Las 11 mejores herramientas de colaboración para pequeñas empresas en 2023

La colaboración es clave para que las pequeñas empresas alcancen sus objetivos y tengan éxito. Como tal, tener a mano las mejores herramientas de colaboración en 2023 se ha vuelto cada vez más crucial. Sin embargo, con la gran cantidad de opciones disponibles en el mercado hoy en día, puede ser abrumador tratar de encontrar el producto más adecuado para las necesidades de su negocio.

¡No temáis! Entendemos muy bien este problema y dedicamos innumerables horas a investigar 11 de las principales herramientas de colaboración diseñadas específicamente para ayudar a las pequeñas empresas a tener éxito en el panorama digital actual.

En esta publicación de blog, cubriremos estas poderosas soluciones para que esté mejor informado al tomar una decisión sobre qué plataforma funciona mejor para sus necesidades. ¡Siga leyendo para saber cómo elegir una de estas plataformas puede optimizar la colaboración entre equipos y maximizar la productividad!

¿Qué son las herramientas de colaboración?

Las herramientas de colaboración son software diseñado para ayudar a los equipos a comunicarse, coordinar y completar tareas de manera más efectiva. Estas plataformas digitales permiten a los usuarios colaborar de forma remota en diferentes funciones en tiempo real dentro de una organización comercial o empresa.

Las características comunes del software de colaboración incluyen el uso compartido de archivos, servicios de mensajería, videoconferencias, sistemas de gestión de tareas y herramientas de edición de documentos. Proporcionan espacios compartidos, así como comunicación instantánea para que los miembros del equipo puedan trabajar juntos en proyectos de manera eficiente, incluso cuando están ubicados globalmente entre sí al unificar el conocimiento compartido de los equipos en núcleos centrales de datos para revisión y discusión.

Al aprovechar el poder de estas soluciones de colaboración, los propietarios de pequeñas empresas pueden obtener enormes beneficios, como una productividad y un rendimiento mejorados, lo que se traduce en mayores ganancias a largo plazo.

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1. Trello: para la gestión visual de proyectos

Trello es una popular herramienta de gestión de proyectos reconocida por su interfaz fácil de usar y sus potentes funciones de tablero Kanban. Este enfoque visual de la gestión de tareas lo hace ideal para equipos de todos los tamaños, incluidas las pequeñas empresas, ya que proporciona una excelente visión general de los proyectos con claridad y facilidad.

También permite la colaboración en proyectos desde cualquier lugar, incluso en dispositivos móviles, lo que simplifica el trabajo en equipo remoto. El formato de lista de tareas de Trello permite flujos de trabajo optimizados mediante la automatización de tareas tediosas, como el seguimiento del presupuesto o el seguimiento de los entregables.

Su plan gratuito es ideal para equipos pequeños que desean sumergirse en el mundo de la gestión de proyectos antes de comprometer más recursos en herramientas de mayor escala como Asana o Monday.com.

2. Slack: para la comunicación en tiempo real

Slack es la mejor herramienta de colaboración en equipo para pequeñas empresas, que proporciona herramientas de comunicación en línea y uso compartido de archivos. Ayuda a los equipos remotos a mantenerse conectados y trabajar juntos en tiempo real, lo que aumenta la productividad.

Con canales para facilitar la conversación, herramientas de búsqueda integradas para ubicar rápidamente información basada en palabras clave o frases, integraciones con aplicaciones de terceros como GitHub y Asana, carga de archivos, espacios de trabajo virtuales, así como capacidades de llamadas de voz y chat de video para reuniones: Slack tiene todas las características necesarias para optimizar su flujo de trabajo.

A diferencia de otras soluciones como Microsoft Teams, que se adaptan más a organizaciones más grandes con docenas de personas trabajando en proyectos a la vez, Slack ofrece una opción más elegante para empresas más pequeñas que tienen poco personal pero que aún necesitan plataformas de colaboración eficientes para que todo funcione sin problemas.

Por ejemplo, está Fleep Connect, que le permite conectar varias cuentas en un espacio unificado, lo que reduce las conversaciones redundantes y garantiza que todos estén al día en las tareas sin importar su ubicación o profesión.

Además, la mensajería instantánea puede ayudar a eliminar los cuellos de botella creados cuando los mensajes requieren una aclaración adicional, lo que da como resultado períodos de toma de decisiones más rápidos que ahorran tiempo y dinero al tiempo que aumentan la eficiencia en general, ¡especialmente importante en el entorno laboral acelerado de hoy en día, donde cada segundo cuenta!

3. Asana: para la automatización del flujo de trabajo

Asana es una plataforma de colaboración de primer nivel para equipos de todas las industrias, en particular empresas empresariales. Ofrece funciones de automatización integrales para ayudar a optimizar y simplificar los procesos de flujo de trabajo.

La interfaz de usuario intuitiva de Asana permite a los usuarios ver tareas, asignar responsabilidades y realizar un seguimiento del progreso sin problemas. Con notificaciones automáticas para mantener a todos en la misma página y plazos de tareas a la vista, garantiza que todos se mantengan enfocados y productivos.

Asana también proporciona herramientas poderosas para la gestión de proyectos con filtros de búsqueda avanzados para que los profesionales ocupados puedan rastrear rápidamente los proyectos que necesitan. Todos los archivos relevantes se almacenan ordenadamente en una sola plataforma, lo que elimina cualquier posibilidad de confusión o pérdida de documentos debido a carpetas extraviadas.

La función de integración facilita aún más el acceso fácil al integrar datos externos en su espacio de trabajo, lo que lo mantiene actualizado sobre todos los detalles necesarios que se necesitan de otras fuentes mientras aún se encuentra ubicado centralmente dentro del formato de visualización de su tablero de proyecto, asegurándose de que todos los esfuerzos tengan el lugar que les corresponde entre los del equipo. proceso de flujo de trabajo!

Con la función Creador de tareas de Asana disponible en los planes premium, se pueden usar formularios especializados para capturar ideas, requisitos y solicitudes que requieren la colaboración de varios departamentos/equipos involucrados a la vez, como comentarios de clientes o información de ciertas personas sobre registros relacionados con iniciativas de investigación y desarrollo de productos. .

Esto ahorra tiempo al evitar que los correos electrónicos se pierdan en las bandejas de entrada, lo que permite respuestas más rápidas, lo que evita errores y aumenta los tiempos de respuesta al tiempo que reduce el trabajo manual a través de técnicas de automatización que asignan más horas productivas a una mejor promoción de la eficiencia.

4. Google Workspace: para la suite de productividad en la nube

Google Workspace es una herramienta esencial para las pequeñas empresas que buscan mejorar la colaboración y la productividad. Es un conjunto de productos diseñado específicamente para propietarios de negocios que trabajan con equipos remotos en todo el mundo, que ofrece funciones como Google Docs, Sheets y Slides que permiten a todos los usuarios editar documentos en tiempo real.

Google Workspace proporciona herramientas de productividad rentables y capacidades de colaboración avanzadas, desde el uso compartido de documentos en equipo hasta el almacenamiento en la nube para que pueda acceder fácilmente a sus datos en cualquier lugar.

Además, cuenta con protocolos de seguridad que garantizan la seguridad de su información en cada paso del camino. Con interfaces de usuario sencillas y tutoriales informativos, esta plataforma es perfecta para empresas de cualquier tamaño que buscan mantenerse eficientes mientras administran múltiples proyectos simultáneamente, a pesar de que una vez fue una solución más costosa en comparación con otras plataformas como Microsoft 365.

Google Workspace ofrece funciones sólidas y asequibles que facilitan la colaboración con el personal interno o los socios externos, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.

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5. Votacall: para el sistema telefónico comercial VoIP

Votacall es una solución de telefonía empresarial VoIP ideal para pequeñas empresas, que ofrece la flexibilidad y la rentabilidad que necesitan. Este innovador sistema brinda capacidades de llamadas multidispositivo, lo que significa que los miembros del equipo pueden hacer y recibir llamadas a través de sus teléfonos celulares, computadoras o teléfonos de escritorio sin tener que invertir en múltiples líneas.

Con el nuevo acceso a sistemas de audio de alta calidad, como los servicios de VoIP, más pequeñas empresas están comenzando a confiar en las soluciones telefónicas basadas en la nube y aprovechan características como la calidad de sonido nítida y el enrutamiento de llamadas automatizado.

La plataforma en la nube de Votacall también es una excelente opción para los agentes del centro de atención telefónica que requieren una comunicación constante con los clientes las 24 horas del día: les permite administrar las llamadas entrantes fácilmente y proporciona todas las herramientas relevantes necesarias para medir los datos de rendimiento, como los tiempos de atención o los niveles de servicio.

Además, mantiene las tecnologías cambiantes en su núcleo, colaborando con IA y redes 5G, lo que permite a las empresas mantenerse a la vanguardia cuando se trata de mantenerse al día con las tendencias y las expectativas de los clientes.

Al usar este servicio integral pero fácil de usar de Votacall, las empresas más pequeñas pueden generar confianza entre los clientes rápidamente y asegurarse de que cada agente se desempeñe a su máximo nivel en todo momento.

6. Zoom: para videoconferencias y seminarios web

Zoom es una de las mejores herramientas de colaboración para pequeñas empresas. Una plataforma moderna y fácil de usar que permite a los equipos realizar reuniones virtuales rápidamente, independientemente de la ubicación. Esto hace que las videoconferencias, los seminarios web, las llamadas telefónicas, las sesiones de chat, los eventos y las salas de conferencias sean más fáciles que nunca.

La herramienta también cuenta con la funcionalidad de pizarra para sus necesidades de colaboración en línea. Zoom es una opción perfecta para cualquier organización que busque interactuar con una audiencia de forma remota o en persona, ya que ofrece soluciones de comunicación fluidas con funciones como mensajes de chat, pantalla compartida y grabación de audio y video, lo que hace que la conexión sea más inmersiva que nunca.

Su tecnología de seguimiento de métricas líder en la industria lo ayuda a revisar cada sesión de conversación, mientras que las ideas se pueden obtener de encuestas o preguntas y respuestas durante la reunión, así como comentarios individuales que ayudan a guiar las conversaciones con sus clientes en general.

Además, acaban de lanzar su nueva función "Aula", diseñada específicamente para respaldar las iniciativas de aprendizaje remoto a través de debates encadenados que permiten que las escuelas y las universidades comiencen las clases sin presencia física, lo que garantiza que los estudiantes permanezcan comprometidos durante su viaje educativo. En una pequeña empresa, sus estudiantes pueden ser sus nuevos empleados. Use las funciones del aula para capacitar de forma remota a sus nuevos empleados al siguiente nivel.

¡Todo esto, junto con las opciones de seminarios web gratuitos (y de pago), hacen que la implementación de Zoom en cualquier entorno sea sencilla, sin importar el tamaño del presupuesto o el alcance del proyecto!

7. Equipos de Microsoft: para centro de colaboración unificada

Microsoft Teams es un centro de colaboración para el trabajo en equipo y la comunicación unificados. Ayuda a las pequeñas empresas a mantenerse organizadas, comunicarse de manera efectiva y colaborar en proyectos directamente desde la aplicación.

Con características como Spatial Audio en las reuniones de Teams, los usuarios pueden espacializar las voces de sus compañeros de conversación sin tener que preocuparse por los ecos o comentarios incómodos. Microsoft también cuenta con sólidas políticas de seguridad con integración adicional en Enterprise Security Suite de Microsoft 365 Defender.

Los miembros del equipo pueden conectarse fácilmente y colaborar en proyectos principales mediante el uso de herramientas como la creación conjunta en tiempo real, reuniones programadas, chats de llamadas de audio/video, sistemas de administración de documentos e integraciones de aplicaciones que facilitan que todos trabajen juntos sin importar dónde se encuentren. Están localizados.

Trabajar juntos nunca ha sido más fácil o más eficiente gracias a las diferentes funciones de colaboración que se ofrecen dentro de Microsoft Teams que permiten a los miembros de la organización crear grupos basados ​​en temas de proyectos o tareas específicas, por lo que todas las conversaciones relacionadas con esas actividades permanecen en un solo lugar, lo que reduce los buzones de correo desordenados en todas partes.

Además, las llamadas grupales se pueden iniciar en cualquier momento para asegurarse de que todos estén presentes para las decisiones importantes, mientras que las opciones de búsqueda en los documentos ayudan a encontrar contenido rápidamente y las colecciones permiten que los equipos accedan rápidamente a los archivos utilizados y compartidos a lo largo del tiempo, ayudándolos a mantenerse productivos incluso cuando se trata de proyectos complejos. .

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8. Monday.com: para la gestión del flujo de trabajo

A medida que las pequeñas empresas continúan expandiéndose y se vuelven cada vez más complejas, encontrar las herramientas de colaboración adecuadas puede ser un desafío. Monday.com es una excelente opción para la gestión del flujo de trabajo.

Este software colaborativo ofrece una amplia personalización, capacidades de colaboración y funciones automatizadas que ayudan a los equipos a mantenerse al día con los proyectos, sin importar cuán grandes o pequeños sean.

La plataforma versátil de Monday.com ha sido utilizada por usuarios desde grandes empresas hasta nuevas empresas que buscan una forma eficiente de administrar sus proyectos en equipos multifuncionales. La herramienta permite personalizaciones sencillas para que los propietarios de proyectos puedan adaptarla a cualquier tamaño y complejidad; proporciona opciones de automatización para actualizar el progreso mientras realiza un seguimiento de las tareas, los plazos y las actualizaciones de actividades de manera eficiente junto con funciones de gestión del proceso de contratación como el Sistema de seguimiento de candidatos (ATS).

Brinda a los usuarios la capacidad de compartir enlaces de documentos y archivos fácilmente, lo que hace que la comunicación del equipo sea más fluida que nunca. Además, las funciones de gestión de marketing de Monday, incluidas las integraciones, hacen que llegar a clientes potenciales sea más fácil que nunca, además de simplificar los procesos de generación de informes mediante su opción de informes personalizados.

Se mejoran aún más las relaciones con los clientes gracias a su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) dedicado. La fácil integración de aplicaciones de terceros agrega más beneficios, lo que hace que esta potente suite sea imprescindible para empresas de todos los tamaños.

9. Miro: para colaboración y pizarra en línea

Miro es una herramienta esencial para las pequeñas empresas. Es una plataforma de colaboración visual que facilita convertir ideas en tareas y proyectos para equipos que colaboran de forma remota.

Con Miro, los miembros del equipo pueden comunicarse en tiempo real utilizando poderosas herramientas visuales como tableros, notas adhesivas e hilos de comentarios que se extienden por el costado del lienzo. La plataforma es altamente segura, por lo que todos los datos permanecen seguros, está disponible en múltiples dispositivos como PC y Mac, así como en plataformas móviles iOS y Android, y se ejecuta en servidores de nivel empresarial para que su información no se vea comprometida.

Miro lleva el trabajo en equipo al siguiente nivel al transformar la forma en que las personas trabajan juntas en tareas grandes o pequeñas mientras se comunican virtualmente sus ideas visualmente entre sí, sin importar dónde se encuentren en todo el mundo.

No solo proporciona elementos visuales, sino que también permite a los usuarios crear listas de verificación dentro de notas adhesivas adjuntas junto con imágenes o diagramas que ayudan a desglosar conceptos complicados en pasos manejables, asegurándose de que todos entiendan lo que se debe hacer durante procesos específicos, desde sesiones de lluvia de ideas hasta capacitación de servicio al cliente. hasta los procedimientos de lanzamiento del producto con gestión de cartera incluida en cada paso de la producción, ¡ahorrando tiempo y dinero a las empresas! Finalmente, las empresas aprecian la capacidad de revisión de Miro que garantiza la excelencia en los resultados logrados debido a la ejecución cuidadosamente planificada de todas las tareas asignadas, lo que les brinda la seguridad de maximizar sus recursos y aún así lograr los resultados deseados.

10. Dropbox: para compartir y almacenar archivos en la nube

Con Dropbox, las pequeñas empresas pueden disfrutar de soluciones de almacenamiento y uso compartido de archivos basadas en la nube que permiten una colaboración remota segura. Esta herramienta almacena todos los documentos compartidos en la nube de forma segura con acceso disponible para el personal autorizado en cualquier momento y lugar.

Admite la sincronización en tiempo real de archivos en múltiples dispositivos para que los colegas siempre estén en la misma página y cualquier cambio realizado se reflejará instantáneamente para garantizar que todos estén trabajando desde una versión actualizada.

Esta potente pero sencilla herramienta también proporciona control sobre quién puede ver o editar archivos específicos. Los permisos para compartir permiten a los administradores configurar roles exactos, como propietario, editor, espectador, etc., lo que restringe de hecho que ciertas personas realicen ciertas acciones y garantizan la seguridad de los datos en todo momento.

Sin necesidad de preocuparse por los complejos procesos de configuración o los requisitos de instalación del software, Dropbox facilita el inicio rápido de la colaboración con los socios sin problemas en línea, al mismo tiempo que simplifica aún más los flujos de trabajo existentes y elimina las actividades redundantes, lo que aumenta significativamente la productividad.

11. ClickUp: para la gestión integral de proyectos

ClickUp es una herramienta integral de administración de proyectos que ayuda a las pequeñas empresas a planificar, organizar y colaborar en el trabajo de manera eficiente. Con vistas personalizables y funciones de generación de informes en tiempo real, ClickUp permite a los equipos mantenerse al día con sus proyectos de forma rápida y precisa.

Además, ofrece una interfaz de usuario intuitiva para facilitar la navegación junto con funciones avanzadas como recordatorios automáticos, dependencias de tareas, subproyectos y subtareas. No solo esto, sino que también ayuda a las pequeñas empresas a mantener los documentos organizados de forma segura en la nube al tiempo que ofrece soluciones integradas para administrar tareas con índices de finalización exitosos a través de su función de automatización del flujo de trabajo.

Además, garantiza un lugar para cada llamada o conversación de chat con todos los miembros de su equipo que ejecutan proyectos conectándolos a través del sistema telefónico comercial VoIP o videoconferencia sin distracciones, creando así un centro de colaboración unificado que le brinda más visibilidad de los proyectos que nunca.

Finalmente, brinda a los usuarios una gran experiencia cuando trabajan en colaboración desde diferentes ubicaciones, lo que facilita la colaboración utilizando herramientas de pizarra que ayudan a desglosar procesos complejos visualmente; por lo tanto, agiliza la comunicación entre los miembros del equipo, lo que da como resultado resultados eficientes que se pueden compartir fácilmente en el espacio de trabajo de todos, independientemente de la barrera de la distancia física, lo que conduce a mayores niveles de productividad que reducen las cargas de trabajo de manera efectiva en cualquier dominio.

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Conclusión

Las herramientas de colaboración disponibles en la actualidad son un activo invaluable para las pequeñas empresas. Elegir la herramienta o herramientas adecuadas de la amplia gama de opciones puede mejorar enormemente la productividad, la comunicación y la gestión de proyectos.

Las pequeñas empresas deben evaluar sus necesidades específicas, su presupuesto y cómo prefieren trabajar los miembros del equipo al decidir qué herramienta de colaboración se adapta mejor a sus requisitos. Con tantas opciones en el mercado, diseñadas específicamente para diferentes niveles de uso y con funciones fáciles de usar, como mensajería en tiempo real y capacidades para compartir archivos en la nube, seguramente habrá una herramienta de colaboración que funcione para empresas de cualquier tamaño.