マーケティング担当者が業務効率を気にすべき理由

公開: 2023-07-20

クリエイティブな人は、効率化について考えることを嫌います。それは気分を殺します。雰囲気を打ち砕く。インスピレーションを追い出します。

しかし、クリエイティブなプロフェッショナルである場合、インスピレーションが常にそばにあることに依存することはできません。クリエイティブな井戸が枯渇しても、支払わなければならない請求書が残ります。あなたのチームは食事をしなければなりません。

ここで業務効率が重要になります。

業務効率化とは何でしょうか？

運用効率は、チームのプロセスとワークフローの有効性を説明するために使用される用語です。これは、特定の目標を達成するためにリソース (時間、お金、チームなど) をどの程度うまく活用しているかを測定する方法です。

効率は通常、日々の業務を推進する人材、テクノロジー、プロセスの 3 つの要素によって決まります。

(出典: Solutions360 )

組織は、生産性の向上とコストの削減の両方を実現するため、業務効率を優先します。最大限の効率を発揮するチームは、より少ないリソースを使用しながら、より高品質の仕事をより速く生み出すことができます。

これは、非効率性 (ボトルネックなど) を特定し、プロセスを合理化して無駄な労力を削減することで、チームの生産性と有効性を高める方法です。ワークフローの最適化に重点を置くことで、マーケティング担当者は時間、お金、リソースを節約できます。

なぜ効率が重要なのでしょうか?

マーケティング担当者は、カスタマージャーニーの作成からキャンペーンの管理、ソーシャルメディアアカウントの運営に至るまで、大量のタスクにさらされています。すべてをタイムリーに (そして質の高い結果を) 達成するには、チームを担当するマーケティング担当者は業務効率を最優先に考える必要があります。

仕事を成し遂げるためにチームが何を必要としているのか、リソースがどこに投入されているのか、プロセスのどこに穴があるのかがわかれば、青天の霹靂に頼ることなく、出力をコントロールして物事を成し遂げることができます。優れたデザインに芸術的なブラシを使用する場合でも、その他の場合でも、効率が最も重要です。

(出典:スリングショット)

運用効率を高めることで、リソースを最大限に活用し、タスクに優先順位を付けて、チームのスキルを最大限に活用できるようになります。コストを削減できる場所を探している部門だけではありません。効果的なチームのダイナミックな組織を作り、プロセスを合理化して、誰もが自分の仕事を遂行できるようにすること（そして、仕事中に少し楽しみながら仕事ができるようにすること）が重要です。

しかし、スーパースターのマーケターと交渉して形を整えるのは、猫の群れによく似ています。全員が同じ認識を持ち、同じ目標に向かって取り組んでいることを確認するにはどうすればよいでしょうか?

マーケティングの業務効率を最大化する方法

先ほども述べたように、業務効率の向上は単にコストを削減することではありません。真の持続可能な効率性を望むなら、まず次のことを行う必要があります…

1. 現在のワークフローを分析する

現在のプロセスを確認し、どこを改善できるかを確認してください。何が最も多くのリソースを消費しているのか、どこで冗長性を排除できるのか、チームメンバー向けに明確な目標とタスクを作成する方法を見つけてください。プロセス全体を徹底的に監査します。

たくさん質問をして、チームがプロセスのどこで行き詰まっているのかを見つけてください。あなたのチームはどのリソースを頻繁に使用し、どのリソースをまったく使用しませんか? プロセスのどの部分に最も時間がかかっていますか?

そこから、考えられる解決策を考え始めることができます。たとえば、コンテンツを作成するための合理化されたワークフローを作成できますか? 標準化された資産テンプレートを実装して生産プロセスを合理化できますか?

2. 目標を定義する

どのような効率を求めていますか? 現在の成功率を向上させるという漠然とした目標は役に立ちません。チームがそれに向かって取り組むことができる具体的な目的と目標を特定する必要があります。

そこで、あなたにとって効率とは何かを考えてみましょう。それは販売数が増えることを意味しますか？より良いタスク管理? 顧客満足度を高めるには? それとも上記のすべてですか?

効率化は長期戦であることを忘れないでください。私たちは短期的な成功だけを目指しているわけではありません。効率化はプロセスであり、利益を測定するには時間がかかります。目標にはこれを考慮し、反映する必要があります。

3. 指標を定義する

目標を決めたら、それを測定する方法を決める必要があります。どのような指標が求めている効率を反映するのかを慎重に考えてください。

(出典:ベンチャーハーバー)

たとえば、目標が顧客の再エンゲージメントである場合は、各チャネルのコンバージョンと効果に注目するとよいでしょう。 SMS を使用したリマーケティングは、電子メールや有料広告よりもコンバージョンが高い場合があります。

または、より多くのコンテンツを作成することが目標の場合は、1 か月あたりに作成されるアセットの数や、リクエストから配信までの所要時間を調べることもできます。

指標は定量化できる必要があります (例: 収益、チャネルごとのコンバージョン率、顧客満足度スコア)。こうすることで、進捗状況を追跡し、変更がプラスの効果をもたらしているかどうかを確認できます。

4. ロードマップを計画する

目標と指標を決めたら、攻撃計画を作成します。まずはチームのプロセスを小さなタスクに分割し、各タスクを完了するために必要なリソースを特定します。

ワークフローを合理化したり、特定のプロセスを自動化したりする方法を考えてください。効率を向上させるためにどのようなテクノロジーを導入できますか? チームメンバーが利用可能なリソースを最大限に活用する方法を確実に理解できるように、より良いサポートやトレーニングを提供できますか?

目標に到達するための明確な計画を立てることは、集中力を維持するのに驚くほど役立ちます。目標とそこに到達するための地図があれば、より意図的に変更を加え、各決定の影響を測定して、あらゆるステップが目標の達成に確実に近づいていることを確認できます。

5. チームに目標を伝える

すべてのことと同様、コミュニケーションが鍵となります。

チームは、効率化の目標が何なのかを知らなければ、それに向かって取り組むことはできません。業務効率の重要性と、それが各自の役割にどのようなメリットをもたらすかを全員が理解できるようにします。あなたが達成したいことと、それがコンテンツカレンダーにどのような影響を与えるかを彼らに伝え、それに関する期待と説明責任を彼らに理解してもらいます。

明確な期待値を設定し、目標達成における各自の役割に責任を持たせます。定量化可能な指標は、進捗状況を測定し、全員が同じ認識を持っていることを確認できるため、これに最適です。ダッシュボードやその他の目に見える形式でそれらを表示して、全員がチームの進捗状況を常に最新の状態に保つこともできます。

ただし、チームとして行動することを忘れないでください。プロセス、目標、指標に関して全員が同じ認識を持てるように、部門間のコラボレーションを促進します。全員がゲームプランにおいて自分が果たすべき役割を明確にする必要があります。こうすることで、全員が共通の目標に向かって確実に協力することができます。

ここでは、チームに対して透明性を保つことが重要です。彼らは常に目標を認識し、自分の努力がその目標にどのように貢献するかを理解する必要があります。全員が参加するとより良い結果が得られるため、コミュニケーションを優先するようにしてください。

(出典:アサナ)

6. 複雑なワークフローを合理化する

ここは、あなたの創造的な問題解決能力が真に発揮される場所です。チームのワークフローを見て、簡素化または完全に自動化できるプロセスがないか確認してください。世の中には、コンテンツ作成、 AI デザインツール、ワークフロー管理のための AI ツールがたくさんあります。どうすればチームの仕事を楽にできるでしょうか?

すでに使用しているツールやリソースについて考え、それらをより直観的にする方法を見つけてください。会社があなたに使って欲しいソフトウェアが習得が難しく、操作が不器用であれば、誰もそれを使いたがらないでしょう。もっと良いものはありますか？ 実際に必要ですか? AI マーケティングツールはあなたのチームに役立つでしょうか、それとも妨げになるのでしょうか?

また、標準化されたテンプレートの機能を活用して、チームの全員が必要なコンテンツに簡単にアクセスできるようにすることもできます。これは、販売資料やビジュアルアセットの作成などの複雑なタスクを簡素化する優れた方法となります。誰もが使い慣れたカスタマイズ可能なテンプレートのセットを用意するだけで、コンテンツの作成に必要な時間を大幅に短縮できます。

また、トレンドを常に最新の状態に保つこと自体がフルタイムの仕事であるため、関連するコンテンツやトレーニング資料を簡単に利用できるようにすることで、チームの負担を軽減します。チームがこれらに簡単にアクセスできるようになれば、勤務時間を割いて最新のトレンドを調査したり、業界の最新情報を勉強したりする必要がなくなります。新しいメンバーのオンボーディングも、知る必要があるすべての情報に迅速かつ簡単にアクセスできるため、簡単になります。参考資料のバンクを構築すると、新しいチームメンバーに理解してもらうのにかかる時間を大幅に短縮でき、長期的には時間とコストを節約できます。

7. 変更を評価する

有効になるまで少し時間がかかりますが、加えた変更がどのような変化をもたらすかを必ず評価してください。このステップは、効率化への道において最も重要なステップです。自分が行っていることが望ましい効果をもたらしているかどうかを確認し、それに応じて調整を行うことができます。

また、効率とはスピードだけではないことも忘れないでください。それは品質にも関係します。あなたのチームメンバーは今も優れた成果を上げていますか? そうでない場合は、どこを改善できるか、また希望する種類の作品を作成できるようにどのようにサポートできるかを検討します。

業務効率化は継続的な取り組みであることを忘れないでください。改善のための戦略を継続的に評価および評価し、時間の経過に応じて必要な変更を加える必要があります。これは再帰的なプロセスであり、時間の経過とともに継続的かつ着実な改善への道を歩むものであり、チーム内の変化に適応的で堅牢なプロセスです。

(出典: BDC )

必ず定期的に評価し、収集したデータを使用して情報に基づいた意思決定を行ってください。チームの変化するニーズを常に把握し、目標を達成するための新しいアイデアを受け入れてください。

効率というのは悪い言葉ではありません

素晴らしいマーケティングキャンペーンが蛇口をひねれば得られるものであるかのように、成果やイノベーションを要求する上司に、誰もが苦労したことがあるのではないでしょうか。より効率的になるという目標を掲げてプロセスを詳しく調査することを考えると、ためらってしまいがちです。しかし、私たちは何をそんなに恐れているのでしょうか？

プロセスについてより多くの情報を得ても、魔法が消えるわけではありません。チームの詳細、チームがどのように失敗し、どのように成功するかを知ることで、自分の創造性を制御し、最終的には自分の努力が報われるようにすることができます。本当のところ、最終的には結果が重要なのではありません。旅を愛すること、常に引っ張られて移動するのではなく、運転手になることを学びます。

したがって、効率性を受け入れることを恐れないでください。ワークフローを詳しく調べ、測定可能な目標を設定し、ロードマップを計画することで、これまでよりも早く目標に到達できるようになります。時間をかけてプロセスを最適化することで、最終的にはマーケティングの創造的な側面に集中できる時間と自由が増え、それは私たち全員が実現できることです。

さあ、業務効率化に本格的に取り組むときです。準備？設定？行く！