ビジネスミーティング101–効果的なミーティングを実行するための7つのヒント

公開: 2022-07-07

会議は私たちの日常のやり取りの一部ですが、それが何であるか、非常に生産的な会議、または役に立たず、時間を無駄にしている別の会議であるかどうかはわかりません。ミーティングでは、多くの作業を完了したり、多くのミーティングを終了して、何も完了しなかったと主張したりできます。結局のところ、悪い会議に参加したことがないとは言えません。たぶん、あなたはただ1つになっていたか、またはあなたが参加した会議がうまくいかなかったか、うまく始めて、ひどく終わったときを覚えています。会議の人々は遅れましたか？それとも彼らは注意を払っていませんでしたか？答えるべき質問はたくさんありますが、この記事では、これらの小さな間違いを回避し、次の手順で効果的な会議を実行する方法についてさらに説明します。

効果的な会議を運営するための7つのヒント

あなたは会議が必要ですか？

あなたのチームや他の企業メンバーがあなたの会議に参加する意欲を持っている場合、彼らはあなたの会議は必要ないと感じている可能性があります。これが起こるとき、あなたは人々の時間を無駄にしているだけでなく、あなた自身の時間を無駄にしているのです。しかし、いつ会議を設定する必要があることを知っていますか？まず、あなたは自分のビジネスの状況について考えて座ったことがありますか？そうでない場合は、自分だけのために、一人で考えている時間をスケジュールしてください。会議をスケジュールする必要がある場合でも、後でスケジュールすることができます。

あなたはあなたのビジネスがどこにあるかを知るために多くのことを考える必要はありません。代わりに、少なくとも10分間座って、すべてを自分で処理できるかどうかを考えることができます。次に、会議に参加している人からの外部からの干渉が必要な場合は、電子メールを送信して、すぐに会議をスケジュールします。結局のところ、オンライン会議の力を使えば、会議を直接スケジュールする必要はありません。彼らはオンラインにすることができます。

効果的な会議の計画と構成

すべての会議は何らかの形で構成する必要があるため、いくつかの箇条書きが含まれている場合でも、目的と議題を公開するようにしてください。適切な時間枠を選択し、参加者にとって適切な時間であることを確認してください。また、長時間の会議は避けたいことを忘れないでください。それらは人々のスケジュールに合わせるのが難しく、かなりの時間がかかる可能性があります。

何よりも、誰かのスケジュールがどれほど忙しいかわからない可能性があるため、会議の長さについて理想的な時間はありません。また、長さはビジネス会議の全体的な目的によって異なります。ただし、統計によると、会議の一般的なルールは、60分を超えてはならず、15〜30分の間のどこかにある必要があります。

または、参加者とタイムスケジュールについて詳しく話し合うこともできます。時間が厳しい場合は、短い会議を開催してみてください。自由な場合は、最大1時間の長い会議を開催してください。

さらに、あなたがより短い会議を開催しているのを見るときはいつでも、あなたは急いでいるすべての人に名刺を配り始めることができます。名刺の印刷サービスを使用すると、これを行うことができるため、特に急いでいるときに、会議後に発生する可能性のある質問に全員が関与し続けることができます。

議事を設定する

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実際に何の目的もなく開始される会議の数に驚かれることでしょう。そこで参加者は参加する意欲をかき立てられます。会議の議題は、ホワイトボードまたは配布物に要約してから、ホワイトボードで議論することができます。ただし、会議を開始する前に、誰もが自分がどこにいるのか、会議全体の目的を知っておく必要があります。

議事は会話を導き、会議が話題から外れないようにします。したがって、会議が始まる前に議題を設定しておけば、誰もが最初から何が起こるかを知ることができます。ほとんどのビジネス専門家は、議事録が設定されていない場合、会議に出席することを好みません。実際、ある調査によると、ほとんどのビジネスプロフェッショナルは、議題がない場合、会議はすぐに混乱する可能性があることに同意しました。結局のところ、昨日何をしたかを話し合うために会議に参加したいと思う人は誰もいません。

効果的な会議を設定する頻度を決定する

会議の背後には、勢いをつけるため、またはビジネスの機能の方向性を変えるための2つの重要な理由があります。コースを変更するということは、計画セッション、交渉、緊急会議などを奨励することを意味します。勢いを維持するためには、定例会議も開催する必要がありますが、どのくらいの頻度で開催する必要がありますか？頻繁に会うことは賢明な考えではなく、時間の無駄かもしれません。一方で、十分に会わないことは良い考えではなく、評価と改善は単なる後付けと見なされます。

全体として、毎日会議を開く理由はありませんが、週に1〜2回会議を開くのが理想的です。たとえば、Mark Zuckenbergによると、毎週の会議は、会社で高いパフォーマンスレベルを維持するために重要です。さらに、新入社員がいるときはいつでも、自分のルートがわかるまで毎日会うのが最善です。さらに、とにかく混乱していると感じた場合は、次の質問をして、必要な会議の数をより適切に評価できます。

会議は緊急ですか？毎日やってください。
会議は重要ですが、緊急ではありませんか？定期的に会いますが、毎日ではありません。
会議は緊急ですが、それほど重要ではありませんか？ 1回限りの会議があります。
あなたの会議は重要でも緊急でもありませんか？ミーティングはまったくありません。メールを送信するだけです。

あなたの聴衆が誰であるかを賢く選択してください

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チーム全体で情報を共有し、全員が完全に関与し続けることは素晴らしいアイデアです。それでも、会議が生産性レベルと予算に与える影響についても考慮する必要があります。ただし、会議への出席を減らしたいとします。その場合、チーム全体が自分のタスクがプロジェクトの進行にどのように影響するかを確認できる共同プロジェクト管理ツールの使用を検討できます。これにより、進捗レベルで従業員を更新する必要がなくなるため、時間を節約できます。たとえば、使用を検討できる共同プロジェクト管理ツールは次のとおりです。

Trello
プロジェクトマネージャ
Jira
Wrike
Monday.comなど

時間厳守

先に述べたように、会議に参加するすべての人はあまり時間がないかもしれません。そのため、時間に関しては非常に時間厳守である必要があります。たとえば、会議が午前10時に開始する場合は、1分後に会議をプッシュしたり、設定された終了時間の後に終了したりしないでください。時は金なりであり、会議がいつ始まるかを推測するのを待っている人は皆、大きな懸念であり、リソースの浪費です。結局のところ、誰かが時間通りになりたいのであれば、彼らはそうするでしょう。

世界中の専門家は皆、何よりも時間を尊重しています。たとえば、ビルゲイツと話をするために座っている場合、彼は5分しか与えません。その時間を延長する必要がある場合、彼は5分の別のタイマーを設定します。世界で最も成功している人々はすべて、特に会議中は時間管理に時間厳守しています。

さらに、終了時間は開始時間と同じくらい重要です。終了時刻より遅く終了する習慣がある場合、ほとんどの人は、あなたが時間厳守ではなく、会議を真剣に受け止めていないことを知っています。要するに、あなたはあなた自身を含む誰かの時間を無駄にするためにここにいるのではありません。

良い態度をとることを忘れないでください

組織文化の悪い会議には誰も参加したくありません。これには、態度の悪さなどが含まれます。会議中に良い行動を示すためにできることは次のとおりです。

時間厳守（時間通り）
他の人の言うことに細心の注意を払う
あなたが話すのと同じくらい聞く
ポジティブでエネルギッシュであること
責任を取る
他人の存在を尊重する
他人のせいにしない

次のことを行うことで、会議内で前向きな環境を維持し、会議の他の参加者との競合を回避できます。結局のところ、誰もが前向きでエネルギッシュな人の周りにいたいと思っています。

効果的な会議–まとめ

さて、それは効果的な会議を実行するための7つのヒントのすべてです。うまくいけば、あなたはあなたのビジネスでより良い会議をするためにあなたが何ができるかを明確に理解しているでしょう。多くの人が会議に出席し、なぜ出席するのかさえわかりません。会議の重要性は、組織の問題がどこにあるかを特定し、会議の終了後に改善を促進することであるため、これは間違いなく起こりたくないことです。ミーティングは重要であり、ミーティングを開催する際に適切なバランスが見つかれば、自分自身を含むすべての人が喜んでミーティングに参加できます。