Una pesadilla en Data Street: 5 historias de terror de CRM inquietantes

Un CRM que también funciona como House of Horrors puede absorber la diversión de la temporada espeluznante.

Si no ha priorizado la calidad de los datos, sus aterradoras prácticas de administración de datos inevitablemente volverán a atormentarlo, y su empresa sufrirá las escalofriantes consecuencias.

Únase (si se atreve) para conocer cinco historias de terror contadas por usuarios de CRM* y las lecciones que aprendieron al experimentar estas pesadillas.

#1: “¡Hice un pronóstico excesivo por millones de dólares!” – Ryan, jefe de ventas

Como alguien que ha trabajado en ventas durante toda su carrera, Ryan sabe lo importante que es tener un pronóstico de ventas preciso.

“Un pronóstico de ventas preciso lo es todo”, dijo. “Si se desvía aunque sea un poco, aumentan las posibilidades de que el equipo de ventas no alcance sus objetivos. No solo eso, sino que puede afectar el crecimiento del negocio, la planificación estratégica y la capacidad de optimizar el flujo de caja”.

Ryan dice que confía en los datos de CRM para crear pronósticos de ventas. (Ochenta y seis por ciento de los usuarios de CRM dicen que sus empresas hacen lo mismo).

“Cuando los datos son precisos y están actualizados, no hay nada de qué preocuparse”, dijo. “Pero ese no fue el caso esta vez”.

Resulta que los datos de CRM en los que Ryan se basó para crear su pronóstico de ventas anual no estaban actualizados. La gente de su equipo se olvidaba regularmente de actualizar los datos de CRM, lo que significaba que se informaban erróneamente múltiples acuerdos.

“Me basé en información falsa para crear el pronóstico de ventas, que terminó siendo demasiado alto. Pero no sabía esto en ese momento, así que los presupuestos de varios departamentos para el año estaban inflados”, dijo. “El equipo de marketing, por ejemplo, patrocinó el doble de eventos que el año anterior y contrató a nuevos miembros del equipo con su mayor presupuesto. Cuando me di cuenta de que el pronóstico era demasiado alto y que no íbamos a alcanzar el objetivo de ingresos, el dinero ya se había gastado y era demasiado tarde. ¡Terminé siendo despedido!”

Habla de una pesadilla.

Lección aprendida:

Los miembros del equipo de ventas se mueven rápido y no siempre hacen las actualizaciones necesarias para informar al resto de la empresa sobre su progreso con los negocios.

Para mantener la canalización y los pronósticos precisos, considere implementar una herramienta con formato condicional que muestre a los miembros del equipo de ventas cuándo necesitan actualizar sus acuerdos abiertos. De esa forma, será más probable que mantengan actualizada la información en el CRM, y los líderes de ventas pueden crear pronósticos precisos.

# 2: "¡Perdí el negocio de mi compañero de trabajo de su cliente!" – Emma, ​​representante de ventas

Como representante de ventas, Emma sabe lo importante que es administrar su tiempo sabiamente.

“En ventas, el tiempo es dinero”, dijo. “Trato de trabajar de la manera más eficiente posible. Pero hacer mi debida diligencia es igualmente importante, y renunciar a este paso es un error que nunca volveré a cometer”.

Emma estaba haciendo su día como siempre, revisando los clientes potenciales que estaban en su cola y buscándolos uno por uno. Las llamadas iban bien... hasta que contactó a un cliente potencial sin saber que ya era un cliente existente.

“Cuando contestaron el teléfono, los traté como a un extraño. Estaba a medio camino de mi presentación cuando me interrumpieron y dijeron que ya eran uno de nuestros clientes. Inmediatamente, me puse blanco como un fantasma. Estaba mortificada”, dijo. "No hace falta decir que ese cliente no renovó su contrato con nosotros".

Lección aprendida:

Esta situación espeluznante le puede pasar a cualquiera, pero no tiene por qué. Considere implementar una herramienta que lo ayude a comparar sus bases de datos de clientes potenciales y clientes para mantener la precisión de ambas. De esta manera, cuando vea un cliente potencial esperando en su cola, puede confiar en que aún no ha hecho negocios con su empresa.

#3: "¡Perdí datos durante una migración!" – Taylor, administrador de CRM

Como administrador experimentado de CRM, Taylor ha participado en una buena cantidad de proyectos de migración de datos. Pero hay una experiencia en particular que continúa persiguiéndolo hasta el día de hoy.

“La migración de datos no es una broma”, dijo. “Antes de comenzar, debe tener una estrategia sólida de migración de datos para garantizar que no se pierdan ni manipulen datos”.

Hay muchos pasos involucrados en la migración de datos. Omita incluso un solo paso y corre el riesgo de tener que decir RIP a sus datos de CRM. Taylor trata de evitar apresurarse en el proceso por este motivo, pero a veces eso no es posible.

“Cuando adquirimos una nueva empresa, estaba bajo presión para avanzar con la migración de datos lo antes posible. Así que me moví rápido”, dijo. “A medida que avanzaba en el proceso, me aseguré de marcar cada casilla. ¿Planificación? Controlar. ¿Auditoría y elaboración de perfiles? Controlar. ¿Copias de seguridad? Compruébelo... o eso pensé.

Taylor sabía que la herramienta de migración de su empresa tenía una función de copia de seguridad, por lo que no pensó dos veces en este paso del proceso. Solo había un problema: no había probado la función de respaldo antes de tiempo. Las consecuencias de este paso en falso fueron más aterradoras de lo que podría haber imaginado.

“¡La copia de seguridad falló durante la migración y perdimos más de la mitad de los datos!” él dijo. “¡Pensé que me iban a despedir! Afortunadamente, esto no sucedió. Pero las palabras no tan agradables que mi jefe tuvo para mí ese día se han grabado en mi cerebro para siempre”.

Lección aprendida:

Perder años de datos valiosos y ganados con tanto esfuerzo es suficiente para enviar escalofríos a cualquiera. Para evitar que esto suceda, invierta en una solución de respaldo, establezca un programa de respaldo y pruebe los respaldos periódicamente para validar que los datos se hayan capturado con precisión y que los archivos estén intactos.

#4: "¡Mi empresa terminó en una lista negra!" – Shayla, directora de marketing por correo electrónico

La mayoría de los vendedores por correo electrónico tienen los conceptos básicos cubiertos. Elabore una copia convincente, cree un diseño espectacular, agregue una línea de asunto llamativa, presione enviar.

El equipo de Shayla no fue diferente. Pero poco antes de la temporada navideña crítica para el negocio, se encontró con un obstáculo que casi destruyó su programa de correo electrónico (y le hizo darse cuenta de que aún tenía mucho que aprender sobre el marketing por correo electrónico).

“Enviamos campañas promocionales durante un tiempo y, hasta donde sabíamos, todas se entregaron. Entonces, no pensamos que tuviéramos nada de qué preocuparnos”, dijo. “Pero al comienzo del cuarto trimestre, ¡descubrimos que Gmail nos puso en una lista negra! Fue entonces cuando supe que una gran parte de nuestros correos electrónicos se filtraban a la carpeta de correo no deseado, no a la bandeja de entrada”.

Shayla investigó un poco. Resulta que su CRM estaba lleno de registros duplicados que contenían direcciones de correo electrónico antiguas e inactivas. Shayla y su equipo no sabían que existían duplicados, por lo que continuaron enviando campañas a estas direcciones. Esto se registró como un comportamiento similar al spam en Gmail, lo que los llevó a la carpeta de spam y, finalmente, a una lista de bloqueo.

“No podía creerlo. ¿Quién sabía que 'entregado' podría referirse a otra cosa que no sea la bandeja de entrada? ella preguntó. “El esfuerzo de dos cuartas partes de crear campañas de primer nivel fue básicamente en vano, ya que la mayoría de ellas nunca fueron vistas por nuestros destinatarios. No tenía idea de que los registros duplicados pudieran tener un impacto tan grande”.

Lección aprendida:

¿Pensaste que los gemelos de El Resplandor daban miedo? "Doble problema" adquiere un significado completamente nuevo cuando se trata de duplicados. Ponga fin a esta pesadilla de datos antes de que comience implementando una solución de deduplicación que funcione mejor para su negocio. La solución correcta puede caer en una de las siguientes categorías:

• Preventivo: use un bloqueador de duplicados para administrar los duplicados a medida que ingresan desde la entrada del usuario final, las importaciones de listas, los formularios web y la integración del sistema.
• Automatizado: tome sus escenarios de deduplicación de confianza y configúrelos para que se ejecuten en una cadencia.
• Bajo demanda: Ejecute una herramienta de datos para encontrar y fusionar cualquier duplicación de datos.

También debe asegurarse de comprender la diferencia entre la entrega y la capacidad de entrega del correo electrónico y seguir las mejores prácticas de correo electrónico para evitar terminar en una lista negra.

N.° 5: “Retuvimos los datos durante demasiado tiempo, lo que violó el RGPD y resultó en una multa enorme”. – Cory, administrador de CRM

“Los datos son increíblemente valiosos. A veces, es difícil saber qué datos conservar y de qué datos deshacerse”, dijo Cory, un administrador de CRM con experiencia. “Me gusta conservar la mayor cantidad de datos posible, ¡porque nunca se sabe cuándo los va a necesitar! O al menos eso es lo que solía hacer…”

El deseo de Cory de conservar los datos de CRM comenzó como una precaución, pero con el tiempo se convirtió en algo mucho más siniestro: el acaparamiento de datos.

“Pensé que retener los datos era lo más inteligente, ¡pero terminó volviendo para atormentarme!” él dijo. “La cantidad de datos que reteníamos superaba las limitaciones de almacenamiento y, con el tiempo, los datos quedaron obsoletos. ¡Ambas cosas violaron GDPR, lo que resultó en una multa!

Lección aprendida:

No permita que su CRM se convierta en un cementerio de datos desactualizados. En su lugar, familiarícese con las regulaciones de datos para saber cuánto tiempo puede retener sus datos. Luego, establezca y trabaje con un equipo de gobierno de datos multifuncional para evaluar la necesidad de cada punto de datos. Asegúrese de tener también un plan de archivo de datos para los datos que decida conservar.

Entonces, ¿qué será: truco o trato?

Los datos de CRM de alta calidad son una delicia para cualquier negocio. Pero cuando la calidad de los datos se resiente, es cuando comienza a engañarlo, y las personas de toda la empresa comienzan a experimentar historias de horror de datos como las anteriores. No seas víctima de los demonios de datos. Tenga en cuenta estas cinco lecciones para evitar pesadillas de CRM y aprovechar al máximo sus datos.

Si bien el cuarto trimestre ya está en pleno apogeo, nunca es demasiado tarde para aprender cómo mantener su CRM en plena forma (especialmente durante los períodos de ventas de gran volumen). Para obtener consejos de expertos, consulte nuestra guía, "6 pasos para preparar su CRM para el cuarto trimestre" .

*Estas son cuentas ficticias basadas en historias reales que nuestros expertos en datos han encontrado en el campo.