Evitar las trampas de las reuniones más allá de la plataforma de gestión de eventos virtuales

Una plataforma de gestión de eventos virtuales puede satisfacer todas sus necesidades virtuales bajo un mismo paraguas. Pero, ¿estás listo para gestionar tu evento? A menudo, la asistencia es baja debido a prácticas de marketing que no implementamos. O porque nos enfocamos tanto en promocionar las marcas y despreciamos la experiencia virtual per se.

Bueno, no te preocupes porque descubrirás cómo evitar los escollos más comunes en la gestión de eventos virtuales. Los siguientes seis consejos lo ayudarán a diseñar y optimizar su conferencia en vivo para obtener los mejores resultados. Por supuesto, también abordaremos los materiales de marketing que mejoran la asistencia a seminarios web y sesiones a pedido.

Frente a la competencia: el punto de partida

El marketing y la gestión son dos aspectos cruciales de cualquier evento virtual. Después de todo, la idea básica es hacer que tu evento se destaque del resto. Prácticamente todos tuvieron que volverse virtuales en los últimos dos años. Por lo tanto, estos consejos tienen como objetivo ayudarlo a realizar todos los pasos fáciles para conectarse con patrocinadores, clientes e incluso partes interesadas para ejecutar el espectáculo más atractivo y rentable que pueda realizar.

1. Opte por la mejor plataforma de gestión de eventos virtuales

Si ha organizado un seminario web o una clase en vivo anteriormente, sabe que no todas las plataformas de gestión de eventos virtuales funcionan de la misma manera. Según el tipo de evento, es posible que haya tenido dificultades para recibir el pago o manejar los cupones. Los especialistas en marketing que organizan muchos eventos generalmente desean realizar un seguimiento de los asistentes y recopilar estadísticas vitales. O es posible que necesite herramientas de colaboración en equipo y para administrar los permisos.

El valioso software evita que pierda tiempo, dinero y energía. Por lo tanto, elegir la solución que mejor se adapte es fundamental. Eventtia es sin duda el software de gestión de conferencias virtuales único en todos que encontramos fácil de recomendar. Incluye las funcionalidades mencionadas y tiene más características que muchas otras opciones. Además, viene con un Centro de recursos repleto de consejos prácticos y tutoriales.

Eventtia funciona en todos los dispositivos y teléfonos inteligentes. Además de eso, ya cubre el sistema de calificación que luego explicaremos en el consejo #6.

2. Equipos y desafíos técnicos.

El primer objetivo de cualquier evento virtual es captar la atención de la gente. Antes de encender la cámara, la atención se centra en el marketing y en hacer que los asistentes potenciales vean sus enlaces y publicaciones. Y una vez que comienza el evento, todo se trata del anfitrión y la calidad del contenido. Sin embargo, queda un factor que podría impedirle tener éxito: la dificultad técnica.

La transmisión de cualquier forma de comunicación depende de una buena conexión a Internet y un buen equipo. Por ejemplo, si no invirtió en un micrófono de calidad con la función de cancelación de ruido, la calidad del audio será menos que óptima. Como resultado, el espectador sucumbirá a la distracción. Piense en todas las cosas que pueden distraer a su audiencia: el perro, el gato, los niños, el reloj de cocina.

Una buena iluminación es otro elemento esencial para el éxito. Y la buena noticia es que es fácil de arreglar. En cualquier momento, puede descargar una aplicación gratuita de medidor de lux en su teléfono para evaluar qué tan brillante es su lugar de grabación. En promedio, se necesitan entre 1000 y 2000 lux para una experiencia de transmisión satisfactoria.

3. falta de compromiso

Si la transmisión de video en vivo es aburrida, la gente se quejará de que es aburrida. Por ejemplo, su estrategia de marketing funciona y genera entusiasmo, pero el contenido no está a la par. No captar la atención de los espectadores puede hacer que su marca se hunda, así como la mala prensa.

Cuando organice una conferencia, asegúrese de que el orador esté visible. Sobre todo, no deje que el tobogán se eleve frente a la pequeña caja del altavoz. La mayoría de los espectadores necesitan ver al hablante hablando para conectarse con el contenido. En una nota al margen, esta es también la razón por la cual las noticias están tan obsesionadas con los primeros planos.

También puede gamificar su conferencia y usar credenciales electrónicas . Aquí hay otras ideas que puede usar para atraer a su audiencia:

• haga una rifa o un obsequio para dar un producto, programa o servicio gratis a unos pocos afortunados
• lanzar hashtags para solicitar respuestas
• vender un producto durante una demostración en vivo (o organizar una venta)

4. Repensar el horario como productor de televisión

La mayoría de los eventos virtuales siguen la misma fórmula trillada que no vende. Es decir, una secuencia de pasos que suele incluir:

1. un mensaje de bienvenida
2. la razón por la que todos se reunieron en línea
3. diapositivas explicativas
4. descansos
5. llamada a la acción

En realidad, tal horario no puede ganar contra el millón de distracciones a solo un clic de distancia. Por lo tanto, siempre es mejor poner su mejor contenido desde el principio. Cuanto más rápido pueda llamar la atención de los espectadores, más pistas podrá dar sobre el próximo contenido.

Una estrategia de marketing efectiva es publicar en tus redes sociales parte de un video que presentarás durante el evento. Al igual que el tráiler de una película , un video cautivador puede atraer a los espectadores. Además, puede mostrar sus habilidades de presentación o proporcionar una prueba social y darle una razón para ir directamente a los aspectos prácticos del evento.

5. Use un enfoque amigable con el marketing

Al preparar un evento o una conferencia, asegúrese de que la plataforma de gestión de eventos virtuales se integre en su sitio web. Aún mejor, configure un sitio web receptivo dedicado a sus seminarios web y programas a los que los espectadores puedan acceder a través de sus teléfonos y tabletas.

Planifique cuidadosamente las campañas publicitarias digitales pagas. La mayoría de las veces, no reemplazan la asistencia generada por búsquedas orgánicas y suscripciones. Los anuncios deben hacer grandes promesas y reclamos para atraer a grandes consumidores. Entonces, experimenta sabiamente. O contrate escritores profesionales para obtener los mejores resultados.

Envía recordatorios e incentivos por correo electrónico. El email marketing es la herramienta más valiosa a tu disposición. Además, compartir contenido exclusivo por correo electrónico puede aumentar la lealtad y la percepción de la marca.

6. Prepare encuestas de eventos por adelantado

Si la plataforma de gestión de eventos virtuales no lo hace por ti, crea encuestas post-evento . Puede configurar una página en línea o usar una aplicación de encuesta en línea. Pero esta última opción puede parecer un poco hortera.

Pide opiniones y sugerencias a los asistentes. Durante la conferencia, asegúrese de que sepan que tendrán esa oportunidad. De esta manera, puede recibir comentarios valiosos para mejorar sus habilidades.

Las preguntas simples de Sí y No funcionan muy bien para la mayoría de los temas de encuestas. Pero agregar una o dos preguntas abiertas dará mucho espacio para que su audiencia anote lo que más les gustó y lo que no les gustó.