9 herramientas sin las que no podría operar mi negocio independiente

Operar cualquier tipo de negocio no es fácil. Eso es cierto incluso para negocios de un solo hombre, incluido el mío.

Soy un vendedor de contenido independiente que a menudo está reservado con unos meses de anticipación. Literalmente, el tiempo es dinero, y cuanto más rápido trabajo (sin dejar de producir resultados de alta calidad), más gano.

Como resultado, encontré una variedad de diferentes herramientas SaaS que me ayudan a administrar y optimizar diferentes partes de mi negocio. Algunos se han vuelto absolutamente cruciales para mi trabajo diario, ya sea para mejorar la calidad de mi trabajo, reducir la carga de las tareas administrativas o facilitar la colaboración con otros clientes.

En esta publicación, compartiré las 9 herramientas que necesito para mi negocio de escritura independiente y cómo las uso.

1. El conjunto de herramientas de Google

Google tiene un conjunto excepcional de herramientas que uso todos los días para muchos propósitos diferentes. Las herramientas incluyen:

• Google Docs, que utilizo para redactar, compartir y editar el contenido que envío a mis clientes
• Hojas de cálculo de Google, que utilizo para mi propio sistema de seguimiento de datos de clientes de CRM personalizado
• Gmail, que sí uso para la comunicación con el cliente.
• Google Analytics, que comparte información valiosa sobre mi propio sitio y su rendimiento (y, cuando se me otorga acceso, a los datos del sitio de mis clientes y su contenido)

Las herramientas de Google son de uso gratuito, son lo más confiables posible y son fáciles de usar. Tanto Google Docs como Google Sheets tienen excelentes funciones de colaboración que facilitan la colaboración entre equipos.

Bonificación: utilizo Wordable (¡que está en esta lista!) para subir rápidamente contenido a los sitios de mis clientes, y la herramienta puede aceptar contenido de Google Docs.

2. Semrush

Hay tantas herramientas excelentes de SEO y de investigación de palabras clave disponibles, pero Semrush es mi herramienta preferida aquí.

Comencé a usar la herramienta en gran parte porque sentí que la densidad de palabras clave y los datos del nivel de competencia se presentaban de una manera clara y fácil de entender. (Este no es el caso con todas las herramientas). También me gustó que tuvieran datos sobre tendencias de palabras clave.

Eventualmente, también comencé a usar otras herramientas. Mantuve un ojo en las posiciones de las publicaciones de blog que escribí. Si cae algo de alto rango, sé que es hora de decirle al cliente que debemos actualizar esa publicación para mantener una posición segura.

También soy un gran admirador de su Asistente de escritura SEO, que es una herramienta fácil de optimización SEO. Copie y pegue su contenido en la herramienta, configure su palabra clave principal y obtenga sugerencias sobre palabras clave secundarias, tono de voz, legibilidad y más.

Hay muchas otras excelentes herramientas que puede usar para todo, desde la investigación de la competencia hasta la evaluación de los aspectos técnicos de su sitio.

3. Nextiva

Si eres como yo, pasas mucho tiempo en llamadas con clientes. Para hacerlo bien, necesita un excelente sistema telefónico empresarial, y Nextiva se lo ofrece.

Es una plataforma VoIP basada en la nube, que es la mejor opción disponible para pequeñas empresas y autónomos. Esto significa que funciona a través de Internet, lo que hace que Nextiva sea más flexible, asequible y con una calidad de llamada mucho mejor que otros sistemas telefónicos.

Nextiva también es excelente porque facilita ser profesional con sus clientes. Puede configurar un número gratuito gratuito o transferir su número anterior. Y puede configurar un mensaje de bienvenida personalizado y enrutamiento de llamadas, para que cualquier persona que llame sea tratada como si hubiera llegado a una empresa con un presupuesto mayor.

Responder llamadas es fácil en un teléfono de hardware, una computadora o incluso usando la aplicación Nextiva en mi teléfono inteligente. Cuando estoy en movimiento, la aplicación es mucho mejor que tener un número para el trabajo y otro para llamadas personales, y mucho más fácil que llevar dos teléfonos.

Y para aquellos que consiguen nuevos clientes con llamadas en frío, es ideal. Hay funciones integradas que facilitan llamar a los clientes potenciales, como poder corregir el identificador de llamadas o revisar fácilmente el historial de llamadas. Si desea mejores llamadas telefónicas y relaciones con los clientes, necesita Nextiva.

4. Gramática

Nadie es perfecto. Los errores tipográficos ocurren, especialmente en el volumen de trabajo que estoy elaborando. Y aunque reviso y reviso todo mi contenido, es muy fácil para sus ojos pasar por alto los errores, incluso cuando tiene cuidado.

Grammarly ha entrado en el chat.

Ninguna herramienta de gramática es perfecta; en muchos casos, Grammarly puede sugerir una estructura de oración incómoda o decirme que el nombre de una marca no está escrito correctamente porque simplemente no conocen la palabra. Pero una gran cantidad de sus sugerencias son buenas y pueden ayudarme a detectar pequeños errores que de otro modo serían tan fáciles de pasar por alto.

Uso la extensión Grammarly, que escanea mi contenido en la mayoría de las ventanas en línea, incluso cuando ingreso contenido en WordPress y cuando escribo en un documento de Google. Puede aceptar o rechazar sugerencias, e incluso si no hace una sugerencia directamente, a veces puede marcar una oración incómoda que querrá corregir manualmente.

Mi mejor uso para Grammarly por encima de todo: me permite configurar diferentes dialectos para verificar la ortografía de acuerdo con el lugar donde mi cliente publica el contenido. Mis clientes en Australia, por ejemplo, usan "inglés británico", mientras que mis clientes estadounidenses usan "inglés estadounidense". Contribuye en gran medida a ofrecer resultados de mayor calidad que hacen felices a mis clientes.

Pago una suscripción a Grammarly en lugar de solo usar el plan gratuito, y vale cada centavo.

5. Calendario de manzana

No tengo un software de programación elegante, porque es demasiado complicado para mí. En cambio, prefiero usar el Apple Calendar básico (y gratuito) para mantenerme al día con mi agenda.

Mi horario está codificado por colores. El azul es para el trabajo, el violeta para los planes y el naranja para las citas. Puedo asegurarme de no reservar dos veces una cita con el médico al mismo tiempo que llama un cliente al tener todo en un solo lugar.

Tan pronto como recibo una tarea, hago dos cosas: la conecto a mi software de facturación (que veremos a continuación) y la coloco en mi calendario de Apple. Configuro alertas durante 30 minutos antes de las reuniones, pero deshabilito las alertas para todo lo demás.

Aquí hay un gran diseño visual que me facilita ver lo que tengo en mi agenda y evitar que me sobrecarguen. Esto hace mi vida más fácil y asegura que no estoy prometiendo demasiado lo que realmente puedo cumplir. E incluso si estoy en movimiento, se sincroniza con mi Apple Watch para que siempre pueda verificar lo que sucede cuando necesito hacer planes.

6. Libros frescos

He escrito con bastante frecuencia sobre lo mucho que amo a Freshbooks, que es mi software de facturación preferido, por lo que definitivamente formaría parte de esta lista de mis herramientas imprescindibles.

Estos son los conceptos básicos de por qué me encanta:

• Es increíblemente asequible en comparación con otras alternativas.
• Tiene increíbles funciones de generación de informes, lo que me permite ver los ingresos totales anuales, trimestrales o mensuales junto con los ingresos recurrentes de los clientes y los datos de pérdidas y ganancias.
• Puedo colaborar con mi contador para que no necesiten que envíe archivos o documentos extensos; pueden obtener acceso de solo lectura para ayudarme con las estimaciones trimestrales y los impuestos
• Puedo personalizar completamente mis facturas y hay características flexibles como la opción de hacer que ciertas facturas sean recurrentes, aceptar diferentes tipos de pagos y usar plantillas de factura.

Y en una nota rápida: para cualquiera que se pague un salario a sí mismo (lo que hago como alguien que elige pagar impuestos como S-corp), Gusto es una herramienta excelente para ayudar con la nómina y los impuestos de los empleados. Mira eso también.

7. Redactable

He estado usando Wordable desde febrero de 2021 y soy un cliente fiel en este momento.

Envío a la mayoría de mis clientes un enlace a un documento de Google con el contenido que he creado, que ellos mismos cargarán. En algunos casos, sin embargo, los clientes quieren que suba el contenido.

Solía ​​temer esto. Se necesita un período de tiempo significativo para obtener el contenido exactamente escrito en Google Docs y luego cargarlo en un sistema CMS, pero WordPress devoró las publicaciones las suficientes veces como para saber que nunca debe escribir directamente en un CMS.

Wordable le permite cargar contenido de documentos de Word o Google Docs a ciertas plataformas CMS, incluidas WordPress, HubSpot, Shopify, Medium y más. El contenido permanece formateado correctamente, incluidas las imágenes, e incluso puede registrar información de SEO como meta descripciones o texto alternativo.

Una de mis características favoritas son las opciones de "transformación" cuando estás cargando contenido. Puede elegir que todos los enlaces se abran automáticamente en una nueva pestaña, por ejemplo, en lugar de tener que ajustar manualmente cada uno; puede insertar texto alternativo, meta descripciones y más. También puede obtener una limpieza básica o compresión de imágenes.

Esto agiliza significativamente una parte de mi trabajo que de otro modo requeriría mucho tiempo y sería tediosa, lo que siempre es una buena noticia.

8. Hola Firma

HelloSign es un software virtual de firma de documentos. Estas firmas son legalmente vinculantes.

La herramienta le permite cargar documentos, crear plantillas y firmarlos o enviarlos a otra persona para que los firme (¡o ambas cosas!).

Si bien hay muchas alternativas a HelloSign, elegí HelloSign por su versatilidad, su costo asequible y su interfaz excepcionalmente fácil de usar. Estas son cualidades que no todas las herramientas de la competencia tienen.

Mi movimiento favorito con HelloSign es tener una plantilla de contrato estándar lista para usar. Ya lo firmé por mi parte, y tengo campos de texto donde los clientes pueden ingresar su propia información, como el nombre de la empresa, el nombre del representante y la firma. Mientras no se necesiten cambios, puedo cerrar un contrato minutos después de un acuerdo entre un nuevo cliente y yo.

9. Salida de contacto

ContactOut es la herramienta ideal para cualquiera que busque construir su red profesional y hacer crecer su negocio a través del marketing por correo electrónico. Su potente función de búsqueda le permite encontrar rápidamente contactos de correo electrónico relevantes en LinkedIn, mientras que su plataforma de correo electrónico facilita el inicio de campañas de correo electrónico y la administración de sus listas de contactos. Ya sea que recién esté comenzando en su carrera o sea un comercializador experimentado.

Con su lista de correo electrónico lista, vaya a la sección Correo electrónico y cree una plantilla para comenzar su campaña de divulgación o correo electrónico. Lo mejor de esta sencilla función de correo electrónico es que puede realizar un seguimiento de si un correo electrónico se ha abierto o no, así como enviar seguimientos automáticamente si no se recibe una respuesta.

Si está buscando una solución de correo electrónico con todo incluido que incluya tanto un buscador de correo electrónico como una plataforma de marketing, esta es una buena opción para usted.

Pensamientos finales

Si me hubieras dicho que ser un escritor independiente significaría que necesitaría docenas de herramientas diferentes para ayudarme con las tareas esenciales, para trabajar con los clientes con las herramientas que eligieron e incluso para eliminar funciones comerciales básicas como cobrar. , probablemente habría corrido hacia el otro lado.

Tener un negocio de escritura independiente significa que debe tomarlo en serio y encontrar herramientas que lo ayuden a mantenerlo funcionando sin problemas. No puedo recomendar estas 9 herramientas lo suficiente para los autónomos, pero recuerde que existen muchas opciones y la mayoría ofrece pruebas gratuitas: encuentre lo que funciona mejor para usted y sus necesidades específicas. Leer más: trabajos por cuenta propia.

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