発注書とは何ですか？ –1つを処理するための完全な理解

公開: 2022-05-11

発注書は、すべての事業活動に不可欠です。ただし、「発注書とは」および「企業がそれを効果的に処理するにはどうすればよいか」は、多くの新規事業主または事業を開始しようとしている人々にとって依然として難しい質問です。心配しないで。この記事では、発注書に関するすべての質問に答えます。

コンテンツ

発注書とは何ですか？

注文書（PO）は、購入者が作成し、販売者に提出する法的拘束力のある文書です。

POは、すべてが請求書と梱包明細に記載されるため、企業が購入を追跡するのに役立ちます–数量、コスト、支払い時間。また、アイテムの数と納期を追跡するため、在庫レベルを監視するためにも重要です。これにより、それらは記録の重要な部分となり、サプライヤーのエラーのリスクが最小限に抑えられます。

POはサプライヤーにとっても有益です。発注書番号が請求書と納品書と一致するため、製品を準備し、タイムリーで正確な支払いを受け取る時間が必要です。

発注書はどのように機能しますか？

1.バイヤーが購買依頼を作成します

まず、経営陣はあなたの会社の購買部門に注文が必要であることを通知します。同社はこのドキュメントを購買部門に送信して、注文された商品を追跡しました。

2.購入者が注文を作成します

注文は、購入する商品が合意されたときに作成されます。 POには、注文日、FOB出荷情報、割引条件、購入者と販売者の名前、購入したアイテムの説明、アイテム番号、価格、数量、およびPO番号がリストされます。

3.売り手は注文を受け入れます（または拒否します）

バイヤーは注文をサプライヤーに送信し、サプライヤーは注文を履行できるかどうか、および履行したいかどうかを決定します。注文が受理されると、両当事者の法的拘束力のある契約になります。

4.購入者は購入を記録します

バイヤーは合意された価格（または注文で指定された合意された日付）を支払います—サプライヤーは請求書とともに発注書を発送します。次に、バイヤーの財務部門は、この請求書を発注書と比較して、2つのドキュメントに一貫性があることを確認します。

サプライヤーは指定された日に製品を配達し、バイヤーはそれらを支払います。双方はそれに応じてPOを満たす必要があります。

発注書の種類

1.標準発注書（使い捨て発注書） –この発注書は、購入者がすべてのアイテムを受け取るまで有効です。

不規則な、まれな、または1回限りのコレクションに使用されます。価格、数量、支払い、納期の詳細が記載された完全な購入仕様が含まれています。

2.計画された発注書（事前注文） –上記と同様ですが、これは通常、購入者が将来の需要を予測できるようにする納期を含まない長期契約です。

必要なすべての情報は、計画された順序で提示する必要があります。たとえば、商品やサービスの詳細、およびそれらのコストなどです。特定の商品の配送情報が設定されると、配送スケジュールを確認するためのリリースが発行されます。

3.一括発注–大企業は、一括発注を使用して、特定の部門またはプロジェクトに発注されたすべてのアイテムを追跡できます。一括注文には価格が含まれる場合と含まれない場合があります。

この発注書は通常、B。一次材料や消耗品など、特定のアイテムをサプライヤーから繰り返し購入するために使用されます。

4.契約発注書

契約発注書は、継続的なビジネス関係の基礎として、買い手と売り手の間の契約と納期を作成するために使用されます。製品を注文するために、バイヤーは標準購入の場合は契約注文を参照することができます。

発注書の利点

1.重複注文を回避します

会社が事業を拡大するとき、発注書は何が注文され、誰が注文したかを追跡するのに役立ちます。購入者が同様の製品を注文した場合でも、請求書を確認するのは難しい場合があります。注文は、支払われる請求書の小切手として使用されます。

2.受注を追跡します

これは当たり前のように思えるかもしれませんが、きちんと整理された注文システムは、いつでもどの製品が入荷しているかを簡単に確認できるようにすることで、在庫と出荷の管理を簡素化します。

3.明確なコミュニケーションを確保します

基本的に、注文はすべての購入の詳細を伝えます。すべてのセグメントを明確にし、説明し、文書化することで、潜在的な将来の対立や混乱を避けることができます。

4.法的文書として機能します

注文または将来の取引で合意された価格について紛争が発生した場合、注文は強制力のある法的文書として機能します。最も重要なことは、それらは両方の当事者を保護することです。

発注書の欠点

1.より多くの事務処理

POは追加の事務処理を作成します。これは、小規模な購入では煩わしく、小規模なチームでは時間がかかる可能性があります。

2.簡単に交換できる場合があります

ベンダーとサプライヤー間の法的な契約としては機能しませんが、クレジットカードはPOの代わりに購入を記録するのに役立ちます。

発注書には何が含まれていますか？

発注書番号–関係者が需要を出荷および請求書に一致させることができます
購入者の詳細–会社名と連絡先の詳細を含める
配送の詳細–配送先住所、配送方法、日付、配送時間
サプライヤーの詳細–サプライヤー情報、および担当者であるサプライヤーの事業の誰かの適切な連絡先の詳細
関連する条件–支払い条件やその他の言葉、たとえば配送の手配を含みます。
アイテムのリスト–カテゴリ番号、数量、価格、および合計が含まれます。
商品とサービスの説明–アイテムリストにコンテキストを追加します

Eコマースストアで発注書を効果的に処理する方法は？

1.注文を追跡する

店主は毎月豊富な注文情報に対応する必要があります。注文番号の的を絞った仕様は、それらのステータスを迅速に追跡および確認するのに役立ちます。

起業家はコードを使用して特定の注文を見つけ、その詳細をすばやく確認できます。

2.一括注文を許可する

Eコマースストアでは、顧客はまとめて注文できます。これにより、顧客、特にB2Bストアは、1回の注文で任意の数の製品を購入し、オンラインストアが管理する必要のある注文の数を減らすことができます。

3.バーコードと事前出荷通知を使用します

すべての入荷について、購入者は各製品のバーコードラベル付きの出荷通知を提供できます。これは、販売者がバーコードをスキャンすることにより、注文されたどの製品が受信ポイントに到着したかを即座に識別するのに役立ちます。

バーコードを使用すると、店舗の所有者が各アイテムを識別して有効な注文と照合できるため、在庫システムを効率的に制御できます。

4.注文番号に基づいて請求書番号を設定します

店舗で買い物を終えた後、注文、配送情報、請求書のコピーを顧客に自動的にメールで送信することが不可欠です。

注文や請求書を簡単に管理するには、ストアの所有者は注文番号に基づいて請求書番号などの情報をまとめる必要があります。これにより、顧客が請求書を支払うときにシステムを簡単に管理できます。

結論

「発注書とは」という質問に関するすべてが説明されています。うまくいけば、あなたがビジネスを始めることを計画しているならば、記事があなたに役立つでしょう。

また、店舗の所有者にとって、今日のeコマースの成長に伴い、オンライン注文の増加は避けられないことを忘れないでください。これは彼らの業績に直接影響するので、あなたは注文を効果的に管理することに積極的である必要があります。