DAMを実装しています！どこから始めればいいですか？

公開: 2022-06-22

おめでとう！あなたはあなたの会社の最初のデジタル資産管理（DAM）ソリューションの承認と予算を持っており、すぐに参加する準備ができています。あなたのDAMの旅の初期の興奮は、質問に直面したときにすぐに不安に道を譲ることができます：私はどこから始めますか？

私の資産はどこにありますか？

適切なDAMシステムと必要なストレージの量を決定する前に、アセットの数とファイルサイズに関して作業内容の全体像を把握する必要があります。会社がDAMに保存される高解像度ビデオアセットを大量に作成する場合、それはかなりの量のストレージスペースを占有する可能性があります。あなたの会社の資産を発掘して収集し始めるのに早すぎることはありません。

DAMから最大の価値を引き出すには、すべての資産の信頼できる唯一の情報源である必要があります。石を回転させないでください。画像、ビデオ、ドキュメント、ソースファイルを含むすべてのファイルタイプを考慮します。すべての資産が会社の共有ドライブにあると思い込まないでください。共有ドライブは開始するのに最適な場所ですが、Sharepointサイトも確認し、外部ストレージデバイスを呼び出して、ユーザーがハードドライブにデータを保存する習慣があるかどうかを確認してください。あなたの会社は代理店と協力していますか？契約上提供が義務付けられているすべてのファイルが提供されていることを確認してください。

初期の指標

すべてのアセットの収集が完了したら、収集したものを確認し、いくつかの広範な予備要件の特定を開始できるかどうかを確認します。

DAMはどの範囲のファイルタイプとサイズに対応する必要がありますか？
あなたが見ている資産の量、深さ、そして歴史を考えると、すべてが初日からDAMに入る必要がありますか？または、重要な日付を選択し、その日以降に作成されたすべての資産をDAMにアップロードし、アーカイブ資産を別の場所に保持する方が理にかなっていますか？アーカイブ資産を別の場所に保持する場合は、指定されたユーザーがすばやく簡単にアクセスできるようにする必要があることに注意してください。通常、現在の使用がまだ承認されている一部のレガシーアセットは、起動のためにDAMにロードしたものの範囲外になります。これらのアセットは、ユーザーの要求に応じてDAMにアップロードする必要があります。
通常、単一のアセットに対して複数のレンディションを生成しますか？たとえば、元のバージョンだけでなく、サムネイル、小、中、大のバージョンもありますか？
バージョン管理を考慮する必要がありますか？アセットの新しいバージョンをDAMにアップロードする場合、アーカイブの目的で以前のバージョンをすべて保持し、それらを現在のバージョンに関連付ける必要がありますか？バージョン間の特定の変更を追跡する必要がありますか？
資産の一部またはすべてに特定の法的または規制上の要件がありますか？

複視。またはトリプル。

後でではなく早く対処したいもう1つの資産関連のタスクは、重複です。アセットが複数の場所に散在している場合、同じアセットの複製コピーは複数の場所に存在することになります。それらはすべて同じファイル名を持っている可能性があり、簡単に識別できる場合とそうでない場合があります。多くの場合、ファイル名が異なる重複するアセットを特定するには、クリエイティブチームまたはコンテンツの専門家の訓練を受けた目が必要です。

アセットを収集しているときに、重複を特定して削除するのが早ければ早いほどよいでしょう。「ガベージイン、ガベージアウト」の原則についてはすでにご存知でしょう。DAMにアップロードするためのアセットを準備するときは、この原則を覚えておく必要があります。確かに、そこにすべてを投入して後でクリーンアップすることはできますが、そうしますか？それまでの間、エンドユーザーにどの程度の混乱を引き起こしていますか。エンドユーザーの中には、初めてDAMにさらされる人もいますか。いつか重複に対処するための時間とリソースを見つける必要があるため、光沢のある新しいDAMにアセットを一括アップロードする準備が整う前に、それを優先的に行ってください。 DAMにアップロードした直後に削除される可能性のあるアセットにメタデータを配置することで、作業を複製しない時間を節約できます。

このDAM列車を運転しているのは誰ですか？そして、誰が乗車に同行していますか？

DAMライブラリアンを連れてくることを真剣に検討してください。早いほど良い。 DAM予算の一部をフルタイムの図書館員に費やすことに躊躇するかもしれません。そうです、私はこの点について少し偏見があるかもしれませんが、それはすべてのペニーの価値があります。これがあなたの会社の最初のDAMである場合、最初からプロジェクトに専念する司書を持つことは特に重要です。そして、投資を最大限に活用するには、DAMの選択、設定、保守という3つのDAM経験を持つ人を見つけてください。できるだけ早くそれらを持ってきてください。長期的には時間とお金を節約できます。これにより、リソースを後で修正するためにリソースを費やす必要があるという早い段階での意思決定を省くことができます。

3社がDAMを立ち上げるのを手伝ってきた図書館員として、私は何をすべきでないかをよく知っています。後で後悔する決定をすることからあなたを遠ざけることができます。あなたが頭を抱えていることに気づき、あまり最適ではない決定を下すまで誰かを連れてくるのを待つということは、あなたの図書館員が「修正」モードに到着してから数年ではないにしても、数ヶ月を費やす可能性があることを意味しますダメージコントロールと、最高の第一印象を与えなかったシステムを信頼できることをユーザーに納得させようとしています。

DAMライブラリアンが列車の運転手である場合、利害関係者は一流のVIP乗客です。それらを特定し、プロジェクトへのコミットメントを得るには、できるだけ早く行う必要があります。これにより、リーダーから必要な承認を得て、時間の約束のためにスケジュールを準備する時間ができます。利害関係者を特定するときは、DAMに直接関与する会社の各部門の人々を含めるようにしてください。 DAMの通常のエンドユーザーを含むグループまたは部門を代表する必要があります。また、IT部門と法務部門を含める必要があることを忘れないでください。

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用語を参照してください。

会社の各関連分野からの意見を確実に伝えたいと考えていますが、利害関係者グループを大きくしすぎると、議論が扱いにくくなり、問題が合意に達する可能性があることに注意してください。利害関係者の役割の一部は、それぞれの部門を代表し、会議で彼らのために単一の声になることです。したがって、エリアごとに1人の利害関係者のみが必要です。利害関係者のために、役割のパラメーターと期待を明確に定義します。彼らが関与する時間のコミットメントを知っていることを確認し、彼らが仕事の期間中完全に従事し続けることをいとわず、できるという彼らのコミットメントを取得します。利害関係者の参加は、プロジェクトの進捗とタイムラインを大幅に助けたり、傷つけたりする可能性があるため、最初から明確な期待を設定します。

あなたのDAMの旅は最終的にはやりがいがありますが、途中で浮き沈みがあります。これらのいくつかの具体的な最初のステップを踏むことで、正しい軌道に乗って旅を始め、将来の成功に向けて準備を整えることができます。