5 pasos para construir una plataforma de comunicación empresarial

Una buena comunicación interna es un elemento crítico para el éxito de cualquier negocio. De hecho, un estudio ha demostrado que los empleados en un lugar de trabajo moderno dedican aproximadamente el 80 % de su tiempo a actividades de colaboración. En este mundo empresarial moderno, las herramientas de comunicación digital son clave para maximizar estas interacciones.

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Desafortunadamente, la mayoría de las empresas sufren plataformas internas fragmentadas y desconectadas. Una pequeña empresa emergente con 5 a 10 empleados puede funcionar bien con mensajeros regulares, como correo electrónico o aplicaciones de redes sociales. Sin embargo, a medida que contrate nuevos empleados y establezca una estructura más ramificada, necesitará una plataforma de comunicación interna especializada, una que se incorpore sin problemas a sus procesos existentes y que esté hecha a la medida de acuerdo con los requisitos de sus empleados.

Además, desea una solución, por ejemplo, una solución de marcación, que pueda incorporar a su plataforma de comunicación y que le permita conectarse sin problemas con sus clientes y consumidores. Si está interesado, eche un vistazo a los números 1800 a la venta por Call Cowboy.

Con esta guía completa, hablaremos sobre los beneficios de una herramienta de comunicación comercial personalizada y cómo debe construir una desde cero.

Beneficios de una plataforma de comunicación empresarial interna

Construir su herramienta de comunicación puede ayudar a su negocio de muchas maneras. Estos son algunos de los beneficios del software personalizado de comunicación empresarial interna:

1. Un impulso de productividad

La razón principal por la que una empresa debe desarrollar una plataforma de comunicación corporativa es para ayudar a aumentar la productividad de los empleados. Cuando la comunicación es más rápida y sencilla, sus empleados pueden concentrarse y dedicar más tiempo a otro trabajo importante. Con el software personalizado, sus empleados pueden tener acceso a las últimas actualizaciones e información relevante a la que se puede acceder fácilmente en cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento.

Si lo desea, también puede incluir herramientas colaborativas como bandejas de entrada de correo electrónico o espacios de trabajo compartidos en su plataforma que brinda nuevas posibilidades para su personal. Si tiene el presupuesto, la automatización es otra forma de ayudar a aumentar la productividad, automatizando y simplificando las tareas rutinarias para liberar tiempo a sus empleados.

2. Mejor experiencia de empleado remoto

El lugar de trabajo moderno requiere una transformación digital total, especialmente ahora con la tendencia creciente del trabajo remoto, gracias al brote de COVID-19. Pero a medida que la pandemia comienza a disminuir y las empresas comienzan a abrir sus puertas una vez más, la mayoría de las organizaciones ahora utilizan una configuración híbrida, una combinación de oficina tradicional y trabajo remoto.

En ambos casos, la comunicación interna fluida es fundamental para las empresas, especialmente con un lugar de trabajo híbrido. Una herramienta de comunicación personalizada puede ayudarlo a aumentar su productividad y, al mismo tiempo, optimizar los procesos existentes.

3. Procesos más optimizados

La comunicación corporativa suele involucrar varios canales para diferentes propósitos. Esto puede crear silos de comunicación y provocar la desconexión de los empleados. Al construir una plataforma de comunicación interna personalizada, puede crear una comunicación unificada mientras optimiza los procesos, eliminando la necesidad de cambiar entre diferentes plataformas y aplicaciones.

Como resultado, sus empleados pueden dedicar menos tiempo a buscar los datos y la información necesarios. En cambio, pueden obtener todo el contenido esencial actual en un solo lugar.

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4. Fomentar una cultura corporativa abierta y transparente

Una plataforma personalizada para la comunicación corporativa interna ayuda a crear una cultura abierta y amigable para compartir opiniones e ideas, así como para conocer a sus compañeros de trabajo y aumentar la confianza y la camaradería.

Cuando se desarrolla adecuadamente, una plataforma de comunicación empresarial también puede ser un lugar para difundir y promover su cultura corporativa. Puede permitirle publicar anuncios, compartir fotos corporativas, realizar talleres en línea y eventos virtuales, u honrar a su personal, todo lo cual puede aumentar la satisfacción, la motivación y la inclusión en los lugares de trabajo.

Cómo crear una plataforma de comunicación empresarial

1. Elija una empresa de desarrollo de software con experiencia

A menos que sea un programador con una sólida experiencia en desarrollo de software, desarrollar su plataforma de comunicación significa que necesita contratar o subcontratar una empresa de desarrollo de software para construir una plataforma de comunicación.

Como responsable de construir su software de comunicación, quiere a alguien con suficiente conocimiento. Considere preguntar por proyectos anteriores y si tienen experiencia en la creación de la solución que necesita. Verifique su historial y lea reseñas y testimonios sobre sus servicios.

La mejor empresa de desarrollo de software también debe tener las herramientas y los recursos necesarios para desarrollar una plataforma de comunicación personalizada para su empresa. Deberían utilizar las tecnologías más recientes y emergentes para crear productos de software seguros y escalables.

Además, el desarrollo de software puede tardar meses en completarse. Esto significa que trabajará con una empresa de desarrollo durante meses. Por lo tanto, desea una empresa que tenga una comunicación fluida y transparente y que lo actualice constantemente sobre los hitos del proyecto.

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2. Haz tu investigación

Una vez que encuentre el desarrollo adecuado para asociarse, puede comenzar a realizar investigaciones con ellos. Al igual que con todos los proyectos, debe comenzar el desarrollo de su plataforma de comunicación empresarial con una planificación exhaustiva. Usted y su desarrollador deben investigar a fondo la situación y el clima del mercado. Según el ciclo de vida de desarrollo de software que utilice su empresa de desarrollo, el proceso variará.

Sin embargo, en general, investigar el mercado de software de comunicación corporativa requiere que responda estas preguntas clave:

¿Cuáles son sus necesidades comerciales para una plataforma de comunicación?

Una plataforma de comunicación comercial personalizada le permite adaptarla perfectamente de acuerdo con sus necesidades comerciales. Entonces, la pregunta ahora es ¿cuáles son esas necesidades?

Para entender las necesidades de su negocio, considere quién, qué y cómo.

¿Quién usará el software? ¿Es para departamentos específicos o una solución para toda la empresa? ¿Cómo lo usarán sus empleados? ¿Necesitan una aplicación de chat grupal simple para mantenerse conectados y compartir noticias de la empresa? ¿Necesita una herramienta de colaboración o gestión de proyectos para que algunos departamentos específicos accedan y compartan ideas e información? ¿Quizás necesita algo especial como una solución de comunicación para sus altos directivos y miembros de la junta? ¿O tal vez lo quieres todo?

¿Necesita una solución web, una aplicación móvil o ambas?

Una vez que haya determinado sus necesidades, debe decidir si elige una solución solo web/móvil o planea cubrir ambas para habilitar las comunicaciones comerciales.

En general, la oficina tradicional está compuesta por computadoras de escritorio y portátiles. Por lo tanto, la mayoría de las soluciones de comunicación digital para empresas suelen estar basadas en la web. Dicho esto, con la creciente popularidad del trabajo remoto, las primeras aplicaciones móviles también han aumentado significativamente.

En la mayoría de los casos, incluso una plataforma basada en la web debería ser compatible con dispositivos móviles en estos días. Sin embargo, es mejor desarrollar ambos (siempre que tenga el presupuesto), lo que le permitirá atender a un lugar de trabajo híbrido.

¿Cuáles son sus KPI de éxito?

Establecer KPI de éxito claros le permite obtener una mejor comprensión de las mejores características que necesita para lograrlos. La lista exacta de métricas que debe configurar dependerá de las necesidades de su negocio. Sin embargo, en general, los KPI de éxito de una plataforma de comunicación empresarial eficaz pueden incluir:

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1. Métrica de participación

Esto se refiere a cómo los empleados interactuarán con la plataforma y participarán en actividades de comunicación corporativa y social. Por ejemplo, puede incluir abrir, responder, hacer clic y otras métricas relevantes.

2. Métrica de comportamiento

Esto se refiere a cómo la solución influye en los comportamientos, actitudes y opiniones de los empleados. Esto puede incluir el nivel de satisfacción y confianza, la tasa de respuesta promedio y más.

3. Métrica de productividad

Esto se refiere a cómo la plataforma aumenta la productividad y los empleados dentro de la empresa. Algunos ejemplos pueden incluir cuánto tiempo se ahorra debido a la mejora de las comunicaciones internas o qué tan rápida es la comunicación y la colaboración.

Tenga en cuenta que se producirán más preguntas durante la etapa de investigación. La mayoría de las empresas de desarrollo pueden ayudarlo a resumir todo lo que hay que saber sobre un proyecto en la primera etapa de desarrollo. Por lo tanto, tómese su tiempo para analizar sus opciones y necesidades con la empresa de desarrollo que haya elegido.

3. Establecer un eje central

Cualquier herramienta de comunicación interna efectiva requiere un centro central, que sirva como base para sus necesidades de colaboración y comunicación.

En este caso, considere usar una intranet. Actúa como un centro de trabajo digital centralizado para sus empleados, integrando todos los sistemas existentes. También facilita que su personal administrativo administre la comunicación y el contenido, al tiempo que hace que sea más conveniente para el resto de sus empleados encontrar la información necesaria y conectarse entre sí.

Permite un lugar donde toda colaboración y comunicación puede comenzar y permite a los usuarios conectarse en tres niveles diferentes: personal, local y global.

En general, su desarrollo de software puede ayudarlo a configurar la intranet de su empresa, en línea con el desarrollo de su plataforma de comunicación.

4. Considere las características que necesita

Hemos mencionado antes que el desarrollo de su plataforma de comunicación le permite adaptarse perfectamente a las necesidades de su empresa. Por lo tanto, su funcionalidad también se puede personalizar. Esto hace que la lista de características potenciales sea bastante más grande.

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A continuación se presentan algunas de las características más comunes de una plataforma de comunicación interna. Tenga en cuenta que cuantas más funciones tenga, mayor será el costo del desarrollo de software.

1. Incorporación

La idea detrás de la incorporación es ayudar a guiar a los usuarios, mostrando cuáles son las funciones principales y cómo usarlas. A medida que crea una plataforma de comunicación, puede implementar un proceso de incorporación de diferentes maneras, como un breve video introductorio o algunas capturas de pantalla de la plataforma y sus funciones clave.

2. Perfiles

La comunicación interna se basa en la transparencia. Por lo tanto, desea que sus empleados puedan iniciar sesión e identificarse. El proceso de registro no debería ser diferente de otras aplicaciones donde los usuarios pueden proporcionar su correo electrónico o número de teléfono. O puede optar por dejar que sus administradores creen perfiles de empleados. Su perfil debe incluir la información necesaria, como foto, nombre, departamento, puesto, detalles de contacto e información no laboral, como pasatiempos, que pueden ser útiles para mejorar las relaciones con los empleados.

3. Alimentar

Aquí es donde se publicará toda la información: anuncios, logros, proyectos actuales, actualizaciones de la vida corporativa y más. Debe incluir una funcionalidad que le permita anclar anuncios importantes para que todos puedan verlos. También puede incluir un sistema de filtrado para que los empleados puedan ordenar las publicaciones por relevancia.

4. Biblioteca

Uno de los problemas de comunicación clave para los empleados es encontrar los archivos correctos. Tener una biblioteca de archivos compartidos puede ayudar a sus empleados a almacenar todo en un solo lugar y acceder a ellos cuando lo necesiten.

5. Grupos

Esta característica es necesaria para ayudar a departamentos específicos a crear un grupo dedicado para compartir información específica del equipo. Se pueden publicar anuncios y otra información para que solo los miembros del grupo puedan verlos y acceder a ellos.

6. Chat y videollamada

La funcionalidad de mensajería instantánea y videollamadas es imprescindible para cualquier plataforma de comunicación empresarial moderna. Es fundamental contar con funciones de mensajería directa entre usuarios. La función de videollamada también permite que los equipos remotos celebren reuniones y conferencias virtuales.

7. Compartir archivos

Esto es necesario para toda comunicación empresarial. Dependiendo de las necesidades de su negocio, compartir un tipo de archivo puede ser suficiente, pero es mejor si su plataforma admite varios tipos de archivos.

8. Notificaciones

Las notificaciones son necesarias para garantizar que los empleados no se pierdan ningún mensaje o anuncio importante cuando la aplicación se ejecuta en segundo plano.

9. Controles de administración

El control administrativo es una función de seguridad importante. Le permite asignar un administrador que monitorea las comunicaciones internas, agrega o elimina empleados, cambia los niveles de acceso y más.

10. Integraciones

La opción de poder agregar e integrar aplicaciones de terceros permite un ajuste perfecto con su solución existente. También ayuda a ahorrar en costos. Por ejemplo, en lugar de desarrollar una función para la edición colaborativa de documentos, simplemente puede integrar los servicios existentes que ya usa, como Dropbox u Office 365.

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5. Establecer un presupuesto

Una plataforma de comunicación empresarial no es barata. Si opta por la ruta personalizada, debe reservar una cantidad significativa de su presupuesto. En general, su desarrollador puede ayudarlo a planificar su plataforma para que se ajuste a su presupuesto establecido.

Dicho esto, aquí hay algunos factores que afectan el desarrollo de la comunicación:

• Tipos de expertos que necesita (gestor de proyectos, desarrollador de Android/iOS, desarrolladores web, etc.)
• Duración del desarrollo
• Funcionalidad y característica
• Diseño (interfaz prefabricada o hecha desde cero)
• Plataformas (basadas en la web o aplicaciones móviles)

Quitar

La comunicación empresarial continúa evolucionando a medida que cambia la conectividad social. Hoy en día, para construir un entorno empresarial transparente y colaborativo, una plataforma de comunicación empresarial dedicada es más crítica que nunca.

Esta es la razón por la cual el desarrollo de software de comunicación empresarial se está volviendo más popular para brindar a sus empleados una plataforma diseñada específicamente para sus necesidades y que se adapta perfectamente a sus flujos de trabajo existentes, algo que las soluciones prefabricadas difícilmente pueden ofrecer.

Con una herramienta de comunicación corporativa interna personalizada, su empresa puede aprovechar numerosos beneficios, específicamente una mayor productividad general. Y una empresa con empleados productivos es una organización exitosa.