5 Mejores Prácticas para Crear un Manual del Empleado Efectivo

Cada empresa de hoy tendrá sus políticas, reglas y procedimientos que rigen el trabajo y las prácticas de sus empleados. En algunos casos, bastará con decirle a su equipo lo que necesita para que lo hagan. Sin embargo, esto no siempre funciona.

Compartir verbalmente las políticas de su empresa puede generar confusión y una aplicación incoherente. Si su equipo no está informado de sus derechos, responsabilidades, así como de sus expectativas, no puede esperar que las sigan, ¿verdad?

Necesita un manual del empleado para que todo esté disponible y claro para su equipo. En este artículo, aprenderá por qué esto es importante y cómo puede crear uno excelente.

Por qué es importante tener un manual del empleado

Un buen manual del empleado contendrá todo lo que el empleado necesita para trabajar de manera eficiente en la empresa. Esto puede incluir todo, desde las normas y reglamentos hasta las leyes relativas a su trabajo y las normas sociales establecidas para ellos.

El sector empresarial enumera las principales razones por las que las empresas necesitan manuales para empleados en función de lo que incluyen:

• Definir la misión, cultura y valores de la empresa. Esto mostrará a los empleados cómo pueden contribuir a sus objetivos comerciales y mantener su misión transparente.
• Definir las expectativas y políticas de la empresa. Todos los que trabajan en su empresa deben estar al día con sus expectativas sobre ellos. Esto incluye todos los detalles, desde cuándo y dónde funcionarán hasta qué tipo de reglas tienes.
• Explique sus recursos y apoyo. Los empleados deben saber qué recursos están disponibles y dónde pueden obtener apoyo.
• Enumere los beneficios de la empresa. Esto motivará al equipo y promoverá la igualdad en el lugar de trabajo.
• Minimizar conflictos y riesgos. Finalmente, el manual servirá como protector legal de riesgos tales como juicios y reclamaciones.

Mejores prácticas para su manual del empleado

Ahora que sabe por qué esto es importante, pasemos a la parte procesable: las mejores prácticas que lo ayudarán a crear un excelente manual para empleados.

1. Incluya todos los elementos importantes en su manual

La creación de un manual del empleado es un trabajo en progreso, pero la primera versión será la más desafiante para usted. Hay mucho que incluir, por lo que es natural que no sepa por dónde empezar.

Cuando comienza a crear su manual, es útil pensar en él como escribir un manual. La idea es incluir todos los aspectos importantes del trabajo en su empresa, responder preguntas comunes que puedan tener los empleados y ser transparente sobre los planes de su empresa .

La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. tiene una guía muy útil con las cosas que debe incluir un manual del empleado. Es posible que desee utilizar esta lista para comenzar con la suya:

• Programas de trabajo
• Compensación y beneficios para empleados
• Información general de empleo
• Acuerdos de no divulgación
• Políticas contra la discriminación y políticas de permisos
• Sección de informática/tecnología
• Seguridad y protección en la empresa.
• Estándares y expectativas en términos de conducta

Por supuesto, esta es solo una lista general que incluye algunas de las cosas que se agregan con mayor frecuencia a estos manuales. No tienes que detenerte en esto. Lo que incluya en su manual dependerá de su empresa, sus expectativas y las tareas que tiene para el equipo.

Lo que sea que considere importante o proporcione valor al equipo, puede incluirlo en su manual del empleado.

Es posible que no lo hagas bien la primera vez, pero recuerda: siempre puedes modificar y mejorar tu manual del empleado. Este es un trabajo en progreso y aunque el primer borrador es el más difícil, editarlo más tarde es mucho más fácil.

2. Use un blog interno para compartir conocimientos

Una gran idea sería tener un blog interno de la empresa donde publicará su manual del empleado. Esto permitirá a los empleados acceder a las pautas cuando lo deseen y desde cualquier lugar. También le permitirá modificar el manual cuando sea necesario y compartir noticias y actualizaciones en un solo lugar.

Un blog interno al que solo puede acceder su equipo es una excelente manera de promover la comunicación y el intercambio de conocimientos en el lugar de trabajo . Este es el lugar más natural y adecuado para su manual.

Puede crear una página de manual en su blog y vincularla a recursos útiles, noticias, archivos que su equipo puede descargar, herramientas a las que pueden acceder para resolver un problema, etc. Hacer que su manual sea digital y esté disponible es la mejor manera de garantizar que todos tengan acceso a la información, siempre que la necesiten.

3. Ofrezca soluciones además de reglas

El propósito más importante del manual del empleado es facilitar la comunicación interna . Dicho esto, debe asegurarse de que su manual contenga instrucciones sobre cómo resolver problemas técnicos relacionados con su trabajo, como el uso de hardware y software corporativo, procedimientos de inicio de sesión, acceso a recursos comunes, etc.

Muchas empresas cometen el error de insertar reglas en su manual sin decirles a los empleados cómo resolver sus problemas cuando ocurren.

Digamos que sus empleados tienen problemas con la velocidad de su computadora después de instalar un nuevo macOS. Todo lo que necesitan hacer es consultar su manual para encontrar las pautas de aceleración de Ventura para ayudarlos a resolver este problema y acelerar el dispositivo.

Dichas herramientas son vitales para todas las empresas, especialmente para las empresas remotas, porque ayudan a ahorrar un valioso tiempo de soporte de TI. Más aún, mantiene efectivo al equipo, especialmente durante sus primeras semanas después de ser contratado en su empresa.

4. Asegúrate de que se vea bien

Los manuales de empleados pueden contener información importante, pero seamos realistas: ¡realmente matan el estado de ánimo! No hay nada divertido en un manual lleno de reglas y regulaciones.

Su equipo no estará emocionado por leer este documento y estará aún menos emocionado cuando lo revisen para encontrar un poco de información.

Por lo tanto, no se trata solo de lo que incluye, sino también de cómo lo presenta. Si desea que esto funcione, debe hacerlo simple , atractivo y claro para los lectores.

Comencemos con algo simple y claro. A menos que todos los que trabajan para usted tengan antecedentes legales, no entenderán la compleja sección sobre las leyes laborales estatales o federales. Esto significa que no puede copiarlo palabra por palabra y esperar que ellos lo averigüen. En su lugar, pídale a alguien de su equipo legal que lo haga más claro y atractivo.

Lo siguiente es la aparición de su manual. Preste mucha atención a los formatos que usa e inserte algunas imágenes para mantener la pieza más atractiva si puede. Una imagen vale más que mil palabras, especialmente si comparte instrucciones sobre cómo solucionar un problema, hacer algo o seguir un procedimiento paso a paso.

La apariencia es crucial en tales documentos. Para que el contenido se pueda escanear fácilmente y permitir que sus empleados encuentren la información que necesitan de inmediato, agregue muchos títulos y subtítulos, use muchos espacios en blanco y agregue viñetas siempre que sea posible.

Considere esto: un empleado tiene un problema o dudas sobre lo que puede o no puede hacer. Deciden abrir el manual del empleado. Si se trata de un documento con poco espacio en blanco y un formato deficiente, pasarán una eternidad tratando de encontrar la información que necesitan. Si tiene encabezados y viñetas, esto será mucho más fácil.

5. Edítalo regularmente

Esta no es una tarea de una sola vez. Muchas empresas usan el mismo manual sin cambiar nada durante años, si no décadas. Lo que funcionó antes podría no funcionar ahora. Los empleadores cambian sus expectativas, al igual que los empleados. Sin mencionar que las leyes y las políticas cambian. Es posible que haya olvidado agregar algo antes o haya decidido hacer excepciones.

El manual del empleado es un documento formal al que todos tienen acceso y deben respetar. Como tal, debe incluir siempre información relevante y actualizada. Esto te hará ganar más respeto por parte de tus empleados y te ayudará a evitar un sinfín de problemas.

Para estar seguro, programe revisiones periódicas de su manual. Tome notas cuando tenga cambios que le gustaría agregar y regrese a esas notas durante estas revisiones. Cuando revise el manual, tómese su tiempo para ver las leyes que podrían haber cambiado desde la última actualización. Las leyes cambian constantemente, por lo que es posible que desee consultar a su equipo legal para evitar cometer errores y demandas costosas.

Pensamientos finales

¿Ya tienes un manual del empleado? Si es así, ¿tiene todo lo que está en esta lista? ¿Cuenta con la información pertinente y la mantiene actualizada?

Repase estos consejos nuevamente y descubra qué le falta a su manual. Cuídalo lo antes posible y asegúrate de que esté disponible para tu equipo cuando lo necesiten.