会議管理ソフトウェアで会議を活性化

新しい年が始まってまだ数か月ですが、私はすでに今年を自動化の年と呼んでいます。

私たちの新しい仲間であるChatGPTとより高度な人工知能ソフトウェアの急増の間で、組織は不必要なコストを削減し、深い仕事に割り当てられた従業員の時間を最大化する方法を探しています. そして、その理由は理にかなっています。

特にB2B企業の場合、世界的な不況の恐怖と市場の需要の変動に合わせてワークフローを最適化します。 2022 年に発生した技術者のレイオフについて、私たちの誰もが無知ではありません。そして今、企業がリソースの削減と変化する市場にどのように適応できるかを見ていきます。

要するに、より多くの仕事をする人が減っています。 先見の明のある組織が適応する方法の 1 つは、増大する AI の武器に頼ることです。

多くの場合、自動化ツールは単なる贅沢品ではなく、必需品になります。 チームメイトとつながるとき、すべての業界、特に会議管理で自動化への転換が見られると予想する必要があります。

労働力をグローバル、リモート、およびハイブリッド ワークに大幅にシフトさせたパンデミック後の世界での接続は、ビデオ会議ソフトウェアに依存し続けるでしょう。

企業がグローバル会議ツールと一緒に使用するものは、従業員が時間とお金を節約し、日々のストレス要因を軽減する方法に大きな影響を与えます。 そして、組織がこれまで以上に合理化を求めている分野の 1 つは会議です。

会議は、組織にとって定期的な全社会議に価値があるかどうか、または二度と顔を合わせる会議がなくても満足できるかどうかにかかわらず、すでに熱く議論されているトピックです。 好きか嫌いかは別として、会議はこれからも続きます (見た目が大きく変わるかもしれません)。

基本的なレベルでは、会議はつながり、協力し、多くの場合、さまざまなアイデアを集めて革新的なソリューションと計画を開発する場所です。 会議管理ソフトウェアが解決し続けているのは、既存の会議をクリーンアップする方法です。それは、準備、実行、またはフォローアップの方法であるかどうかに関係なく.

会議管理ソフトウェアは年々改善され続けており、よりインテリジェントなテクノロジ、幅広い採用、および世界中のリモート ワーカーがより迅速な会議の準備と要約を必要としている. デジタル会議管理ツールが注目すべき大きなトレンドになるのも不思議ではありません。 その理由を調べてみましょう。

悪い会議は企業に何十億ドルもの損害を与える

質の悪い会議を運営するコストは莫大です。 2019 年の State of Meetings レポートによると、会議の組織化が不十分な場合、米国だけで組織に 3,990 億ドルの費用がかかることが明らかになりました。 同年、ドイツでは 730 億ドル、英国では 580 億ドル、スイスでは 330 億ドルが浪費されました。

「良くない」会議はコストがかかると言うのは簡単ですが、具体的には会議が組織の収益に影響を与えているのはどこでしょうか? 主に人件費 – 「会議疲れ」として知られる一般的な現象は、従業員が不満から立ち直るのに時間がかかることに起因する可能性があります。

最悪のシナリオでは、進行中の適切に運営されていない会議は、全体的なビジネスの生産性を低下させ、従業員、特に週に最大 23 時間会議に費やすことができる幹部職の従業員を苛立たせ、仕事の不満を引き起こし、コストのかかる離職につながる可能性があります。

会議管理ソフトウェアが悪い会議に対抗する方法

無意味な会議や長引いた会議について不満を感じたことがあるのは、あなただけではありません。 会議ソフトウェアによる会議の自動化への移行は、最も一般的な会議の苦情に直接対処します。

• 会議が長すぎて非生産的です。 この苦情は、ソフトウェアが解決しようとしているコア ペイン ミーティングです。 堅牢な会議管理ソフトウェアは、議題全体の時間、各議題項目の時間、および個々のスピーカーの時間を監視します。
  生産性に関しては、会議ソフトウェアはさまざまな方法でチームの生産性を向上させることができます。 少なくとも、会議管理ツールには、会議中のタスクと決定を記録し、アクション アイテムをフォローアップする簡単な方法があります。
• 会議がうまく組織化されておらず、よく計画されていない。 すべてではないにしても、ほとんどの会議管理ソフトウェアには、チームが会議に構造と計画を追加できるように、シンプル、複雑、またはカスタマイズされたテンプレートを作成できるアジェンダ ビルダーが用意されています。
• 会議は行動志向ではなく、明確な次のステップにつながりません。 会議ソフトウェアは、会議記録を直感的に保存することにより、自動化によってコストを削減します。 必要に応じて会議の概要や議事録に簡単にアクセスできるため、記録された情報をさらに処理するのに役立ちます。
• 会議は包括的ではなく、平等な参加を認めていません。 職場でのインクルージョンは不可欠です。会議における多様性とインクルージョンの欠如は、コストのかかる盲点を生み出す可能性があるからです。

会議管理ソフトウェアは、物理的な場所や個人的な状況に関係なく、誰もが同じ機会に参加できるようにする仮想会議プラットフォームを提供します。 これにより、出張やスケジューリングに費やす時間と労力を最小限に抑えることで、包括性が促進され、生産性が向上します。

仮想ホワイトボード、画面共有、リアルタイム コラボレーションなどの機能を備えた会議管理ソフトウェアにより、チームは場所やタイム ゾーンに関係なく、シームレスかつ効率的に共同作業できます。

ありふれた会議作業が減り、戦略に時間を割くことができます

Harvard Business Review が調査した 182 人の上級管理職のうち 64% が、会議は深い思考を犠牲にして行われると述べています。 これは、深く長期的な戦略を通じて継続的に適応しようとする企業にとって厄介な統計です。

今日の市場で競争力を維持するために、企業は全体像のアイテムに焦点を当てた最善かつ最も優れた製品を必要としています。

議題をゼロから作成したり、会議の議事録を手動で入力したりするなどのタスクは、時間がかかり、従業員を苛立たせます。 これは、職場の不満、離職、リソースの浪費につながります。 気が遠くなる可能性があるのは、退屈な会議の準備作業だけではありません。 悪い会議は会議回復症候群につながる可能性があり、従業員は会議から回復して効率的に仕事をすることが難しくなります。

会議では、よくある落とし穴を避ける必要があります。可能であればタスクを自動化し、会議を順調に進め、関係のある出席者のみに固執します。 会議管理アプリが数秒でそれを行うことができるのに、従業員が手動で議題を構成し、会議メモを要約し、2 番目のデジタル ロケーションでアクション アイテムを再入力する必要があるのはなぜですか?

出典: Ronnie Jensen によるアートワーク

会議管理ソフトウェアを使用すると、議題を固定し、スケジュールを設定し、焦点を絞ったトピックを設定し、スピーカーを割り当てて、戦略的な会議を行うことができます。 出席者は何を期待するかを知っているので、事前に準備し、会議が進行するにつれて議題をより深く掘り下げることができます。

非同期会議はすでに行われており、企業は適応する必要があります

COVID-19 は、組織の成功に対面式の会議がもはや必要ないことを示しました。 多くの従業員が複数のタイム ゾーンにまたがっている先見の明のある企業は、非同期の作業と会議に移行しています。

しかし、非同期会議は単純な Teams チャットとどう違うのでしょうか?

非同期会議では、参加者は自由に終わるタスクではなく、会議の資料全体に特定の時間を費やします。 適切に運営されている非同期会議には、目的、議題、出席者が考えを共有するための中心的な場所、および議事録を記録するプロセスがあります。 会議の議事録は最終決定され、会議の終了時に送信されます。

このようなバラバラな会議を実行するには、会議管理ソフトウェアをサポートする必要があります。

出典:ベロシティ グローバル

会議管理ソフトウェアに求めるものは何ですか?

会議が始まって以来 (確かではありませんが、私はその場にいませんでしたが、先史時代の洞窟で開催されたと思います)、苦情に対応するというテーマがありました。

最も一般的な会議の不満には、スピーカーの重複、長時間の会議、標準的な議題作成またはメモ作成プロセスの欠如、メモや会議の議事録を保管するための集中エリアがない、会議を独占している 1 人などがあります。 そのため、会議管理ソフトウェアを検討する際には、これらの一般的な会議の事故に対する正確な解決策を探すことが不可欠です。

会議管理ソフトウェアに投資するときは、費用対効果を最大限に高めたいと考えています。 会議管理のウィッシュ リストに含める主な機能は次のとおりです。

• アジェンダビルダー; 複数のチーム メンバーが議題で共同作業できる場合のボーナス ポイント
• 議事録作成・配布自動化システム
• 議題項目とスピーカーのタイム トラッカー
• 会議の効果を測定し、チームから会議のフィードバックを収集するためのシステム
• スピーカーを編成するシステム
• 会議中のタスクを自動的に記録するシステム
• 会議中の決定を自動的に記録するシステム
• 会議中の投票メカニズム
• タスク管理を支援できる他の生産性ツールとの統合
• 会議資料の集中保管
• 議題、議事録などをカスタマイズおよびテンプレート化する機能

このリストは確かにすべてを網羅しているわけではありませんが、会議管理技術に投資する際の出発点としては適切です。

会議管理ソフトウェアを使用すると、どれだけの時間とお金を節約できますか?

会議管理ソフトウェアを使用して節約できる時間と費用は、開催する会議の種類、チームの規模、および会議の長さによって異なります。 会議に費やされた時間と費用を計算する例を次に示します。

HBR Calculator によると、年間 7 万ドルを稼ぐ 8 人の従業員と 1 時間の会議を行うと、会議あたり 392 ドルの費用がかかります。 その会議を月に数回、または週に数回繰り返します。会議がどのように追加されるかを確認できます。

構造と具体的な成果がなければ、会議費用は埋没費用であり、従業員は不満と疲労を感じて会議を後にします。 会議管理ソフトウェアは、これらの問題点を軽減し、従業員の燃え尽き症候群や生産性の低下を防ぎます。

非生産的な会議に別れを告げる

企業がコストを削減し、プロセスを合理化するために自動化を検討しているため、会議スペースも例外ではありません。 グローバル、リモート、およびハイブリッド ワークへの継続的な傾向と市場の不確実性により、企業は可能な限りコストとリソースを削減します。

企業が犯す可能性のある最もコストのかかる間違いの 1 つは非生産的な会議であるため、より効率的で実用的な会議の結果をもたらす会議管理ソフトウェアは、簡単なトレンドになるでしょう。

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