2023 年に使える採用メール テンプレート 10 選

求人メールとは何ですか？

求人メールとは、求人への応募を促すことを目的として、潜在的な候補者に送信されるメッセージです。

採用担当者と候補者の最初の接点として機能し、ポジティブな印象を与える上で重要な役割を果たします。 効果的な採用メールの内容は、仕事の機会、企業文化、候補者のスキルがその役割にどのように適合するかに焦点を当てています。

電話によるコールド コールとは異なり、電子メールはプロセスの開始時に 99.99% の時間で使用されます。

現在、採用担当者は主に ATS や CRM などのツールとテンプレートを使用して、採用プロセスの最初のステップで時間を最適化しています。

しかし、電子メールや勧誘電話が、今日使用されている唯一の、あるいは最良の採用チャネルであるとは限りません。

候補者に働きかけるのに最適なチャネルは何ですか?

私たちは、採用キャンペーンをマスターし、はるかに短い時間でより良いパフォーマンスを得るために存在する最高の採用チャネルに関する素晴らしい記事を書きました。 それについて読みたいですか?

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求人メールにはどんな種類があるの？

採用メールは、潜在的な候補者を惹きつけるために不可欠なツールです。 これらのコミュニケーションにはさまざまな形式があり、それぞれが採用ファネル内で独自の目的を果たします。

ここでは、さまざまな種類の求人メールについて説明します。

1.最初のアウトリーチメール

このタイプの電子メールは、潜在的な候補者との最初の接触点です。 多くの場合、採用担当者または採用マネージャーの簡単な紹介、会社の概要、受信者がその役割に適任であると判断された理由が含まれます。 目標は、候補者の興味をそそり、対話を開始するための反応を促すことです。

2.求人メール

これらは、見込み客に送信されるターゲットを絞った電子メールで、特定の空きポジションへの応募を勧誘します。 通常、その役割の要件、責任、および候補者の経歴がその職務とどのように一致するかを強調します。

3.ネットワーキングメール

ネットワーキングメールは、特定の仕事を念頭に置くことなく、つながりを確立することを目的としています。 彼らは関係構築を重視しており、採用担当者は将来の機会に向けて人材ネットワークを拡大するために潜在的な候補者に連絡を取ります。

4.フォローアップメール

最初の連絡や面接の後は、フォローアップ メールが非常に重要です。 候補者をプロセスに参加させ続けたり、必要な次のステップを提供したり、単に将来の求人に備えて関係を維持したりすることができます。

5.紹介リクエストメール

これらの電子メールは、現在の従業員または業界関係者に送信され、自社のネットワークから仕事に適している可能性のある候補者を紹介するよう求められます。 多くの場合、募集中の役割と理想的な候補者のプロフィールの簡単な説明が含まれます。

6.イベント招待メール

これらの電子メールは、候補者を採用イベント、就職説明会、またはオープンハウスに招待するために送信され、参加者と会社への関心を高めることを目的としています。 通常、イベントの詳細、登録リンク、参加するための価値提案が含まれます。

7.拒否メール

メールを送信して喜ぶ人はいませんが、採用プロセスでは不採用メールは必要不可欠です。 彼らは候補者に選ばれなかったことを知らせ、敬意を持って締めくくります。 また、多くの企業は将来の機会に扉を開いたままにし、候補者がより適している可能性のある他の役割に応募することを奨励しています。

8.オファーメール

候補者が役割に選ばれると、オファー電子メールは正式な内定を延長するために使用されます。 ここには、ポジション、報酬、福利厚生、候補者の承認を確実にするために必要な次のステップが詳しく記載されています。

9.タレント ネットワークのサブスクリプション電子メール

これらの電子メールは、候補者を組織の人材コミュニティに参加させ、スキルセットに合わせた今後の求人情報や、会社に関連するニュースやイベントに関する最新情報を受け取るよう促します。

10.お礼メール

面接や有意義なやり取りの後に送信されるお礼メールは、時間を割いて候補者に感謝の意を表し、候補者がプロセスに参加できるようにします。 また、候補者に対する企業の関心を強化し、次のステップのスケジュールを提供する機会でもあります。

それぞれのタイプの採用メールは、採用戦略全体において極めて重要な役割を果たします。 これらのさまざまなコミュニケーションを活用することで、採用担当者は堅牢なパイプラインを作成し、有意義な関係を構築し、最終的には組織に適した人材を見つけることができます。

この投稿の後半では、上記のメールの種類ごとにいくつかのテンプレートを提供します。

2023 年に採用テンプレートを使用するメリット

採用メール テンプレートを使用すると、2023 年の採用プロセスに多くのメリットがもたらされます。

カスタマイズ

まず、テンプレートは簡単にカスタマイズできる構造化された形式を提供するため、時間と労力を節約します。 すべてのメールを最初から作成する必要がなくなり、採用担当者は他の重要なタスクに集中できるようになります。

時間の節約

採用自動化の時代であっても、採用は時間のかかるプロセスであり、細部まで細心の注意を払う必要があります。 テンプレートを利用すると、採用担当者は各メールを個別に作成する必要がなくなり、貴重な時間を節約できます。 代わりに、各候補者の特定のニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズするだけで済みます。

これにより、採用担当者は面接の実施や候補者の評価など、採用プロセスの他の重要な側面により多くの時間を割り当てることができます。

ブランドイメージ

さらに、テンプレートはメッセージングの一貫性を保証します。これは、強力な雇用主ブランドを維持するために重要です。 コミュニケーションの一貫性は、雇用主としての良い評判を築く鍵となります。 テンプレートを使用することで、採用担当者は候補者に送信される各メールが企業の価値観、使命、文化を反映していることを確認できます。 この一貫性は、強力な雇用主ブランドを確立し、企業のビジョンに一致する候補者を引き付けるのに役立ちます。

声のトーン

さらに、採用テンプレートを使用すると、採用プロセス全体を通じて一貫した口調と発言を維持するのにも役立ちます。 候補者に送信される各メールは、会社とその価値観を表しています。 テンプレートを使用することで、採用担当者はメールのトーンや内容が会社全体のブランド アイデンティティと確実に一致するようにすることができます。 この一貫性により、候補者との信頼関係が構築され、候補者が採用プロセスに積極的に取り組む可能性が高くなります。

最高の採用メールを作成するためのヒント

効果的な採用メールを作成するには、慎重な検討と細部への注意が必要です。 候補者の心に響く魅力的なメールを作成するためのヒントをいくつか紹介します。

• メールをパーソナライズする:候補者を名前で呼び、プロフィールや履歴書から特定の情報を参照します。 これは、あなたが時間をかけてそれらを調査し、その背景に心から興味を持っていることを示しています。 最適な採用メールを作成するには、メールのパーソナライゼーションが非常に重要です。 候補者を名前で呼ぶことで、単に一般的なメッセージを送っているだけではなく、候補者の個性を尊重していることを示します。
  
  さらに、相手のプロフィールや履歴書から特定の情報を参照することは、あなたが下調べをしていて、相手の経歴に心から興味があることを示しています。 この個人的なタッチは、候補者の注意を引き、大切にされていると感じさせるのに大いに役立ちます。
• 簡潔にする:候補者は毎日多数のメールを受け取るため、メッセージを迅速かつ簡潔に伝えることが重要です。 メールは常に仕事と会社の重要なセールスポイントに焦点を当て、過剰な情報で候補者を圧倒しないようにしてください。
  
  人々の時間と集中力の持続時間は限られています。 採用メールでは、簡潔さが重要です。 候補者は毎日大量のメールを受け取るため、メッセージを迅速かつ簡潔に伝えることが重要です。 仕事と会社の主要なセールスポイントに焦点を当て、業界内での他社との違いを強調します。 メールを簡潔に保つことで、候補者の時間を尊重し、候補者が実際にメッセージを読んで興味を持ってくれる可能性が高まります。
  
• 魅力的な件名を作成する:件名は候補者が最初に目にするものであるため、候補者の注意を引く必要があります。 仕事や会社の独自の販売提案を強調する、簡潔で魅力的な件名を使用します。 採用メールの件名は本の表紙のようなもので、候補者の注意を引き、メールを開かせる必要があります。 魅力的な電子メールの件名を作成するには、その仕事または会社の独自の販売提案に焦点を当てます。
  
  この機会が他の機会と異なる点は何でしょうか? 何が刺激的で魅力的なのでしょうか？ 候補者の好奇心を刺激し、もっと知りたいと思わせる、簡潔で魅力的な言葉を使用します。 件名はポジティブな印象を与える最初のチャンスなので、大切にしてください。

全体として、パーソナライゼーション、簡潔さ、説得力のある件名は、最高の採用メールを作成する上で重要な要素です。 これらのヒントをメール戦略に組み込むことで、返信率を大幅に向上させ、質の高い候補者を引きつけることができます。

採用メールのパフォーマンスを測定するにはどうすればよいですか?

採用メールのパフォーマンスを測定することは、その有効性を評価し、改善の余地がある領域を特定するために不可欠です。 考慮すべき重要な指標は次のとおりです。

• 開封率:この指標は、メールを開いた受信者の割合を測定します。 高い開封率は、件名と送信者名が候補者の注意を引くのに十分な説得力があることを示します。
• クリックスルー率:クリックスルー率は、電子メール内のリンクをクリックした受信者の割合を測定します。 これは、電子メールによって生み出された関心のレベルと行動喚起の効果の指標となる可能性があります。
• 応答率:応答率は、電子メールに応答した候補者の割合を測定します。 高い返信率は、あなたの電子メールが候補者の心に響き、求人への関心を引き起こしたことを示しています。

前述の指標に加えて、直帰率と購読解除率も考慮する価値があります。 バウンス率は、無効な電子メール アドレスやメールボックスがいっぱいであるなど、さまざまな理由により受信者の受信トレイに配信されなかった電子メールの割合を測定します。

バウンス率を監視すると、電子メール リストが最新かつ正確であることを確認できます。 一方、購読解除率は、電子メール リストから購読を解除することを選択した受信者の割合を測定します。

購読解除率が高い場合は、メールの内容や頻度が視聴者の共感を呼んでいない可能性があり、調整が必要になる可能性があります。

これらの指標を分析することで、採用メールのパフォーマンスを評価し、データに基づいた意思決定を行ってメール戦略を最適化できます。 さまざまな件名、コンテンツ、CTA を試して、ターゲット ユーザーの心に最も響くものを見つけてください。

採用メールのパフォーマンスを向上させるには?

採用メールの開封率を測定する場合は、この指標に影響を与える可能性のあるさまざまな要因を考慮することが重要です。

たとえば、メールを送信する時間は開封率に大きな影響を与える可能性があります。 勤務時間のピーク時に電子メールを送信すると、候補者が自分の仕事で忙しいため、開封率が低下する可能性があります。 一方、早朝や夕方など、ピーク時以外の時間帯にメールを送信すると、受信者がメールを開いてくれる可能性が高くなります。

クリックスルー率に関しては、メール内に明確で説得力のある行動喚起を含めることが重要です。 メールには、仕事の説明や会社の Web サイトなどの関連情報へのリンクが含まれていることを確認してください。 これらのリンクは目立つように表示され、候補者が簡単にアクセスできるようにする必要があります。 さらに、注目を集めてクリックを促すために、視覚的に魅力的なボタンやバナーの使用を検討してください。

さらに、パーソナライゼーションは、採用メールの応答率を向上させる上で重要な役割を果たします。 候補者は、自分の特定のニーズや興味に合わせてパーソナライズされていると感じられる電子メールに返信する可能性が高くなります。 時間をかけて各候補者の背景、スキル、キャリアの願望を調査し、理解してください。 この情報を使用して、仕事の機会が目標や願望とどのように一致しているかを強調するパーソナライズされた電子メールを作成します。

全体として、採用メールのパフォーマンスの測定は継続的なプロセスであり、継続的な監視と分析が必要です。 これらの指標に注意を払い、データに基づいた意思決定を行うことで、電子メール戦略を洗練し、採用活動全体を改善することができます。

混雑した受信トレイの中で求人メールを目立たせる方法

求人メールを他のメールより目立つようにするには、次の戦略を検討してください。

• パーソナライズ:前述したように、メールをパーソナライズすることが重要です。 候補者の背景や経験に関する具体的な詳細を組み込み、候補者の固有の資格を理解するために時間を割いたことを示します。
• 説得力のあるビジュアルを使用する:テキストだけに頼るのではなく、画像やビデオなどのビジュアルを使用して候補者の注意を引くことを検討してください。 ビジュアルは、企業文化を伝えたり、職場環境を紹介したり、仕事の重要な側面を強調したりするのに役立ちます。
• 緊迫感を生み出す:採用メールに緊迫感を組み込むことで、候補者に即時の行動を促すことができます。 重要な期限や期間限定のオファーを強調して、緊急感を生み出し、タイムリーな対応を促します。

これらの戦略を実装することで、採用メールの可視性と影響力を高め、混雑した受信トレイの中でも目立つようにして、潜在的な候補者の注目を集めることができます。

採用キャンペーンに使用できるメール テンプレート 10 選!

効果的な採用メールを作成するためのベスト プラクティスについて説明しました。次に、採用キャンペーンに使用できる 10 個のメール テンプレートを見てみましょう。 これらのテンプレートは、優秀な人材を惹きつけ、さまざまな背景や経験を持つ候補者を惹きつけるように設計されています。

テンプレート 1 – 個別の紹介文

次の採用メール テンプレートをコピーして空メールに貼り付けます。 指定されたフィールド内およびメッセージをさらにパーソナライズするのに役立つ可能性のあるその他の場所で、必ずコピーをカスタマイズしてください。

テンプレート 2 – 刺激的な機会

仕事の魅力的な側面に焦点を当てて求職者の興味を引くために使用できるテンプレートを次に示します。 ジョブのハイライトに合わせて必要な詳細を入力して、次のテンプレートをカスタマイズします。

テンプレート 3 –紹介リクエスト

このテンプレートは、現在のネットワークを活用して、空きポジションの紹介を求めるように設計されています。 連絡先との温かいつながりを築くために、メールを具体的な詳細でパーソナライズしてください。

テンプレート 4 –フォローアップ

このテンプレートを使用して、最初の接触または面接後も候補者との勢いを維持してください。 継続的な関心を伝え、採用プロセスの次の段階に進むよう促すことが重要です。

テンプレート 5 –イベントへの招待状

この簡潔なテンプレートを使用して、採用イベントやキャリア フェアについて潜在的な候補者に通知し、参加を奨励します。

テンプレート 6 – 昇進を伴う拒否

このテンプレートを使用して思いやりのあるメッセージを作成し、候補者に自分の応募ステータスを知らせるとともに、他の役割へのつながりを維持するよう奨励します。

テンプレート 7 – LinkedIn 接続

この簡潔なテンプレートは、LinkedIn で潜在的な候補者と専門的なつながりを開始するのに最適です。

8.タレントネットワークのサブスクリプション

以下は、将来の機会や会社の最新情報を入手するために、人材ネットワークに候補者を招待するための簡潔なテンプレートです。

テンプレート 9 –求人情報

この簡潔なテンプレートを利用して新しい求人情報を伝え、潜在的な候補者の関心を引く重要な詳細を提供します。

テンプレート 10 –お礼状

このテンプレートは、面接や選考電話後に、時間を割いていただいたことに感謝するためのパーソナライズされたメッセージを候補者に送信するのに最適です。

結論

これらのテンプレートを出発点として使用すると、特定の採用ニーズに合わせてカスタマイズできます。

最適な候補者を惹きつけるために、常にメールをパーソナライズし、魅力的で魅力的なものにすることを忘れないでください。