メーリング リストの管理方法: ベスト プラクティスと主なツール

メール マーケティング担当者は、非常によくある質問に直面しています。メール リストを積極的に見直して更新することに時間を費やすべきでしょうか。

販売およびマーケティング チームがアウトリーチを優先したいと考えるのは理にかなっています。 しかし、そうすると、誤ったメーリング リストから顧客にメールを送信して、ブランドの評判をうっかり傷つけてしまう危険があります。

この投稿では、メーリング リスト管理の一般的なハードル、連絡先の詳細を効率的に更新するためのベスト プラクティス、およびメーリング リスト管理ツールで何を探すべきかについて説明します。

メーリング リスト管理とは何ですか?

メーリング リストの管理とは、チームがサブスクライバー情報を収集、更新、および使用するさまざまな方法を指します。 これは、チームがメールによるアウトリーチから最大の価値を引き出し、永続的な顧客関係を構築し、販売を促進できるようにするための不可欠なプロセスです。

メーリング リスト管理の一般的な課題

最も熟練したマーケティング担当者でさえ、メーリング リストの管理で課題に直面しています。 考えてみてください。常に変化する圧倒的な量のデータを扱っています。 そして、そのデータを有効に活用するには、迅速に行動できる必要があります。

メーリング リストの管理に関してチームが直面する最も一般的な課題には、次のようなものがあります。

リストの成長と保持

すべてのメール マーケティング リストは、連絡先ゼロから始まります。 メーリング リストを増やすのは難しい場合があり、多くのマーケターは、メーリング リストの成長が予想よりも遅いと落胆します。 言うまでもなく、購読者の一部は時間の経過とともに購読を解除し、連絡先が仕事や連絡先情報を変更すると、リストは自然に衰退します. 一歩進んで二歩下がるような感覚になることがよくあります。

重要なのは、メーリング リストの量ではなく質を優先することです。 関係のない、または興味のない聴衆でメーリング リストをあふれさせるよりも、関心の高い顧客の連絡先リストを小さくする方が、はるかに価値があります。

メール アウトリーチ リストを購入する誘惑に負けないようにしましょう。メール アウトリーチ リストはスパム トラップでいっぱいであることが多く、一部のチームが考える簡単な解決策ではありません。

メール到達率

メーリング リストに登録されている連絡先の数に関係なく、一部の購読者に連絡できない理由はいくつかあります。

電子メールがスパム フォルダにルーティングされたり、メッセージが配信されなかったことを意味するハードまたはソフト バウンスが生成されたりする可能性があります。 チームがこれらの返送された電子メールに対処し、電子メールの到達可能性(スパム フォルダーではなく受信トレイに到達する能力)を監視することが重要です。

問題を特定できるまで、配信到達率が急激に低下した場合は、アウトリーチを一時停止します。 適切な電子メール認証プロトコルを実装していますか? あなたはあまりにも頻繁に手を差し伸べていますか？ 顧客のメールは時代遅れですか? 到達率が低いにもかかわらずメールを送信し続けると、チームの時間が無駄になり、送信者の評判が損なわれる可能性があります。

パーソナライゼーション

メール購読者の詳細を収集して保存することも重要ですが、その情報を効果的に使用してエクスペリエンスをパーソナライズし、充実させることが、メール マーケティングで成功するための鍵となります。

メーリング リストに保存する情報は、実用的であり、顧客の名前と役職を使用してメールで対応したり、所在地を使用して地元の店舗の商品にスポットライトを当てたりするなど、顧客にとって明確なメリットがある必要があります。 どの情報を保存し、どのように情報が正しい方法で使用されるようにするかを決定することは、メーリング リスト管理の継続的な課題です。

データサイロ

上記で説明したパーソナライゼーションの課題に加えて、顧客データは組織内のいくつかの異なるシステムに分散している可能性があります。 さまざまなチームが特定のニーズに合わせてデータを使用しており、組織全体で断絶することがよくあります。

データ サイロは、メール マーケティング ツールで個々のサブスクライバーの詳細を完全に可視化できない可能性があることを意味するため、マーケティング チームにとって大きな課題です。 マーケティング、営業、およびすべての顧客対応チームは、顧客データを一目で確認できるように、データの収集方法と保存場所を調整する必要があります。

メール管理ツールはどのように役立ちますか?

担当者は常にメーリング リストを手動で維持する必要がありますが、上記の課題に対処し、担当者が顧客データを最大限に活用できるようにするメール管理ツールがあります。

チームがメール管理ツールを採用する必要があるのはなぜですか? いくつかの利点は次のとおりです。

メール認証

多くの高度な電子メール ツールは、顧客の電子メールを検証し、送信する前にアドレスが正しいことを確認できます。 電子メール管理ツールは、入力ミス、電子メール ドメインの誤り、およびアウトリーチからのハード バウンスを引き起こす可能性のあるその他のいくつかの問題を検出できます。

リストの刈り込み

顧客の詳細を確認し、アウトリーチ リストを更新することは、リストが数百、数千の連絡先に成長するにつれて管理が難しくなります。

電子メール管理ツールを使用すると、リストの衛生管理の手間が大幅に軽減され、顧客の詳細を更新し、古いアドレスを削除し、リストをセグメント化するのに、人間が単独で行うよりもはるかに迅速かつ正確に行うことができます。

プライバシーの遵守

顧客のプライバシーに関する法律と基準は、マーケティング担当者が顧客データを取得して使用する方法を絶えず変化させています。 明らかな例の 1 つは、2021 年 9 月にリリースされた Apple の Mail Privacy Protection です。潜在的な法的問題から。

リアルタイム データ レポート

アウトリーチ データを実用的な洞察に変えるには、チームのメンバーが数日または数週間かかる場合があります。 適切な電子メール管理ツールを使用すると、レポートに数秒でアクセスして、電子メール マーケティングの成功、電子メール リストの状態、および改善方法を測定し、理解を深めることができます。

生産性の向上を実現

上記で共有したすべての利点は、チームの時間を節約することにつながります。 最高のメール管理ツールは、チームの日常のワークフローにシームレスに適合し、顧客データの管理に使用するすべてのツールと統合されます。 メールを検証し、リストを自動的にプルーニングし、正確なデータ レポートを提供することで、メール管理ツールはチームの作業を大幅に合理化し、結果を改善することができます。

重要な電子メール マーケティング リスト管理のベスト プラクティス

メール マーケティングを支援するために使用しているツールに関係なく、従うべきメーリング リストの管理方法に関するベスト プラクティスがいくつかあります。

メーリング リストの衛生状態を維持する

上記で説明したリストのプルーニングに関連して、メーリング リストの衛生状態は、セールスとマーケティングのアウトリーチでどれだけ成功するかを決定します。

いくつかの理由により、メーリング リストの品質は時間の経過とともに低下します。

• 加入者がメールアドレスを変更する (特に転職した場合)
• 担当者が誤って顧客情報のスペルを間違えた
• システム内で顧客が重複する
• 一部の加入者が離脱する

顧客データが劣化する可能性があるさまざまな方法と、これらの懸念に対処する方法についてチームをトレーニングします。 3 つのステップでメーリング リストをクリーンアップする方法について詳しくは、リストの衛生に関するこの投稿をご覧ください。

購読者がメールの頻度を選択できるようにする

サブスクライバーがあなたから連絡を受ける頻度やトピックを制御できるようにすることで、メール マーケティングの成功を改善することができます。 毎日、毎週、毎月など、ブランドのメールを受け取る頻度を顧客が指定できるようにします。

新製品のおすすめ、セールのお知らせ、ロイヤルティ メンバーの情報など、送信する可能性のあるさまざまな種類のメールについて説明し、受信したいメールを選択できるようにします。 メール プリファレンス センターは、これらのオプションを提供するのに最適な場所です。

オーディエンスをセグメント化する

メール マーケティング リストに登録されているすべての人は、あなたのブランドに関して独自の歴史を持ち、他の顧客とは異なるニーズを持っています。

オーディエンス、主要なバイヤー ペルソナ、またはライフサイクル ステージごとにメーリング リストをセグメント化することは、関連するメールを送信し、購読者の関心を維持するために重要です。 顧客のニーズに関係なく、すべての顧客に同じメッセージを送信すると、顧客は、あなたが顧客を個人として気にかけておらず、ブランドへの忠誠心を感じていないことに気付くでしょう。 オーディエンス セグメンテーションを改善する 1 つの方法は、メールの A/B テストを行い、さまざまなペルソナがさまざまなメッセージ要素にどのように反応するかを確認することです。

退会を簡単にする

購読者がリストから購読を解除する簡単な方法がない場合、彼らはあなたのメッセージをスパムとしてマークします (そして、おそらくあなたの会社に対して不利な見方を形成します)。 登録を解除しても、全体的なメール配信率が損なわれることはありませんが、スパムの苦情は影響します。

できるだけ多くのサブスクライバーを維持したいのですが、いずれかを失うことは後退のように感じます。

しかし、顧客とその自由を尊重しなければなりません。 送信するすべてのメールに、購読を解除できるリンクを含め、購読を解除した理由を説明するオプションのセクションを含めます。

覚えておいてください: 彼らはあなたのコミュニケーションを別の方法で受け取ることを好むかもしれません。

リストを有機的に成長させる

これは前にも言いましたが、繰り返します: メーリング リストを購入しないでください。 購入したメーリング リストにアウトリーチを送信することは、メールの到達率を損なうことが保証されており、送信者の評判を完全に損なう可能性があります。

有機的な方法でメール マーケティング リストを増やします。 店頭やソーシャル メディアの投稿を通じて、ブランドのメールに登録するよう顧客に依頼します。 コンペティションや懸賞を開催して、メールへの登録を促します。

有機的な成長は、実際にブランドに関連する購読者を獲得するための最良の方法です.

オプトインフォームとプロセスを最適化する

電子メール マーケティング リストを有機的に拡大しようとすると、人々が連絡先情報を提供するためのオプトイン フォームに依存することになります。

これらのフォームでは必須情報のみを要求するようにし、各フォーム送信が CRM またはその他のデータ ストレージ ソリューションに適切にルーティングされることを確認します。

すべてのフォームで CAPTCHA テストを有効にして、不正確または無関係な購読者の詳細を提供する可能性のあるボットを除外します。 最後に、購読者が公式にリストに追加される前に電子メールで購読を確認するダブルオプトインを実装します。

効果的なメーリング リスト管理ソフトウェアとは?

メーリング リストの連絡先が 100 件未満の場合は簡単に管理できますが、それ以上になると、完全に手動の手段では処理しきれなくなります。

メーリング リスト管理ソフトウェアは、この投稿で説明したすべてを合理化し、プログラムの成功に対する自信を高めるのに役立ちます。 チームの潜在的なメーリング リスト ツールを評価している場合は、次の主要な機能を検討することをお勧めします。

CRM統合

メーリング リスト ツールは、顧客データとアウトリーチの実施に使用するツールに接続できなければ、何の価値もありません。 将来のソリューションで利用できる CRM 統合について質問します。それは、チームが顧客データの保存と管理に使用するすべてのツールやシステムと接続していますか?

詳細レポート

最高のメール マーケティング ツールには、メール プログラムの状態に関連する主要な指標を一目で確認できる強力なレポート機能が含まれています。 可能性のある各メーリング リスト管理ソフトウェアが提供するレポートを調べて、特定のメール マーケティングの目標に基づいてこれらのレポートを並べ替え、フィルター処理、またはカスタマイズする方法について質問してください。

適切なセグメンテーション

パーソナライゼーションは、メール マーケティングの一般的な課題ですが、適切なツールを使用すると、これを簡単に行うことができます。 ほとんどのメーリング リスト ソリューションでは、オーディエンスをセグメント化し、人口統計情報とショッピング行動に基づいてリストを作成できます。 セグメンテーションは、ツールなしで管理するのは非常に困難です。個々の購読者に関する関連情報を取得するたびにスプレッドシートを手動で更新する必要があり、人為的エラーの余地がたくさんあります.

各予測ツールが提供するセグメンテーションの深さを調査して、必要な詳細なターゲティングを提供するのはどれかを理解するのに役立ててください。

自動化機能

あらゆるマーケティング ツールの主な利点の 1 つは、それが提供する自動化機能です。 メーリング リスト ソフトウェアを使用すると、担当者の仕事が簡単になり、反復的な管理タスクに時間を浪費するのを防ぐことができますか? 見込み客リスト管理ツールが提供できる自動化の種類を評価し、それによって営業担当者がどれだけの時間を節約できるかを数値化します。 これらの節約は、ソリューションの潜在的なコストを正当化するのに役立ちます。

直感的なインターフェース

メーリング リスト ソフトウェアをいかに簡単に使用できるかは、チームがどれだけ迅速に作業を開始し、生産性を向上させるかに大きく影響します。 見込みのあるソリューションにどれだけの学習曲線があるかを検討し、チームを強化するためにアクセスできるサポートのレベルについて尋ねてください。 プロバイダーはハウツー ドキュメントやビデオを提供していますか? トレーニングやハンズオン サポートにアクセスできますか?

クリーンなメーリング リストがビジネスを前進させる

チームのすべてのメンバーは、メール アウトリーチ リストをクリーンに保つ責任があります。 時間の経過とともに顧客データの品質がどのように低下​​するかを徹底的に説明し、間違った顧客の詳細を見つけて修正する方法を担当者に教えてください。

ほとんどのチームは、最も一般的な懸念に対処し、チームの作業を大幅に合理化できるメーリング リスト管理ツールを見つけたいと考えています。 電子メールのアウトリーチ リストに数百の連絡先が含まれている場合は、ツールが不可欠です。

クリーンなアウトリーチ リストを使用することは、メール マーケティングを改善するための最初のステップですが、メールを通じて有意義な結果をもたらすには、他にも多くの考慮事項があります。

メールの最新の課題を克服するための専門家によるガイダンスについては、オンデマンドのウェビナー「Putting the AI into Email: 10 Expert Predictions to Start the Year Strong」をご覧ください。