注文書とは何ですか？ 注文書の概要

発注書とサプライヤーの管理について話しましょう。
中小企業を経営するには、特定の商品やサービスが必要なので、サプライヤーに連絡して要件を説明します。 彼らはそれを提供します。 あなたはそれらを支払わなければなりません。 ストーリー終了。
あまりにも単純に聞こえますか？ です。 はい、アイテムを取得する手順は、以前に説明したものよりもトリッキーになる可能性があります。 支払いの問題、供給不足、誤解による不適切な出荷、スケジュールの遅延など、すべて発生する可能性があります。

しかし、信頼できるサプライヤーからシームレスかつタイムリーにサービスを受けることは不可能ではありません。それは可能であり、発注書を使用することが役に立ちます。

注文書とは何ですか？

発注書は、会社の備品を管理する際に毎日遭遇するものです。 注文書 (PO) は、取引を承認するために顧客がベンダーに提出する正式な文書です。 これには、注文日、金額、価格、支払い条件、配送日など、購入に関連する重要な詳細が含まれます。 各 PO には、追跡と監視に使用される特定の参照番号があります。

注文書は、消耗品を入手し、在庫を追跡し、支払いを受けるために不可欠です。 したがって、ビジネス トランザクションの基本コンポーネントの 1 つは発注書です。 彼らは、消耗品の購入から完成品の販売まで、あなたの金融取引に従います。 簡単に言えば、発注書は、取引に関する詳細が記載されており、意見の相違や誤解が生じた場合に参照できる、買い手と売り手の両方にとって重要な文書です。

PO 番号の意味: PO 番号は請求書番号に似ており、販売者の前に出された特定の注文を識別します。

注文書特典

注文書は、次の理由から、企業にとって非常に有益です。

• 支払いと注文の追跡に役立ちます
• さまざまなベンダーに支払われた金額を記録します。
• 監査のための記録を維持する
• 今後の対応のための参照を管理します

注文書の種類

すべての発注書が同じように作成されるわけではないことに注意してください。 注文書を 1 つ見たことがあれば、これまでにすべての注文書を見たことがあるかもしれませんが、そうではありません。 注文書には 5 つの異なる種類があり、それぞれに異なる量の情報が含まれています。

1. 標準発注書

最も一般的でよく知られている発注書は、標準発注書です。 この場合、買い手は取引の詳細を認識しており、購入する製品やサービス、数量、配送日、支払い条件を指定できます。
たとえば、プリンター カートリッジが不足している企業は、必要な数量と納期が確定しているため、通常の発注書を送信する場合があります。
要件に応じて、次のようなさまざまな目的で標準発注書を作成できます。

• サービスを提供するため
• 下請け
• 委託品

2. 計画発注書

予定された発注書を事前に提出することにより、買い手は、自分のビジネスが将来必要とする商品の量を予測しています。 この場合、アイテム、価格、および支払い条件はわかっていますが、数量と納期は推測であり、経験に基づいた推測に依存しています。
たとえば、担当のバイヤーは、プリンター カートリッジが不足している同じ会社が予定された発注書を出した場合、より柔軟な配送スケジュールで必要なプリンター カートリッジの数を決定します。

3. 一括発注

一括購入注文を使用する場合、購入者は複数の注文を同時に送信して、より低い価格を交渉します。
たとえば、企業は、単一のサプライヤからより安い価格で交渉できるのであれば、プリンタ カートリッジと用紙を購入するために一括発注書を使用することを検討します。

4. 契約発注書

最も正式なタイプは契約発注書です。 この場合、売買条件を指定する契約は、契約に言及する発注書を発行する前に、買い手と売り手によって署名されます。 この種の注文書によって、最も包括的なレベルの法的防御が提供されます。
プリンター用品の例を使用すると、これらの企業は、商品、数量、価格設定、および配送スケジュールを定義する契約をサプライヤーと締結し、その後、通常の発注書でフォローアップする場合、発注書契約に拘束されます。

5. デジタル注文書

発注書の手順を定義することで、調達プロセスを円滑に進めることができ、買い手と売り手の両方にとって有利になります。
Microsoft Excel または Open Office では、デジタル発注書をすばやく作成して共有できます。 新しいスプレッドシートを開いて [その他のテンプレート] を選択し、検索バーに「請求書」と入力すると、既存のテンプレートにアクセスできます。

請求書と発注書の違い

注文書は買い手が作成しますが、請求書は売り手が作成します。 支払い条件が指定されている場合 (net 30、net 60、FOB など)、売り手は支払いを回収するために請求書を送信できます。 また、注文に対する支払いが受領されたことを示すために、残高がゼロの請求書を送信する場合もあります。

請求先住所や配送先住所などの同様の情報は、発注書と請求書の両方に記載されています。 多くの場合、請求書には、2 つのドキュメント間の関係と対応を確認するために、請求書番号とともに注文書番号への参照が含まれます。

通常、注文書に記載されている注文情報やその他の技術的な詳細が請求書に記載されていないという事実は、大きな違いです。

注文書フォーマットレター

ワード、エクセルでの発注書フォーマットはどこでも受け付けています。

サンプルまたは既存の発注書テンプレートも、オンラインでダウンロードできます。 Excel シートまたは Word ドキュメントを使用して、簡単な PO フォーマットを作成できます。 次のフィールドは、標準の注文書によく見られます。

1. ヘッダー:

ドキュメントのヘッダー セクションには、PO とビジネスに関する重要な情報が含まれています。 ここでは、次の詳細について説明します。

• PO 番号 – 注文を追跡するために使用される特別な番号です。
• PO日付 - 発注書が発行された日です
• 顧客の詳細 – 購入者の会社名、登録住所、および GST 情報が含まれます。
• サプライヤー ID – 一意のベンダー ID は、バイヤーによって特定のベンダーに割り当てられます。

2. ベンダー情報:

これには、会社名、住所、連絡先情報、GST 情報など、ベンダーに関する情報が含まれています。 監査のために記録を残すには、特定の詳細が必要です。

3. 配達の詳細:

配達の時間、場所、方法などは、配達の詳細セクションに含まれています。 製品の郵送をご希望の場合は、配送先住所とその他の必要な情報を含める必要があります。

4. 支払条件:

税金、運賃、割引、クレジット条件、およびその他の条件に関する情報が含まれています。 このデータは、請求書の作成や、必要に応じて将来の紛争の解決に役立つため、PO フォーマットの重要な要素です。

5. 注文の詳細:

SKU ID、商品またはサービスの説明、必要な数量、単位あたりのコスト、配送日など、注文に関する情報が含まれています。
そのため、合計費用、配送料、割引、税金など、注文の概要が表示されます。

注文書はどのように機能しますか?

購入手続きは至ってシンプル。 売り手またはベンダーを絞り込む前に、必要なアイテムのリストを作成する必要があります。 ベンダーとの購入条件と価格の交渉は次の段階です。 そんな感じで注文書が作られます。

PO がどのように機能するかをよりよく理解するために、作成から支払いまで、PO を最初から最後まで調べてみましょう。

1. 購入者が PO を作成します

まず、購入者は、日付、請求先住所、配送先住所、金額、数量、配達日、承認者、およびその他の関連データなど、必要なデータを入力して PO を作成する必要があります。 PO フォーマットの作成には、Excel または Word を使用できます。 簡潔で売り手にとって理解しやすいものであることを確認してください。

2. バイヤーは、承認のために内部チームに PO を提示します。

バイヤーは、必要な権限を取得するために、準備した PO を内部チームと共有する必要があります。 組織が使用する通常の PO 形式は、正確な情報と内部承認を保証します。 さらに、共通の構造を持つことで、時間を節約しながら注文ごとに柔軟性を持たせることができます。

3.ベンダーにPOを送る

PO は、内部承認を受けるとベンダーに転送される準備が整います。 PO を販売者と共有し、承認するための妥当な時間を与えることは賢明な考えです。

4. 売り手が PO を検討して承認する

PO フォーマットを受け取った後、売り手はそれを確認し、履行できるかどうかを判断します。 販売者が PO を受け入れた後に契約が作成され、強制力が生じます。 このプロセスの一環として、承認された PO のコピーを販売者が購入者に返送する必要があります。

5. PO の履行

PO は、販売者の確認後、履行されなければなりません。 購入者への商品の発送は、販売者の責任です。 請求書もベンダーによって作成され、製品またはサービスと一緒に配信されます。 この請求書は、経理上の必要があるため、購入者が保管および処理する必要があります。

6. PO決済

このステップでは、商品およびサービスの PO に対して支払いが行われます。 支払いが完了したら、注文書を閉じて、将来の参照用に記録を保存できます。

結論

一見難しそうに見えますが、会社の資金を効率的に管理するために発注書の作成は不可欠です。 適切な PO フォーマットを使用することで、ビジネス トランザクションに関する必要な情報を確実に記録できます。 オンライン PO テンプレートを使用すると、PO の作成と保守のプロセスを簡単に進めることができます。

よくある質問

1. 注文書とはどういう意味ですか?

回答: 注文書 (PO) は、取引を承認するために顧客がベンダーに提出する正式な文書です。 これには、注文日、金額、価格、支払い条件、配送日など、購入に関連する重要な詳細が含まれます。

2. 発注書には何種類ありますか?

回答: 発注書には 5 つのタイプがあります。

• 標準発注書
• 計画発注書
• 一括発注
• 契約発注書
• デジタル注文書

3. PO 番号の意味は何ですか?

回答: 注文を追跡するために使用される特別な番号です。