10 consejos esenciales para un marketing de eventos exitoso

El marketing de eventos puede ser una herramienta poderosa para su empresa u organización para ayudar a crear conciencia de marca, conectarse con su público objetivo a nivel personal e incluso impulsar las ventas. Pero el marketing de eventos no se trata solo de promocionarte a ti mismo y a tu marca; se trata de crear una impresión duradera que se quede en las personas mucho después de que abandonen su stand o fiesta.

En última instancia, el objetivo del marketing de eventos es crear una experiencia memorable. Ya sea que envíe a los clientes a una búsqueda del tesoro en su tienda o organice una clase de cocina con uno de sus productos como ingrediente principal, el objetivo es crear un evento que atraiga los sentidos de todos y entusiasme a las personas con su marca.

Aquí hay 10 consejos que harán que el próximo evento de su empresa sea un éxito.

Consejo #1: El tiempo lo es todo

Cuando planifique su evento, es mejor evitar los meses calendario de un trimestre. Los eventos en la cola de una juerga de gastos de vacaciones pueden tener un rendimiento inferior o incluso hundirse, razón por la cual muchas empresas se resisten a un proyecto de marketing de eventos durante los primeros meses del año.

Además, el primer trimestre es conocido por los desafíos climáticos. Si decide seguir adelante con un evento de invierno, recuerde que las cosas simples, como los calentadores de manos y calentadores de regalo, son muy útiles para el personal y los invitados.

Consejo #2: Conozca a su cliente objetivo

Como todo marketing, para que el marketing de eventos tenga éxito, debe estar dirigido. Mientras planifica su evento, sepa a quién está tratando de involucrar, cómo puede captar mejor su atención y dónde los encontrará.

Cada dólar que gaste debe orientarse hacia la audiencia adecuada. Comprender qué datos demográficos abarcan (edad, género y ubicación geográfica, por ejemplo) es vital, pero otro tipo de información puede ayudarlo a profundizar: la psicografía. Estas son las actitudes y creencias que definen a su público objetivo, y estos factores le permiten identificar eventos y conferencias a los que es probable que asista su público objetivo.

Consejo #3: Dos cabezas piensan mejor que una

Una de las mejores formas de generar más tracción para su evento es alinearse con socios estratégicos. Las asociaciones pueden ayudarlo a llegar a nuevas audiencias, obtener más valor de su evento y ahorrar dinero en costos de marketing. La asociación con otras organizaciones atrae nuevos asistentes y crea oportunidades para la promoción cruzada entre marcas.

Al alinear su marca con socios y eventos estratégicos, investigue. Manténgase alejado de los eventos del primer año a menos que el promotor u organizador del evento tenga un historial sólido.

La ubicación es clave cuando se trata de eventos y venta minorista, ya que las áreas de mayor tráfico, como las entradas o las tapas de los extremos, generalmente brindan el mejor retorno de la inversión. Por el contrario, las áreas más ruidosas, como las que están cerca de la música en vivo, pueden hacer que sea extremadamente difícil conectarse durante las conversaciones.

Consejo #4: Conozca su juego final

El marketing de eventos exitoso se basa en objetivos claros. Antes de que pueda medir el éxito de su evento, necesita saber cómo será ese éxito determinando los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se utilizarán para evaluar el rendimiento de su evento.

Los KPI son métricas específicas que lo ayudan a medir y determinar qué tan bien se está desempeñando una actividad o iniciativa en relación con un objetivo o estándar. Por ejemplo, si su objetivo es aumentar las ventas en un 8 % este año y las ventas aumentaron un 10 %, entonces su KPI se superó en un 2 %.

El ROI es una métrica importante para medir el éxito de sus esfuerzos de marketing de eventos, pero no es la única. El ROI es un indicador de éxito, no un fin en sí mismo. Puede ayudar a guiar decisiones futuras, pero también es importante para evitar que el ROI se convierta en lo único que importa al evaluar el marketing de eventos. Aunque es difícil calcular el valor de cosas como las nuevas conexiones, el boca a boca, la participación en línea y el rumor, a menudo valen más que una venta a largo plazo.

Consejo #5: El éxito requiere planificación

Cada evento de marketing experiencial necesita un documento de procedimiento operativo estándar bien definido. Estas instrucciones escritas deben establecer una rutina detallada para su evento.

Invertir cuidadosamente su tiempo en la planificación inicial de su evento lo recompensará con enormes dividendos al final. Asegúrese de trazar los detalles de todo el evento de principio a fin y proporcione a su equipo las herramientas que necesitan para tener éxito.

Consejo #6: Venga preparado para la configuración

Al planificar su evento, cree un manual de organización de eventos para su personal y voluntarios. Asegúrese de incluir lo que espera que traigan y usen para el evento, así como una lista completa de todo lo que necesita en su stand.

Por ejemplo, la mayoría de los eventos requerirán que traiga una mesa de seis pies, sacos de arena o baldes con peso para asegurar la carpa, una mesa de seis pies, un faldón de mesa con la marca, materiales de marketing y una carpa de 10×10 con la marca si el espacio es lo suficientemente grande o una mesa de cóctel más pequeña en caso de que el espacio sea reducido. Los profesionales de la planificación de eventos se aseguran de llegar siempre con bridas, cinta adhesiva, un rotulador, cables de extensión y tijeras industriales para hacer frente a cualquier emergencia imprevista que surja.

Consejo n.º 7: envíe a los clientes potenciales lejos con algo en sus manos

A la gente le encantan las cosas gratis, así que asegúrese de incluir algunos obsequios en su evento. Si es posible, ofrezca más de un tipo de comida para llevar, de modo que haya algo para todos los gustos.

Cuando los invitados se van con merchandising o artículos de bajo costo, su marca vive fuera del evento. Un recuerdo memorable recuerda a las personas sobre su experiencia con su marca e incluso puede incitarlos a compartir el recuerdo con amigos y familiares.

Consejo #8: Deje que el evento se mantenga vivo a través de las redes sociales

El contenido social compartible permite que su experiencia perdure mucho después de empacar su stand al convertir a cada asistente en un embajador de su marca. Durante el evento, entrega favores con el hashtag del evento e incentiva a los invitados a tomar fotos y compartir.

Asegúrese de tener personal listo para documentar el evento a través de sus propias fotografías y videos. Después del evento, publique esas fotos y clips en sus canales sociales. Compartir imágenes, videos e historias e interactuar con los comentarios mantiene viva la experiencia mucho después de que haya terminado.

Cuanto más creativa y divertida sea su experiencia, más fácil será recopilar contenido atractivo y animar a los seguidores a compartir. Hay muchas maneras de sobresalir entre la multitud: solo necesita pensar fuera de la caja. Por ejemplo, los juegos o actividades que promueven la interacción de los participantes hacen que el evento sea más memorable para todos los involucrados.

Consejo #9: Analice el proceso

Después de su evento, asegúrese de evaluar el proceso. Cree un registro de lo que funcionó bien y lo que cambiará la próxima vez. ¿Puede enjuagar y repetir el proceso o ampliarlo en el futuro?

Recuerda evaluar cómo responde tu público objetivo. Antes del evento, tómese el tiempo para trazar el viaje del cliente que imagina para este evento. ¿Cómo atraerá clientes potenciales del evento a su embudo y qué hará para interactuar con esos clientes potenciales? Después del evento, determine si su mapa era exacto.

Este “post-mortem” es fundamental para evaluar lo que funcionó y lo que no funcionó. Utilice esta información y conocimiento para mejorar sus próximos eventos o campañas.

Consejo #10: Agradezca a todos los participantes involucrados en el evento

El marketing de eventos ocupa un pueblo, así que recuerda agradecer a tu equipo por su arduo trabajo. Durante el evento, asegúrese de que su personal corra a toda velocidad ofreciendo refrigerios saludables, barras energéticas, agua fría y refrescos.

Luego, distribuya tarjetas de regalo económicas aplicables a eventos en tiendas minoristas como agradecimiento. Recuerde, el personal, los trabajadores, los voluntarios, la gerencia y los organizadores de su evento son todos clientes potenciales, así que asegúrese de agradecer e involucrar a todos los involucrados.

Sobre todo, asegúrese de que el marketing de su evento no se trate solo de ventas, sino de crear una impresión duradera a través de interacciones y experiencias memorables. ¡Lo mas importante es divertirse! Si no disfrutas lo que estás haciendo, tu audiencia tampoco lo hará.