10 poderosos trucos de productividad

Usa estos trucos de productividad para mejorar cuánto haces en tu trabajo y en tu vida.

¿Encuentras que no logras tanto como esperabas? que no estás alcanzando todo tu potencial?

A menudo, los propietarios de pequeñas empresas terminan realizando múltiples tareas, centrándose en las cosas equivocadas y sin aprovechar al máximo su potencial empresarial.

A pesar de tener la ambición de hacer más, nunca parecen hacer las cosas bien y construir su negocio como les gustaría. Se pierden en una gran cantidad de tareas que los mantienen ocupados pero no productivos .

Estos trucos de productividad pueden ayudarlo a mejorar su eficacia en su negocio. Pruebe estos diez trucos de productividad y vea cuánto puede mejorar.

Para ser más productivo, consulte también la publicación sobre las mejores herramientas de productividad.

10 PODEROSOS TRUCOS DE PRODUCTIVIDAD

#1. DEFINE SUS TAREAS CLAVE

– si conoce la curva de Pareto, estará familiarizado con la regla 80-20. A menudo aplicada a las ventas y el marketing, la regla de Pareto establece que el 80 % de sus ganancias provendrá del 20 % de sus clientes.

Para la productividad, se puede aplicar la misma regla. El 20% de su tiempo dedicado a las tareas correctas producirá el 80% de sus resultados. Hay diferentes nombres para estas tareas: las tareas más importantes o las actividades de mayor apalancamiento .

Brian Tracy, el autor de Eat That Frog, señala que debe encontrar las tres tareas principales que aportan el mayor valor a su empresa u organización. Identifica estas tareas y hazlas bien para mejorar tu desempeño (hazlas mejor y más rápido).

Recuerde que la multitarea no funciona, y la mayoría de las personas que realizan múltiples tareas son mucho menos productivas. Algunas investigaciones sitúan la caída de la productividad cuando se realizan varias tareas a la vez en un 40 %.

#2. REDUCE EL TIEMPO EN EL CORREO ELECTRÓNICO

– Los hábitos de correo electrónico para la mayoría de las personas son malos.

En particular, si estás usando un móvil y lo tienes configurado para que vibre o tenga un sonido de alerta. El uso de estos te obliga a prestar atención al correo electrónico a menudo a expensas de tu concentración en una tarea principal.

Controlar cuándo y qué correos electrónicos mira es vital para ser más productivo. El otro punto clave es ir al grano rápidamente con los correos electrónicos.

Escriba correos electrónicos que vayan al grano rápidamente y que no tengan más de cinco oraciones. Acortar los correos electrónicos ahorrará tiempo a las personas que tienen que leerlos.

Estas herramientas que pueden ayudarte con tus hábitos de correo electrónico son:

1. AwayFind: controlará su cuenta de correo electrónico en busca de mensajes importantes y le notificará a través de SMS, mensajes directos de Twitter...
2. Unroll Me: escaneará su cuenta de correo electrónico y le brindará una descripción general de sus suscripciones existentes a la lista de correo. Darse de baja rápidamente de las listas de correo con un solo clic.

#3. CREA NUEVOS HÁBITOS

Aunque somos criaturas de hábitos, romper viejos hábitos y adoptar nuevos puede ser difícil. El primer lugar para comenzar es reconocer qué hábitos están causando que seas improductivo durante el día.

Existen algunas herramientas excelentes que lo ayudarán a comprender cómo pasa su tiempo actualmente.

1. Tiempo de rescate: se ejecuta en segundo plano en su computadora o dispositivo móvil y realiza un seguimiento de los minutos que pasa en varios sitios o aplicaciones.
2. Oportuno: le permite registrar cómo pasa su tiempo. Aunque está dirigido al trabajo, también puede realizar un seguimiento del tiempo personal.

Crea nuevos hábitos y organízate mejor para que tu productividad mejore. Probablemente los dos hábitos más importantes son tener un enfoque más centrado en el trabajo y hacer más cosas.

Herramientas como Nozebe, basadas en el método de productividad Get Things Done, pueden ayudarlo a concentrarse.

Otros hábitos a adoptar incluyen el método de trabajo Pomodoro. La "Técnica Pomodoro" es una técnica de gestión del tiempo en la que trabajas en una sola actividad durante 25 minutos y luego tomas un descanso de cinco minutos.

La segunda es procrastinar menos. Elabore listas de cosas por hacer que pospone y elimine aquellas que no son tareas de alto apalancamiento.

El resto enfóquese en lograrlos y manténgase al tanto de cuán efectivo es usted para lograrlos.

Otro buen consejo es trabajar con otra persona como compañero de productividad. Si vas a un gimnasio, sabrás que comprometerse a ir con alguien ayuda.

De manera similar, comprometerse a ayudar a otros a ser más productivos puede ser divertido y ayudarlo a lograr más.

Reúnanse una vez a la semana y revisen el progreso de cada uno, compartan herramientas, errores y lo que funcionó bien.

#4. DESARROLLAR PATRONES DE TRABAJO

Si bien los hábitos individuales pueden ayudarlo a mejorar, tener una rutina puede cambiar drásticamente su semana laboral.

Algunas de las personas de negocios más exitosas desarrollan rutinas que funcionan para ellos y las utilizan.

A los mejores empresarios les gusta ser altamente productivos temprano en la mañana, y otros a menudo tienen momentos del día establecidos en los que asignan tareas específicas, por ejemplo, lidiar con el correo electrónico.

Si bien el domingo es un día familiar, a menudo llega a un final natural cuando la familia está dormida. Con el lunes a solo unas pocas horas de distancia, puede ser un buen momento para hacer un trabajo importante.

Esto puede hacer que tu comienzo del lunes sea más enfocado a medida que te preparas para el día y la semana que viene.

#5. ENERGIZA TU VIDA

Hago ejercicio 6 días a la semana y descanso los domingos. La razón es que sé que ayuda a despejar mi mente y, en última instancia, me siento más vivo y con un mayor nivel de energía.

Los estudios han demostrado que las personas que hacen ejercicio regularmente lidian mucho mejor con el estrés. No solo eso, sino que el ejercicio regular mantiene tu cerebro activo y capaz de trabajar mejor.

Trate de establecer un tiempo determinado para el ejercicio. Si su horario no le permite estar en el mismo lugar, desarrolle una rutina de ejercicios que pueda funcionar para usted, por ejemplo, camine a un ritmo rápido en lugar de tomar el metro.

Sal a correr antes si te alojas en un hotel con regularidad. Si programa el ejercicio al final del día, aunque solo sea por 1/2 hora, lo ayudará a estar más saludable y también lo ayudará a dormir mejor.

La otra pieza del rompecabezas es llevar una dieta saludable.

Los tipos de alimentos que come afectan el funcionamiento de su cerebro. Si no está seguro de qué tan bien está comiendo, mantenga un diario de su comida durante una semana (incluidos los refrigerios nocturnos) y revíselo para ver qué puede mejorar.

#6. HACER NADA

Lo primero que debe hacer es programar su tiempo libre.

Es muy fácil seguir adelante y llenar la semana con trabajo. Algunas empresas adoptan un día sin reuniones para ayudar a su gente a tener una idea clara de cómo realizar las tareas críticas sin distracciones.

Se trata de encontrar el día que mejor funcione para su negocio y apegarse a él.

Ser creativo lleva tiempo. Trabajar constantemente puede parecer el camino correcto, especialmente si tiene una serie de fechas límite.

Sin embargo, trabajar más de 40 horas a la semana puede ser contraproducente.

Si piensa en su cerebro como un músculo, trabajarlo constantemente lo llevará a la fatiga y al fracaso.

El cerebro necesita tiempo de inactividad no solo para mantener un alto nivel de productividad, sino también porque a menudo es cuando tu mente es más creativa.

#7. HAGA MÁS EN MENOS TIEMPO

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización” – esto se conoce como la Ley de Parkinson.

Puede parecer extraño, pero cuanto más tiempo te das para hacer algo, más probable es que llenes ese tiempo para hacer la tarea.

En el otro extremo, algunas personas 'prosperan' con los plazos y, por lo tanto, dejan las tareas críticas hasta que están cerca del plazo para realizarlas.

Desafortunadamente, este método de trabajo a menudo no deja tiempo para la reflexión y la mejora. Peor aún, puede significar que la fecha límite de una persona obliga a otros a cambiar su horario para adaptarse a estos 'adictos a la fecha límite'.

Abordar las tareas temprano y en el contexto de su trabajo es una parte fundamental de la priorización de las cargas de trabajo.

Parece que una de las cosas en las que no somos buenos es estimar el tiempo.

De acuerdo con la Ley de Hofstadter, es probable que subestimemos el tiempo que lleva realizar algunas tareas. El truco para una mejor planificación está en considerar el tiempo disponible antes de la tarea en sí.

Programe tareas y complete la tarea en un marco de tiempo que sea realista pero lo obligue a ser eficiente.

#8. PASE MENOS TIEMPO EN LAS PANTALLAS

– usar nuestro teléfono inteligente, tableta o computadora antes de acostarnos puede causarnos una mala noche de sueño.

La causa es la luz azul que emiten estas pantallas.

Sugerencia: descargue flux, use la técnica Promodora, ya que dedicar ese tiempo a tomar un descanso y obtener luz natural lo ayudará a mantenerse productivo.

Un tema mucho más amplio es cómo ajusta su entorno de trabajo para mejorar la productividad.

La otra cara de estar frente a las pantallas es que probablemente estés más distraído. Escribir en un diario puede ser una experiencia muy creativa y la mayoría de las personas aún pueden escribir más rápido de lo que pueden escribir.

#9. ESCUCHAR MÚSICA

El ruido aleatorio y el chat de la oficina pueden causar distracciones. Sin embargo, la investigación ha demostrado que la música ambiental o las personas que escuchan música pueden conducir a mayores niveles de productividad.

La investigación del profesor de Stanford Clifford de la Universidad de Standford muestra que la música es escuchada por su propia parte del cerebro, por lo que podemos escuchar música mientras hacemos otras cosas.

Claramente, algunas tareas no funcionarán bien con la música y la investigación muestra que el aprendizaje y la memoria pueden verse afectados por la reproducción de música. Sin embargo, la investigación muestra que para tareas repetitivas puede ayudar.

#10. SUBCONTRATAR

Muchos propietarios de pequeñas empresas intentan hacer demasiado ellos mismos. Trabajar con un presupuesto es una cosa, pero tratar de aprender constantemente nuevas habilidades y hacer las cosas por ti mismo puede ser destructivo.

Aprovechar sus fortalezas y concentrarse en tareas de alto valor es fundamental.

Una de las mayores ventajas de Internet es nuestra capacidad para trabajar con otras personas en todo el mundo. Esto ha dado lugar a empresas que colaboran con las habilidades y ayudan a las pequeñas empresas a acceder a recursos de bajo costo.

Los asistentes virtuales ahora son un recurso estándar utilizado por muchas personas altamente productivas.

La subcontratación de tareas de poco valor y que requieren mucho tiempo puede darle un gran impulso a la productividad. Tampoco necesita pagar por un asistente virtual 'completo', aunque los beneficios de tener una persona son obvios.

Puede pagar una cantidad determinada de horas cada mes y el costo simplemente se basará en el conjunto de habilidades que necesita.

Una cosa que debe recordar con los asistentes virtuales es que debe organizarse para aprovecharlos al máximo. Al igual que el viejo dicho 'la basura entra, la basura sale', las sesiones informativas enfocadas y las buenas instrucciones son importantes para obtener los resultados que desea.

Para obtener más herramientas de productividad, consulte las mejores herramientas de productividad.

Estos trucos de productividad son solo algunas de las formas en que puede mejorar su eficacia en su semana laboral y en su vida personal. Todos somos diferentes así que lo que finalmente decidas como tu receta dependerá del tipo de trabajo que hagas. Sin embargo, la investigación debería darle una guía sobre cómo mejorar su desempeño.