ドキュメントのデジタル化とは何ですか?また、導入する価値があるのはなぜですか?

公開: 2023-11-03

デジタル化のおかげで、コーヒーをこぼしたり、火事やその他の予期せぬ出来事によって書類が破壊されることを心配する必要はありません。コンピュータに障害が発生した場合でも、すべてのデジタル素材を復元できます。

少し前までは、どの企業や事務局にも、紙の書類を集めて保管するための特別に設計されたスペースがありました。しかし、今日では、文書のアーカイブはまったく異なって見えます。従来のアーカイブは時代遅れになりつつあります。

いわゆるデジタル化がこの現象の原因となっています。それは何ですか? それについて何を知る価値がありますか? あなたの会社にこのソリューションを導入する価値があるのはなぜですか?

文書のデジタル化とは何ですか?またそれには何が関係しますか?

文書のデジタル化は、紙の文書をデジタル形式に変換するプロセスです。このおかげで、これらの資料に含まれる情報はコンピューターやモバイルデバイスから簡単にアクセスできるようになります。

これらは迅速に検索、安全に保存され、共有、署名、承認、登録、編集などのさまざまな電子アクティビティの対象となることができます。

多くの種類の文書をデジタル化できます。

請求書– 請求書のデジタル化により、管理が容易になり、取引に関する情報に迅速にアクセスできるようになります。
契約– 契約のデジタルコピーにより、契約を簡単に保存および共有できます。
財務報告書– 財務報告書のデジタル化により、データ分析とビジネス上の意思決定が容易になります。
人事文書– 雇用契約書などの従業員文書のデジタル版により、1 つのアプリケーションで個人データを簡単に管理できます。
ビジネスメモ– メモをデジタル化すると、チームメンバー間のコミュニケーションが容易になります。
申請書– 従来のものよりも記入と処理が簡単です。
法的文書– 法的文書のデジタルコピーにより、アクセスやアーカイブが容易になります。
医療記録– 電子医療記録により、患者データの管理が容易になります。
通信– 通信のデジタル化により、管理が容易になり、重要なメッセージに迅速にアクセスできるようになります。

文書だけでなく、録音やマイクロフィルムなどもデジタル化できます。このプロセスは、ライブラリ資料のアーカイブにも最適であり、一方ではユーザーが利用できるようにし、他方ではオリジナルを損傷から保護することができます。

文書のデジタル化が推奨されるのはなぜですか?

デジタル化により、すべての文書をデジタル形式で保存できるようになります。しかし、それを導入することを決定するとどのようなメリットがあるのでしょうか? 起業家としてのあなたと、あなたが管理する従業員は何を得るのでしょうか? これらは、会社のコレクション、アーカイブ、あらゆる種類の文書をデジタル化することによるプラスの効果です。

オフィススペースの節約
日々の仕事をもっと楽に
安全な文書保管
文書の破壊からの保護
顧客サービスの質の向上
デジタル化と環境保護

あなたの会社でデジタル化を導入するにはどうすればよいですか?

企業内でのドキュメントのデジタル化の導入は複雑なプロセスです。ただし、適切に計画して実装すれば、企業に多くのメリットをもたらします。ただし、成功の鍵はテクノロジーそのものだけではなく、変化に対する従業員のコミットメントと準備も重要であることを忘れないでください。

文書電子化システムの提供者自身の働き方も非常に重要です。包括的なサービスを提供し、実装のあらゆる段階で協力する必要があります。

導入前の面談に十分な時間を割いているか、導入後のサポートやテクノロジー分野全般のビジネスコンサルティングを提供しているかどうかも注目すべき点です。

各企業での実装はまったく異なるものになります。デジタル化ツールと実装戦略は、ビジネスの特定の性質、業界、規模、目標、ニーズに合わせて調整されます。

ただし、適切に実施された適応には次の段階が含まれている必要があります。

1. 目標と要件の定義

最初のステップは、ドキュメントをデジタル化することで何を達成したいかを定義することです。それはビジネスプロセスの改善に関するものですか? 省スペース？コストを削減するには？

プロセス全体を適切に計画できるように、目標と要件を定義します。

2. 現状分析

次に、自社の現状を分析します。現在どのような種類の文書が使用されていますか? どのように保管、管理されているのでしょうか？

これは、どのような変更が必要か、どのような課題が発生する可能性があるかを理解するのに役立ちます。

3. 適切なテクノロジーの選択

次のステップは、ドキュメントのデジタル化に適切なツールとテクノロジーを選択することです。市場ではさまざまなシステムやソリューションが入手可能です。したがって、すべての要件を満たす情報に基づいた選択を行うことが重要です。

この目的のために、この種のソリューションのプロバイダーの業界で徹底的な調査を行う必要があります。

4. 計画と準備

適切なテクノロジーを選択したら、計画を立てて準備します。どの文書を最初にデジタル化するかを決定し、作業スケジュールを設定し、適切なリソースを準備します。

5. 実装

今こそ適切な実装が必要な時期です。選択したドキュメントをデジタル化することから始め、プロセス全体を監視し、すべてが計画どおりに機能しているかどうかを定期的に確認します。

6. スタッフのトレーニング

従業員を教育することを忘れないでください。彼らは新しいシステムの使用方法とデジタル文書の管理方法を知る必要があります。

7. モニタリングと継続的改善

導入後は、デジタル化プロセスを常に監視し、改善することが重要です。

システムが期待を満たしているか、期待されるメリットがもたらされているかを定期的に確認してください。

結論は

現代のビジネスにおいてデジタル化は極めて重要な役割を果たしており、今後もさらなる進展が期待されています。時代に遅れずに新しいテクノロジーを活用することには価値があります。

それが会社自体とその従業員、パートナー、顧客の両方に目に見える具体的な利益をもたらすので、なおさらです。

文書のデジタル化は、企業の機能を大幅に向上させるプロセスです。

作業効率の向上、スペースの節約、環境保護まで、メリットは数多くあります。