ビジネスプロセスを強化するための実用的なヒント

公開: 2022-04-25

多くの要因が繁栄するビジネスを構築する上で役割を果たします。その1つがビジネスプロセス管理です。ビジネスプロセスには、特定の目標を達成するために会社がとるステップが含まれます。ビジネスプロセス管理とは、会社の各業務を絶えず見直し、強化することを意味します。これを行うことにより、全体的な組織の価値を高めます。

企業が拡大すると、企業もより複雑になり、日常業務に多くの人が関与し、顧客の期待にばらつきが生じます。したがって、プロセスが可変で複雑になり、ビジネスへのリスクが高まるにつれて、プロセスを制御するのが難しくなる可能性があります。

スケーラブルな企業を構築し、前進し続けるには、ビジネスリーダーはプロセスを効果的に改善する必要があります。

組織の成長のためにビジネスプロセスの改善が不可欠なのはなぜですか？

企業は、今日の競争の激しいビジネス環境において絶え間ないデジタル変化を経験しています。ビジネスを軌道に乗せることは困難であり、効果のないプロセスはビジネス全体に悪影響を与える可能性があります。リソース、利益、および製品の品質に悪影響を与えるには、1つの非効率的なプロセスしか必要ありません。

ビジネスプロセスを最適化することの利点は次のとおりです。

組織に、ビジネス目標の達成を支援するための効果的なチームと必要なスキルがあることを確認します。
あなたとあなたのチームはより生産的になります。
あなたはあなたのクライアントのために絶え間ないアプローチとアウトプットを手に入れます。
あなたの仕事はもっと楽しくなります。
ワークフロー時間を短縮します。
エラーを減らします。

組織はしばしば変化に抵抗します、そしてそれはあなたの快適ゾーンから出るのが快適ではないので、それはいくぶん理解できます。しかし、真実は、不快感を選択しない限り、成功を期待することはできません。ビジネスプロセスを改善するための正確な手順を理解するのは難しいかもしれません。どうすればそれが正しく行われていることを確認できますか？幸いなことに、トレーニングプログラムに登録することで、プロセス開発を主導するために必要なスキルを身に付けることができます。グリーンベルト認証を取得することで、社内でプロセス改善プロジェクトを実施できるようになります。プロセスの問題を特定、調査、削減することにより、ビジネスプロセスを強化する方法を学びます。

ビジネスプロセスを強化するための実用的な方法

既存のプロセスをマッピングする

これは簡単な手順です。プロセスに変更を加える前に、プロセスを視覚化することが重要です。プロセスマップを使用すると、プロセスワークフローを視覚的に表現できるため、プロセスワークフローをよりよく理解して解釈し、必要な改善を行うことができます。

プロセスのこの視覚的な角度は、説明責任のある従業員、タスク、システム、ツールなどのプロセスワークフロー要素に関する詳細な視点を提供します。これにより、業績に悪影響を与える問題を簡単に特定できます。

何が正しくないかを認識したら、プロセスを改善するためのアクションを実行できます。

LucidchartやMicrosoftVisioなど、いくつかのツールがプロセスのマッピングに役立ちます。または、紙とペンを使用することもできます。そのようなツールに投資することが選択肢にない場合は。

プロセスについて質問を開始します

あなたはビジネスリーダーであるため、プロセスがどのように機能するかを明確に把握している可能性があります。ただし、従業員はビジネスプロセスについて最も知識があります。したがって、プロセス改善の次のステップは、スタッフに質問することです。マップのすべての詳細が正しいかどうかを確認してください。

これに関する従業員の視点は、他の方法では見逃していたことを学ぶのに役立つため、非常に重要です。オンボーディング時間を短縮することで、クライアントのオンボーディングプロセスを強化したいとします。あなたはリーダーなので、実際のプロセスのステップを知っています。ただし、顧客のオンボーディングが遅れる原因は何であるかはわかりません。プロジェクトチームと話をすると、問題がわかります。営業チームは、新しい顧客に関するプロジェクト時間を更新するためにシステムを正しく使用していません。

これらの詳細は重要ではないように思われるかもしれませんが、プロセス戦略を改善するために重要です。そして、これらの詳細を学ぶ唯一の方法は、従業員に正しい質問をすることです。プロセスの望ましい結果、切り取ることができる単調な側面、および彼らが日常業務で遭遇する問題を見つけることに焦点を当てる必要があります。

プロセスの現在のワークフローを調べます

これはおそらく、ビジネスプロセスを改善する上で最も時間のかかる、しかし不可欠なステップです。作成したマップを使用して、ワークフローを進めるためのギャップと機会を確立し、実際のプロセスをより効率的に再設計するための計画を作成できます。

お金、時間、またはその他のリソースを節約することでコストを削減できるかどうかを自問し、どのプロセスタスクが出力の遅延につながるかを把握してください。また、反復的で自動化できるタスクについても検討してください。これらは、効果的なプロセス戦略を作成するためのガイドラインとして使用できるいくつかの質問です。

ギャップを埋めるためにプロセスワークフローを作り直します

上記のすべての手順を実行すると、アクションプランの作成を開始するのに十分なデータを取得できます。分析から得た洞察に基づいて、プロセスのギャップを埋め、運用パフォーマンスを向上させる変更を書き留めます。

プロセスチームと協力して、最も効果的なソリューションを特定します。マイナーに見えるという理由だけで提案を見逃さないでください-それは影響を与える可能性があります。実装できるすべてのアイデアと変更のリストを作成したら、それらがプロセスの結果にどのように影響するかを検討し、ビジネスへの影響に応じて優先順位を付けます。

反復的なプロセスタスクを自動化する

冗長性は生産性を低下させます–それは同じ食事を毎日食べるのと同じです。創造性の欠如はあなたの従業員に悪影響を及ぼします。プロセス分析からの情報を使用して、これらの反復的なプロセスタスクを評価し、それらを自動化する方法を見つけることができます。

自動化により、プロセスワークフローが容易になり、プロセスが高速化されます。さらに、従業員がビジネスにとってより創造的で価値のあることを行うことに努力を向けることができるため、従業員の生産性が向上します。

ワークフロー変更の効率を評価する

主要業績評価指標を使用して、拡張プロセスのパフォーマンスを監視します。それらはどのような結果を生み出し、どれほど効果的ですか？操作はより速く実行されますか？エラーは減少しましたか？従業員はどうですか？彼らはどのように改善しましたか？以前よりも生産性が高くなっていますか？

これらの質問に答えることで、プロセス改善戦略がビジネスにどのように影響するかを明確に把握できます。そうすれば、プロセスの強化に費やした労力と時間はすべて価値があることがわかります。

明らかに、プロセスの改善はここで止まることはなく、プロセスをさらに強化するためのより多くの機会を探す必要があります。絶え間なく変化する世界で競合他社を上回っている唯一の方法は、ビジネスを絶えず評価して改善することです。