職場の生産性を高める戦略
公開: 2023-07-18職場の生産性とは、あらゆる瞬間に、より多くのことを行うよう常に自分自身を追い込むことではありません。
忙しさは時代遅れの概念であり、関係者全員の疲労と燃え尽き症候群につながるだけです。 より少ない時間でより多くのことを行う方法を学びたいのではなく、正しいことを効率的に行う方法を学びたいのです。
職場の真の生産性とは、忙しさのためではなく、目的と集中した努力のために適切なタスクに集中することです。 職場の真の生産性により、各人は自分の創造性、スキルセット、独自の視点、エネルギーを本当に重要なタスクに発揮できるようになります。
あなたがチーム リーダーであっても、個人の貢献者であっても、このガイドは、多忙な状態から効率的で生産性が高く、影響力のある状態に移行するためのアイデアを提供します。
しかし、上記の説明は、本当の意味について歪んだ見方をしています。 達成された仕事の価値を考慮せず、単に投資に対する生産量を表します。
では、職場の生産性が時間を最大化することではないとしたら、それは何でしょうか?
結局のところ、職場の生産性は非常にシンプルです。個人と会社の両方の利益になるように、有意義なタスクを効率的に達成することです。 それは何かのタスクを達成することではありません。 あらゆる職場や職場の専門家にとって、それは最も重要な目標、言い換えればSMART 活動を成功裏に達成することを意味します。
物理的なスペース、生産性を重視した環境、文化、従業員の個人的な習慣など、さまざまな要因が職場の生産性に影響します。
さらに、リソース、テクノロジー、効果的なコミュニケーションとコラボレーション、管理慣行、ワークライフ バランス、従業員のモチベーションとエンゲージメントの利用可能性も含まれます。
これらの要素はすべて、職場内の生産性のレベルを決定する上で重要な役割を果たします。 これらの要素を理解して最適化すると、組織内の生産性を大幅に向上させることができます。
職場の生産性が重要な理由
ビジネスにとって重要な目標に取り組む従業員の生産性の向上は、企業の業績と正の相関関係を持ちます。
Society for Human Resource Management (SHRM) が実施した調査によると、生産性を重視する組織では離職率が低く、従業員の満足度が高いことが明らかになりました。
従業員は仕事に積極的に取り組み、目的のあるタスクに従事することで、生産性が向上する可能性が高くなります。 従業員エンゲージメントのレベルが高い組織は、そうでない組織に比べて成功する可能性が4 倍高くなります。 逆もまた真です。 生産性が高い従業員は、より積極的に仕事に取り組み、献身的に取り組む傾向があります。
何が職場の生産性を低下させているのでしょうか?
WorkLife によると、9 時から 5 時までというのは嘘で、労働者のほぼ半数が 1 日の労働時間が 4 時間以下であると回答しています。 Microsoft によると、職場で生産性を低下させる最大の気晴らしは会議です。
会議によってパフォーマンスが低下しない場合は、マルチタスクが影響します。
会議中にタスクを実行しようとして、Slack でメッセージを読み、30 分経ってもタスクが完了せず、会議も聞いていないことが何度あるか考えてください。 コンテキストの切り替えが生産性を損なうことに疑いの余地はありません。
著名な作家でコンピューターサイエンス教授のカル・ニューポート氏は、著書『Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World』の中で、電子メールを消去しようとしたり、無意味な会議に参加したり、グループチャットの通知に参加したりすることは、今日の経済で成功する方法ではないと述べています。 。
簡単に言えば、深い仕事とは、気を散らすことなく完全に集中して行う専門的な仕事です。 脳の能力を最大限に発揮し、貴重な成果を生み出すのに役立ちます。
マルチタスクは標準的かもしれませんが、非常に非効率的です。 常に気を散らされながらも、モノタスクと深い作業を行うことが、前進するための方法です。
職場の生産性を高める 5 つの方法
生産性を向上させる方法は 100 万通りありますが、大きな違いを生むのはたった 5 つだけです。 彼らです：
- ワークライフウェルビーイングへの焦点
- ポジティブな労働文化の創造
- テクノロジーの活用
- コミュニケーションの効率化
- データの利用
当然のことですが、燃え尽き症候群は、無意味な作業に長時間費やさなければならないことから生じることがよくあります。 したがって、生産性の向上は、活動に費やす時間を管理することだけではありません。 それは、適切な活動に時間を費やすことから始まります。
適切なアクティビティが特定されると、時間のブロックなどの小さなハックを実装してコンテキストの切り替えを排除し、効率を高めることが容易になります。
ソース:ツイスト
1. 解毒剤としてのワークライフウェルビーイング
仕事と生活の調和は、燃え尽き症候群ややる気のなさに対する単なる解毒剤ではありません。 それは、総合的な専門的および組織的な成長を促進するために必要な燃料です。
Z世代と同様に、ミレニアル世代は自分たちのライフスタイルをサポートしてくれる企業や仕事を求めています。 多くの組織は、生産性がもはやオフィスの境界に限定されていないことを認識しています。
真に生産的な作業環境により、チームメンバーは仕事、家庭生活、趣味、家族との約束を効果的に管理できるようになります。 柔軟性とワークライフバランスを促進することで、組織は全体的な幸福を育み、個人が生活のあらゆる分野で成長できるような雰囲気を作り出すことができます。
ワークライフウェルビーイングは生産性とエンゲージメントを向上させ、柔軟な労働時間、リモート勤務オプション、在宅勤務によってサポートされます。 有給休暇やハイブリッドな仕事のアプローチなど、シンプルだが非常に価値のある福利厚生は、チームメンバーの関心を引くのに大いに役立ちます。
幸福は、個人の家庭でのライフスタイルから始まるかもしれませんが、適切な文化はそれをより大きな能力で育み、そうすることで生産性を促進します。
2. ポジティブな労働文化の創造
文化はインサイドアウトとアウトサイドインの両方のゲームです。
従業員が時間の管理方法に気を配る必要があるのと同じくらい、組織自体も文化を通じて職場の生産性を確立する上で大きな役割を果たしています。
より生産的な職場の構築を目指す企業は、より成果ベースの仕事を促進するための活動ではなく、やりがいのある成果に目を向けることができます。 さらに、アジャイルアプローチなど、仕事へのアプローチを変えることは、熱心で生産的な文化を生み出すのに有益である可能性があります。
アジャイルな職場では、チームがプロジェクトの所有権を持ち、時間を管理し、自分たちの強みに応じて作業できるようになります。 パフォーマンスは、机に座っている時間ではなく、仕事の質で評価されます。
最も肯定的な文化は、共通の目的とより効率的な作業方法を持つことによって確立されます。 目的と意味、そして組織の本質的な目標と目標に焦点を当てる文化を作り出すことで、組織は生産性と効率性の高い職場の基盤を築くことができます。
前向きな労働文化を促進する 3 つの方法には、専門能力の開発と成長のサポート、多様性の最大化、チームの自主性の向上が含まれます。
専門能力の開発と成長をサポートする
専門的な成長と生産性の間には重要な関係があります。 ClearCompanyによると、従業員の 74% が、専門能力開発の機会が不足しているため、潜在能力を最大限に発揮できないと回答しています。
継続的な学習と能力開発の取り組みにより、従業員の知識とスキルセットを向上させるためのツールとリソースが提供されます。 これにより、タスクをより効果的に実行し、問題を効率的に解決し、新しいテクノロジーや作業プロセスに適応できるようになります。
要するに、十分なスキルを持ち、自信を持っている従業員は、熱心な従業員になる可能性が高いということです。
知識の伝達は従業員に利益をもたらすだけでなく、組織の最大の資産であり、成功への最短の道でもあります。 従業員の成長に投資することで、組織は課題に対処し、機会を捉え、生産性を向上させるためのより適切な設備を備えた労働力を生み出すことができます。
多様性の最大化
ボストン コンサルティング グループ (BCG) の調査では、多様性が企業の収益を高めることが判明しました。
多様性と包括的な職場は、オープンなアイデアの交換を促進する環境を育み、さまざまな背景を持つ個人が集まり、互いに学び、最終的にイノベーションと生産性を推進することを可能にします。
異なる視点、経験、専門知識を持つ人々が協力すると、画期的なソリューションや創造的な問題解決につながる豊富な独自の洞察がもたらされます。
多様性を受け入れることで、企業は個人が評価され、尊敬され、力を与えられていると感じられる空間を作り、帰属意識を育み、最高の仕事に貢献するよう奨励します。
最終的に、多様性と包括性を優先する組織は、前向きな労働環境を作り出すだけでなく、より大きなイノベーション、生産性、経済的成功の可能性を解き放ちます。
チームとチームメンバーに自主性を与える
いつ何をすべきかを指示されるのを好む人はいませんし、従業員にはそれぞれ独自のスタイルがあります。 従業員に権限を与える 1 つの方法は、明確に定義された組織ポリシーを通じて個人の責任を奨励することです。
個人が意思決定を行い、自分の仕事に責任を負う権限を与えられると、仕事の成功により多くの投資をするようになり、最高のパフォーマンスを発揮する意欲が高まります。
さらに、委任とアウトソーシングの技術を検討することも有益です。 各チームメンバーの強みとスキルを特定することで、最適な人材にタスクを割り当てることができ、各メンバーが専門分野で優れた能力を発揮できるようになります。
これにより、効率が向上するだけでなく、チーム メンバーがより価値の高い仕事に集中できる時間が確保され、組織全体の生産性と成功に貢献します。
3. より良い結果を得るためにテクノロジーを活用する
私たちは仕事中に頻繁に中断され、非生産的な気を散らすために仕事時間の半分を失う傾向があります。 テクノロジーを戦略的に使用すると、気を散らす要素を最小限に抑え、仕事で失われる時間を節約するだけでなく、仕事のやり方を改善するという根本的な解決策にもなり得ます。
生産性とは、集中した作業だけではなく、効率とシステム化も意味します。 システム化によって生産性を向上させるには、合理化されたプロセスと効率的なワークフローを確立することが重要です。 オンボーディング、トレーニング、および自動化できるタスクをシステム化することから初日から始まります。
オンボーディングとトレーニングを自動化することで、企業は管理タスクを削減し、部門間で一貫したトレーニングを確保し、新入社員にとってより魅力的で自主的なオンボーディング エクスペリエンスを生み出すことで生産性を向上させることができます。
これにより、人事チームの負担が最小限に抑えられるだけでなく、新入社員は大量の書類手続き、長時間のトレーニング セッション、部門間での一貫性のないトレーニングを受ける代わりに、パーソナライズされた学習体験を提供する一元化されたプラットフォームにログオンすることになります。
チームメンバーは自分のペースで作業を進めることができるため、圧倒されることなく、より効果的に情報を学習し、吸収することができます。
標準化された手順を作成し、可能な限り反復的なタスクを自動化することで、貴重な時間とエネルギーをより戦略的で創造的な取り組みに費やすことができます。
効果的なプロジェクト管理およびプロジェクト コラボレーションソフトウェアを導入すると、タスクの割り当てを最適化し、冗長性を最小限に抑え、シームレスな調整を促進できます。
4. コミュニケーションと作業プロセスの合理化
コミュニケーションと作業プロセスを合理化することは、協力的な作業文化を育み、生産性を最大化するために非常に重要です。
1 日に 1,000 件の Slack メッセージを送信することは、従業員の生産性の向上にはつながりません。 代わりに、チームメンバーがアイデア、フィードバック、情報を自由に交換できる構造を作成することで、コラボレーションと問題解決の向上につながります。
このような体系的でありながら透明性が高く包括的なアプローチにより、誰もが自分の意見を聞いてもらえ、評価されていると感じることができ、最終的には士気とエンゲージメントが高まります。 また、メッセージの読み書きに何時間もかかりません。
さらに、会議を効果的に構成することは、作業プロセスを合理化する上で重要な役割を果たします。 明確な議題、定義された目標、割り当てられた時間枠は、議論の焦点を絞って生産性を保つのに役立ちます。
不必要な接線を最小限に抑え、効率を最大化することで、構造化された会議により、チームはより迅速に意思決定を行い、より効率的に望ましい結果を達成できるようになります。
合理化されたコミュニケーション手法を導入し、構造化された会議を確立することで、チームワークと創造性が強化され、プロジェクトのスケジュールが加速され、組織全体の成功が促進されます。
5. データを使用して個人および組織の生産性を向上させる
データは、従業員と組織の利益のために説明責任と生産性を確保および維持するための原動力です。
重要業績評価指標 (KPI) は羅針盤として機能し、生産性向上への道を照らします。 データを分析することで、チームは改善の余地がある領域を特定し、進歩を妨げている職場プロセスのボトルネックや非効率性を正確に特定できます。
さらに、明確な目標と期待が成功の具体的なベンチマークとなるため、リーダーはデータによってチームにインスピレーションを与え、モチベーションを高めることができます。
データを味方にすれば、個人および組織の生産性の可能性を最大限に引き出し、より大きな成果を達成することができます。
少ないほど多くのことができる
職場の生産性を高める効果的な戦略を導入することは、組織に利益をもたらすだけでなく、従業員の満足度、エンゲージメント、全体的な幸福にも貢献します。
適切に設計されたプロセスと手順、明確なコミュニケーション チャネル、支援リソースを組み込むことで、組織は生産性を促進し、従業員が最高のパフォーマンスを発揮できる環境を作り出します。
個人が達成感を感じ、自分の努力が変化を生むのを実感すると、満足度とエンゲージメントのレベルが高まり、仕事の満足度とモチベーションの向上につながります。
さらに、従業員の健康を優先することで、組織は健康的なワークライフバランスを促進し、ストレスを軽減し、全体的な健康を促進します。 最終的に、これにより生産性が高く満足度の高い従業員が組織の成功と成長を促進し、生産性、満足度、幸福度の好循環が形成されます。
生産性を促進し、価値を優先し、ポジティブな文化を育む職場環境を構築することで、組織は持続可能な成長を達成し、今日のペースの速いビジネス環境で競争力を維持できます。
働きやすい職場環境の構築に取り組むことは、目に見える利益につながり、企業が市場で成長するのに役立ちます。
職場の生産性は人事マネージャーが決めるのではなく、チーム、チームメンバー、組織が決めるのです。 したがって、職場の生産性を大幅に向上させる方法を考えている場合は、短い時間にさらに多くのことを詰め込もうとしないでください。
代わりに、個人は、目の前にあるタスクが実際に組織の目標に貢献しているかどうかを確認する必要があります。 チームは自分たちの仕事のやり方を分析できます。 組織は、前向きな労働文化を築き、テクノロジーを活用し、データを活用して意味と結果を結びつけることを目指す必要があります。
従業員の成長、経験、定着に投資します。 従業員の成功計画を通じて生産性の向上を達成する方法を学びましょう。