6 consejos para llevar a cabo con éxito una reunión de negocios

En el día y el tiempo de hoy, administrar un negocio es nada menos que un desafío. Los empleados deben cuidar las operaciones, las finanzas, el reclutamiento, las campañas de marketing y más. Al mismo tiempo, deben asignar recursos para garantizar niveles óptimos de eficiencia.

Publicación relacionada: 9 consejos probados para una gestión eficaz de reuniones

Toda la gerencia debe estar al tanto de las cosas que suceden en el negocio. Para eso, hay que incorporar las reuniones de trabajo a la rutina. Estas reuniones son una parte inevitable de la vida laboral. Permite que el equipo discuta temas, proyectos y planes apremiantes en tiempo real, lo que abre puertas para discusiones prácticas. Invitar diferentes opiniones a la mesa también puede ayudar a generar nuevas ideas para el negocio.

Sin embargo, las reuniones también pueden ser desafiantes. A veces, la gente llega a tiempo, pero la reunión empieza tarde. A veces, la agenda no está clara, diferentes personas discuten sobre cosas y el anfitrión no puede manejarlo. Este tipo de reuniones hacen más daño que bien para un negocio. Por lo tanto, debe aprender algunas reglas para llevar a cabo una reunión eficaz. Para ayudarte, hemos enumerado seis consejos para llevar a cabo una reunión de negocios con éxito.

1. Establecer la atmósfera adecuada

Como propietario o gerente de una empresa, debe establecer el tono adecuado para las reuniones. Depende de usted si desea que las reuniones sean formales o informales. Asimismo, decide si quieres tener reuniones en tiempo real o virtuales. Debe crear un enlace para reuniones virtuales y compartirlo con todos al menos un día antes.

De igual forma, deberás reservar salas de conferencias o reuniones con amplio espacio para realizar reuniones presenciales. De cualquier manera, debe crear una atmósfera de respeto mutuo donde los participantes puedan compartir sus ideas y opiniones sin dudarlo.

Además, considera cambiar la atmósfera siempre que te parezca posible. La mayoría de las reuniones son formales y parecen un asunto tedioso para los empleados. Para contrarrestar eso, puede salir al aire libre para una reunión para aligerar el ambiente. De lo contrario, puede tener discusiones informales semanalmente para que las sesiones parezcan menos formales y logren el propósito mientras permiten que los empleados se relajen.

2. Establecer una agenda de reunión

Establecer un plan puede sonar como una obviedad, pero desafortunadamente, ese no es el caso. Diferentes personas plantean diferentes temas, desviándose del propósito de la reunión. Es crucial establecer una agenda de reunión. Puede resumir eso en un folleto o escribirlo en la pizarra para que todos sepan por qué se han reunido. Podría ser para discutir nuevas ideas de productos, identificar un problema, superar un obstáculo o cualquier cosa que suceda en el negocio.

Lea también: ¿Cómo verificar si su automóvil tiene un seguro válido y libre de impuestos?

Una vez que el propósito de la reunión esté claro, cree una lista de temas que desea discutir. Asigna una duración específica a cada tema para evitar alargar la reunión. Envíe el calendario de la reunión a todos los asistentes con anticipación para que todos puedan prepararse. Recuerde, establecer una agenda proporciona una brújula para la conversación. Garantiza que la reunión vuelva a encarrilarse cada vez que la discusión se desvía del rumbo.

3. Mira el reloj

Los empleados dejan sus tareas rutinarias para participar en estas reuniones; por lo tanto, no les gusta que los hagan esperar. Por lo tanto, establezca una hora firme para comenzar su reunión sin demoras. En lugar de esperar a que las personas se unan, asegúrese de que todos los asistentes lleguen cinco minutos antes para comenzar a tiempo. Del mismo modo, mantenga el ritmo de la reunión por buen camino y termine a tiempo en lugar de arrastrarla.

Además, elija el momento adecuado para la reunión. La mayoría de los lunes y viernes son los más ocupados, así que evite recoger estos días. Cuidado con el momento adecuado para realizar una sesión específica. Siempre puede consultar con su equipo para encontrar el mejor momento para programar una reunión.

4. Dirija la discusión

A menudo, las discusiones de la reunión se desvían del tema. Una cosa lleva a la otra, lo que significa que los participantes pueden desviarse del tema. Dirigir la conversación al tema o agenda apropiados durante las reuniones de negocios es esencial. Sin embargo, la pregunta sigue siendo, "¿cómo?"

En primer lugar, puede elegir algunas oraciones de sus notas como elemento de discusión o hacer una pregunta relacionada. Del mismo modo, si el tema parece emocionante o valioso, sugiera programar una reunión por separado para discutir la idea más a fondo. De lo contrario, puede indicar que la conversación se está desviando del tema y que desea volver al plan. Puede dudar en tales situaciones, pero siempre es mejor hablar para dirigir la reunión con éxito.

5. Tome notas y circule minutos

No importa cuán atento esté en una reunión, es esencial tomar notas y mantenerse al tanto de todos los puntos. Estos podrían ser puntos de discusión, ideas sobre próximos proyectos o preguntas abiertas. Tener estos indicadores por escrito contribuirá en gran medida a recordar las cosas. En base a esto, puede planificar tareas y entregar proyectos.

Como anfitrión de la reunión, puede asignar a alguien para esta tarea y asegurarse de que escriba cada decisión y discusión crucial. Más tarde, distribuya estas actas de la reunión para que todos sepan lo que sucedió en la reunión. Garantizará que todos los empleados estén en sintonía y que nadie malinterprete lo que se dijo en la reunión. Tener un registro detallado también mejorará la credibilidad, eliminando la probabilidad de errores y contratiempos.

Lea también: Pasos sencillos sobre cómo encontrar cuentas de Instagram que sigan al instante

6. Termine con un plan de acción

Los gerentes a menudo dejan una lista de cosas para terminar antes de que termine la reunión, pero ese no es el enfoque correcto. Debe dejar los últimos minutos de la reunión para discutir los próximos pasos. La discusión debe girar en torno a quién es responsable de qué. Del mismo modo, brinde una idea de los plazos para que los empleados sepan que tienen objetivos que alcanzar.

Lo más importante es terminar las reuniones de manera positiva para que los empleados se sientan motivados. Tal vez, cuéntales sobre un próximo trato o el último cliente que obtuviste. Las noticias felices y positivas elevan la moral y los animan a trabajar más duro para alcanzar los objetivos comerciales.

Pensamientos finales

Dirigir una reunión de manera efectiva es nada menos que un arte y una ciencia. Debe asegurarse de que los participantes estén activos y presenten sus puntos de vista. Asimismo, establecer un plan es otra tarea crucial. Ayuda a las personas a comprender qué esperar de la reunión. Con todo, su sesión puede tener éxito si logra el objetivo deseado. Por lo tanto, dirija la discusión, dé la bienvenida a diferentes puntos de vista y finalícela con un plan de acción.