マーケティングオートメーションプラットフォームの監査：ロードマップ

HubSpotのようなマーケティングオートメーションプラットフォーム（MAP）は、あなたの生活を楽にし、他のより差し迫った問題に時間と注意を集中できるようにするはずです。 ただし、MAP内で作成しているアセットを適切に監視していない場合、それらは簡単に逆の効果をもたらす可能性があります。 かつてはマーケティング、販売、サービスのプロセスに積極的に貢献していたものが、今ではイニシアチブの管理と実行に対する大きな抑止力になっています。最も単純なタスクを実行するためだけに、推測と古い資産の選別に何時間もかかる必要があります。

上記があなたの一日を説明したように聞こえる場合、あなたは一人ではありません。 MAPをこの時点に到達させた場合は、一歩下がって、誰もが楽しんでいないことを実行する時期かもしれませんが、ビジネスの健全性、さらに重要なことに、ポータル監査に必要です。

すべてのMAPが同じというわけではありませんが、このプロジェクトに取り組む際には、常に従うことをお勧めする一般的なガイドラインがいくつかあります。 MAPを持つことの重要で見過ごされがちな側面は、特に外部コンサルタントがプラットフォームの監査と最適化に参加する場合に、MAP内の企業のプロトコルまたはベストプラクティスの信頼できる情報源となる可能性のある1つまたは2つの内部の利害関係者/チャンピオンを持つことです。 。

権限

何かをする前に、MAP内のユーザー権限を確認することをお勧めします。 多くの場合、これはプラットフォーム内の不整合の主な原因です。さまざまな人々が、自分の役割の視点とイニシアチブから物事がどのように機能し、動作するかについてさまざまな考えを持っているからです。

これを管理するには、各部門またはユーザーにインタビューし、アクセスが必要なものと必要なアクセスレベルを決定します。 これらの権限を再編成して文書化し、組織内の全員が誰が何に、なぜアクセスできるかを把握できるようにします。 このアプローチを取ることは、許可のシャッフルが起こっている理由についての難しい感情を和らげるのに役立ち、特定の何かを達成する必要があるときに誰に行くべきかを誰もがよりよく理解できるようになります。 原則として、管理者レベルの権限（HubSpotのスーパー管理者）は、1人ではないにしても、特定のパワーユーザーグループ用に予約する必要があります。

命名規則

権限が二乗されたので、MAPの命名規則構造を使用してそれらのユーザーを同じページに表示するときが来ました。 ポータル内のアセットに実際に触れる前に、さまざまなアセットをどのように分類するか、それらをどのように結び付けるか、およびどの詳細を高レベルで表現する必要があるかを決定することが重要です。 ここで設定および決定された内容は、MAPの将来の使いやすさを驚かせ、プラットフォーム内で作成および管理しているアセットを効果的にナビゲートしてレポートできるようにします。

推奨する特定の命名規則構造はありませんが、実行するキャンペーン、それらのキャンペーンのタイミング、およびMAPとのサードパーティ接続などを考慮に入れる必要があります。

これは、アクセス許可を管理したのと同じユーザーとの話し合いである必要があることに注意することも重要です。 MAPの専門家レベルの知識に基づいて開始点を提供しますが、MAP内で毎日構築/作業しているユーザーに合わせて調整します。 プロセスの最後に、さまざまな資産シナリオで使用される命名規則を明確に指示する、チームと共有できるドキュメントを用意する必要があります。 ビジネスの発展に合わせて更新することを恐れないでください。また、それらの更新/変更をチームの他のメンバーに必ず伝えてください。

プロジェクトのこの時点で、MAP内で開始される実際の作業の基礎を築きました。 誰が特定のアセットを編集/作成できるかを知っており、実装する構造を決定します。 結局のところ、MAPは、データベース内の連絡先に昇格、販売、および/またはサービスを提供することを目的としています。 そのため、これらの連絡先がデータベースにどのように取り込まれるかを理解することから始めて、作成から最終的なプロセスまでのパンくずリストをたどり、途中で最適化できるようにすることをお勧めします。

フォームとランディングページ

MAP内の現在のフォームを調べるときは、使用されなくなった冗長性またはフォームを探してください。 フォームが最後に送信された日時、フォームのビュー数、フォームが作成された/最後に更新された日時などの統計に基づいて、フォームがまだアクティブかどうかを判断します。

フォームを確認しながら、添付されているランディングページを文書化します。これらのページはアーカイブ/リダイレクトできますか、それとも実際にはまだ使用中/必要ですか？ それが完了したら、フォーム構造を統合することを検討してください。 目標到達プロセスの考え方を活用して、コンテンツ/送信をバケットに調整し、ポータルのメンテナンスとバックエンドプロセスを同様に支援します。

目標は、1つのマスターフォームを作成することではなく、より管理しやすいグループ化です（たとえば、ウェビナーを実行している場合は、毎回新しいフォームを作成しますか？はいの場合は、マスターウェビナーフォームを作成することを検討してください）。 プロセスの早い段階で決定した命名規則も使用することを忘れないでください。

その他のデータベースエントリポイント

連絡先は他にどのようにデータベースにアクセスしていますか？ 考慮に入れる必要のある統合（ Salesforceなど）はありますか？ はいの場合は、統合を文書化して再評価し、マッピングと設定が新しい命名規則とデータベースのセグメンテーションプロセスに沿っていることを確認する必要があります。 ユーザーによる頻繁なインポートはありますか？ はいの場合、インポートの一部をスポットチェックし、インポートする前に適切なデータ衛生が行われていることを確認します—正しいフィールドが存在しますか？ ユーザーは二重フィールドを作成していますか？ はいの場合は、権限をさらにロックダウンする必要があるか、インポートアクションの標準化に役立つインポートテンプレート/プロセスドキュメントをユーザーに提供することを検討してください。

ただし、連絡先がデータベースにアクセスしている場合でも、監査のこのフェーズでは、必要なすべてのフィールド、リスト、ページ、およびフォームが目の前にあるはずです。 次に、削除ボタンを解除して、不要なプロパティ（重複している場合は必ず統合してください）、リスト、LP、およびフォームを削除します。 完全に削除することに不安がある場合は、フォルダ構造を利用して不要なアセットをアーカイブし、それらを見えなくして気にしないようにしますが、必要に応じて後日参照することもできます。

監査のフェーズ2では、作成後に連絡先がどうなるかを確認します。 繰り返しになりますが、データベースの健全性と連絡先の経験はMAP戦略の中心である必要があるため、連絡先の旅の観点からデータベースを見ると、その旅を形作る資産に優先順位を付けて決定を下すのに役立ちます。

プロモーションプロセス/自動化

監査のフォームセクションでメッセージと自動化の育成にぶつかる可能性がありますが（その時点でもそれらを検討することもできます）、今度は連絡先にメッセージを配信する自動化を確認する必要があります。 この段階で実行することを選択できるアクションは次のとおりです。

• 開始基準が正確であることを確認します（たとえば、フォームを統合したので、ページ名も参照する必要がありますか？）
• 自動化に含まれる電子メールが現在の声とブランドと一致していることを確認します。これらは何年も前のものである可能性が非常に高いためです。
• ワークフローの目標が新しい構造とデータベースと一致していることを確認します
• 現在廃止されている自動化の削除またはアーカイブ
• 登録を促進している可能性のあるフォームやリストと一致するように命名規則を再適用する

運用プロセス/自動化

運用をプロモーションの自動化から分割するのは、データベース内の連絡先のエクスペリエンスを主な関心事にする必要があるという事実を理解するためだけです。それ以外はすべて二次的なものにする必要があります。

上記の連絡先向けメッセージングを整理したので、タスク/通知の自動化とデータの標準化/クリーンアップに役立つMAP、データベース、および運用フローの最大の利点の1つに注目しましょう。

ここでは、プロモーションフローで考慮した多くのことを考慮に入れるだけでなく、次のようなことに注意を払います。

• ライフサイクルステージとそれらがいつ/どのように設定されているか
• リードスコアリング
• データベース衛生戦略
• どのような内部通知が機能しており、埋めるギャップはありますか？

プロモーションプロセスと運用プロセスの両方で、MAPの使いやすさにとって文書化は最も重要です。 Lucidchartなどのツールを使用して、連絡先の旅全体を結び付け、優れたリードを失ったり、過度に宣伝したり、間違ったメッセージを受け取ったりしないようにすることを検討してください。 同様に、ドキュメントを作成することで、システムを最適な方法で実行し、コストを抑えるために、システムやサブスクリプションの制限に加えて、時間を特定して削減することができます。

会社ごとにMAPが異なります。つまり、監査もすべて異なります。 ここで概説するプラクティスは、大きな領域に確実に到達するための確実な開始ロードマップですが、特定のニーズと優先順位に合わせてカスタマイズするようにしてください。 さらに、マーケティングオートメーションプラットフォームは、上記の分野以上のものであることに注意してください。 あなたの監査は他の分野/ツールにも非常によく拡大するかもしれません。 実際、それは可能性が高いです。

最後のアドバイスとして、MAPが管理不能になった場合は、Kuno Creativeなどのパートナーと契約して、デジタルのもつれを解明し、プラットフォームを軌道に戻すことを検討してください。 複数のプラットフォームや業界で得られた経験に頼ることは、チームの知識とスキルセットへの非常に貴重なレベルアップであり、プラットフォームzenへのタイムラインを加速することができます。

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