4 aspectos del cumplimiento que su empresa debe implementar

Independientemente de la industria, todas las empresas deben cumplir con las regulaciones. Ya sea que esas leyes y prácticas sean generales o específicas de la industria, los programas de cumplimiento ayudan a mantener a las empresas en línea.

Los programas de cumplimiento son similares a las señales que los conductores y ciclistas encuentran en las carreteras. Las barandillas y los carriles mantienen a las personas en movimiento dentro de límites específicos y brindan un sentido de dirección. Las señales y los semáforos ayudan a advertir sobre condiciones adversas y prevenir accidentes.

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Los programas de cumplimiento crean barandas figurativas, carriles, señales y semáforos para los empleados. Sin embargo, estos programas también brindan a las empresas una forma de revisar y rastrear todo lo relacionado con el cumplimiento normativo. Esto puede incluir procedimientos que se aplican a roles de trabajo específicos, funciones de departamento o culturas organizacionales.

Si bien algunos aspectos de un programa de cumplimiento están determinados por la ley, otros son simplemente prácticas comerciales sólidas. Aquí hay cuatro para considerar implementar.

1. Auditorías y Prácticas de Monitoreo

Las auditorías pueden ayudar a determinar qué tan bien se alinean los procedimientos de una empresa con las normas y estándares de la industria. Por ejemplo, las organizaciones de atención médica deben cumplir con las regulaciones de HIPAA. Es posible que las empresas ajenas a la industria de la salud deban cumplir con normas y leyes de privacidad del consumidor separadas que rigen los documentos financieros. Las auditorías externas e internas muestran a los líderes las áreas en las que la empresa está funcionando bien y las mejoras que deben realizar.

Supongamos que su empresa es un proveedor de servicios en la nube que almacena datos para varios clientes. Quiere saber si sus prácticas de datos y controles internos son lo suficientemente seguros para proteger la información del cliente.

Las pautas de la industria en una guía de auditoría SOC 2 pueden ayudarlo a determinar si su empresa cumple. Las guías de auditoría también identifican qué esperar de una auditoría y cómo proceder de acuerdo con las recomendaciones de la industria.

Por supuesto, una auditoría real es una forma más completa de determinar dónde se encuentran los procedimientos de una empresa. Entre auditorías, el monitoreo determina si las prácticas y los procedimientos se están desviando demasiado. El monitoreo generalmente incluye medidas de control de calidad, como las observaciones de los empleados.

En el sector de la educación, las observaciones en el aula determinan si los maestros cumplen con los requisitos del plan de estudios. Estas observaciones son oportunidades para identificar dónde los empleados individuales podrían necesitar capacitación adicional para garantizar que la organización siga cumpliendo. Los miembros del personal trabajan con los administradores para corregir las deficiencias y mejorar las fortalezas existentes.

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2. Capacitación de empleados

Los empleados no pueden implementar lo que no entienden o saben. Es esencial capacitar a su personal sobre cómo ayudar a la empresa a cumplir con las normas. Pero también lo es brindarles información básica sobre por qué es necesario un programa de cumplimiento y sus procedimientos. Si bien los veteranos de la industria pueden tener más conocimientos que los nuevos empleados, las regulaciones en evolución pueden significar cambios en el razonamiento o el propósito.

Los empleados que no entienden o conocen el propósito detrás de un programa de cumplimiento pueden estar menos motivados para llevarlo a cabo. La investigación de McKinsey & Company muestra que el 70% de los empleados definen su sentido de propósito a través del trabajo.

Los programas de cumplimiento y las regulaciones de la industria a menudo van de la mano con la misión o el propósito general de una organización. La capacitación formal e informal brinda a los empleados la oportunidad de ayudar a dar forma a esa misión. Los cursos, las reuniones, las conversaciones y las sesiones de capacitación en el trabajo cierran las brechas entre los esfuerzos del individuo y de la organización. Los empleados aprenden cómo sus funciones y acciones encajan en el éxito de la empresa, incluido el cumplimiento.

Los miembros del personal tienen la oportunidad de hacer preguntas, expresar inquietudes y hacer sugerencias para mejorar. Sus propósitos o roles individuales dentro del negocio se vuelven más claros y pueden proporcionar motivación para ejecutar responsabilidades.

3. Una persona o equipo de contacto designado

Cada barco necesita un capitán para poder navegar, y lo mismo se aplica para que un programa de cumplimiento tenga éxito. Su empresa debe tener una persona o equipo de contacto que supervise el diseño y la implementación del programa.

La cantidad de miembros del equipo probablemente dependerá del tamaño y la extensión del negocio. Es posible que una organización pequeña con una sola ubicación solo necesite una persona. Las empresas más grandes probablemente necesitarán un grupo para manejar el cumplimiento en múltiples instalaciones.

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El papel de un líder o equipo de cumplimiento es garantizar que un programa se desarrolle de acuerdo con el plan. La persona o equipo de contacto ayuda a identificar las áreas débiles donde es más probable que ocurra un incumplimiento. Los equipos de cumplimiento también pueden identificar dónde ya están ocurriendo los problemas y trabajar con los empleados para corregirlos.

Supongamos que un oficial de cumplimiento descubre que no se están realizando copias de seguridad de datos fuera del sitio por separado. Algunos empleados saben que estas copias de seguridad deberían estar ocurriendo. Sin embargo, le informan a la persona de contacto que faltan herramientas y controles internos para realizar copias de seguridad de datos con éxito. La persona o el equipo del punto de cumplimiento pueden trabajar con los líderes para que los miembros del personal dispongan de las herramientas necesarias. El equipo de cumplimiento también podría diseñar mejores controles, incluidos los procedimientos de verificación.

4. Procedimientos y estándares documentados

Incluso la memoria más fotográfica necesita algo a lo que referirse. La documentación escrita que sea accesible para todos los empleados es tan imperativa como la comunicación cara a cara. Los procedimientos de cumplimiento documentados brindan a los empleados las señales y guías que necesitan a medida que avanzan.

Los estándares documentados brindan instrucciones cuando una persona viva no está disponible. Los empleados no tendrán que dejar de hacer lo que están haciendo y potencialmente incomodar a un cliente. Pueden obtener respuestas a preguntas sencillas y seguir los mismos estándares que sus compañeros.

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Los documentos escritos dan a todos las mismas reglas y aseguran la aplicación uniforme de esos estándares. Sin embargo, la documentación debe ser fácil de seguir. También es fundamental revisar los recursos escritos periódicamente para confirmar que estén actualizados y sean relevantes. Cuando lo que está escrito no coincide con lo que se comunica en las reuniones, se crea una confusión que puede conducir al incumplimiento. Los documentos también deben aplicarse a los roles de trabajo para que los empleados puedan encontrar rápidamente lo que necesitan.

Mantenerse en Cumplimiento

Los programas de cumplimiento están destinados a ayudar a las empresas a seguir las normas y prácticas de la industria. Pero para mantener a las empresas operando dentro de las líneas, los programas de cumplimiento deben contener ciertos componentes para que sean efectivos. Algunos de estos incluyen auditorías, sesiones de capacitación, equipos de supervisión y estándares documentados. Hacer que estos aspectos formen parte del programa de cumplimiento de su empresa aumentará sus posibilidades de éxito.