Los 10 mejores sistemas de respuesta automática en 2023

Cuando trabaja fuera del horario comercial normal, su oficina puede recibir un gran volumen de llamadas telefónicas de clientes y clientes potenciales. Incluso si tiene una recepcionista de turno, puede ser inadecuado si el volumen de llamadas supera un cierto límite. Sin embargo, no todos los negocios requieren una recepcionista. Un servicio de contestador automático puede enrutar de manera efectiva las llamadas al operador adecuado y puede personalizarse para adaptarse a las necesidades y requisitos específicos de su empresa.

En el mundo de los negocios, las segundas oportunidades son raras. Perder una llamada puede costarle un prospecto potencial, un cliente o una importante oportunidad comercial. Pero con los servicios de contestador automático a su disposición, puede asegurarse de no perder ninguna oportunidad.

Todos los portales de servicios de contestador son fáciles de usar, por lo que no necesita un experto técnico para configurarlos. Para elegir el mejor servicio de respuesta para su negocio, considere sus necesidades comerciales actuales y alinéelas con su visión. Esto le ayudará a tomar la decisión correcta y más eficaz.

¿Qué es un servicio de contestador automático?
Factores a considerar al elegir un sistema de contestador automático
Los 10 mejores sistemas de respuesta automática

1. Nextiva
2. responde primero
3. PATlive
4. nación de la voz
5. Saltamontes
6. Ooma
7. teléfono.com
8. Vonage
9. 8x8
10. Llamada aérea

¿Qué es un servicio de contestador automático?

Algunas empresas utilizan operadores en vivo para manejar las llamadas telefónicas y recibir mensajes de los clientes, pero también utilizan servicios de contestador automático para atender las llamadas cuando los operadores están ocupados con otras tareas. Los servicios de contestador automático también son útiles para las personas que reciben llamadas importantes pero que no pueden contestar todas las llamadas por sí mismos.

En términos simples, un servicio de contestador automático es un tipo de recepcionista virtual que maneja las solicitudes y consultas de los clientes sin hacerlos esperar en espera. Es importante tener en cuenta que un servicio de respuesta automática es diferente de un servicio de llamadas automáticas, ya que administra principalmente las llamadas entrantes en lugar de las llamadas salientes. Además, un servicio de respuesta automática generalmente incluye una opción de autoservicio que utiliza tecnología avanzada de IA para responder las preguntas de los clientes.

Un servicio de contestador automático generalmente funciona de tres maneras diferentes

• Responda las llamadas en su nombre utilizando su número de teléfono existente
• Reproduzca un mensaje de saludo pregrabado que se adapte a los requisitos de su negocio
• Guíe a los clientes a través de una serie de menús y pregúnteles por su intención y recopile toda la información relevante

Un servicio de contestador automático recopila información de la persona que llama y la enruta al departamento correspondiente. También puede usar el desvío de llamadas para manejar el alto volumen de llamadas.

Factores a considerar al elegir un sistema de contestador automático

Con la información provista sobre los 10 principales sistemas de respuesta automática para 2023, también hay otras consideraciones a tener en cuenta al elegir un sistema de respuesta automática. Al tener en cuenta estos factores, puede tomar una decisión más informada y eficiente.

Atención de llamadas multinivel

Los sistemas de contestador automático enrutan la llamada de su cliente directamente a los operadores especificados guiando al cliente a través de un menú simple. Sin embargo, en el caso de la atención de llamadas de varios niveles, este servicio sube de nivel al crear rutas personalizadas que permiten múltiples llamadas.
Por ejemplo, una ruta puede estar reservada únicamente para contabilidad, mientras que otra puede ser para soporte técnico.

Supervisión de cuentas y llamadas

Al elegir un servicio de contestador automático, es importante tener en cuenta la función de análisis de llamadas. Muchas empresas utilizan un tablero para realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes y esta función se activa cada vez que un cliente llama. Por lo tanto, es esencial asegurarse de que el tablero sea fácil de usar y esté actualizado, y permita una fácil administración de usuarios, permisos y varios aspectos de las llamadas telefónicas.

Función de respuesta de llamadas en vivo

Si bien los servicios de contestador automático pueden ser útiles, tener una persona viva disponible para responder llamadas también puede ser beneficioso. Algunos clientes prefieren hablar con una persona real en lugar de que una máquina responda a su consulta. Tener una persona en vivo en la línea puede brindar a los clientes una mayor satisfacción, ya que tienen acceso directo a alguien que puede ayudarlos con sus consultas o inquietudes.

Una función de respuesta de llamadas en vivo es una valiosa adición a un plan telefónico. Por lo tanto, es importante verificar si el servicio de contestador automático que está considerando tiene esta opción disponible.

Horario flexible

Muchas empresas operan las 24 horas del día, los 7 días de la semana y requieren servicios de contestador que puedan funcionar de manera continua. Por otro lado, algunas empresas solo requieren servicios de contestador automático durante el horario laboral habitual. Por lo tanto, es importante seleccionar una empresa que ofrezca patrones operativos flexibles que se alineen con sus requisitos y horas de trabajo.

Además de los factores mencionados anteriormente, aquí hay algunas características adicionales a tener en cuenta al elegir un servicio de contestador automático:

• Charla web/móvil
• Encuestas posteriores a la llamada
• Llamadas en conferencia
• Transcripción de mensajes de voz
• Grabacion de llamada
• Integración CRM
• IVR

Los 10 mejores sistemas de respuesta automática

Seleccionar un sistema de contestador automático es un cambio significativo para las empresas de todos los tamaños. Al tomar esta decisión, es importante considerar cómo mejorará el sistema y agilizará las operaciones de su empresa.

Para tomar la mejor decisión, debe tener el sistema de contestador automático más adecuado. Con muchas opciones disponibles, puede ser un desafío tomar una decisión. Es por eso que hemos compilado una lista de los 10 mejores sistemas de respuesta automática del año.

Nextiva

Nextiva es un sistema telefónico VOIP de servicio completo diseñado para empresas, pero también puede funcionar de manera efectiva como un servicio de contestador automático. Viene con varias funciones que le permiten crear un saludo personalizado y establecer reglas de respuesta basadas en su horario comercial.

Con estas funciones, puede enrutar llamadas en función de factores como el código de área, la zona horaria y otros factores que dictan su proceso de manejo de llamadas. Nextiva actúa como una recepcionista virtual, eliminando la necesidad de una recepcionista física para responder llamadas antes, durante o después del horario comercial.

El portal administrativo fácil de usar de Nextiva lo hace ideal para pequeñas empresas y se puede acceder desde una computadora o la aplicación móvil de la empresa, lo que le permite administrar todo el portal de administración. Además, Nextiva ofrece funciones escalables a medida que crece su negocio, incluidas funciones avanzadas de contacto con el cliente, VoIP, servicios de chat de video, correo de voz virtual y más. También tiene planes disponibles que incluyen una operadora automática de varios niveles para enrutamiento de llamadas más complejo.

RespuestaPrimero

Answer First brinda a las empresas una presencia digital profesional las 24 horas del día, los 7 días de la semana al brindar acceso a funciones como la recepción y respuesta de mensajes, la programación de citas y la asistencia con compras y pedidos. La empresa cuenta con un equipo de servicio al cliente certificado y dedicado, compuesto por profesionales que conectan a las personas con respuestas desde 1998.

Estos son algunos de los servicios que están disponibles para usted cuando se registra con Answer First: Despacho 24/7, Administración de sistemas y seguridad, Transferencia en vivo, Toma de mensajes, Programación y reservas, Recepcionista virtual y Servicios de correo de voz.

Answer First es un servicio de contestador automático avanzado que ofrece un servicio al cliente excepcional a todos los clientes. Ofrece una amplia gama de integraciones de terceros y planes de precios personalizables adaptados a sus necesidades y requisitos específicos. Con Answer First, puede asegurarse de que nunca perderá un posible cliente potencial, cliente u oportunidad comercial, y siempre puede causar una impresión positiva en sus clientes. La disponibilidad del servicio las 24 horas del día, los 7 días de la semana, la transferencia en vivo y la función de recepción de mensajes, la programación y las reservas, la recepcionista virtual y el servicio de correo de voz garantizan que siempre esté disponible y pueda brindar un servicio al cliente profesional y eficiente.

PATlive

Como propietario de un negocio, busca constantemente soluciones que puedan satisfacer todas las necesidades de su negocio, incluida la cobertura 24/7. Los recepcionistas digitales de PATlive brindan un servicio al cliente profesional las 24 horas del día, lo que puede mejorar significativamente sus relaciones con los clientes y fortalecer sus relaciones con los clientes actuales. Con su ayuda, puede asegurarse de que sus clientes tengan una experiencia positiva con su empresa en todo momento, incluso cuando no esté disponible.

Además, el servicio de recepcionista digital garantiza que nunca pierdas un potencial cliente potencial u oportunidad de negocio, lo que puede ayudarte a hacer crecer tu negocio. PATlive ofrece una función de prueba gratuita de 14 días que le permite obtener una comprensión integral del producto antes de tomar una decisión. Además, la función de servicio bilingüe le permite comunicarse de manera efectiva con personas que hablan un idioma diferente al suyo.

Con los agentes digitales de PATlive, puede reservar, administrar y realizar un seguimiento de sus citas fácilmente utilizando el servicio de calendario basado en la web del software. Esta función le permite programar, reprogramar y cancelar citas, así como ver las próximas citas en formato de calendario. Esta funcionalidad puede ayudarlo a administrar su tiempo de manera más eficiente y productiva.

nación de la voz

Voice Nation ofrece servicios de respuesta automática de alta calidad que están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana para su comodidad. Al registrarse en Voice Nation, obtiene acceso a una recepcionista virtual bilingüe que contestará sus llamadas y responderá sus mensajes de texto en su nombre. Esta función garantiza que nunca pierda una llamada o mensaje importante y puede brindar un servicio al cliente profesional y eficiente a sus clientes.

Además, cuando se registra en Voice Nation, también obtiene acceso a servicios adicionales como procesamiento de pedidos, entrega de mensajes, informes detallados y un administrador de cuenta dedicado que se incluye en cada plan. Con este servicio de contestador automático, nunca más tendrás que enviar a tus clientes al buzón de voz, ya que podrás atender personalmente a cada cliente en cualquier momento del día. Esto puede ayudarlo a mejorar el servicio al cliente y fortalecer sus relaciones con sus clientes.

Con Voice Nation, puede personalizar su guión de llamadas para que coincida con el tipo de negocio y clientes que tiene. El servicio también ofrece una aplicación móvil que es compatible con dispositivos iOS y Android, brindándole flexibilidad y conveniencia.

Saltamontes

Cada empresa tiene una propuesta de venta única (PVU) que la diferencia de la competencia, y es importante comunicar de manera efectiva esa PUV a los clientes. El software de Grasshopper incluye una función de operadora automática que le permite utilizar guiones pregrabados de la base de datos del software.

Puede asignar diferentes scripts para diferentes rutas de clientes para ayudar a responder sus llamadas entrantes de manera más profesional. Por una tarifa adicional, el software también ofrece un estudio de voz profesional. El software de Grasshopper le permite cambiar entre operadores en vivo y recepcionistas digitales según sus preferencias, lo que le brinda la flexibilidad de elegir quién manejará sus llamadas. Grasshopper ofrece un sencillo proceso de 4 pasos para agregar un número comercial e integrar su teléfono inteligente con un sistema telefónico virtual, lo que le permite nunca perder una llamada y presentar una imagen profesional a sus clientes.

Ooma

Ooma está diseñado específicamente para pequeñas empresas e incluye una función de asistente automático al configurar una cuenta. Tiene una función habilitada de texto a voz y las personas que llaman son recibidas por un asistente virtual cada vez que llaman. Puede seleccionar y asignar un saludo personalizado que una voz generada por computadora leerá a la persona que llama. Además, el tablero del software incluye un panel de control que le permite grabar archivos de audio, lo cual es una opción útil si está considerando una recepcionista virtual.

Ooma está repleto de numerosas funciones, como HD Audio, bajas tarifas de llamadas internacionales, un sistema de fax virtual, integración de aplicaciones móviles, un número gratuito gratuito y números de teléfono locales gratuitos. Estas funciones están destinadas a mejorar el servicio al cliente, aumentar la productividad y mejorar la comunicación empresarial en general.

Este servicio de contestador automático también ofrece una aplicación móvil compatible con Android e iOS, lo que le permite consultar los mensajes de voz en su teléfono en cualquier momento y en cualquier lugar. Como propietario de una pequeña empresa, la rentabilidad es una prioridad y Ooma ofrece planes inteligentes para todos los usuarios. A medida que su negocio crezca, Ooma se asegurará de que su factura telefónica se mantenga baja. Por lo tanto, no solo su negocio avanza, sino que también tiene la oportunidad de realizar importantes ahorros en su factura telefónica.

teléfono.com

Si está buscando una solución para administrar sus suscripciones medidas, phone.com es un servicio de contestador automático diseñado específicamente para empresas con un volumen de llamadas más bajo o fluctuante. El software ofrece planes de suscripción medidos y no medidos. Esto le permite personalizar e integrar sus planes en función de sus necesidades y requisitos específicos. Además, phone.com brinda acceso a varias funciones adicionales, como recepcionista en vivo, numeración y marcación internacional.

La función de números globales y llamadas internacionales será particularmente beneficiosa para las empresas con múltiples campañas de marketing. Además, phone.com ofrece una amplia gama de funciones, como voz, video, texto, administración de llamadas y otras funciones de colaboración que se encuentran comúnmente en los sistemas telefónicos empresariales.

Además, este servicio de contestador es muy versátil y puede cambiar sin problemas entre la computadora y el teléfono. Ofrece una variedad de opciones, como números locales, gratuitos y personalizados.

Vonage

Independientemente del tipo y tamaño de su empresa, es importante contar con un plan de negocios flexible y rentable que pueda ayudar a su empresa a crecer sin incurrir en facturas telefónicas elevadas. Un plan ideal le brindaría las herramientas de comunicación necesarias mientras mantiene los costos bajos.

Esto puede incluir funciones como números de teléfono virtuales, desvío de llamadas, correo de voz y asistente automático, todo lo cual puede ayudarlo a mejorar su servicio al cliente y aumentar su productividad. Además, muchas soluciones de comunicación empresarial ofrecen planes de precios asequibles con diferentes características, para que pueda elegir la que mejor se adapte a sus necesidades comerciales y presupuesto.

Vonage ofrece una variedad de opciones flexibles, que incluyen más de 50 funciones telefónicas con la capacidad de agregar funciones avanzadas a un costo adicional. El plan básico incluye 18 funciones estándar, como grabación de llamadas, fax por Internet, puente de conferencia, números virtuales y más.

Además, está disponible una aplicación móvil de autoservicio que es compatible con Android e iOS, lo que le permite implementar aplicaciones de terceros sin necesidad de servicios profesionales. Vonage ofrece una amplia gama de servicios, como centros de contacto, interacción con el cliente, movilidad, trabajo remoto y más.

8x8

8x8 es un servicio de operadora telefónica automatizada que opera en más de 48 países y es ideal para empresas con una gran cantidad de clientes internacionales. Adicionalmente, el software cuenta con un económico plan de suscripción que te permite ahorrar dinero en llamadas internacionales.

El software de operador automático tiene flexibilidad de compatibilidad con números de teléfono en más de 100 países, lo que permite que su negocio se expanda virtualmente en áreas donde no tiene presencia física. Sin embargo, las funciones de colaboración del software actualmente se limitan a compartir archivos y reuniones de video.

Además, el software utiliza IA para ayudarlo a monitorear y administrar sus interacciones de voz, ayudando a los líderes y gerentes de su equipo. El software también tiene una aplicación que es compatible con Android e iOS, lo que le permite acceder a todas sus comunicaciones comerciales, como chat, mensajes de video, llamadas de voz y más.

Llamada aérea

Aircall es un software de operador automático basado en la nube que es perfecto para las empresas de comercio electrónico, ya que les permite hacer que su centro de llamadas sea más remoto y eficiente. Es una solución basada en la nube aprobada por TI que es ideal para los equipos de ventas y marketing.

Este software también es fácil de configurar y le permite comunicarse con cualquier persona, en cualquier parte del mundo. Aircall también viene equipado con funciones de CRM, soluciones de soporte técnico y otras aplicaciones esenciales que brindan toda la información necesaria a los clientes cuando llaman.

Aircall le permite administrar y monitorear su trabajo, analizar llamadas y medir sus métricas de llamadas para realizar mejoras medibles. También incluye funciones como un menú IVR basado en la nube, opciones de enrutamiento basadas en habilidades y más.

Conclusión

Independientemente del tipo de negocio que tenga, un servicio de contestador automático puede beneficiar enormemente a su negocio y contribuir a su crecimiento. Un servicio de contestador automático le permite personalizarlo para brindar toda la información necesaria a las personas que llaman. Al hacerlo, puede reducir en gran medida los costos operativos, el tiempo y los recursos de personal. El servicio al cliente de alta calidad depende en gran medida de su sistema telefónico, y la satisfacción del cliente mejora cuando se brinda un servicio al cliente excepcional.

Preguntas más frecuentes

¿Cuál es el mejor sistema telefónico para empresas?

Los mejores sistemas telefónicos comerciales son los siguientes

• PATlive
• Nextiva
• nación de voz
• Saltamontes
• 8x8
• Vonage
• Llamada aérea

¿Cómo se llama el sistema de contestador telefónico automático?

La respuesta de voz interactiva (IVR) es un sistema de telefonía automatizado que interactúa con las personas que llaman, recopila información y enruta las llamadas a los destinatarios apropiados.

¿Qué es un marcador IVR?

Un marcador IVR es un marcador automático que marca números de una base de datos dada y reproduce mensajes IVR (respuesta de voz interactiva) cuando está conectado.

¿Cuáles son las limitaciones de los contestadores telefónicos?

Las desventajas de usar un sistema de contestador telefónico automatizado

• Los sistemas telefónicos automatizados pueden alienar a los clientes.
• Los sistemas telefónicos automatizados pueden confundir a los clientes.
• Los sistemas telefónicos automatizados pueden funcionar mal
• Los sistemas telefónicos automatizados pueden ser ineficientes