仮想データ ルーム: 利点、用途、およびツール

テクノロジーは、ビジネスの運営方法と世界中の従業員の働き方を変えました。

スマートフォン、SaaS、ラップトップ、タブレットなどのさまざまな新しいテクノロジーによって、デジタル ワークスペースとリモートでの作業が促進されています。 これらはデジタルトランスフォーメーションにおいて大きな役割を果たし、チームがこれまで以上に効率的に作業できるようにします。

VDR または仮想データ ルームは、技術面でのこの革命の一部です。 仮想データ ルームは、企業の取引方法を完全に変えました。 この投稿では、VDR、その利点、用途、およびいくつかの VDR プロバイダーについて説明します。

VDR または仮想データ ルームとは何ですか?

仮想データ ルームは、組織が機密データやファイルを保管するオンライン スペースまたはリポジトリです。 彼らは、金融取引を実行する場合、または第三者と取引する場合に VDR を利用します。

VDR は、プライベート情報や機密情報をパートナーやクライアントなどと共有できるクラウドベースのストレージ サービスです。

仮想データ ルームでは強力な暗号化方式が使用されているため、ストレージの信頼性と安全性が非常に高くなります。 VDR は、データをストレージ クラウドに移動する前にエンコードします。

また、さまざまな制限設定やドキュメントのアクセス許可から選択することもできます。 これにより、データが無断でコピー、共有、または印刷されることを防ぎます。

仮想データルームの利用

VDR は、ビジネス取引を確定する際に必要なデュー デリジェンスのためのスペースを提供します。 これらのトランザクションには、大規模で大量のドキュメントやファイルが含まれます。

これらのドキュメントのほとんどは機密であり、非常に機密性の高いデータが含まれています。 VDR は、関係者全員が交渉中にドキュメントを交換および確認するための信頼できる方法を提供します。

企業が取引関係を維持するには、頻繁なデータ送信と契約が必要です。 仮想データ ルームは、これらの契約のストレージを提供し、必要なときにいつでもすぐに利用できるようにします。

これらは、弁護士、外部および内部の規制当局、会計士、およびその他の関係者のための一元化されたアクセス ポイントとして機能します。 このような中央システムにより、遅延やエラーのリスクが軽減されます。 また、コミュニケーションの透明性も提供します。

仮想データ ルームの利点

仮想データ ルームは、あらゆる組織にとって完璧なソリューションです。 企業がドキュメント共有プロセスを合理化し、より効率的にするのに役立ちます。 さまざまなメリットがあり、その一部を以下に示します。

• 重要でプライベートなビジネス ドキュメントと情報を安全に効率的に共有します。
• 組織の情報を保護します。
• 安全で安全なデータとドキュメントの管理。
• 複数のパーティーに同時にアクセスできます。
• 大容量のデータアップロードが可能です。
• モバイル デバイスをサポートします。
• 正確な検索機能が利用可能です。

次に、仮想データ ルームのユース ケースについて説明します。

仮想データ ルームの使用例

仮想データ ルームは、資本調達、金融取引、およびビジネス取引を含むすべての分野に適用できます。 VDR の主なアプリケーションのいくつかを見てみましょう。

テクノロジー

VDR は、テクノロジー業界にとって非常に有用なソリューションです。 これらにより、最大のテクノロジー組織は、チーム間でデータと情報を共有し、世界中に広めることができます。

企業開発

企業戦略には、一連のデータを大量に利用することが含まれます。 VDR を使用すると、他の方法では見過ごされがちなデータの傾向を特定するのに役立ちます。

インベストメント・バンキング

投資銀行業界は、仮想データ ルーム設備を大いに活用しています。 資本調達、IPO、M&A などのプロセスでは、大量のデータ共有が求められるため、VDR は必須です。

法務部門

法律業界は、大量の事務処理を伴います。 しかし、この事務処理は電子文書に変わりつつあります。 そのため、この業界では、法的文書を保存、検索、共有するために仮想データ ルームが登場しました。

会計事務所

VDR は、会計および監査組織が安全なプラットフォームを介してクライアントと会計および監査レポートを共有するのに役立ちます。

不動産

不動産業界では、大量の事務処理と書類のやり取りが行われます。 VDR は、これらのドキュメントをリスクなしで保存および管理するのに役立ちます。

仮想データ ルームと物理データ ルームの比較

デジタル技術が進化する以前は、物理的なデータ ルームが使用されていました。 これらは、重要な文書、知的財産文書などを保存するために利用されました。 物理的なデータ ルームは、実際の物理的な場所でした。

しかし現在、デジタル技術の進化により、仮想または電子文書が物理文書に取って代わりました。 その結果、仮想データ ルームが物理データ ルームに取って代わりました。 仮想データ ルームには、物理​​データ ルームと比較して多くの利点があります。 いくつか調べてみましょう：

＃1。 コスト差

物理的なデータ ルームには、レンタル場所と、ドキュメントを保護するための適切なセキュリティ設備が必要です。 これは、家賃、メンテナンス、セキュリティなどに関する莫大な費用がかかることを意味します。

一方、仮想データ ルームは、大量のデータを安全に保存する機能を提供するクラウド ソリューションです。 仮想データ ルームは、物理データ ルームよりもはるかに費用対効果が高くなります。

＃2。 データ取得時間

物理的なデータ ルームでは、大量のドキュメントを検索するのがいかに難しいか想像できます。 完璧に整理されていたとしても、これを行うには何時間もかかるでしょう。

これと比較して、VDR ではこれをシームレスかつ数秒で実行できます。 ドキュメントへのアクセス権を持つすべてのユーザーが、待ち時間なしですぐにデータを検索して取得できます。

＃3。 効率

VDR は、ドキュメントの管理効率を改善し、ビジネス プロセスを改善するのに役立ちます。 ドキュメントがほとんどの時間で複数の入札者に届くようにするため.

しかし、物理的なデータ ルームについて話す場合、入札者は部屋にアクセスするために予約をスケジュールする必要があります。 したがって、効率レベルは低くなります。

＃4。 機密通信

VDR は、関係者間の機密かつプライベートな通信を可能にします。 誰にもあなたの情報へのアクセスを許可することなく、別の組織からの特定の質問に答えることができます。 ドキュメントを表示する権限を誰にでも付与できます。

＃5。 追跡

VDR を使用すると、ドキュメント ビューを簡単に追跡できます。 同時に、これは物理的なデータ ルームでは不可能です。 誰がどのドキュメントを表示するかを制御することはできません。 しかし、仮想データ ルームを使用すると、ファイルを閲覧した人数を確認できます。 これに関する毎日のレポートが得られるため、追跡が便利になります。

複数の仮想データ ルーム プロバイダーが優れた機能を提供します。 さまざまな機能を使用すると、ドキュメントやファイルをオンラインで効率的かつ効果的に管理できます。

仮想データ ルーム ツール

検討できる最高の仮想データ ルーム プロバイダーを探ってみましょう。

iDeals

iDeals は、重要なビジネス ドキュメントを共同で安全に共有する方法を提供します。 簡単なドラッグ アンド ドロップ機能を使用して、ファイルをアップロードできます。 ファイルを一括アップロードして、貴重な時間を節約できます。

25 以上の異なるファイル形式をサポートし、Windows エクスプローラーと統合できます。 その簡単なテキスト検索オプションとフィルターにより、データ検索がより便利になります。

アンサラダ

Ansarada は、単なるストレージおよびファイル共有ソリューション以上の機能を備えたスマートな仮想データ ルームです。 他のプラットフォームと統合して双方向の同期を可能にし、ドキュメントやファイルをすばやくアップロードできるドラッグ アンド ドロップ機能を提供します。

Ansarada を使用すると、すべてのアクションを追跡および制御できます。 これは、レポートの自動化、結果の予測などに役立つ人工知能の力によって支えられています。

CapLinked

CapLinked は、組織がドキュメントを安全に保管するための安全でシンプルな仮想データ ルーム ソリューションを提供します。 ドキュメントを即座にアップロードし、必要な関係者に許可を与えることでアクセスを制限できます。

ファイルをまとめてアップロードできるので、貴重な時間を節約できます。 エンタープライズ レベルのセキュリティにより、重要なドキュメントが常に安全に保護されます。 CapLinked は、あらゆる規模と予算のプロジェクト、組織、企業にデータ ルームを提供します。

ワンハブ

安全な方法で、同僚、クライアント、パートナーと簡単かつシームレスにコラボレーションできます。 OneHub を使用すると、プライベートなビジネス情報を心配することなく共有できます。

ドラッグアンドドロップ機能でファイルをすばやくアップロードできます。 その高度なアクティビティ追跡により、データ ルーム内のすべてを追跡できます。 30 を超えるファイル タイプの高品質のプレビューを表示できます。 タスクの割り当て、権限の付与などにより、コラボレーションを簡単に合理化できます。

このデータ ルームには、銀行レベルの暗号化が付属しています。

箱

Box を使用すると、入札、M&A、および契約を最大限に保護しながら安全に管理できます。 プロセスを容易にする 1400 以上の統合が付属しています。 ブラウザー内プレビューとモバイル アクセスを許可することで、ユーザー エクスペリエンスを向上させることができます。

その高度なセキュリティにより、不正アクセスが防止され、ドキュメントへの安全なアクセスが保証されます。 フォルダー コントロールと強力なユーザー アクセス許可により、疑わしいアクティビティを追跡します。

最後の言葉

したがって、重要なドキュメントについて話すと、仮想データ ルームがいかに重要で有用であるかがわかります。 電子文書と取引を含むすべての分野では、文書の安全性を最大限に確保するために、安全な仮想データ ルームが必要です。

上記で提案された VDR プロバイダーのいずれかを検討し、心配することなくビジネスに集中できます。

次に、ドキュメント自動化ソフトウェアをチェックして、作業時間を節約できます。