フリーランサーとマーケティング代理店向けの 12 ステップのソーシャル メディア クライアント オンボーディング プロセス

サービスを売り込み、提案書を送り、新しいクライアントを獲得しました。 おめでとう！

あなたは興奮し、緊張し、始める準備ができています。

今何？

公式にしろ！

ほとんどのソーシャル メディア マネージャーとマーケティング エージェンシーは、新しいクライアントを獲得することはほんの始まりにすぎないことを知っています。

次の段階は、彼らをオンボーディングして、新しい仕事上の関係を正式なものにすることです。

スムーズなクライアント オンボーディング プロセスの鍵は、計画を立て、関連する質問をたくさんすることです。 目標は、キャンペーンを開始したり、ソーシャル メディア アカウントに投稿したりする前に、クライアントのブランド、ニーズ、期待を完全に理解することです。

クライアントのオンボーディング プロセスを円滑に進めるための 12 のステップを以下に示します。

クライアントオンボーディングとは？

クライアントオンボーディングとは、新しいクライアントをあなたのビジネスに歓迎することです。 これは、あなたと一緒に仕事をするのがどのようなものかについてのクライアントの第一印象です。 この関係をどのように開始するかによって、物事が長期的にどのように進むかが決まります。

オンボーディング プロセスは、実際の作業に入る前に、あなたとクライアントがお互いをよりよく知るための手段です。 彼らの質問や懸念に対処し、期待を設定することができます。 また、作業開始時のワークフローを合理化するのにも役立ちます。

なぜクライアント オンボーディング プロセスが必要なのですか?

適切なプロセスを導入して新しいクライアントをオンボーディングすることで、クライアントの特定の要望とニーズをよりよく理解し、高レベルのエクスペリエンスを提供する可能性を高めることができます。

ピッチ中にサービスの範囲について話し合ったかもしれませんが、正確な期待値を設定していない可能性があります。 オンボーディングプロセスにより、あなたとクライアントは明確な期待を設定し、仕事が正式に始まる前にお互いが同じページにいることを確認できます.

オンボーディングにより、必要なすべての回答を一度に得ることができ、事前に知っておくべきことや尋ねるべきことについて、クライアントと頻繁にやり取りする必要がなくなります。 最初から新しいクライアントに感銘を与え、永続的な関係を構築するには、これ以上の方法はありません。

必要なクライアント オンボーディングテンプレート

オンボーディング プロセスをより迅速かつ効果的にするために、オンボーディング ドキュメントごとにいくつかのテンプレートを用意することをお勧めします。

テンプレートは、最も重要なレイアウトとデザイン要素を含む書式設定済みのサンプル ドキュメントです。 毎回ゼロからレイアウトを作成する必要がないため、特定の種類のドキュメントが繰り返し必要な場合に役立ちます。

これにより、新しいクライアントと契約する際の時間を節約できるだけでなく、クライアントがあなたをプロとして認識できるようになります。

新しいクライアントをオンボーディングする際に役立ついくつかのドキュメントを次に示します。

クライアント提案テンプレート

ソーシャル メディアの提案テンプレートは、アカウントをより成功させるためのアイデアの概要を示します。 作業の範囲、達成しようとしているソーシャル メディアの目標、プロジェクトのタイムラインの概要、および予算を含める必要があります。 このテンプレートは、あなたのアイデアがクライアントの目標に沿っているかどうかをクライアントが確認できるようにするために不可欠です。

クライアント契約

クライアント契約は、仕事を始める前に署名しなければならない重要な文書です。 クライアントが予告なしに取引を終了するためだけに、骨の折れる仕事をしたくはありません。

契約では、提供するサービスと費用、費用の負担者、作成した作品の所有者、両当事者の終了の詳細、および支払い期日を指定する必要があります。

弁護士に標準的な契約テンプレートの作成を手伝ってもらいましょう。 その後、各クライアントが確認して署名するようにカスタマイズできます。 次に、自分で署名してください。準備完了です。

オンボーディングアンケート

ソーシャル メディア戦略を策定するために、できるだけ多くの情報を収集したいと考えています。 オンボーディング アンケートは、クライアントがあなたに何を期待しているか、どのように提供できるかについての詳細を調べるための質問のリストです。 彼らの目標、ターゲット市場、競合他社、過去のソーシャル メディアへの取り組みを完全に理解するのに役立つ最適な質問を考えてください。

このセクションでは、アンケートに含めるのに最適な質問をいくつか紹介します。

請求フォームの支払いの詳細

この簡単なフォームは、クライアントの請求情報、連絡先情報、クレジット カード、または請求時に必要なその他の支払いの詳細を収集します。 この管理作業を事前に行うことで、時間どおりに支払いを受ける準備が整います。 このフォームを使用して、好みの支払いプラットフォームを提供することもできます.

ソーシャルメディア戦略 テンプレート

ソーシャルメディア戦略は、クライアント契約後のソーシャルメディアフリーランサーまたはエージェンシーにとって不可欠です. このテンプレートは、クライアントのために実装する予定の作業と、達成したいことの概要を示しています。 目標、目標を達成するために使用する戦術、成功を測定するために追跡する指標、および使用する特定のプラットフォームを明確に概説します。

ソーシャルメディア監査

ソーシャル メディア監査では、クライアントのソーシャル メディア プロファイルの現在の状態とパフォーマンスを分析します。 クライアントのビジネスにとってソーシャル メディアをより効果的にするために、何がうまくいっているのか、何を改善する必要があるのか​​を概説します。

コンテンツカレンダー テンプレート

コンテンツ カレンダー テンプレートは、提案された発行スケジュールです。 今後のソーシャル メディアの投稿と、各投稿に必要な写真やビデオをいつ公開する予定かが表示されます。 あなたとあなたのチーム全体を整理するのに役立ちます。

スタイルガイド

スタイル ガイドは、あらゆるマーケティング戦略に不可欠な要素です。 このドキュメントは、クライアントのブランドをビジュアルと言語の両方の観点から提示するためのガイドラインを提供します。

一部のクライアントは既にスタイル ガイドを持っている場合があり (共有をリクエストできます)、他のクライアントはスタイル ガイドの作成を支援する必要がある場合があります。 テンプレートは、まだテンプレートを持っていないクライアントのためにテンプレートを作成するのに役立ちます。

12 ステップで新しいクライアントをオンボーディングする方法

ソーシャル メディア クライアントをオンボーディングするには、体系化されたプロセスを用意することが不可欠です。 ソーシャル メディアのオンボーディング プロセスが効率的であるほど、仕事上の関係を通じて、あなたとクライアントのエクスペリエンスがスムーズになります。

以下に、独自のオンボーディング チェックリストを作成するためのベースラインとして使用できる 12 のステップの概要を示します。

1. 契約書に署名してもらう

前述のとおり、契約書は最も重要な文書です。 まず、その契約テンプレートをクライアントに送信するか、クライアントの希望する契約を要求します。 契約には、次のような詳細を含める必要があります。

• 価格情報 (支払いが成果物またはマイルストーンに依存する場合)
• 毎月初めの前払い、50% の前払いと 50% の配達時、100% の配達時などの支払い条件。
• あなたとクライアントの両方の終了の詳細
• ビジネス情報とリソースの取り扱い方法に関する NDA。

両当事者は契約条件を確認し、同意する場合は署名する必要があります。

2.オンボーディングアンケートを送信する

次に、クライアントのオンボーディング アンケートを送信して、クライアントに対する理解のギャップを埋め、適切なソーシャル メディア マーケティング戦略の開発を支援します。 アンケートに何を含めるべきかについて、以下にさらにアドバイスがあります。

Survey Monkey や TypeForm などの無料ツールは、アンケートを作成するのに最適な方法です。 さらに良いことに、CRM を既に使用している場合はそれを使用し、回答を CRM のクライアントのアカウントに直接同期させます。

3.スタイルガイドをリクエストする 

クライアントにスタイルガイドを依頼してください。 これは、ソーシャル メディアでブランドを表現する方法をガイドします。 クライアントが既存のガイドを持っていない場合、作成するとマーケティング活動に非常に便利です。

スタイル ガイドは、会社とそのクライアントまたは顧客との関係を理解するのに役立ちます。 ガイドは、ソーシャル メディアでの会社の意図するスタイルと声のトーンを説明する必要があります。 たとえば、クライアントは友好的でありながらプロフェッショナルに見えたいと思っているかもしれませんし、別のクライアントはカジュアルで現実的な言葉を好むかもしれません. スタイル ガイドには、ロゴ、フォント、色、画像などの重要なブランド資産も含める必要があります。

クライアントのスタイル ガイドに従うことで、すべてのソーシャル メディア プラットフォームで一貫した存在感を維持し、ビジネスに携わるすべての人に統一された存在感を確立できます。

4.チームメンバーを割り当てる

このステップはマーケティング エージェンシー向けであるため、フリーランサーは飛ばしてください。

提供するソーシャル メディア マーケティング サービスの性質によっては、ビデオ プロデューサー、分析スペシャリスト、PR ストラテジスト、コピーライター、グラフィック デザイナーなどのチームと協力する場合があります。 関連するチーム メンバーをクライアントに割り当てます。

アカウント マネージャーは、特にクライアントのオンボーディング プロセスにおいて最も重要な役割を果たすため、慎重に選択してください。

クライアントのブランドのルック アンド フィールについてチームに説明します。 彼らが自分の目標と、この目標を達成するために全員が果たす必要のある役割を理解していることを確認してください。 この概要により、全員が同じページにいることが保証されます。

5.彼らをあなたのビジネスに歓迎する

ほとんどの手続きが完了したので、今度はクライアントを心から歓迎します。

このステップの目的は、クライアントに、あなたが何か素晴らしいことの始まりに近づいていることを知らせ、仕事上の関係のトーンとリズムを確立することです.

Canva などの無料ツールを使用して、スタイリッシュなブランドのウェルカム パッケージを作成できます。 ウェルカム パケットには次のものが含まれている必要があります。

• クライアントのアカウントで作業するために割り当てたチームの詳細 (連絡先情報と役割)。
• クライアントの目標と対象読者の要約。
• 継続的に提供するサービスの概要。
• 実行する作業のさまざまなマイルストーンとフェーズの概要。
• あなたとあなたのチームが仕事を管理するために使用するソーシャル メディア ツールの紹介。
• まだ対処する必要があるその他のハウスキーピング項目のリマインダー。

この機会に、両当事者からの期待を設定し、クライアントからの期待のリストを含めて、ボトルネックが最後に発生しないようにします。 また、事前に準備できるように、会議の頻度と期間を知らせる必要があります。

6.キックオフコールから始める

ウェルカム パッケージを送信したら、あなたまたはアカウント マネージャー (アカウント マネージャーがいる場合) が、クライアントとのキックオフ コールのスケジュールを設定する必要があります。

キックオフ コールは、新しいクライアントにオンボーディング プロセスについて安心してもらうチャンスです。

紹介の後、クライアントとそのチームに、ウェルカム パケットに記載されている目標とプロジェクト タイムラインを案内します。 これは、明確化のための質問に答える瞬間です。

• ウェルカム パッケージに記載されているサービスについて話し合います。
• 完了した作業の承認プロセスを確認します。
• 作品の提出期限をしっかりと守りましょう。

会議の参加者全員に、プロジェクトに関する質問をして回答を得たり、フィードバックを提供したりする時間を数分与えます。 最後に、会議のアクションを確認し、あなたとクライアントが完了する必要があるタスクを繰り返します。

7.ソーシャル メディア アカウントにアクセスする

ソーシャル メディア マネージャーとして、クライアントのソーシャル メディア アカウントにアクセスして効果的に運用できることは明らかに重要です。 残念ながら、多くの場合、これはプロジェクトを遅らせるステップの 1 つです。

手順についてのガイダンスを提供すると、このプロセスをより簡単かつ迅速に行うことができます。 最も重要なことは、クライアントのログイン情報を安全に管理および保存できる方法があることをクライアントに知らせることです。

各ソーシャル メディア アカウントに必要なものを正確に表すシンプルなテンプレートを作成できます。 尋ねる:

• 関連するすべてのソーシャル プロファイルの URL
• すべてのアカウントのログインとパスワード
• 必要に応じて管理者アクセス (Facebook ビジネス マネージャー、Google アナリティクスなど)

8.ツールに追加する

ほとんどのソーシャル メディア マネージャーは、作業を効率化するためにさまざまなツールを使用しています。 クライアントを追加する時が来ました。

代理店専用の CRM ツールを使用している場合は、クライアント関連のすべての詳細をシステムに追加します。 これには、新しい Google ドライブ フォルダと、Trello または選択したプロジェクト管理ツールでのボードの作成が含まれます。 Slack などの好みのコミュニケーションおよびコラボレーション ツールにもクライアントを追加します。

また、クライアントのソーシャル メディア アカウントを、Sked Social などのソーシャル メディア管理および分析ツールに統合します。

9.ソーシャルメディア監査を実施する

効果的なソーシャル メディア戦略を作成するための最も重要なステップの 1 つは、クライアントの既存のソーシャル メディア活動を監査することです。 これには、成長にアクセスし、機会を特定するために、クライアントのソーシャル メディア メトリックを確認することが含まれます。

ソーシャル メディアの監査には、クライアントが利用しているすべてのソーシャル プラットフォームの現在のすべてのアクティビティのリストが必要です。 これには以下を含める必要があります。

• 各プラットフォームに投稿する頻度。
• フォロワー数、いいね数、コメント数、エンゲージメント率など
• さまざまなチャネルでの声のトーンと文体のレビュー。
• 彼らの現在の活動がどのように実行されているか。
• どのタイプのコンテンツが最も効果的か (ビデオ、写真など)
• 人々がブランドについてどのように感じているかを理解するために、クライアントについて何と言われているか。

10. 調査を行う

ソーシャル メディアの監査に加えて、クライアントのブランドを調査することも重要です。 これには、業界のトレンドなど、ブランドに外部的に影響を与えるすべてが含まれます。

クライアントが事業を行っている業界を調査して、その仕組みを理解します。 業界の最新トレンドと、それらがクライアントにとって何を意味するかをお読みください。 また、その業界の最新ニュースを入手してください。

競合分析を実施して、少なくとも 3 ～ 4 人の上位競合者を特定します。 彼らが投稿するコンテンツの頻度と種類、ブランドの声、顧客が彼らについて何を言っているかを調べてください。 次に、このデータを使用してクライアントの監査から収集したものと比較し、クライアントにとって効果的なソーシャル メディア戦略を作成するのに役立てることができます。

11.仕事を始めましょう

クライアントが完全にオンボーディングされたので、ソーシャル メディア マーケティング戦略をどのように実装するかを考え始めます。 コンテンツを作成、計画し、コンテンツ カレンダーにすべてをまとめることから始めます。

次に、公開およびレポート作成用のテンプレートを使用して、日常業務の時間を短縮するのに役立ててください。 チームでグラフィック デザインのサポートを受けていないソロのフリーランサーの場合、Canva のようなツールが非常に役立ちます。

12. アップデートを続ける

安定した仕事上の関係は、定期的な更新がなければ不完全です。 あなたが彼らのために何をしているのか、クライアントが常にループしていることを確認してください. 進捗状況と達成した結果を常に最新の状態に保ちます。

クライアント オンボーディング アンケートで尋ねる 25 の質問

上記で説明したように、プロジェクトの目標やクライアントのビジョンなどの追加情報を収集するには、クライアント オンボーディング アンケートが不可欠です。 これは、オンボーディング プロセスの不可欠な部分を形成します。

アンケートに含めることをお勧めする質問をいくつかご紹介します。

クライアント情報

• 一緒に仕事をするチーム メンバーの名前、役割、連絡先情報は?
• あなたの好きなコミュニケーション方法は何ですか？
• 緊急時のバックアップ連絡先は誰ですか?
• あなたのソーシャル メディア アカウントは何ですか?
• これらのアカウントへのアカウント アクセスの詳細は?

マーケティング情報

• どのような広告媒体が検討されていますか?
• あなたの会社の短期的および長期的な目標は何ですか?
• あなたのビジネスのユニークな価値提案は何ですか?
• あなたのターゲット市場、オーディエンス、ペルソナは誰ですか?
• ターゲットにしている地理的な場所と、言語とスペルの好みは?
• 上位 3 ～ 5 人の競合他社は?
• あなたの製品/サービスは、潜在的な顧客の問題をどのように解決しますか?
• ブランドのスタイルガイドをお持ちですか?
• マーケティングとブランディングに使用するフォントは何ですか?
• ブランド、ウェブサイト、または広告を見た後、ターゲットオーディエンスにどのように感じてもらいたいですか?
• あなたのブランドの「個性」と「トーン」は何ですか?
• 主な競合相手を 3 ～ 5 人挙げてください。

プロジェクト情報

• このプロジェクトの目標を設定していますか?
• 結果を測定するためにどの指標を追跡しますか?
• このプロジェクトにかかる期間について具体的な時間枠はありますか?
• 私たちの代理店が完了する必要がある要素と、あなたのチームが提供する要素は何ですか?
• このプロジェクトの法的要件は何ですか?
• 現在の戦略について、好きなことと嫌いなことはありますか?

一般情報

• 私たちと一緒に働くことについて、あなたが最もワクワクすることは何ですか?
• 最新のマーケティング レポートをどのくらいの頻度で受け取りたいですか?

上記から関連する質問を選択するか、さらに独自の質問を作成して、クライアントに必要なすべての情報を提供するのに役立つカスタム アンケートを作成します。

ツールはソーシャル メディア マネージャーになります

包括的なオンボーディング プロセスを作成することは、最初は大変に思えるかもしれません。 わかりました。 しかし、一度完了すると、ワークフローと、仕事の仕方やクライアントとの関係を合理化するのに役立ちます. クライアントの戦略の実装を開始するために必要なすべての重要な情報を 1 回のヒットで取得するのが非常に簡単であることに驚かれることでしょう。特に、すべてのドキュメント テンプレートを事前に準備している場合は特にそうです。

自動化された効果的なクライアント オンボーディング プロセスに加えて、すべてのソーシャル メディア マネージャーは適切なツールを持っている必要があります。 適切なツールを使用すると、作業がはるかに簡単になります。

たとえば、Sked Social は、複数のソーシャル メディア アカウントを 1 か所で効率的に管理できるソーシャル メディア管理ツールです。 さらに、高度な Instagram スケジューリング ツールと分析にアクセスできます。

Sked Social を使用して、クライアントのソーシャル メディア アカウントをスーパーヒーローのように管理します。 今日から始めましょう！