El mejor software de seguimiento de llamadas para abogados (actualización de 2022)

El seguimiento de llamadas se ha convertido en el estándar de la industria en la industria legal.

Los beneficios del seguimiento de llamadas incluyen:

• – Entender el viaje del cliente,
• – Obtener información sobre qué fuentes de referencia tienen más probabilidades de generar llamadas telefónicas,
• – Control de calidad para garantizar que su equipo conteste el teléfono de la manera correcta

En este artículo, repasamos los 5 servicios de seguimiento de llamadas más populares:

• CallRail
• hubspot
• Invoca
• Llamada de fuego, y
• Origen de la llamada.

Esto es lo que necesita saber.

¿Cómo funciona el software de seguimiento de llamadas?

El software de seguimiento de llamadas proporciona análisis de marketing en línea al rastrear el viaje de cada visitante del sitio web hacia y a través de su sitio web. Recibes esta información cuando el usuario llama al número de teléfono de tu sitio web.

El software de seguimiento de llamadas logra esto cambiando el número de contacto proporcionado a los usuarios del sitio web.

Para comprender mejor la tecnología detrás del software de seguimiento de llamadas, considere dos situaciones en las que un posible cliente se pone en contacto con su empresa.

Admisión sin software de seguimiento de llamadas

En este escenario, su sitio web incluye un número de contacto fijo. La mayoría de las empresas utilizan su número principal en su sitio web. Sin embargo, las empresas expertas en marketing publican un número de contacto diferente para que puedan identificar las llamadas que se originan en el sitio web.

La recepcionista de su empresa responde la llamada. A medida que la recepcionista habla con el cliente potencial, la recepcionista puede crear un registro de llamadas. Este registro suele incluir información de contacto, como el nombre y el número de teléfono del cliente potencial.

La recepcionista también podría preguntar cómo encontró el cliente potencial la empresa.

Las respuestas a esta pregunta podrían decirle qué clientes potenciales encuentran la empresa a través de:

• Referencias
• Motores de búsqueda como Google
• Perfiles de Google Mi Negocio
• Directorios legales como Avvo
• Imprimir anuncios
• Anuncios de difusión
• Su sitio web

La recepcionista puede recopilar la información del cliente potencial mediante un formulario en papel o una hoja de cálculo. Su departamento de marketing o el abogado que supervisa el marketing puede revisar esta información periódicamente y ajustar las campañas de marketing en función de los resultados.

Admisión con software de seguimiento de llamadas

El software de seguimiento de llamadas cambiará el número de contacto que aparece en su contenido en línea. Por ejemplo, el software puede rotar entre treinta números de teléfono diferentes a medida que las personas acceden a su sitio web.

Si accede a su sitio web desde su teléfono al mediodía, es posible que vea un número de teléfono de contacto diferente al de su asistente que accedió al sitio web desde su computadora de escritorio a las 4 p.m.

Además del número de contacto de su sitio web, el software de seguimiento de llamadas también puede cambiar el número de contacto utilizado en:

• Correo de propaganda
• anuncios digitales
• Blog CTA

Esto permite que el software asocie un registro de marketing con una persona real que llame a su oficina. Si alguien llama a su oficina usando el número 555-2117, el software de seguimiento de llamadas asociará a la persona que llama con el usuario que recibió ese número de teléfono a través de su sitio web, anuncios u otras campañas de marketing en línea.

En lugar de preguntarle al posible cliente cómo encontró su empresa, el software de seguimiento de llamadas le proporciona un registro de navegación en línea.

Esta información puede brindarle muchos puntos de datos, que incluyen:

• Buscar palabras clave que utilizó el prospecto
• Anuncios servidos al prospecto
• Páginas visitadas por el prospecto
• Datos demográficos de terceros

Este registro le brinda el recorrido completo del prospecto desde que encuentra su presencia en línea hasta que llama a su oficina. Armado con esta información, puede ajustar su investigación de palabras clave y su estrategia de marketing de contenido, buscar campañas de marketing de pago por clic (PPC) más efectivas y ajustar otros esfuerzos de marketing que podrían no tener el efecto que desea.

Los 5 mejores software de seguimiento de llamadas para abogados

Aquí hay algunos paquetes de software de seguimiento de llamadas con algunos pros y contras de cada uno.

CallRail puede insertar números dinámicos en publicaciones de redes sociales, anuncios de PPC y correos electrónicos. También puede rastrear a los visitantes del sitio web por las palabras clave que usaron para llegar a su sitio.

Algunas ventajas incluyen:

• Pruebas gratuitas disponibles
• Seguimiento de publicidad fuera de línea, como medios impresos
• Soporte integrado para mensajes de texto
• Ampliable para añadir más funciones

Algunas desventajas incluyen:

• Sin integración de CRM
• El soporte de chat requiere una compra por separado

CallRail proporciona un paquete de software básico de nivel de entrada que puede expandir para admitir funciones adicionales. Puede darle una idea del poder del seguimiento de llamadas sin un compromiso financiero.

HubSpot ofrece un módulo de seguimiento de llamadas con su producto de software Sales Hub. HubSpot no cobra extra por el seguimiento de llamadas. HubSpot cobra una suscripción mensual a Sales Hub, pero puedes probarlo gratis.

Las ventajas incluyen:

• Integrado con las herramientas de marketing de Sales Hub
• Integrado con Sales Hub CRM y Salesforce CRM
• Registros de llamadas automáticos disponibles

Los contras incluyen:

• Es posible que las pequeñas empresas y las prácticas individuales no utilicen todas las funciones de Sales Hub
• Sales Hub no está optimizado para prácticas legales y las reglas sobre publicidad de abogados

HubSpot ofrece muchas funciones que pueden ayudar a los bufetes de abogados a optimizar sus presupuestos de marketing. Pero Sales Hub no fue diseñado para bufetes de abogados e incluye muchas funciones que no usará, o no puede usar, como la grabación de llamadas.

Invoca es uno de los principales proveedores de software de seguimiento de llamadas. Recientemente adquirió a su principal competidor Dialogtech. Como resultado, Invoca controla gran parte de la industria del software de seguimiento de llamadas.

Además del seguimiento de llamadas convencional, su paquete de software utiliza inteligencia artificial para analizar llamadas y recopilar información de llamadas en tiempo real.

Algunas de las ventajas de Invoca incluyen:

• Integración con la mayoría de las plataformas de marketing, incluidas Google, Microsoft y Facebook
• Enrutamiento inteligente de llamadas

El principal inconveniente de Invoca es que fue diseñado como una solución empresarial para grandes empresas. La mayoría de los bufetes de abogados no utilizarán las herramientas más potentes de Invoca.

CallFire ofrece muchas funciones para pequeñas y medianas empresas. Carece de algunas de las funciones más robustas proporcionadas por Invoca y otros paquetes de software empresarial.

Algunas ventajas incluyen:

• Enlaces a Google Analytics
• Soporte integrado para textos
• Una interfaz flexible que permite alertas personalizadas
• Precios por llamada o por mensaje de texto

Algunas de las desventajas incluyen:

• Debe comprar números de teléfono de la base de datos de CallFire
• Las tarifas pueden acumularse si recibe llamadas largas, muchas llamadas o muchos mensajes de texto

CallFire proporciona seguimiento básico de llamadas con informes que puede utilizar para optimizar su marketing en línea y fuera de línea.

CallSource ofrece una función que no está disponible en muchos otros paquetes de software de seguimiento de llamadas. Cuando llama un cliente potencial, CallSource puede rastrear si el cliente potencial programa una consulta o no.

Esto significa que puede aprender qué canales de marketing proporcionan clientes potenciales, pero también qué canales de marketing le brindan la mejor tasa de conversión, convirtiendo prospectos en clientes.

El inconveniente de CallSource es que requiere que usted o el diseñador de su sitio web integren una línea de código en el diseño de su sitio web. Para empresas más pequeñas o profesionales independientes, es posible que deba comprar un sitio web personalizado en lugar de un sitio web de plantilla.

CallSource proporciona un conjunto completo de herramientas de marketing. Su software de seguimiento de llamadas se integra con Google, Facebook y Bing para proporcionar datos para todos los canales de marketing de una empresa.

¿Cómo elijo el mejor software de seguimiento de llamadas para mi bufete de abogados?

A medida que evalúe el software de seguimiento de llamadas, deberá sopesar algunas consideraciones, como:

• Costo
• caracteristicas y
• Facilidad de uso.

Diferentes empresas sopesarán estos factores de manera diferente. Por ejemplo, los bufetes de abogados con un presupuesto ajustado o aquellos que no están demasiado enfocados en un gran retorno de la inversión pueden querer algo que sea menos costoso y bastante simple.

Otras empresas, en particular aquellas ansiosas por comprender qué es lo que atrae a los clientes potenciales hacia ellas, podrían estar menos preocupadas por el costo y más enfocadas en obtener software que incluya características más sofisticadas. Si las características del software ayudan a captar más clientes y generar más ingresos, la empresa puede justificar el costo del software.

No debe asumir que un paquete de software de seguimiento de llamadas funcionará para cada situación. En cambio, debe considerar sus objetivos al usar el software de seguimiento de llamadas y si cada paquete cumple o supera sus objetivos.

¿Cuánto cuesta el software de seguimiento de llamadas?

A las empresas se les factura el software de seguimiento de llamadas de diferentes maneras:

Software libre

El software gratuito puede ser una buena opción si tiene un presupuesto ajustado o desea probar un nuevo software, pero deberá tener en cuenta algunas consideraciones. En primer lugar, el proveedor podría proporcionar el software gratuito como parte de un paquete más grande.

Por ejemplo, una agencia de marketing podría brindar acceso gratuito al software si contrata a la agencia para que maneje sus campañas en línea.

En segundo lugar, es posible que el software gratuito no tenga la variedad de funciones que puede obtener pagando un paquete de software. Por ejemplo, es posible que el software gratuito no se integre con el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de terceros.

software de suscripción

El software de suscripción generalmente se factura periódicamente. Siempre que pague la tarifa de suscripción, puede usar el software. El beneficio de una tarifa de suscripción es la previsibilidad de los costos del software.

Las suscripciones también le permiten elegir un nivel de funciones acorde con su presupuesto. Cuando tenga más para gastar, puede actualizar su suscripción o pasar a un paquete diferente sin un compromiso a largo plazo.

Licencias de usuario

Las licencias de usuario o las licencias por puesto requieren que pague según la cantidad de usuarios que acceden al software. Este suele ser un buen modelo para empresas más pequeñas o empresas con un equipo de marketing dedicado.

Al pagar por un número predeterminado de usuarios, puede controlar sus costos. Aún más importante, las licencias de usuario generalmente se pagan en base a una tarifa anual única, en lugar de una tarifa de suscripción continua.

Tarifas por llamada

Las tarifas por llamada pueden ser tentadoras porque solo generan cargos cuando el software genera un registro. Nunca te cobran por los usuarios que nunca llaman.

Las empresas suelen utilizar esta estructura de tarifas para probar el software de seguimiento de llamadas. Pero tenga cuidado: la tarifa podría terminar siendo muy alta si recibe muchas llamadas, incluso si los clientes potenciales no se convierten en clientes.

Características del software de seguimiento de llamadas

Recuerde que el objetivo del software de seguimiento de llamadas es optimizar sus dólares de marketing. Cuanta más información pueda proporcionar su software de seguimiento de llamadas, mejor comprenderá la eficacia de sus esfuerzos de marketing.

Algunas características que puede buscar incluyen:

Seguimiento en tiempo real

El seguimiento en tiempo real le brinda la información de la persona que llama cuando llama. Su recepcionista puede personalizar la discusión para asegurar una reunión con el cliente.

Sin embargo, si no desea brindar una experiencia de llamada personalizada, probablemente pueda buscar paquetes sin esta función.

Integración CRM

La integración de CRM es útil porque su directorio de clientes se actualizará cada vez que reciba una llamada a través del software de seguimiento de llamadas. Esta característica tiene menos uso para los abogados que para los vendedores, pero aún puede eliminar la carga de su personal para crear un registro de llamadas y un registro de contacto del cliente para cada prospecto.

Voz sobre IP (VoIP)

El software de seguimiento de llamadas puede aprovechar VoIP para liberar sus líneas fijas o integrarse con su servicio de VoIP existente.

Enrutamiento inteligente de llamadas

El enrutamiento inteligente de llamadas analiza cómo el posible cliente llegó a su empresa y enruta la llamada en consecuencia.

Por ejemplo, si el posible cliente lo contactó a través de una campaña que promociona la práctica de bancarrotas de su empresa, el software puede enrutar la llamada a una secretaria legal en el departamento de bancarrotas.

Facilidad de uso

El software debe ser fácil de usar y tener un tablero intuitivo. Pero la "facilidad" depende de su empresa.

Si dirige una práctica en solitario, necesita algo que pueda usar sin quitarle tiempo a sus responsabilidades legales. Cualquier cosa que requiera entrenamiento o te obligue a buscar información probablemente no funcionará para tu práctica.

Pero si trabaja para una empresa con un equipo de marketing dedicado dentro o fuera de su empresa, puede tener más flexibilidad en el software que elija. Sus profesionales de marketing tienen tanto el tiempo como la experiencia para utilizar paquetes de software más complejos.

Evaluación del software de seguimiento de llamadas para abogados

La mayoría de los proveedores de software de seguimiento de llamadas brindan demostraciones o consultas con un representante de ventas. Aunque es probable que estas reuniones incluyan un argumento de venta, puede ver el software en acción y analizar las necesidades de su bufete de abogados.

También puede utilizar algunos de estos paquetes de software de forma gratuita durante un período de prueba. Esto lo ayudará a determinar si el software de seguimiento de llamadas lo ayudará a comercializar su empresa. También le dará la oportunidad de probar el software para evaluar su facilidad de uso.

El software de seguimiento de llamadas puede ayudarlo a optimizar sus esfuerzos de marketing. Al agregar el seguimiento de llamadas al análisis de marketing de su empresa, puede ver exactamente lo que funciona para su empresa y concentrar sus esfuerzos allí.

Elegir un software de seguimiento de llamadas es un paso importante para optimizar sus esfuerzos de marketing digital, convertir clientes potenciales en clientes firmados y, en última instancia, hacer crecer su bufete de abogados. LawRank puede ayudar. Contáctenos hoy para obtener más información sobre el seguimiento de llamadas, SEO para su bufete de abogados y cómo nuestros esfuerzos de marketing digital pueden ayudarlo a dominar su mercado.