Las 5 mejores herramientas para mejorar la comunicación entre empleados y clientes

Los empleados y los clientes son parte integral del éxito de cualquier negocio y mantenerlos contentos es importante. Para sus empleados, si están felices y contentos con su función, puede ayudar a mejorar la productividad y reducir las tasas de rotación de personal. Para los clientes, sentirse valorados y satisfechos con los servicios que reciben los hará volver por más.

Entonces, ya sea que esté tratando de mejorar la comunicación entre sus empleados o sus clientes, es útil contar con el conjunto de herramientas adecuado. A medida que crece una empresa , la gestión de las comunicaciones puede volverse más desafiante, por lo que es una buena idea implementar una comunicación eficaz tanto para los empleados como para los clientes desde el principio.

¿Qué herramientas son mejores para la comunicación de los empleados? ¿Qué plataformas son excelentes para gestionar las consultas o quejas de los clientes? En esta guía, compartiremos algunas de las mejores herramientas para mejorar las relaciones entre sus empleados y los clientes a los que atiende. Después de todo, las comunicaciones internas y externas son tan importantes como las demás.

Mejorar la experiencia de tus empleados es fundamental

Sentirse apreciado es algo que a muchos empleados les gusta sentir. Hubspot descubrió que el 69 % de los empleados trabajarían más duro si se sintieran apreciados en el lugar de trabajo.

Cuando un empleado se siente infravalorado y no hay comunicación entre el empleado y el empleador, es solo cuestión de tiempo antes de que pasen a pastos más verdes.

Herramientas para mejorar la comunicación de los empleados

Hay varias formas en que puede mejorar sus comunicaciones internas, especialmente ahora que nos estamos moviendo hacia una situación de trabajo híbrida de espacios de trabajo remotos/de oficina. Aquí hay cinco de las mejores herramientas para mejorar las comunicaciones de los empleados.

1. Usa IA para tareas de pequeñas empresas

La inteligencia artificial se está convirtiendo en una forma de tecnología significativamente popular para usar dentro de los negocios. La IA para tareas de pequeñas empresas puede ser muy útil para los empleados que necesitan poder administrar su tiempo de manera más eficiente.

Imagen: Levedad

Las herramientas de IA pueden ser una excelente manera de conectar a los empleados en proyectos compartidos que pueden requerir una optimización en parte para mantener una carga de trabajo más saludable en general. Los empleados pueden usar estas herramientas para asegurarse de que todos estén en sintonía y canten la misma partitura.

2. Incorpora Trello para colaboración y gestión de proyectos

Las plataformas de gestión de proyectos y colaboración cambian las reglas del juego cuando se trata de mejorar las comunicaciones dentro de su organización. Incorpora una herramienta como Trello, ya que es muy eficaz para que los empleados se reúnan en un espacio compartido, estén donde estén.

Imagen: Trello

Es excelente para los equipos que trabajan juntos desde diferentes departamentos, así como también para cualquier recurso externo que pueda estar utilizando.

3. Obtenga comentarios de los empleados con SoGoEX

No hay suficientes empresas que se centren en la satisfacción del lugar de trabajo, especialmente cuando se trata de las necesidades de sus empleados. Según Office Vibe, el 43 % de los empleados altamente comprometidos recibirán comentarios al menos una vez a la semana.

La retroalimentación ayuda a los empleados a mejorar la calidad de su trabajo y puede brindar soluciones a los problemas que puedan tener en el lugar de trabajo. También puede ser útil para la empresa saber qué funciona y qué no. Muchos problemas dentro de la empresa pueden pasar desapercibidos para quienes ocupan puestos gerenciales y eso, en última instancia, conduce a la infelicidad en el lugar de trabajo.

SoGoEx es solo un ejemplo de una herramienta que puede usar para recopilar comentarios de los empleados y usar la información que tiene para realizar cambios significativos para sus empleados.

4. Videoconferencias con herramientas como Zoom para reuniones remotas

Zoom es un gran ejemplo cuando se trata de herramientas de videoconferencia. Ha estado muy comprometido desde que comenzó la pandemia. A pesar de que las cosas han vuelto a una relativa normalidad, la plataforma de videoconferencia sigue prosperando.

De hecho, solo la aplicación móvil Zoom se descargó casi 23 millones de veces en septiembre de 2021 en App Store y Google Play combinados. Realmente no hay señales de que disminuya la velocidad en el corto plazo.

Las herramientas de videoconferencia como Zoom ofrecen comunicación a pesar de la ubicación de sus empleados. Es excelente para los trabajadores remotos, pero para aquellos que pueden estar fuera de la oficina cuando se debe realizar una reunión.

5. Slack para la comunicación de mensajería instantánea

A veces, el correo electrónico no es lo suficientemente rápido y las llamadas telefónicas pueden ser perjudiciales en ciertas situaciones. Para facilitar la comunicación, un servicio de mensajería instantánea puede ser útil para que los empleados obtengan respuestas a sus preguntas rápidamente. Ya sea que se trate de obtener una aprobación rápida para que un cliente responda a una situación reactiva, Slack es una gran herramienta para todo eso y más.

Con una plataforma como Slack, sus empleados pueden interactuar entre sí en tiempo real y la comunicación puede mantenerse, independientemente de la situación. Siempre que todos los empleados tengan acceso a una conexión WIFI, se puede establecer la comunicación.

Herramientas para mejorar la comunicación con el cliente

La comunicación con el cliente ayuda a mantener las ventas y el interés general dentro de la marca y lo que está vendiendo o promocionando. Con las herramientas adecuadas, su negocio puede ir viento en popa, con clientes que estarán con usted a largo plazo.

1. Facilite que los clientes se pongan en contacto con el creador de formularios web 123 Form Builder

Comprender lo que sus empleados quieren de su negocio es esencial porque puede ayudarlo a adaptar su entrega de productos o servicios a sus necesidades. Una buena manera de ayudar a construir esa relación con sus clientes es a través de experiencias interactivas, ya sea mensajes directos o marketing por correo electrónico.

Un generador de formularios 123, el generador de formularios web es una excelente manera de crear un formulario de preguntas y respuestas que los clientes pueden completar. Ya sea que esté tratando de obtener más información sobre su demografía o esté buscando comentarios sobre ciertos productos/servicios que quiere vender en el futuro, los formularios de comentarios son una forma útil de recopilar datos.

2. Implementar un software de CRM eficaz.

Muchas empresas aprovechan el software de gestión de relaciones con los clientes cuando se trata de sus clientes. A medida que crece una empresa, también lo hace su base de clientes. Puede ser difícil priorizar las solicitudes y consultas de los clientes que llegan de izquierda a derecha. Es por eso que un CRM puede ser efectivo para manejar todas sus consultas y priorizarlas donde sea necesario.

Hay muchos de ellos por ahí, cada uno proporciona las características que necesita para brindar a sus clientes una experiencia única y sin problemas. Algunas opciones populares a considerar son SalesForce, Hubspot y Zendesk Sell.

3. Use Sprout Social para administrar múltiples canales de contenido.

Las redes sociales son una fuente inagotable de oportunidades y con tantos canales ahora, puede ser difícil saber cuáles son efectivos para el negocio. Mantener una presencia en todas las plataformas necesarias puede ser un desafío, incluso para las grandes empresas con un departamento de redes sociales considerable.

Imagen: Sprout Especial

Sprout Social es una herramienta que puede ayudar a administrar múltiples canales de contenido fácilmente. Desde programar el contenido hasta responder a todos los mensajes directos o comentarios y menciones que recibes a diario. Las pequeñas interacciones que tiene con sus clientes a diario pueden marcar una gran diferencia en el compromiso que mantienen con su marca.

4. Introduce una base de conocimientos en tu sitio.

Un sitio de base de conocimiento es una buena manera de compartir la información retenida por la empresa con cualquier persona que pueda encontrarla útil. Es bueno tanto para los empleados como para los clientes cuando tienen dificultades para encontrar las respuestas a sus preguntas.

Las bases de conocimiento recopilan y seleccionan información, que es exactamente lo que algunos clientes pueden necesitar al considerar su negocio. Puede ser la diferencia entre un cliente potencial que pasa y el cliente potencial que se convierte en un cliente que paga.

Atlassian es un excelente proveedor de software para la creación de bases de conocimiento y vale la pena usarlo si aún no tiene uno.

5. Utilice los servicios de chat en vivo y la IA.

Los servicios de chat en vivo y los robots de IA son una excelente manera de mantener las comunicaciones en funcionamiento las 24 horas. Algunas empresas pueden ofrecer servicios de chat en vivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, pero para aquellos que no pueden, los robots de IA también son efectivos.

Con los servicios de chat en vivo, los clientes pueden obtener respuestas inmediatas a sus preguntas sin tener que llamar a un número aleatorio o esperar de 24 a 48 horas para recibir una respuesta por correo electrónico. Para consultas fuera del horario de oficina, los robots de IA pueden hacerse cargo y ayudar a responder algunas preguntas básicas o, a veces, complejas.

Esto combina muy bien con el punto anterior sobre las bases de conocimiento. Estos servicios de robot pueden utilizar cualquier base de conocimiento existente que tenga en su lugar, que puede integrar y extraer recursos para ayudar a responder las consultas de los clientes.

Utilizar las herramientas disponibles para las comunicaciones internas y externas.

Este año es necesario centrarse en las comunicaciones tanto internas como externas. Impulsar sus comunicaciones internamente mantendrá los niveles de productividad y mantendrá a todos informados, independientemente de cuán grande o pequeña sea la organización.

Para los clientes, ser escuchados es fundamental para ayudarlos a mantener su interés en el negocio. Con tanta competencia, mantenerse relevante es mucho más difícil. Comprométase con sus clientes y asegúrese de que se sientan valorados por su empresa.