電子署名とは: デジタル化のチャンス
公開: 2023-07-18電子署名は、プロセスをデジタル化し、プロセスを完全に再考して効率を高め、従来のプロセスの特徴であった不経済性を排除する完璧な方法です。
法的価値があり、さまざまな状況で使用できるため、デジタル化をサポートする強力なツールになります。
電子署名とは何ですか?
電子署名とは、文書や契約書を印刷したり、手書きの署名をしたりすることなく署名できる技術です。
電子的に契約に署名する場合、電子署名自体を作成する電子データのセットを、署名する必要がある文書または契約書を形成する別の電子データのセットに関連付けます。
これは、たとえばボタンをクリックするだけで実行できます。
Doxee の電子署名パートナーであるScriveは、文書が経験するさまざまなイベントをすべて説明し、署名された文書自体に添付される情報セットである証拠パッケージのおかげで、これらの重要な要素の証拠を保証します。 業界標準を設定する Scrive Evidence Package は、すべての署名済み文書に添付されます。 これは、作成者が署名用の文書の準備を完了した瞬間から、最終的に署名された文書がデジタル封印されるまで、文書署名プロセスのあらゆるイベントを網羅した、詳細かつ最も重要な、高品質の証拠の完全なコレクションです。
電子署名には法的拘束力がありますか?
電子署名は、文書の形式 (紙かデジタルか) に関係なく、常に存在して明確でなければならない証拠パッケージ内の 3 つの要素のおかげで法的拘束力があり、共有された瞬間から署名された文書のライフサイクルを定義します。相手との間で、署名されるまで。
署名された契約の法的価値を保証する 3 つの要素は、次のように要約できます。
- 意図の証拠、つまり文書とその内容に同意する署名者の意図
- 署名者の身元
- 文書自体の整合性、改ざんされていないことを確認します。
証拠パッケージで収集された証拠は、次のような監査ログで構成されます。
- 意図を示すための、Sclive UI の契約書のスクリーンショット
- 署名者の身元を証明するもの。電子メール アドレス、電話番号、またはその他の eID 手段が考えられます。
- 本人確認、文書の開封、署名などのイベントの正確な日時を示す時刻参照
- 最後に、デジタル署名 (またはデジタル シール) が署名された文書に付加されます。これにより、文書の改ざんが防止され、文書の完全性が保証されます。
欧州連合諸国における電子署名について話すときは、常に最初に eIDAS 規則を考慮する必要があります。eIDAS 規則は、技術的および法的観点の両方から、さまざまな種類の電子署名とさまざまな特性を規制しています。 このため、電子署名ソリューションの使用と実装は、新しいサービスを作成し、通常のビジネスおよびデジタル オンボーディング プロセスの効率を高める強力な機会を提供します。 
デジタルプロセスを簡素化するために電子署名を使用する理由は何ですか?
電子署名を導入すると、パソコンやスマートフォンなど、いつでも、どこでも、どんな端末からでも契約書に署名できるため、署名手続きのスピードアップにつながります。 特定のプロセスと契約の種類に応じて、要件に最適な電子署名ソリューションを選択できます。 これらは、電子署名の利点のほんの一部の例にすぎません。これにより、デジタル プロセスを簡素化するという最終目標の達成が可能になります。
直接的なメリットとしては、管理コストの削減、プロセスのタイミングの合理化、署名者が複数いる場合でもわずか数ステップで完全な法的価値を持つ署名を取得できる可能性などが挙げられます。
基本電子署名 (BES) と高度な電子署名 (AES)は、オンボーディングまたは署名プロセスのデジタル化に関しては、多くの場合最良のオプションです。これらは、効率性の必要性と法的拘束力のある文書の必要性を兼ね備えています。 BES と AES は使いやすく、署名者は無料で使用できます。 さらに、ユーザーは新しい個人認証情報、パスワード、またはスマート カードや USB トークンなどの追加デバイスを管理する必要がありません。 文書にアクセスして署名するために必要なのは、電子メール アドレス、携帯電話、および身分証明書だけです。
電子署名でできること
近年、あらゆる種類の製品の購入から契約の締結、サービスや保険契約の提供から新しい銀行口座の作成に至るまで、ほぼすべての購買プロセスがオンライン取引に変わりました。
現在ではデジタルプロセスに変換されている取引の多くは、かつてはオペレーターの存在、またはオペレーターの不可欠なサポートが必要な場合にのみ可能でした。
これはまさに、デジタル オンボーディングについて話すときの意味です。 デジタル オンボーディングは、新規顧客が製品の購入を進めたり、サービスをアクティブ化したりするために必要なすべての手順をデジタル化するプロセスで構成されます。
なぜこの概念を導入したのか、またそれが電子署名とどのような関係があるのか疑問に思われるかもしれません。
新規顧客か既存顧客かにかかわらず、顧客とのあらゆる関係をデジタル関係に変えることができ、双方にとってより効率的で満足のいくものになります。 しかし、どうやって？
デジタル オンボーディング プロセスを実装するには、顧客との関係の各ステップを確認することから始め、顧客関係を最適にデジタル化する方法を理解し、常に必要なサポートを提供し、「人間」の不在を補うことができるようにする必要があります。コンポーネント、つまりオペレータとの接触。
このときこそ、電子署名を、署名を取得する瞬間を効率的で摩擦のない、時間を節約するプロセスに変えるツールとしてうまく統合できるときです。 イタリアのシナリオを例にとると、調査によると次のことがわかります。
- 新型コロナウイルス感染症のパンデミック後、イタリア人の 68% がデジタル チャネルを通じて企業に連絡できるようになると期待しています (IlSole24Ore)
- 契約の電子署名を含むデジタルオンボーディングは、銀行セクターの投資優先事項トップ 10 の 1 つです (ABILab レポート、2022 年)。
それでは、いくつかの例を見て、電子署名を使用して主要なデジタル化の機会を開く方法を見てみましょう。
ユースケース: 公益部門
デジタル化のおかげで対面カウンターの列が短縮された活動は、公共事業の供給品の新規契約の購入と、その後のすべての段階と関連活動の管理です。 この場合、基本電子署名ソリューションは、場合によっては「堅牢な」BES の形で効果的に使用できます。 SES の価値を高める最も簡単な方法は、SMS、アプリ、または電子メール経由で署名者に送信されるOTP コード(ワンタイム パスワード) を使用することです。 署名者が所有するデバイスに OTP コードを送信することは、署名者による認証の一種であり、署名者はその特定の文書に署名する意思をさらに確認できます。
必要な書類は電子メールで署名したり、専用の Web エリアにアップロードしたりすることで簡単に利用できるようになり、ますます豊かでパーソナライズされたデジタル顧客エクスペリエンスを生み出すことが可能になります。
契約やサブスクリプションの非物質化に加えて、企業と顧客の間のその他のやり取りが窓口や電話ではなくデジタルで行われるプロセスを作成することも可能です。 適切なワークフローと必要なタッチポイントと行動喚起があれば、数回クリックするだけでオペレーターとの予約をしたり、新しいサービスを有効にしたりするオプションを顧客に提供できるため、クロスセルやアップセルの機会が生まれます。 すべての文書は電子メールまたは専用の Web エリアを通じて署名できるようになり、ますます豊かでパーソナライズされたデジタル顧客エクスペリエンスを作成することが可能になります。
人事文書の電子署名
単純な電子署名を使用して、特定の人事レポートやプロセスを非物質化し、合理化することもできます。 たとえば、休暇、休暇、トレーニングのリクエスト、または経費の請求をリクエストするときに、簡単な電子署名を使用できます。 この点に関して、イタリア歳入庁からの最近の説明に言及する価値があります。 2021 年 10 月 20 日の第 740 号は、人事部門で非常に一般的な種類の文書である経費報告書の管理に関するものです。 イタリア政府庁の回答では、デジタル経費報告書には適格な電子署名や従業員による高度な署名は必要ないため、基本的な電子署名を使用することは完全に妥当であると明らかにしました。
プライバシー通知の電子署名
署名者が文書自体を適切に表示して読む機会があれば、シンプルな電子署名ソリューションを通じてプライバシー ポリシーに署名できます。 これは、電子メールを介して実装することも、署名者が 1 組の資格情報を使用してアクセスする特別な Web エリアで情報を利用できるようにすることもできます。 署名のコールトゥアクションは、ポイントアンドクリックソリューション（文書に署名する意思を明確に表現するボタンなど）の形式で、開示の最後に配置できるため、署名者は適切な操作を行うことができます。それを見てください。
見積書や注文書の承認のための電子署名
見積書や注文書の受領も、基本的な電子署名を付加することで実行できるため、これらの種類の取引をデジタル化して効率化できます。 この場合も、基本的な電子署名を使用すると、手書き署名を取得するためにさまざまな文書の交換、印刷、スキャンが必要となるプロセスを効率化できます。 デジタル アプローチの採用により、これらの手順は、排除されないにしても、大幅に削減されます。 さらに、基本的な電子署名の法的価値は欧州 eIDAS 規制で明確に定義されていますが、スキャンされた手書き署名については同じことが言えません。
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