Inteligencia artificial en la gestión de contratos

Dirigir una empresa o negocio exitoso implica celebrar contratos con terceros, como clientes, vendedores, proveedores u otras partes interesadas.

En la gestión de contratos, es imperativo satisfacer las crecientes necesidades de su empresa: fomentar la confianza, prevenir conflictos futuros, detallar las expectativas, proteger contra responsabilidades y garantizar la rentabilidad.

Sin embargo, el proceso de gestión de contratos puede resultar desalentador, intensivo en mano de obra y tiempo debido a la gran cantidad de contratos que una empresa debe gestionar y de los que debe realizar un seguimiento.

Una empresa promedio crea y administra datos de contratos de cientos e incluso miles de contratos activos.

Como resultado, los procesos de contratación inevitablemente se vuelven ineficientes. La investigación sobre Comercio y Contratación Mundial muestra que el desarrollo y la gestión ineficaces de contratos le cuestan a la empresa promedio aproximadamente el 9% de sus ingresos.

La IA está transformando el método de manejo de datos en diversas industrias, y se incluye el campo legal; optimiza el proceso de contratación e influye en el contenido de los contratos. En este artículo, conocerá el impacto de la IA en la gestión de contratos junto con los beneficios y riesgos que implica el uso de la IA en la gestión de contratos.

¿Qué es la IA para la gestión de contratos?

AI for Contract Management utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para gestionar contratos. Es un sistema de automatización que te permite gestionar y realizar un seguimiento de todos los contratos de tu negocio.

El software de gestión de contratos impulsado por IA es más gratificante que el software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) de primera generación porque CLM se basa en la automatización basada en reglas, que aún implica una cantidad significativa de trabajo manual.

El software de gestión de contratos (ACMS) impulsado por IA funciona aprendiendo y comprendiendo el lenguaje utilizado en los contratos legales.

Realiza funciones de contratación utilizando procesamiento de lenguaje natural (NLP), capacitado para reconocer y señalar patrones y comportamientos, como términos y cláusulas legales vitales recurrentes.

ACMS aplica esta comprensión de los contratos al realizar diversas tareas (detectar posibles problemas legales, subrayar automáticamente las revisiones o incluso hacer sugerencias de edición para que el contrato sea más fácil de entender) que reemplaza la gestión manual del contrato durante todo el ciclo de vida del contrato.

Por ejemplo, la tediosa actividad de etiquetar manualmente las disposiciones de indemnización, resaltar las cláusulas de rescisión o las condiciones, nombres y fechas de pago se puede realizar fácilmente con ACMS, lo que le permite concentrarse en cuestiones más complejas durante las negociaciones del contrato.

Casos de uso para la gestión de contratos impulsada por IA

Con la gestión de contratos impulsada por IA, podemos resolver de manera única los desafíos de la gestión de contratos. AI Contract Management simplifica el proceso de contratación y libera tiempo para tareas más complejas involucradas en la gestión de contratos.

Estas son algunas de las formas en que puede utilizar la IA para optimizar la gestión de contratos:

1. Creación automatizada de contratos : AI Contract se puede utilizar para redactar borradores de contratos automáticamente. Por lo general, un usuario proporciona a la IA indicaciones en forma de términos y cláusulas contractuales previamente redactados para satisfacer sus necesidades específicas.
   
   Posteriormente, la IA automatiza la creación de contratos sin involucrar constantemente al usuario. La creación automatizada de contratos permite a las empresas crear documentos confiables y un flujo de trabajo más efectivo. Mejora la gestión de contratos al mejorar la comunicación y la colaboración al tiempo que permite que todas las partes se mantengan en contacto con la información y las revisiones más recientes del contrato.
   
   
2. Análisis de contratos automatizado : la IA se puede utilizar para analizar el cumplimiento y el riesgo de los contratos. Puede detectar discrepancias e inconsistencias entre documentos, comparar obligaciones y responsabilidades de las partes involucradas, resumir hallazgos clave y resaltar patrones que podrían escapar al juicio humano.
   
   Al hacer esto, hace que el proceso de análisis sea mucho más fácil, rápido, eficiente y sin errores. Un beneficio importante de la gestión de contratos de IA es que proporciona objetividad que aclara a los usuarios los puntos en los que deben centrarse durante la negociación del contrato.
   
   
3. Gestión automatizada de contratos : en lugar de participar en una gestión de contratos rutinaria, la IA se puede utilizar para gestionar contratos automáticamente desde la etapa previa a la firma (creación, negociación/colaboración, revisión/aprobación y ejecución) hasta la etapa posterior a la firma (administración/ejecución). , renovación/terminación e informes/seguimiento. Ahorra tiempo y garantiza un manejo eficaz y eficiente de los documentos contractuales.
   
   
4. Renovación de contrato automatizada : la IA puede renovar automáticamente un contrato vencido. Garantiza que los términos iniciales de un acuerdo sigan siendo ejecutables durante el nuevo ciclo de vida del contrato. Sigue un sistema de automatización que se ajusta a un tiempo establecido de renovación.
   
   Si ninguna de las partes involucradas opta por no participar antes de la fecha de renovación automática, seguirán sujetas a los términos del contrato. La renovación de contrato automatizada reduce los problemas de gestión de contratos y garantiza una renovación de contrato sin problemas.

Beneficios de la IA en la gestión de contratos

Los beneficios de la IA en la gestión de contratos son enormes. El software de gestión de contratos automatizado puede reducir el tiempo y los recursos necesarios para revisar y actualizar los contratos.

La IA también puede ayudar a identificar riesgos y oportunidades contractuales y a recomendar acciones para mejorar el desempeño del contrato. Además, la IA puede ayudar a gestionar las comunicaciones y los ciclos de vida de los contratos.

Los siguientes son los beneficios de la gestión de contratos de IA:

Mejores conocimientos y análisis para la toma de decisiones

Las organizaciones deben tomar decisiones rápidas y precisas para seguir siendo competitivas en el mundo empresarial actual. Sin embargo, tomar decisiones informadas no siempre es fácil, especialmente cuando los datos son complejos y difíciles de entender.

La gestión de contratos implica analizar y revisar toneladas de puntos de datos y tomar decisiones. La evaluación y el análisis de contratos con IA hacen que los contratos sean más fáciles de leer y mantener y ofrecen datos reveladores que facilitan la toma de decisiones bien informadas.

El software de gestión de contratos de IA puede ayudar a organizar y dar sentido a los datos de los contratos y los resultados históricos para que los responsables de la toma de decisiones puedan ver patrones y tendencias que pueden no haber sido obvios. Con mejores conocimientos y análisis optimizados, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas, aumentar su valor y mejorar el rendimiento empresarial.

Facilitar comparaciones entre normas y analizar cláusulas históricas

A medida que aumenta la popularidad de la IA en la gestión de contratos, se espera que los contratos estén altamente estandarizados, rutinarios y basados ​​en plantillas, empleando modificaciones solo cuando sea necesario para adaptarse a las demandas específicas de los usuarios.

Uno de los beneficios de la gestión de contratos de IA es el análisis y estandarización de cláusulas históricas complicadas. El software de gestión de contratos de IA utiliza algoritmos para escanear grandes bases de datos en busca de contratos precedentes y similares. Como resultado, los contratos ahora están mucho más estandarizados.

Por ejemplo, la comparación de diferentes estándares del idioma inglés se facilita utilizando una cláusula histórica común. Esta cláusula define el origen de la norma y su relación con otras normas. También especifica la fecha de la norma. Los analistas pueden identificar y comparar más fácilmente cláusulas de diferentes estándares utilizando una cláusula histórica común.

Ampliación de capacidades automatizadas

A diferencia del software de gestión de contratos de primera generación, la IA tiene capacidades automatizadas ampliadas. La IA identifica automáticamente patrones y estructuras sutiles en un documento mediante algoritmos de coincidencia de patrones.

Su capacidad de automatización le permite crear nuevos contratos utilizando plantillas de contratos anteriores, realizar pronósticos utilizando información de esos contratos o crear alertas para posibles opciones de renovación de beneficios u recontratación.

Reducir las tareas repetitivas

La gestión de contratos implica tareas repetitivas. Hay demasiadas cosas que verificar en un contrato: fechas esenciales, fechas de vencimiento y términos y condiciones. Redactar contratos, pasar por numerosas rondas de modificaciones o revisar acuerdos anteriores en busca de términos aceptables puede resultar agotador.

La gestión de contratos basada en IA puede manejar tareas de recuperación, análisis y revisión de información. Esto permite un proceso de contratación más libre de errores.

Manejo de grandes conjuntos de datos de contratos

El software de gestión de contratos basado en inteligencia artificial ofrece un potencial infinito. A diferencia de la revisión manual de los contratos, lo que lleva más tiempo, la gestión de contratos de IA puede manejar cientos y miles de conjuntos de datos de contratos en menos tiempo.

Realiza un seguimiento de los detalles de millones de contratos. La información recopilada de cada contrato se utiliza luego al examinar nuevos acuerdos. Además, encuentra tendencias en cada contrato, utilizando estas presunciones para redactar, revisar y pulir otros nuevos.

Transformar los conocimientos sobre contratos en inteligencia

La gestión de contratos de IA tiene el potencial de revolucionar la forma en que operan las empresas. Puede convertir los conocimientos sobre contratos en inteligencia que puede utilizarse para mitigar riesgos, aumentar la eficiencia y mejorar la toma de decisiones. También garantiza que el objetivo de cualquier relación comercial se refleje con precisión en el contrato y se cumpla plenamente en la realidad.

Transforma los conocimientos sobre contratos en una serie de inteligencias, como la cantidad de contratos renovables y no renovables para servicios, áreas o tamaños de transacciones particulares; la duración de la negociación del contrato o qué vendedores obtienen la mayor cantidad de negocios; quien revisa los contratos, los distribuye o aprueba sus condiciones mediante firma electrónica.

Cómo la IA está cambiando la gestión de contratos

Los contratos impulsados ​​por IA son mucho más eficientes que la gestión manual de contratos. La IA no reemplaza a los profesionales del derecho; hace que sus tareas (administrar el ciclo de vida del contrato) sean más fáciles y efectivas.

Estas son algunas de las formas en que la IA está cambiando la gestión de contratos:

Extracción de datos

La extracción de datos consiste en obtener datos específicos de un conjunto de datos más grande; Esto se puede hacer manualmente identificando y extrayendo los elementos de datos deseados, pero el proceso requiere mucho tiempo y trabajo.

La IA simplifica la extracción de datos al identificar y extraer los datos deseados, incluidas fechas cruciales, cláusulas, jerga legal y términos y condiciones, de archivos PDF, Word y de imágenes. Los datos extraídos se pueden utilizar para análisis, informes u otros fines, como enviar correos electrónicos recordatorios a las partes interesadas cuando se necesitan firmas, señalar textos confusos para revisión legal o proporcionar advertencias cuando se acercan los plazos.

Automatización inteligente del flujo de trabajo

La automatización inteligente del flujo de trabajo consiste en automatizar los procesos de contratación para hacerlos más eficientes. La IA se puede utilizar para automatizar flujos de trabajo como aprobación, renovación, análisis y revisión.

La automatización inteligente del flujo de trabajo le ayuda a ahorrar tiempo y dinero y mejora su productividad.

Análisis de cláusulas y metadatos

La IA es competente cuando se trata de estudiar la estructura de un texto y la información que contiene. El software de gestión de contratos basado en inteligencia artificial puede leer contratos de manera rápida y confiable para extraer disposiciones, organizar metadatos y detectar posibles problemas o áreas de preocupación; esto ayuda a las empresas a mitigar riesgos, resolver disputas y cumplir con las normativas.

Organización de documentos masivos

La IA no se limita a analizar datos o extraer cláusulas; también crea un sistema para organizarlos. Clasifica rápida y eficazmente enormes cantidades de contratos, agilizando las búsquedas y simplificando la localización de contratos o datos concretos. Ahorra tiempo y disminuye la posibilidad de errores o descuidos.

Revisión de contratos inteligentes

La revisión del contrato puede ser un proceso tedioso. Se necesitan unos 92 minutos de media para revisar un contrato. Este sería un proceso desalentador para una empresa que gestiona cientos de contratos. Imagínate multiplicar 92 por ese número.

La IA puede revisar automáticamente los contratos, sugiriendo posibles problemas o áreas en las que centrarse; esto proporciona a las empresas contratos que son precisos, completos y compatibles con las especificaciones legales. Además, la IA puede hacer recomendaciones sobre cómo negociar basándose en reglas preestablecidas.

Análisis de riesgos de contratos

El software de gestión de contratos basado en IA puede ayudarle a evaluar e identificar los riesgos asociados con un contrato, como el incumplimiento o el incumplimiento. Esto se logra señalando errores o información incompleta, subrayando términos desfavorables, recomendando cambios en cláusulas que faltan o que no están claras, alertando a equipos específicos cuando cambian los términos del contrato e incluso comparando cláusulas con contratos estándar para determinar los niveles de riesgo.

El análisis de riesgos basado en IA le ayuda a mitigar los riesgos, disminuir la posibilidad de problemas legales y proteger sus intereses comerciales.

Mitigación del volumen de contratos

El aumento del volumen de contratos se debe a una empresa en crecimiento. La cantidad de contratos que una empresa gestiona periódicamente aumenta a medida que crece.

La IA mitiga el volumen de contratos al automatizar acciones recurrentes, identificar posibles áreas problemáticas, gestionar cargas grandes y mantener todos los documentos relevantes en un solo lugar. Aprovechar la inteligencia artificial en la gestión de contratos puede mejorar la productividad, disminuir la presión sobre los administradores de contratos y garantizar que los contratos se gestionen de forma eficaz.

Gestión de riesgos y cumplimiento

Sin lugar a dudas, la IA ofrece facilidad y eficiencia. Sin embargo, las empresas deben ser conscientes de los riesgos de depender demasiado de la IA.

Los siguientes son algunos de los riesgos involucrados en la gestión de contratos de IA:

1. Riesgo de error : la IA es tan buena como quienes la usan, ya que se basa en instrucciones, entradas y datos preprogramados. Puede producir resultados incorrectos si no ha sido capacitado con datos de alta calidad, imparciales y precisos, y esto podría dejar de lado preocupaciones de riesgo y oportunidades de ingresos. A veces, los sistemas de IA generan resultados que incluyen reglas o leyes inexistentes.
   
2. Riesgo de sesgo : una muestra de datos puede estar sesgada si es pequeña, homogénea o representa estereotipos. El sesgo reduce la credibilidad de los documentos de su empresa y pone en riesgo su reputación. El conjunto de datos en el que se entrenó la IA generativa juega un papel crucial en su desempeño. La herramienta de IA generativa siempre tendrá algún sesgo en la recopilación de datos.
   
3. Riesgo de vulneración de datos : las vulneraciones de datos seguirán aumentando porque, en la mayoría de los casos, las herramientas de inteligencia artificial generativa procesan y retienen los comentarios de los usuarios como lo hacen otros servicios de datos, pero ofrecen pocas o ninguna garantía de seguridad en su sección de términos de uso. Debe tener cuidado al seleccionar los modelos de IA que utilizará y leer atentamente las condiciones de uso de las disposiciones de seguridad de datos de la herramienta de IA generativa.
   
4. Riesgo de divulgación no intencional: Para mitigar el riesgo de exposición accidental, evite ingresar datos comercialmente sensibles o información confidencial, personal o sensible. Cuando no pueda excluir un dato en particular, su empresa debe asegurarse de anonimizarlo.

Resumen: Inteligencia artificial en la gestión de contratos

El secreto para una implementación y uso efectivos de la IA en la gestión de contratos es comprender lo que pueden y no pueden lograr. Reduce el tiempo dedicado a la evaluación y redacción de contratos, agregando así valor a las empresas que se ocupan de contratos grandes y transacciones más rutinarias.

Recuerde que los humanos hacen contratos con otros seres humanos. Como resultado, aunque la IA pueda simplificar algunos procedimientos, siempre requerirá cierta supervisión humana. Cuando está equipado con el software de gestión de contratos adecuado, un ser humano es sin duda una fuerza a tener en cuenta.