イベント管理および AV 制作サービスを採用する前に考慮すべき 8 つのこと

イベント管理プロセスでは、適切なイベント管理サービス プロバイダーを採用することが、イベントを成功させるために非常に重要です。 あなたの潜在的なイベント管理および制作会社は、可能な限り最善の方法ですべての機能を実行できる必要があります.

適切な会社を選択するには、考慮する必要がある複数の要因があります。 この投稿では、最高のイベント管理エクスペリエンスを実現できるように、この点に関する主要な要素について説明します。

イベント管理および AV 制作サービスを採用する際に考慮すべき要素

ビジネスですべてのスキルと設備を持っている場合は、自分でイベントを管理することが不可欠です。 しかし、ほとんどの企業が、最良の結果を得るためにイベントを外部委託することを好むのは事実です。 あなたもその一人なら、イベント管理会社を雇う際に考慮すべき8つの重要な要素があります.

1.構造コスト

何を支払い、何を報酬として得るかを理解することは、あらゆる意思決定プロセスの基礎となります。 この点に関して、潜在的な制作およびイベント管理サービス プロバイダーに、そのコスト構造について尋ねる必要があります。

人々は価格のインフレを隠すために何百ものトリックを使用するため、適切な質問をすることが役立ちます. 時間単位で請求するか、それともコスト プラス ベースで請求するか? また、時間単位で請求する場合、管理費はどのように機能しますか?

さらに、さまざまなサービス プロバイダーの価格を比較して、情報に基づいた決定を下し、予算にやさしいサービスを利用する必要があります。

2. ツールと機器

イベント管理や視聴覚制作会社の採用プロセスでは、成果物について知ることが不可欠です。 この点で、レンダリング、サイネージとステージングの 3D モデル、レイアウト、CAD 図面などをプロセス全体で提供することについて、潜在的なサービス プロバイダーに問い合わせることができます。

これらは、契約に署名する前に尋ねなければならない質問です。 このようなツールや視覚補助を利用できると、プランナー、意思決定者、経営幹部など、関係するすべてのエンティティを支援できます。

もう 1 つの側面は、必要なツールと機器の所有権です。 ほとんどの製品およびイベント管理会社は、サードパーティから一部の機器をレンタルしていることがわかっています。 この慣行により、イベント管理コストが増加する可能性があります。

したがって、契約しているサービス プロバイダーが、必要なすべての制作およびイベント管理ツールの所有権を持っていることを確認してください。

3. クルーの経験

イベントを成功させるには、クルーの経験の役割を無視することはできません。 雇われたサービス プロバイダーのイベント管理クルーに経験の浅いメンバーがいる場合、イベントは問題に直面する可能性があります。 彼らは、特定の状況で何をしなければならないかを理解している必要があります。

制作会社やイベント管理会社は、さまざまなイベントに対応するためにアルバイトを雇うことがよくあります。 彼らは、輸送費を節約し、地元の人々を巻き込むためにそうしています。 より具体的には、イベントが駅の外にあるとき。 特定の専門知識を必要としないランダムなイベントを開催する場合、この側面には問題がない可能性があります。 ただし、イベントがそうする場合は、経験豊富なクルーがいるサービスプロバイダーを雇ってください.

4. 緊急行動方針

悲劇はいつでも起こる可能性があり、その出来事も影響を受ける可能性があります。 危機は、地震や火災などの自然災害、またはテロ行為の状態の形で発生する可能性があります。 イベントを計画する際には、そのような避けられない状況に対処するための計画が必要です。

この点に関して、そのような状況で強制されるプロトコルについて、潜在的なサービス プロバイダーに問い合わせる必要があります。

5. リハーサルの様子

イベント時の適切な実行のためには、すべてのアクションを練習し、すべての機器が適切に機能することを確認することが不可欠です. 土壇場での驚きを避けるのに常に役立ちます。

イベント管理の専門家によると、リハーサルにより、すべての機器が正しく機能し、すべてのプレゼンテーションが正しく構成され、イベントがうまく進行することを確認できます。 したがって、この点については、潜在的なサービス プロバイダーに問い合わせる必要があります。

6. まだアイデアを試していない

あなたの会社の今後のイベントの管理についてまだ知りませんか? まだ試していないアイデアについて、潜在的なサービス プロバイダーに尋ねることができます。

そうすることで、複数の革新的なイベント計画を立てることができます。 また、それぞれのサービス プロバイダーの創造性レベルについてもお知らせします。 その上で、クリエイティビティの新しいチャネルを開き、クリエイター、プランナー、参加者の体験をあらゆる面で楽しくします。

7. 段取り時間

プランナーは、会場の準備にかかる時間を知っておく必要があります。 セットアップ時間の考慮も重要です。その時間だけそれぞれのスペースを差し控える必要があるからです。 ただし、イベントの規模、複雑さ、範囲によって異なる場合があります。

プランナーが締め切りに間に合うように時間を無駄にして急いでいることがよく見られます。これにより、コストが増加し、土壇場での消防訓練につながる可能性があります.

したがって、人々の基本的なニーズに気を配りながら、セットアップ時間を正確に予測できる会社を雇ってください。

8.市場での評判

市場での信頼性と評判は非常に重要です。 サービス プロバイダーの信頼性を確認することは難しくありませんが、多くのサービス プロバイダーは顧客を引き付けるために成功事例を偽造しようとします。

この側面を認識し、企業が好意的にレビューを偽造できないフィードバック プラットフォームを常に探す必要があります。 さらに、ソーシャル メディア アカウントをチェックして、他のユーザーからフィードバックを得て、その特定のサービス プロバイダーについて他の人がどう考えているかを知ることができます。

市場での信頼性と評判を確認するために、過去のクライアントに連絡先を提供するように依頼して、信頼性を知り、サービスに関するフィードバックを得ることができます.

結論

イベントの成功の背後にある鍵は、イベント管理チームです。 より効率的で設備の整ったイベント管理と AV 制作チームを雇うほど、イベントはより成功するでしょう。

そのような会社を雇う前に、前述の要因を考慮すると、イベントを思い出に残るものにし、費用対効果の高いものにすることで、確実に利益を得ることができます.