La guía definitiva para elegir un sistema de seguimiento de candidatos

Contratar y retener a las personas adecuadas es el factor más importante para lograr con éxito los objetivos estratégicos de una empresa.

Elegir el sistema de seguimiento de candidatos adecuado, también conocido como ATS, es fundamental para contratar a los empleados más talentosos y tiene un impacto directo en su capacidad para alcanzar sus objetivos estratégicos.

Jim Collins articuló esto de la siguiente manera:

"... Tendría una prioridad por encima de todas las demás: adquirir la mayor cantidad posible de las mejores personas... la mayor limitación para el éxito de mi organización es la capacidad de conseguir y retener a suficientes personas adecuadas".

La razón es que las ganancias en productividad derivadas de tener trabajadores de alto desempeño son enormes. Según McKinsey, Las personas con alto desempeño son hasta 8 veces más productivas que las personas con desempeño promedio.

Esta guía le ayudará a comprender los diferentes beneficios que ofrecen los sistemas de seguimiento de candidatos. Explicará las características principales comunes de los sistemas e identificará los beneficios clave que desbloquea cada característica para que pueda elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de seguimiento de candidatos?

Los beneficios de un sistema de seguimiento de candidatos generalmente se pueden clasificar en las tres categorías siguientes.

De estos, una mayor precisión en la contratación se convierte fácilmente en el beneficio clave, ya que afecta su capacidad para reclutar personas de alto desempeño, y un increíble 82% de las empresas no cree que actualmente contraten personas altamente talentosas.

Precisión de contratación mejorada

Los sistemas de seguimiento de candidatos tecnológicamente más avanzados ofrecen funciones de evaluación de talentos para ayudarle a predecir el desempeño futuro de un candidato. Esto mejora significativamente la precisión de su contratación, permitiéndole identificar y seleccionar mejor a los mejores empleados.

Mayor velocidad de contratación

Los sistemas de seguimiento de candidatos automatizan una variedad de procesos de contratación para que pueda reducir el tiempo de contratación, lo que garantiza que se cubran los puestos vacantes más rápido y que los solicitantes puedan ser informados sobre la decisión de contratación más rápidamente.

Menores costos de contratación

La automatización de los procesos también ayuda a reducir el coste general de contratación.

Además, muchos sistemas de seguimiento de candidatos también ofrecen la posibilidad de seleccionar o filtrar candidatos. Estas características a menudo descartan a más del 50% de los solicitantes según su experiencia laboral y/o educativa. Esto reduce significativamente el tiempo dedicado a leer currículums y, por lo tanto, reduce el costo de contratación.

¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de seguimiento de candidatos?

Muchos sistemas de seguimiento de candidatos ofrecen una larga lista de características que pueden ser difíciles de entender o comparar entre diferentes proveedores de sistemas. Esto puede dificultar la elección del software sin realizar demostraciones de múltiples sistemas que requieren mucho tiempo.

Entonces, ¿cómo elegir con confianza el mejor sistema para su negocio?

Centrarse en la precisión de la contratación

Estos proveedores tienen su propia solución de evaluación de talentos diseñada específicamente como parte natural del sistema de seguimiento de candidatos.

Tenga en cuenta que estos sistemas ofrecen muchas funciones de automatización de procesos, pero a menudo no tantas como las dos categorías siguientes.

Centrarse en la automatización de procesos

Esta es la mayoría de todos los sistemas de seguimiento de candidatos. Estos sistemas tienen muchas características que se centran en una mayor velocidad de contratación y menores costos de contratación. Sin embargo, normalmente hay pocas o ninguna función que ayude a aumentar la precisión de la contratación.

Integraciones de automatización de procesos y evaluación de talentos.

Estos proveedores también manejan bien la automatización de procesos, pero han dedicado tiempo a crear integraciones con proveedores externos de evaluación de talentos.

Si el proveedor de evaluación de talentos es un proveedor de calidad, esto puede ayudar a mejorar la precisión de la contratación. Sin embargo, dado que se trata de una integración de terceros, la experiencia del usuario puede verse afectada y normalmente la evaluación del talento solo se aplicará a los candidatos preseleccionados al final del proceso de contratación.

Cómo combinar los sistemas de seguimiento de candidatos con su negocio

La elección de un sistema de seguimiento de candidatos debe basarse en lo que es más importante para ayudar a su empresa a cumplir sus objetivos estratégicos.

Si bien los objetivos estratégicos diferirán de una empresa a otra, existen algunos puntos en común en torno a en qué deben centrarse la mayoría de las empresas según su tamaño.

Inauguración

Las empresas emergentes generalmente aumentan su base de personal relativamente más rápido que las empresas más grandes. Todos los miembros del personal (incluidos los nuevos contratados) deben rendir y estar muy motivados, ya que el equipo es pequeño y ágil y los recursos son limitados.

Además, pueden tener o no un departamento de recursos humanos. Por lo tanto, los beneficios de la automatización de procesos son relativamente pocos y aumentar la precisión de la contratación es, con diferencia, el beneficio estratégico de mayor impacto.

Pequeñas y medianas empresas (PYMES)

Las PYMES también aumentan rápidamente su base de personal, aunque no tan rápido como las empresas emergentes. Estas empresas normalmente tienen parte de su equipo de RR.HH. dedicado a la contratación.

La precisión en la contratación suele seguir siendo el beneficio más impactante para lograr objetivos estratégicos, pero el ahorro de costos gracias a la automatización también comienza a ser significativo.

Empresas

Las grandes empresas normalmente crecen a un ritmo mucho menor que las más pequeñas. Además, debido al gran tamaño de las organizaciones en general, sus equipos de contratación también tienden a ser grandes y los ahorros derivados de la automatización de procesos pueden ser significativos.

Por lo tanto, estas empresas son las que más pueden beneficiarse de la automatización de procesos y el ahorro de costes. Sin embargo, aumentar la precisión en la contratación sigue siendo de vital importancia para estas empresas.  

Características de un sistema de seguimiento de candidatos para cada paso del ciclo de contratación

Las numerosas funciones que ofrecen los sistemas de seguimiento de candidatos se pueden clasificar según la parte del ciclo de contratación que abordan. A continuación, describimos los beneficios que ofrece cada categoría de funciones.

Herramientas de abastecimiento

Los sistemas de seguimiento de candidatos ofrecen una gama de funciones de abastecimiento diferentes. Sin embargo, el denominador común de todas las funciones es que ayudan a atraer y conseguir más candidatos con mayor rapidez.

En otras palabras, aumenta el número de solicitantes y le permite cubrir puestos vacantes más rápido. Esto acorta el ciclo de contratación y, por lo tanto, reduce el costo de la contratación general.

No conduce necesariamente a mejores decisiones de contratación si no se combina con herramientas adecuadas para identificar y seleccionar a los mejores empleados entre los solicitantes seleccionados.

Las características de abastecimiento comunes incluyen:

1. Integración en la bolsa de trabajo

Esta función le permite publicar un trabajo en varias bolsas de trabajo directamente a través de su sistema de seguimiento de candidatos.

Esto significa que no tiene que ingresar manualmente los detalles del trabajo en cada bolsa de trabajo y que su trabajo se muestra fácilmente a una gran cantidad de solicitantes potenciales. Es esencialmente una forma rápida de aumentar su grupo de candidatos.

2. Páginas de carrera

Las páginas de empleo se pueden ofrecer como servicio para que las empresas que no las tengan puedan beneficiarse de dos importantes ventajas:

• Marca de empleador: las páginas de carrera son una de las principales herramientas para llevar tu llevar la marca empleadora al siguiente nivel y lucir más profesional ante posibles solicitantes de alta calidad.
• Integración automática: dado que su sistema de seguimiento de candidatos crea la página de carrera, todas las funciones estarán disponibles automáticamente para rastrear y administrar a los solicitantes que provienen de la página de carrera.

3. Funcionalidad de búsqueda de candidatos mejorada

Las funciones le permiten buscar candidatos adecuados directamente desde su sistema de seguimiento de candidatos. Hay dos beneficios principales:

• Busque todos los candidatos públicos: el sistema de seguimiento de candidatos le permitirá buscar millones de perfiles de candidatos públicos combinando los datos de múltiples bases de datos de candidatos públicas y gratuitas.
• Búsqueda y clasificación mejoradas: el sistema puede ofrecer una mejor funcionalidad de búsqueda y clasificación que la que está disponible en las bases de datos originales. Además, algunos programas se integran con la IA para proporcionar una interfaz fácil de usar para clasificar y filtrar candidatos.    

Selección y clasificación de currículums automatizados

La mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos filtran o descartan a los candidatos según criterios de selección predefinidos. El sistema normalmente descarta a más del 50% de sus solicitantes.

Esto se hace combinando la funcionalidad de selección con el análisis de currículum u otra funcionalidad que le permita identificar el trabajo y la experiencia educativa de un solicitante.

Los beneficios son la velocidad y los menores costos de contratación, ya que los reclutadores solo necesitan leer los CV de los solicitantes que cumplen con los criterios.

Sin embargo, los reclutadores deben tener cuidado con los criterios que utilizan para seleccionar a los solicitantes. Por ejemplo, los criterios de selección basados ​​en los antecedentes educativos a menudo no se correlacionan con el desempeño del solicitante. Si se utilizan incorrectamente, los criterios podrían introducir sesgos inconscientes , lo que puede reducir el grupo de talentos disponible y conducir a decisiones de contratación deficientes.

Las características de detección comunes incluyen:

1. Detección

La capacidad de rechazar candidatos antes de que se conviertan en parte activa del reclutamiento según los criterios que usted predefinió. Normalmente, estos criterios se basarían en la experiencia laboral o la formación académica.

2. Análisis automatizado de currículums

El sistema identifica y pone a disposición las partes clave de un currículum. Por ejemplo, la experiencia laboral del solicitante y cuál es el grado educativo más alto. La función normalmente se combina con la detección.

Seguimiento y gestión de candidatos.

Básicamente, estas características le permiten almacenar todos los datos de los solicitantes en un solo sistema y utilizar esos datos para gestionar a los solicitantes durante todo el ciclo de contratación. Es la columna vertebral de cualquier sistema de seguimiento de candidatos.

Los beneficios no son sólo la velocidad y los menores costes de contratación. Básicamente, estas características le permiten realizar una contratación más profesional.

Las funciones comunes de seguimiento y gestión de candidatos incluyen:

1. Seguimiento de datos y estado

Un sistema de seguimiento de candidatos debería recopilar y poner a disposición de los candidatos los datos relacionados con la contratación. Además, el sistema de seguimiento de candidatos debe asignar un estado a cada solicitante que le permita rastrear en qué parte del proceso de contratación se encuentra un solicitante.

2. Comunicación automatizada de candidatos

Puede automatizar la comunicación con los solicitantes basándose en las mejores prácticas. Esto incluye correos electrónicos de rechazo automático, correos electrónicos de solicitud de entrevista y otras comunicaciones relacionadas con la contratación.

3. Portal del solicitante

Un portal donde los solicitantes pueden iniciar sesión y ver el estado de la solicitud en tiempo real.

Además, estos portales pueden brindar beneficios adicionales a los solicitantes, como consejos para entrevistas, guías de currículum e información similar. Esto mejora aún más la experiencia del solicitante en el proceso de contratación.

Guías de entrevistas estructuradas y asistencia.

Estas características lo ayudan a brindar una entrevista profesional y estructurada que le permite comparar a los solicitantes de manera similar.

Las funciones van desde guías de entrevistas e informes hasta software de vídeo que automatiza el proceso de entrevista:

1. Guías de entrevista

Guías que proporcionan una estructura común y profesional para la entrevista. Garantiza que todos los solicitantes sean entrevistados de manera similar para que puedan compararse de manera justa.

2. Informes de entrevistas

Se trata esencialmente de guías de entrevistas actualizadas para incluir información adicional que es valiosa para evaluar a los solicitantes. Esto incluye datos clave del currículum, preguntas personalizadas de la entrevista para solicitantes y datos de evaluación de talentos.

3. Software de entrevistas en vídeo

Esta característica facilita que la entrevista se pueda realizar a través de un software de entrevistas por video conectado al sistema de seguimiento de candidatos. El software normalmente permite al reclutador pregrabar la entrevista, incluidas todas las preguntas de la misma. Luego, todos los solicitantes responden las preguntas pregrabadas en formato de video.

Evaluación de talento para la selección.

Las pruebas de evaluación de talentos ayudarán a proporcionar una imagen holística de la capacidad del solicitante para tener éxito en el puesto mediante la evaluación de sus habilidades blandas y duras. Esto ayuda a los reclutadores a seleccionar a los mejores, lo cual es un factor clave del desempeño de una organización.

Incluso puede ayudar en la transición de la contratación tradicional a la contratación basada en habilidades , que actualmente es un enfoque central de muchas organizaciones.

Para cuantificar el impacto en el desempeño, McKinsey comparó la productividad del 1% de los empleados con mejor desempeño con el 1% de desempeño inferior y encontró que son 12 veces mas productivo en trabajos de mediana complejidad.

La mayor precisión en la contratación se logrará cuando la evaluación del talento se administre a todos los solicitantes y no solo a unos pocos seleccionados. Esto a menudo requerirá que la prueba de evaluación de talentos sea nativa del sistema de seguimiento de candidatos y no a través de una integración de terceros.

1. Evaluación del talento en habilidades sociales

Las habilidades interpersonales se pueden rastrear hasta los rasgos de personalidad y el comportamiento deseados, lo que significa que se pueden utilizar pruebas de personalidad para evaluar la idoneidad de un candidato.

El impacto en la precisión de la contratación dependerá de:

• Marco de prueba: Es importante elegir un tipo de prueba que tenga una aplicación probada en la contratación. En este sentido, destaca el test de personalidad de los 5 Grandes (también conocido como test OCEAN), que ha sido ampliamente investigado en el contexto de la contratación y se utiliza para la contratación de ejecutivos.
• Genérico versus específico de rol: la mayoría de las pruebas de personalidad son genéricas, lo que significa que se utiliza la misma prueba para todos los roles. Si bien estas pruebas ayudan a mejorar la precisión de la contratación, es posible utilizar pruebas de personalidad en las que el contenido y/o la puntuación de la prueba se personalizan para el puesto específico.

2. Evaluación del talento en habilidades duras

Las habilidades duras son las habilidades en el trabajo necesarias para tener éxito en el puesto. Si se ofrece y administra correctamente la prueba de habilidades técnicas adecuada, se puede mejorar significativamente la precisión de la contratación.

El impacto en la precisión de la contratación depende de lo siguiente:

• Contenido de la prueba: ¿Los temas cubiertos por la prueba de habilidades están directamente relacionados con los requisitos reales del trabajo para el que está contratando? Cuanto mejor sea el vínculo, mejor será la precisión de la contratación.
• Validez de la prueba: la prueba debería haber sido creada por un experto en la materia y validada por un psicólogo organizacional. Los proveedores de pruebas serios pueden documentar que un psicólogo ha validado la prueba.

Recomendaciones finales

Como hemos descubierto, la esencia del reclutamiento no es sólo la automatización de procesos sino mucho más la precisión en la adquisición de talento.

Si bien la automatización de procesos juega un papel vital en la reducción de las cargas administrativas manuales, no puede eclipsar la misión principal del reclutamiento: encontrar el candidato ideal con la combinación adecuada de habilidades duras y blandas.

Un sistema de seguimiento de candidatos no sólo facilita el proceso de contratación, sino que también mejora enormemente la calidad de las contrataciones. La elección del mejor sistema depende principalmente de su capacidad para identificar y adaptarse a las necesidades únicas de cada puesto y candidato.

Los sistemas superiores aprovechan el poder de la inclusión y la evaluación holística del talento y no simplemente examinando currículums. Estos ayudan a comprender en profundidad las habilidades necesarias para el puesto y alinear a los candidatos que encajan perfectamente.

El auge del trabajo remoto, la economía de los trabajos por encargo y la diversidad de fuerzas laborales implica que las habilidades interpersonales (adaptabilidad, comunicación, colaboración) son más críticas que nunca. Un sistema de seguimiento de candidatos eficaz prioriza estas habilidades, lo que garantiza que las organizaciones obtengan personas integrales que no sólo se adapten a un puesto, sino que mejoren la dinámica más amplia del equipo.

A medida que se embarca en la búsqueda de la solución de software ideal, es fundamental recordar que el núcleo del reclutamiento no es la automatización; es el potencial humano.

La adquisición de talento es una habilidad especial. Descubra cómo puede construir una estrategia eficaz de adquisición de talento.