従業員監視ソフトウェアによるワークロード管理: 完全ガイド 2022

チームの仕事が不十分であることに悩まされていますか? 従業員の時間をより生産的にする方法を常に探していますか? このブログはあなたにとって究極の解決策です。 実際、ほとんどの企業は、最適な方法でワークロードを管理する正しい方法を見つけ出すことができません。 逆に、彼らはスタッフを過重労働させたり過小労働させたりします。 これらの状況はいずれもビジネスにとって何のメリットもありません。

スタッフを過小労働させ続けても、コストを賄い、優先度の高いプロジェクトを期限までに完了することはできません。 また、過労状態にしておくと燃え尽き症候群になってしまいます。 しかし、私のガイドの助けを借りれば、あなたにとって完璧なバランスを見つけることができるでしょう。 2022 年のワークロード管理について知っておくべきことをすべて取り上げました。

ワークロード管理とは何を意味しますか?

適切なワークロード管理とは、最大限の生産的な結果を得るためにタスクを割り当て、熟慮することを指します。 職場でバランスが取れていれば、チームメンバー全員が自分の能力を最大限に発揮して働くことができます。 非常に多くの組織は、コスト、リソース、お金などを重視しすぎるという罪を犯しており、その結果、最も重要なリソースである従業員の世話を忘れています。

従業員監視ソフトウェアを導入すると、ワークロード管理に関連するこれらの問題がすべて解決されます。 このような効率的なソフトウェアは、どのタスクを誰に割り当てるべきかを理解するのに役立ちます。 また、時間管理の問題も障害なく解決されます。 従業員のパフォーマンス レポートをチーム単位、個人単位、さらには部門単位で表示できます。 各プロジェクトにどのくらいの時間が必要か、誰が最も優れているかがわかれば、取引は完了です。 将来的には、従業員に最適な時間追跡アプリを使用して、従業員にタスクを割り当てたり委任したりできるようになります。 こうすれば、彼らに不必要なプレッシャーをかけ続けることがなくなります。

従業員監視システムはワークロード管理にどのように役立ちますか?

あなたにおすすめ:従業員の生産性に関する問題を経験していますか? この問題の一般的な原因をいくつか示します。

緊急度に応じてプロジェクトに優先順位を付ける

仕事の割り当てにおいて、優先順位付けの欠如は大きな間違いの 1 つです。 ただし、従業員監視ソフトウェアを使用すると、 この大きな問題を解決します。 このソフトウェアを使用すると、各タスクの重みを簡単に解決できます。 オンサイトまたはリモート ワーカーのタイムシートでタスクを追加、編集、さらには削除するだけで、ほら、仕事は完了です。 好きなだけコメントを追加して、その日の緊急タスクを整理することができます。 そうすれば、誰も混乱することはなく、優先度の高いタスクが取り残されることもありません。 この支援があれば、タスクを特定して複数の従業員に分散するのにもう苦労する必要はありません。

各プロジェクトの範囲の計算

企業はプロジェクトに対して不適切なスケジュールを設定する傾向があります。 場合によっては、不適切な期限を割り当てると、作業負荷の維持に不均衡が生じる可能性があります。 従業員監視アプリの助けを借りて、各プロジェクトの範囲を特定するのに役立ちます。 このアプリを使用すると、正しい期限、マイルストーン、さらには依存関係を割り当てることができます。 このアプリのもう 1 つの重要な点は、同様のプロジェクトの最新レポートを簡単に取得できることです。 詳細かつ正確な情報を持っていれば、プロジェクトがどれくらいの期間続くのかを理解しやすくなります。

チームメンバーにチェックインする

健全なワークロード管理システムを理解していない邪悪なプロジェクト マネージャーによる恐ろしい話を聞いたことがあるかもしれません。 そうですね、今はその一員になりたくないですよね？ これらの理由から、従業員監視ソフトウェアを選択するのが最善です。 各従業員の働き方やプロジェクト完了までにかかる時間などを把握できます。 場合によっては、従業員が負荷を管理するのが難しい場合があります (プロジェクトに細心の注意が必要な場合)。 そのような状況では、要件に応じてタスクを委任または編集できます。 そうすれば、チームにはより幸せで生産的な従業員が増えるでしょう。

気を散らすのを防ぐ

従業員の注意力が散漫になると、貴重な労働時間が大幅に失われます。 従業員が気が散っていると、その従業員に割り当てられた仕事が時間通りに完了する可能性はほとんどありません。 結局のところ、従業員は急いでプロジェクトを完了しようとするでしょう。そのとき何が起こるかは、誰もが知っています。 性急な行為は常に無駄を生みます。

従業員がソーシャル メディア、オフィスでのおしゃべり、「通話時間」の使いすぎなど、気を散らすことにふけっていることに気づいたかもしれません。

これは次のような多くの問題を引き起こします –

• 未完了の期限、
• 優先度の高いタスクが忘れられたままになったり、
• 一日の終わりに急いで、
• 従業員の精神の疲弊など。

上記の状況はすべて、あなたのビジネスにとって「素晴らしい」兆候ではありません。 平均すると、従業員は 1 日にほぼ 3 時間を無駄にしています。 さて、そうでなければこの 3 時間で完璧に実行されたであろう仕事の種類を想像してください。 タイムトラッカーを使用すると、この問題は解決されます。 従業員に優れたトラッカーをシステムにインストールさせると、従業員は厳戒態勢になります。 彼らは、あなたが彼らの仕事の種類を監視していることをよく理解しています。 実際、市場で最高のトラッカーには、従業員の請求対象時間に毎秒アクセスしたり、時間ごとの詳細なレポートを提供したりできる多くの機能が備わっています。 したがって、従業員がどこか欠けていると感じた場合は、報告書を持って従業員に報告することで、透明性の問題を回避できます。

このトラッカーをインストールすると、もう 1 つの大きな利点があります。 気を散らすものが最小限に抑えられると、チームメンバーの意欲も高まり、生産性も向上することに気づくでしょう。 これは、彼らが適切な時間に仕事を始め、適切な回数の休憩を取り、つまらない噂話をしないなどの理由から起こります。 トラッカーを入手すると、従業員の 1 日の生産性が向上し、1 日の終わりに疲れ果てることがなくなります。 他の活動に目を離す​​ような練習は、この高品質ソフトウェアの効率性によって軽減されます。

大きなプロジェクトを解体する

プロジェクト責任者として、1 つの大規模なプロジェクトを 1 人の従業員が管理するのが難しいことをあなた以上に知っている人はいません。 これにより、ワークロード管理がさらに困難になります。 結局、不機嫌な従業員と不満のプロジェクトを行うことになります。 大規模なプロジェクトの管理には、信頼できる優れたグループが必要です。 ただし、手動で管理するのは冗談ではありません。 その過程では、コミュニケーション、各人の仕事の理解、チームスピリットで仕事を完了するなど、いくつかの間違いが発生するでしょう。

有名な設計開発会社のチーム責任者、エラさんと話す機会がありました。 彼女は、グループで大きなプロジェクトを手動で管理しようとしていたときに、同様のことに直面しました。 私に話しかけると、彼女はこう言いました。

「すべての経験は悲惨なものでした。 専門家の助けなしでもグループを管理できると考えるのは、私にとって間違った決断でした。 従業員全員が私に対して不満を抱いており、従業員間で多くの衝突があり、その結果、クライアントからすべてをやり直すように要求されました。」

そうですね、エラと同じ間違いは犯したくないでしょう。 適切な指示、指導、透明性がなければ、どのようなプロジェクトであっても従業員同士が正しい関係にあることは明らかです。 これでは貴重な時間が失われるだけでなく、ネガティブな感情を頭の中に抱えたままプロジェクトを進めることになります。

これを解決するには、従業員監視ソフトウェアの助けを得ることが最善の策です。 このソフトウェアには、チームワークの生産性を向上させ、作業負荷を簡単に管理する多くの優れた機能が含まれています。 チームメンバー全員が、その日の自分のタスクが何であるか、いつ会議が行われるか、誰が誰と協力するかなどを明確にします。 これを使用するのが、大規模なプロジェクトを簡単に管理するための最良の方法です。

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生産的な時間を特定する

正直に言うと、チームメンバーが請求対象時間ごとに 100% の生産性を発揮することは不可能です。 そして、あなたが彼らにそれを期待するのは不公平です。 ただし、従業員が 1 日のうちで最も生産性が高い時間帯がわかっていれば、その時間帯により重要なタスクを割り当てることができます。

チームメンバーが毎日対処しなければならない、要求の厳しい困難なタスクがたくさんあります。 そして、最も非生産的な時間帯にそのタスクを与えても、良い結果は得られません。 彼らは最終的にそれに十分な注意を払わなかったり、はるかに完璧なことをすることになるかもしれません。

しかし、従業員管理ソフトウェアを使用した管理者は、その使用後は従業員の最高の労働時間を最良の方法で管理できるようになったと認めています。 今では、一日の中で最も生産性が高い時間帯に最も困難な仕事を割り当てて、それを完璧に遂行できるようになりました。

上記の方法はすべて、2022 年に健全なワークロード管理を実現するのに役立ちます。この素晴らしいアプリの助けを借りて、幸せな顔と生産的なビジネスを実現するためのワンストップ ソリューションであることを忘れないでください。

 この記事は、KnowYourDay の Chris Philips によって書かれています。 Chris は、従業員監視ソフトウェアの利点について書いている、経験豊富でクリエイティブなブロガーです。 彼の仕事を通じて、ほとんどの企業は、請求対象時間内に生産性の高い作業を行うためにどのような種類のソフトウェアをインストールする必要があるかを知るようになります。 彼をフォローしてください: Twitter | リンクトイン | フェイスブック | インスタグラム。