Las 6 mejores herramientas de comunicación empresarial que necesita usar en 2023

La comunicación eficiente y personalizada es la piedra angular del éxito empresarial. Eso es tan cierto en 2023 como siempre lo fue. Sin embargo, en los últimos años también se ha visto una proliferación de diferentes herramientas que prometen impulsar el rendimiento de comunicación de las empresas. Por ahora, la diversidad es tan grande que fácilmente puede volverse abrumadora. Entonces, ¿En dónde debes empezar? ¿Qué herramientas son realmente necesarias para una comunicación comercial fluida? Aquí está el resumen completo de las mejores herramientas de comunicación empresarial que necesita usar en 2023.

Servicios telefónicos comerciales virtuales

En primer lugar, necesita un servicio telefónico comercial sólido. Esperar. ¿Qué? ¿No son los teléfonos un poco anticuados? A primera vista, sí. Pero los servicios telefónicos comerciales modernos tienen poco en común con los teléfonos fijos de antaño, acumulando polvo en la parte trasera de las tiendas. En cambio, los servicios telefónicos comerciales modernos están basados ​​en la nube. Son accesibles desde cualquier lugar y ofrecen una diversidad de canales de comunicación mucho mayor que sus contrapartes analógicas.

Además de las llamadas de voz, muchos servicios telefónicos comerciales modernos también ofrecen videollamadas, mensajería, chat en vivo y correo electrónico. Algunos también vienen con prácticas herramientas basadas en inteligencia artificial, como correo de voz y transcripción de llamadas, enrutamiento de llamadas basado en voz y resúmenes automáticos de llamadas.

Videoconferencia asíncrona

A continuación, debería considerar obtener una herramienta de videoconferencia asincrónica. Especialmente si está operando a nivel internacional y tiene miembros del equipo o clientes en diferentes zonas horarias. Todos estamos familiarizados con las herramientas de videoconferencia en vivo, como Zoom, Google Meet, Jitsi, Skype y similares, y a menudo nos cansamos de ellas. Pero las videoconferencias asincrónicas tienen una ventaja crucial: no necesita encontrar un horario que funcione para todos.

Las herramientas asincrónicas, como Loom, le permiten grabar un clip como si fuera una videoconferencia. Puedes aparecer en la cámara, compartir tu pantalla, incluso escribir en una pizarra y explicar todo lo que quieras. Luego, puede compartir este video usando un enlace simple. Los destinatarios pueden verlo a su conveniencia, cambiar la velocidad, hojear la transcripción automática para obtener la información más importante, dejar comentarios en diferentes partes del video o responder con un clip propio.

Al final del día, la videoconferencia asincrónica es un paso adelante tanto del intercambio de correo electrónico como de la videoconferencia tradicional. Le permite ahorrar tiempo y reducir la cantidad de reuniones, pero también le permite impartir una cantidad de información mucho mayor que un mensaje escrito regular.

Plataformas de Gestión de Proyectos

Otra herramienta clave de comunicación son las plataformas de gestión de proyectos. No importa el tamaño de su negocio, probablemente tenga un millón de proyectos en marcha a la vez. Hacer un seguimiento de todos ellos, sin mencionar las tareas individuales, los plazos y las contribuciones de varios miembros del equipo, puede ser complicado. Las plataformas de gestión de proyectos simplifican ese proceso. Hay varios tipos de herramientas de gestión de proyectos y colaboración en equipo. Elija uno que coincida con la complejidad de las tareas, la cantidad de miembros del equipo y la diversidad de proyectos que tiene que manejar.

Algunas herramientas, como Trello, son bastante sencillas. Trello imita un tablero Kanban simple. Puede agregar diferentes enlaces, crear tareas como tarjetas y coordinar con los miembros del equipo. Otros son complejos y poderosos, como Asana. Esto le permite asignar roles, tareas y plazos a los miembros del equipo, así como incluir cronogramas y dependencias, y mostrar proyectos como diagramas de Gantt, tableros Kanban y varias otras vistas. En general, una plataforma de gestión de proyectos bien elegida ayudará a su equipo a realizar un seguimiento de su progreso, objetivos finales y tareas inminentes.

Suites de colaboración de documentos

Uno de los requisitos previos más básicos para una colaboración en equipo eficiente es tener una forma central de compartir, editar y cocrear documentos. Si bien esto suena básico, sigue siendo uno de los puntos de mayor fricción para muchas empresas. Algunas personas trabajan en Mac, con Pages, Keynote y Numbers. Otros se adhieren a Microsoft Office, ya sea la versión sin conexión o basada en la nube. Luego están LibreOffice y OpenOffice y, por supuesto, Google Workspace (anteriormente G Suite).

Compartir y posiblemente convertir documentos entre estas plataformas puede consumir una gran cantidad de tiempo. En su lugar, elija una, preferiblemente una solución basada en la nube como Google Workspace o Microsoft 365. Esto permite a los miembros de su equipo compartir documentos, trabajar en ellos al mismo tiempo, dejar comentarios, editar y realizar un seguimiento de todos los cambios y modificaciones.

Software de gestión de redes sociales

En 2023, las redes sociales son una parte ineludible de las comunicaciones comerciales. Los clientes esperan especialmente que las empresas mantengan una presencia en plataformas como Facebook, Instagram, Twitter y TikTok. Las plataformas de redes sociales que son cruciales para su negocio dependen de su audiencia y su nicho. Los datos muestran que la Generación X prefiere Facebook, los Millennials tienen predilección por Instagram y la Generación Z se vende en TikTok. Del mismo modo, si su negocio cae en el nicho creativo, es posible que desee centrarse más en Instagram y agregar otras plataformas con muchas imágenes, como Snapchat y Pinterest.

No importa qué plataforma de redes sociales, en particular, elija, sin embargo, una herramienta central de comunicación comercial en su arsenal debe ser una plataforma de administración de redes sociales (SMM). Estos le permiten vincular todas sus cuentas de redes sociales a un tablero central. En lugar de tener que iniciar sesión en cuatro aplicaciones diferentes para programar publicaciones, responder comentarios y consultar análisis, puede hacerlo todo en un solo lugar. Esto no solo le ahorrará tiempo y nervios. También puede brindarle información valiosa sobre el comportamiento de su audiencia y qué contenido funciona mejor en todas las plataformas.

Plataformas de marketing por correo electrónico

Finalmente, una herramienta de comunicación comercial esencial que debe usar en 2023 es una plataforma de marketing por correo electrónico. El correo electrónico sigue siendo uno de los canales de comunicación con el cliente más efectivos. Enviar actualizaciones, promociones y mensajes personalizados directamente a la bandeja de entrada de alguien aumenta significativamente sus posibilidades de convertirlos en clientes leales.

Las plataformas de marketing por correo electrónico pueden ayudarlo a lograr este objetivo. No solo sus plantillas y constructores de arrastrar y soltar le permiten darle a sus correos electrónicos un estilo visual adicional. También le permiten rastrear quién abre sus correos electrónicos y quién hace clic en qué enlaces, así como probar diferentes variaciones del mismo contenido para identificar la más efectiva.

Herramientas de comunicación empresarial – Conclusión

Elegir las herramientas de comunicación adecuadas para satisfacer las necesidades de su negocio es crucial. Arriba, encontrará las amplias categorías de herramientas que debería considerar integrar en sus flujos de trabajo. Pero identificar el proveedor que se ajuste a su presupuesto y requisitos únicos llevará algo de tiempo y trabajo. Sin embargo, en última instancia, vale la pena invertir ese esfuerzo, y el presupuesto correspondiente, para encontrar las herramientas de comunicación adecuadas. Le ayuda a mantenerse a la vanguardia, adelantarse a sus competidores y aumentar la satisfacción general del cliente y la productividad del equipo. ¿La línea de fondo? La comunicación es clave. Encuentre las herramientas adecuadas para convertirlo.