契約管理システム導入のメリット

現代のあらゆる組織の中心には、迅速に変革し、ビジネスを生き残るための位置に置く必要があります。 これには、事業継続のための規制されたフレームワーク内でのビジネス要件の管理が含まれます。

規模の大小にかかわらず、すべての企業は、自社の事業内容やパフォーマンスのベンチマークについて契約を締結しています。 これには、契約が両当事者を拘束し、条件に違反するリスクがないことを保証するための正式な契約が必要です。 このため、現代のテクノロジー主導の企業は、契約ライフサイクル全体を自動化する正式な契約管理システム(CMS) を使用して、ビジネス上の利益とブランド イメージを保護しています。

エンタープライズ環境における CMS の必要性

あらゆる契約は非公式または口頭での交渉から始まり、最終的には権限のある署名者および代表法律事務所による署名に進みます。 法的手続きには、最終製品やサービスがどのように提供されるかを規定するさまざまな条項も含まれます。

しかし、手動プロセスでエラーがなく、すべての関係者に対してタイムリーなコンプライアンスの拘束力を確保できるでしょうか? いいえ、従来の契約管理方法には、契約条項の誤解や不履行のリスクがはびこっており、ビジネス上の損失につながる可能性や、一部の条項が無効になる可能性があります。

ただし、自動化されたルールベースの契約管理ソフトウェアにはエラーがなく、契約ライフサイクル管理システム全体を通じて、日付、タスクの完了、コンプライアンス基準に基づいて法的条件が自動的にトリガーされます。 したがって、契約管理システムは、契約アクションを処理する統合ソフトウェアにより、契約ライフサイクル全体を合理化します。

統合契約管理システムの 10 の主な利点

契約管理システムは、法務チームのメンバー、コンプライアンス チーム、経営陣などの関係者がアクセスできるように、すべての契約を中央リポジトリにデジタル化、保存、分類します。 さらに、契約書を手動で提出する必要がなくなり、時間を節約できます。 重要なファイルの潜在的な損傷や盗難、置き忘れや火災などの問題による損失の可能性も、契約管理システムの利点です。

ここでは、エンタープライズ契約ライフサイクル管理システムの利点をいくつか紹介します。

1. ワンストップの契約ライフサイクル管理システム

企業は、単一のアクセスポイントとして、すべての法的文書を保管および管理する集中リポジトリを活用できます。 文書保管のワンストップポイントにより、透明性と説明責任が促進され、管理が向上します。

一元化された検索可能なシステムは、事前定義されたメタデータとテキスト検索に基づいて、契約書をより迅速かつ効率的に見つけるのに役立ちます。

2. 契約の一元的な分類と抽出

一元化されたリポジトリは、契約管理システムを利用することで得られるメリットを享受します。AI を活用した契約データのデジタル化と抽出によるリスク軽減、法的文書の分類、定義、シームレスな共同仲裁のための文書の比較を行う統一メカニズム、追跡可能な監査フローなどです。

単一の合理化された契約管理システムは契約管理システムの利点を提供し、最終的には取引をより迅速かつ完璧に完了するのに役立ちます。

現在、企業データの多くはクラウド上にあります。 クラウド契約管理システムは CMS の一部であり、チームワークと場所にとらわれないビジネス上の意思決定を促進します。 クラウドベースの CMS は、さまざまな場所で取引が行われ、契約が交渉される、グローバル ビジネス エコシステムの重要な要素です。

3. 設定可能なワークフローとテンプレート

契約管理システムを利用することのその他の利点は、契約の作成、承認、実行、終了のプロセスを合理化し、さまざまな不測の事態に備えてビジネスを確実に保護するための、契約ライフサイクル全体にわたる組み込みのワークフローです。

さまざまな契約の種類と日付に基づいたテンプレートにより、契約の有効期限が切れる前にタイムリーなアラートと通知が提供されます。 これにより、更新と前年比ロールオーバーがシームレスで自動化されたプロセスになり、企業は契約の再交渉やキャンセルを行い、不利な状況でのデッドロックを回避できるようになります。

4. エラーと損失を最小限に抑える

契約管理システムは、法的プロセス全体を最適化することで企業に利益をもたらします。 承認用の契約テンプレートと同期する条項ライブラリが組み込まれているため、法的文書の起草は均一で、比較的エラーが少なく、文書管理が柔軟です。

5. サイバー攻撃やデータ侵害からのセキュリティ

契約管理システムの機能は、集中化された安全なサーバー内に保存され、多くの場合暗号化され、アクセス制御が有効になります。 したがって、権限のない個人は重要なビジネス上の法的文書にアクセスできません。 一元化された企業契約管理システムには、法的ライフサイクルのあらゆる時点での可視性を確保し、透明性を確保するアクセス制御も備わっています。

6. 法的文書の最大限の安全性

契約管理システムのもう 1 つの利点は、すべてがデジタル バックアップを持つことを意味するため、契約ライフ サイクル全体にわたるデジタル化とエンドツーエンドのハイパー オートメーションです。 したがって、物理的な契約の場合に洪水や火災によって発生する可能性のある損失や、従業員が退職する際の悪意のある行為によって発生する可能性のある損失が回避されます。 CMS は、大量の退職や一時解雇に直面した場合でも、ビジネスの利益と多額の支払いの可能性を守ります。

7. 部門別業務プロセスの効率化

契約管理システムは、サプライヤーベースのデータも追跡し、契約をエンドツーエンドで可視化するために他の部門と統合することで、下請け契約、スケジュール、価格などの修正を可能にします。CMS により、契約条件に対する自動パフォーマンス分析が可能になり、運用が強化されます。契約上のベンチマークに対するさまざまな部門の財務実績。

8. 財務および風評リスクの特定と軽減

地域の金融および法規制に対する契約条件の遵守は、あらゆるビジネスにとって重要な要件です。 エンタープライズ契約管理システムは、CMS コンプライアンス メカニズム内で適切な事業継続計画を考案することでこの問題に対処し、法的枠組みの不遵守による財務的および評判のリスクを軽減します。

9. 自動レポート生成

契約管理システムは、法的および契約上のプロセス全体を合理化し、契約概要レポートに対して KPI を監視するための詳細な即時レポートの生成に役立ちます。 したがって、契約管理システムの主な利点は、タイムリーなアクションに関するインテリジェントで自動化されたレポート作成であることです。

10. より効率的な CRM

インテリジェントな契約管理ソリューションは、顧客関係管理 (CRM) を活用して、顧客中心の顧客関係に対する総合的なアプローチを実現します。 契約は、効率的な CRM のためのタイムリーな自動通知によりシームレスに活用および施行されます。

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