humano, facilita la visibilidad y garantiza que los empleados cumplan con las políticas de cumplimiento.
¿Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo implica diseñar, ejecutar y automatizar tareas mundanas y que consumen mucho tiempo. De esa manera, las empresas pueden ahorrar costos y tiempo y reducir los errores.
La automatización del flujo de trabajo es de dos tipos principales: flujo de trabajo de procesos comerciales y procesos robóticos.
Gestión de Procesos de Negocio
BPM se refiere a cómo las empresas estructuran diferentes procesos para satisfacer las necesidades de los clientes.
La mayor parte de la automatización del flujo de trabajo sigue esta metodología para impulsar la eficiencia y alcanzar los objetivos comerciales de misión crítica.
El software automatiza los flujos de trabajo de los procesos comerciales para ahorrar tiempo y optimizar las tareas que los empleados suelen realizar manualmente.
Flujo de trabajo del proceso robótico
Los procesos robóticos automatizan los procesos robóticos mientras imitan el estilo de los humanos. En la mayoría de los casos, los equipos de TI usan RPA para respaldar los procedimientos administrativos.
Con la ayuda de los robots, los empleados pueden identificar las soluciones más relevantes para resolver errores de procesamiento, mitigar las consultas de la mesa de ayuda e intervenir en los errores de procesamiento.
¿Por qué necesita herramientas de automatización de flujo de trabajo?
Las investigaciones muestran que más del 25 % de los directores ejecutivos dedican tiempo a tareas mundanas que las máquinas pueden realizar de manera más rápida y eficiente.
Además, los estudios revelan que aproximadamente el 60 % de los empleados pueden ahorrar el 30 % de su tiempo aprovechando una herramienta de automatización del flujo de trabajo.
Por lo tanto, más organizaciones hoy en día utilizan herramientas de automatización por las siguientes razones:
- Para aumentar la productividad
- Para mejorar la eficiencia
- Para reducir los errores humanos
- Para acelerar los procesos
- Para mejorar la precisión y reducir las desviaciones
- Para garantizar la rendición de cuentas a nivel individual
- Reducir el uso de suposiciones y reemplazarlo con el uso de hechos.
Ahora que conoce los principales beneficios de las herramientas de automatización del flujo de trabajo , analicémoslos en detalle:
Le permite trabajar en tareas de alto valor
La herramienta de automatización del flujo de trabajo libera a sus empleados de tareas que requieren mucho tiempo y poco valor. En cambio, pueden enfocarse en tareas no automatizadas de mayor valor que requieren creatividad humana.
Le permite ahorrar costos
Una excelente ventaja del software de automatización es que aumenta la productividad para impulsar mayores ahorros de costos.
Mejora la visibilidad del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo implica el mapeo del flujo de trabajo que crea una visibilidad profunda de las tareas y los procesos que automatiza.
De esa forma, las organizaciones obtienen una visión holística de los flujos de trabajo para identificar tareas obsoletas y redundantes y encontrar soluciones innovadoras.
Mejora la comunicación
Las herramientas de automatización del flujo de trabajo mejoran la visibilidad que, a su vez, mejora la comunicación entre empleados e interdepartamentales.
En última instancia, lo ayuda a identificar cuellos de botella y mejorar la productividad en el lugar de trabajo.
Rendición de cuentas mejorada
La automatización del flujo de trabajo le permite definir varias tareas y asignar pasos individuales al empleado adecuado.
De esa manera, las empresas pueden mejorar la responsabilidad entre los empleados en procesos particulares.
¿Quién necesita una herramienta de automatización del flujo de trabajo?
La mejor parte de la automatización del flujo de trabajo es que cualquiera puede usarla. Aquí está quién se beneficia más de las herramientas de automatización del flujo de trabajo:
Negocios
Las empresas utilizan la automatización del flujo de trabajo por las siguientes razones:
- Para crear procesos que reduzcan costos
- Para agilizar la gestión de tareas
- Para disminuir errores de entradas manuales o descuidos
- Para automatizar flujos de aprobación
- Para agilizar las rutas de documentos
DevOps
DevOps suele utilizar software de automatización para:
- Facilitar la comunicación entre desarrolladores y operaciones
- Superación de cuellos de botella y seguimientos
Administradores de TI
Por último, los administradores de TI utilizan herramientas de automatización de flujos de trabajo por las siguientes razones:
- Para crear descuidos a través de la red en la nube
- Para agregar una capa de visualización
- Supervisar y analizar la salud y las deficiencias de la red
¿Cuándo debo usar una herramienta de automatización de flujo de trabajo?
Por lo general, las empresas y los empresarios utilizan herramientas de automatización de flujos de trabajo cuando:
- Tu tarea es repetitiva
- Necesitas terminar tu tarea rápidamente y sin errores humanos
- Quiere agilizar su flujo de trabajo para mejorar la eficiencia
- Quiere tomar una decisión comercial estratégica basada en hechos
Las 12 mejores herramientas de automatización del flujo de trabajo
La investigación realizada por McKinsey revela que más del 45% de las actividades en las que las empresas gastan dinero se pueden realizar de manera más rápida y eficiente al adaptar la tecnología actual.
Por lo tanto, al utilizar la herramienta de automatización de flujo de trabajo ideal, puede aumentar la productividad, ahorrar costos y alcanzar sus objetivos comerciales. Pero la pregunta es, ¿cuál es la herramienta adecuada ?
Para ayudarlo a tomar la decisión correcta, hemos creado una lista completa de las doce principales herramientas de automatización del flujo de trabajo :
pulpo CRM
Octopus CRM es el software de automatización de LinkedIn todo en uno perfecto para construir su embudo de marketing. Nuestra plataforma de marketing de flujo de trabajo de última generación le permite automatizar y simplificar sus tareas diarias de LinkedIn.
Con esta herramienta innovadora, puede automatizar tareas que requieren mucho tiempo, como enviar solicitudes de conexión personalizadas a más de 100 usuarios de LinkedIn, respaldar diferentes perfiles y visitar a su público objetivo.
No solo esto, sino que Octopus CRM le ofrece una visión holística de su rendimiento. Puede acceder a análisis detallados, incluida la cantidad de vistas de perfil, apariencias de búsqueda, índice de ventas sociales y rendimiento de la campaña.
Un punto extra de integrar Octopus CRM en su flujo de negocios actual es que puede eludir con seguridad el límite de invitaciones semanales de LinkedIn. También puede usar Octopus CRM para controlar su actividad en cualquier tipo de cuenta de LinkedIn.
¿La mejor parte? ¡Octopus CRM es económico!
¿Quién necesita Octopus CRM?
Octopus CRM es ideal para empresas de todos los tamaños que desean potenciar su estrategia de marketing digital y centrarse en generar y nutrir clientes potenciales en LinkedIn.
Zapier
Zapier es otra excelente herramienta de automatización del flujo de trabajo que le permite conectarse con las herramientas existentes. La plataforma le permite automatizar cualquier proceso comercial debido a que se conecta a más de 1000 aplicaciones web como Google Drive, Facebook e Insta.
Una vez que crea el flujo de trabajo ideal y elige las aplicaciones que necesita en su flujo de trabajo, la herramienta lo ayuda a colaborar entre carpetas y dispositivos.
¿Quién necesita a Zapier?
Zapier es perfecto para pequeñas y medianas empresas y autónomos que usan varias herramientas pero no pueden colaborar adecuadamente.
hubspot
HubSpot es la solución perfecta para todas sus necesidades de automatización de operaciones, ventas y marketing.
La herramienta de automatización de flujo de trabajo todo en uno le permite vincular sus operaciones comerciales, optimizar tareas y alinear procesos de equipo.
Además, esta plataforma fácil de usar le permite conectar un ticket de servicio con un registro existente, eliminar el desorden de los datos del cliente y guiar a los clientes potenciales desde el marketing hasta las ventas.
¿Quién necesita HubSpot?
HubSpot es perfecto para empresas en crecimiento y emprendedores que desean automatizar las tareas diarias. Además, la herramienta es ideal para equipos de marketing, ventas, servicio y operaciones.
acoplador.io
Coupler.io es una solución de integración sin código para automatizar el flujo de datos de múltiples fuentes a Hojas de cálculo de Google, Excel o Google BigQuery. Con solo unos pocos clics, puede conectarse a una aplicación necesaria y programar la transferencia de datos a su hoja de cálculo o tabla de BigQuery.
Coupler.io le permite automatizar las exportaciones de datos sin procesar desde diferentes aplicaciones como Airtable, Xero, HubSpot, Salesforce y muchas otras. Puede personalizar la frecuencia de su flujo de datos automatizado a partir de cada 15 minutos. ¿Cuál es el beneficio?
Supongamos que desea compartir información valiosa de su tablero de Tableau con su parte interesada. En lugar de lidiar con opciones de uso compartido complejas en Tableau, puede conectar Tableau a Excel usando Coupler.io y compartir el libro de trabajo de actualización automática con sus colegas.
¿Quién necesita Coupler.io?
Coupler.io es la herramienta de flujo de trabajo automatizado para informes, análisis y copias de seguridad. Tiene una amplia gama de implementaciones y es la elección de diferentes empresarios y expertos, incluidos contadores, analistas de datos, representantes de ventas, etc.
IFTTT
If This Then That es una aplicación de flujo de trabajo futurista que le permite automatizar todos los aspectos de su negocio. IFTTT fomenta la interconectividad de Internet para optimizar los flujos de trabajo comerciales y de la vida.
Puede integrar IFTTT con su oficina y hogar, ya que la herramienta es compatible con aplicaciones de oficina, refrigeradores inteligentes y electrodomésticos inteligentes.
Con más de 700 integraciones disponibles, IFTTT actúa como un conducto para que las tareas y la información fluyan a través de una ruta particular. La mejor parte de elegir esta herramienta de flujo de trabajo automatizado es que puede disfrutar usando sus funciones altamente automatizadas sin saber una sola palabra de código.
¿Quién necesita IFTTT?
IFTTT es perfecto para empresas y emprendedores de todos los tamaños debido a sus planes de precios flexibles y funciones de automatización innovadoras.
Recomendamos encarecidamente esta herramienta para los departamentos de TI y RRHH.
jira
Jira es la herramienta de gestión y automatización de proyectos ideal para las empresas que prefieren la metodología 'If This Then That'.
Con este ágil software de automatización, los usuarios pueden automatizar cualquier tarea o proceso con unos pocos clics. Además, puedes acceder a más de cien plantillas de automatización para agilizar tus tareas.
Las características adicionales incluyen automatización global, hojas de ruta, información de administración, métricas clave y un espacio aislado. La herramienta le permite integrarse con plataformas como Zoom, GitHub y Zendesk.
¿Quién necesita a Jira?
Jira es perfecto para empresas de todos los tamaños debido a sus planes asequibles y características futuristas.
nintex
Nintex es una revolucionaria plataforma de automatización de flujos de trabajo que ayuda a más de 8000 clientes empresariales a acceder a 3 millones de aplicaciones de flujos de trabajo. Con esta innovadora herramienta, puede administrar, automatizar y optimizar sus procesos comerciales de manera rápida y eficiente.
Además, Nintex ofrece varias herramientas de automatización de flujos de trabajo, como mapeo de procesos, inteligencia de procesos y flujos de trabajo avanzados. Puede mapear, monitorear y ejecutar diferentes procesos.
¿Quién necesita Nintex?
Nintex es ideal para empresas y autónomos con procesos establecidos que desean conectar varias aplicaciones.
flujo de besos
Kissflow, una solución de automatización basada en la nube, permite a las empresas automatizar los procesos comerciales y acceder a los análisis.
Diseñado con personas sin habilidades de codificación a la vanguardia, Kissflow le permite crear flujos de trabajo personales y de equipo. Además, la plataforma le permite construir y ejecutar flujos de trabajo colaborativos de manera eficiente.
Kissflow también le permite integrar varios flujos de trabajo que involucran múltiples procesos en una plataforma. Fomenta el seguimiento simplista, el seguimiento del rendimiento y el fácil cumplimiento.
Además, esta herramienta de automatización le permite analizar informes en detalle para identificar cuellos de botella y superar desafíos y soluciones en segundos.
Con más de 50 aplicaciones de procesos comerciales preinstaladas, Kissflow le permite optimizar todos sus procesos comerciales.
¿Quién necesita Kissflow?
Kissflow es ideal para pequeñas empresas y autónomos que no han utilizado la automatización del flujo de trabajo. Con la facilidad de uso de la herramienta, los usuarios pueden automatizar procesos sin ningún desafío.
integromat
Integromat es una plataforma de integración robusta y futurista que le permite visualizar, personalizar y automatizar sus flujos de trabajo.
Con su interfaz de arrastrar y soltar, puede disfrutar de la conexión con múltiples aplicaciones sin escribir una sola línea de código. Además, puede usar enrutadores para dividir tareas en varias rutas. También puede filtrar los datos que pasan por diferentes rutas.
Además, Integromat permite a los usuarios integrarse con más de 1000 aplicaciones y servicios, incluidos JSON y API. Una ventaja de usar esta herramienta de automatización es que puede acceder a su plan gratuito para disfrutar usando miles de operaciones.
¿Por qué necesita Integromat?
Integromat es ideal para pequeñas y medianas empresas que utilizan herramientas de flujo de trabajo automatizado por primera vez.
integrar
Integrify es otro innovador software de automatización de flujos de trabajo que le permite crear flujos de trabajo personalizados y ejecutar flujos paralelos/secuenciales.
La herramienta le permite agilizar los procesos comerciales y automatizar las tareas manuales mediante la colaboración de tareas y solicitudes y la configuración de recordatorios.
Además, Integrify proporciona ejemplos de flujo de trabajo, una base de conocimiento del usuario, una API abierta basada en reposo y la capacidad de importar y exportar datos.
¿Quién necesita integrar?
Recomendamos a las pequeñas y medianas empresas que utilicen este innovador software de automatización del flujo de trabajo. Con su herramienta de creación de procesos de arrastrar y soltar, puede automatizar las tareas diarias de forma rápida y eficiente.
Escriba
Scribe es una herramienta de automatización de flujos de trabajo que le permite documentar los flujos de trabajo de su empresa. Con esta plataforma, puede capturar su pantalla y transformar clics y pulsaciones de teclas en instrucciones escritas.
Scribe es una extensión de Chrome gratuita o una aplicación de escritorio de pago que permite a las personas y los equipos crear flujos de trabajo de automatización ilimitados.
Además, puede compartir Scribes a través de un enlace o incrustarlo en un CMS, wiki, herramienta de gestión de proyectos o centro de ayuda.
¿La mejor parte? ¡Puedes disfrutar de un uso ilimitado de forma gratuita!
¿Quién necesita a Scribe?
Scribe es ideal para empresas de todos los tamaños que desean automatizar el flujo de trabajo mientras realizan un seguimiento del rendimiento empresarial.
Los 5 mejores ejemplos de automatización de flujos de trabajo
Ahora que hemos discutido los tipos de herramientas de flujo de trabajo de automatización , repasemos varios ejemplos:
Ejemplo # 1: Creación de tareas
El uso de un sistema de creación de tareas automatizado le permite crear y configurar un flujo de trabajo automatizado con un sistema de gestión de tareas.
Los procesos de flujo de trabajo le permiten notificar a los empleados a quienes se les ha asignado una tarea.
Ejemplo # 2: Gestión de clientes potenciales
Los sistemas de flujo de trabajo automatizado pueden filtrar cientos de consultas de clientes, completar su CRM con la información relevante y enrutar clientes potenciales de marketing a ventas.
Ejemplo # 3: Generación de Facturas
El flujo de trabajo automatizado permite a las empresas crear y enviar facturas en un horario establecido. De esa manera, puede liberar al personal para tareas que requieran creatividad y toma de decisiones estratégicas.
Ejemplo # 4: Gestión de entradas
La automatización de los tickets de problemas ayuda a los equipos de TI a reducir los errores humanos y manejar de manera eficiente las solicitudes de asistencia técnica.
Ejemplo # 5: Mitigación de la 'sombra' de TI
Shadow IT se refiere a la tecnología que usan los empleados sin la supervisión del departamento de TI. Si bien los empleados pueden usar las herramientas de forma independiente, un paso en falso puede costarle mucho dinero a su empresa.
Un flujo de trabajo automatizado lo ayuda a evitar estos problemas mediante la instalación de un sistema de alerta que notifica a los administradores que el departamento de TI no ha aprobado.
¿Cuál es la diferencia entre RPA y la automatización del flujo de trabajo?
La distinción principal entre la Automatización Robótica de Procesos y la Automatización de Flujos de Trabajo es que la primera se enfoca en la automatización de actividades de trabajo individuales. Por el contrario, la automatización del flujo de trabajo lo ayuda a automatizar el flujo de trabajo a través de procesos personalizados.
RPA imita los clics del mouse y las pulsaciones del teclado para ejecutar procesos comerciales. Por otro lado, la automatización del flujo de trabajo lo ayuda a mejorar la colaboración, aumentar la productividad y evitar fallas en la comunicación.
Elegir el software de automatización de flujo de trabajo adecuado
Aquí hemos incluido una guía completa para ayudarlo a encontrar el software de automatización de flujo de trabajo perfecto:
- Reconozca sus necesidades comerciales: considere qué tareas desea automatizar y qué procesos comerciales desea optimizar
- Los beneficios y el uso del software: antes de comprometerse con un software de automatización del flujo de trabajo, considere sus beneficios y usos. Por ejemplo, Octopus CRM es perfecto para los especialistas en marketing digital que desean satisfacer sus necesidades de marketing en LinkedIn.
- El costo de la plataforma: identifique su presupuesto antes de elegir un software de flujo de trabajo de automatización
- Fácil de usar: idealmente, desea seleccionar un software que sea fácil de navegar y fácil de usar.
Conclusión
Elegir el software de automatización de flujo de trabajo perfecto puede ser un desafío. Sin embargo, si selecciona una de las doce herramientas enumeradas anteriormente, puede mejorar la productividad de su negocio y reducir los costos de manera eficiente.
Considere los pros y los contras de cada herramienta antes de tomar una decisión final.