IT ポートフォリオ管理がチームの経費を節約する方法

多数の IT プロジェクトを管理するのは簡単ではありません。

プロジェクトを処理して結果を出すには、多くの活動、資産、およびリソースを管理する必要があります。 しかし、標準化が行われていない場合、IT ポートフォリオの管理はさらに複雑になる可能性があります。

プロジェクトの摩擦のない進行を維持するための適切なプロセスを用意する必要があります。 IT ポートフォリオ管理は、プロジェクトやイニシアチブを編成および管理するためのプロセスの 1 つであり、戦略的な意思決定に十分なデータを取得できるようにします。

少数のプロジェクトについては、スプレッドシートで手動で行うことができます。 ただし、大規模に行う場合は、IT サービス管理ソフトウェア、ポートフォリオ管理ソフトウェアなどのテクノロジを使用することをお勧めします。

以前は、これらは非公式な方法で処理されていましたが、IT ポートフォリオ管理により、IT 部門と協力して財務状況をより明確に把握できます。 簡単に言えば、このプロセスは、IT 予算を詳細なレベルで追跡および管理するのに役立ちます。

当初から、IT ポートフォリオ管理にはプロジェクト中心の偏見がありましたが、現在ではそれが進化しています。 これは、通常の運用追跡だけではなく、その範囲を拡大して、定常状態のプロジェクト エントリ、アプリケーション管理などを含むようになりました。

利害関係者が意思決定に参加し、残りのチーム間で指示を共有するプロセスでは、トップダウンのプロジェクト計画アプローチがあります。 ここで、IT ポートフォリオ管理の統一された目標は、IT 部門からビジネス ニーズを完全に把握し、近い将来に発生する可能性のある需要をより適切に予測することです。

ITポートフォリオ管理プロセスとは?

IT ポートフォリオ管理は、運用全体の一部であるすべてのプロジェクトとアプリケーション サービスをカバーする段階的なプロセスです。

ITポートフォリオ管理の完全なプロセスをより深く理解してみましょう。

戦略を立てる

まず、今後概説されるものを含め、すべてのプロジェクトと活動を評価する必要があります。 これには、すべての IT 投資のインベントリの作成、ライフサイクルにおけるプロジェクトの現在の段階の特定、評価、およびビジネスを戦略的な目的と目標に向けて推進することが含まれます。

プロジェクトと将来のイニシアチブがビジネスの目標に沿っているかどうかを確認し、そうでない場合は、会社の進路の方向に収束させるために対処する必要がある最も機能的な領域を確認します。 次に、運用プロセスを合理化し、それらの目標をより適切に達成するためのビジネス戦略を作成します。 IT 部門のメンバーで戦略を実行し、財務部門のメンバーと一緒に実装チームを構築して、投資を詳しく監視するのが最善です。 実装チームには、リソースをより適切に管理するために、人事チームのメンバーがいる場合があります。

実装チームには、その運用を監督する統治権限があります。 この権限は、IT ポートフォリオの主な制約やその他のパラメーターを調整して、what-if 分析を実行する、会社の上級管理職の個人または専門家のグループにすることができます。 彼らは、代替投資オプションの影響を測定し、さまざまなカテゴリへの投資の最適な配分を決定します。

ポートフォリオを分析する

分析しながら、プロジェクトの長所と短所を客観的に評価します。 これには、プロジェクトのマイルストーン、レポート スケジュール、潜在的な投資収益率 (ROI)、およびリソース割り当てに関するデータの収集が伴います。

ポートフォリオに適切な構造を与える必要があります。つまり、進捗状況を追跡するための指標を確立し、アクティビティとプロセスの重みを整理および分類する必要があります。 重複を特定するか、既存のプロジェクトの一部を並行して実行した場合に十分な効率が得られないかどうかを確認します。

リスクの評価はこのステップの一部であり、しきい値レベルを含む標準基準を設定し、ポートフォリオ全体の財務的および技術的な成功に対して IT プロジェクト/アクティビティの予想される利益を比較検討する必要があります。 技術的条件、ビジネス価値、およびリスクを評価するためのスクリーニング メカニズムを確立します。 ビジネスとミッションのパフォーマンスを向上させる上で、IT の成功を保証することが不可欠です。 分析段階では、要件、標準、利害関係者の分析、エンタープライズ アーキテクチャ ビュー、および IT 資産の包括的なカタログのギャップを利用できるようにして、IT 投資をこれらの領域にすばやくマッピングできるようにする必要があります。

ここでは、率直なコミュニケーションとブレインストーミングを確保することが極めて重要です。 結局のところ、すべての重要な変数について徹底的に議論する必要があります。

ポートフォリオの整合性を高める

連携分析を実行すると、重要なプロジェクトと、重要なリソースがそれらに取り組んでいるかどうかを観察するのに役立ちます。 チームのガイドラインを作成して、プロジェクトが会社の戦略的目標と一致するようにします。

ガイドラインには、基本的に、ポートフォリオと会社の間の戦略的適合度を含める必要があります。 短期的な目標、長期的な目標、および定期的なイノベーションの間でバランスを見つける必要があります。 次に、経済的価値を追加し、期待される結果をもたらすような方法で、さまざまな戦略的目標に沿ったプロジェクトの数と性質を紹介します。 また、財務ポートフォリオだけでなく、スケジュール、リソース、範囲、またはテクノロジで発生する可能性のある課題についても、関連するリスクを評価するための手段を配置する必要があります。

IT ポートフォリオ管理プロセスでは、IT 投資が追跡および監視されます。 スコアカード、KPI、サービス レベル アグリーメント (SLA)、および IT 投資の健全性を測定するその他のメトリックのバランスが取れています。 しかし、これらの指標がしきい値レベルを超えると、IT ポートフォリオの変更がトリガーされます。 ここで投資が再評価されるため、企業の目標に合わせてビジネス ケースを更新する必要があります。

ポートフォリオを管理する

IT ポートフォリオの管理では、IT ポートフォリオ管理プロセスの前の段階で発見したパラメーターと変数に基づいて、予算、リソース、プロジェクトの優先順位付けなどを再配分するための重要な投資決定を行います。

このステップでは、リスク管理、リソース管理、および変更管理に焦点を当てます。 プロセス全体において、戦略的な決定を下し、社内の要件を満たすためには、コラボレーションが最も重要です。

最初の試行で IT プロジェクト ポートフォリオ管理プロセスを正しく理解できない場合があります。 IT 組織のニーズはさまざまであるため、リアルタイムでテストして適応させます。 常にフィードバックを受け入れることが最善です。 最初は、少数の利害関係者から始めて、彼らの提案を取り入れ、情報技術ポートフォリオを管理するための機敏な方法論を採用します。 IT プロジェクトのポートフォリオ管理は、最初は少し複雑になる可能性がありますが、専門知識を拡大すると、IT 部門をより適切に導くことができるようになります。

その価値は、実行の評価、プログラムの実行の評価、および IT ポートフォリオの実際のパフォーマンスの測定によって示されます。

IT ポートフォリオ管理のベスト プラクティス

IT ポートフォリオ管理は、計画されたプロジェクトや進行中のプロジェクトの膨大な活動を管理するための戦略的な視点を構築するのに役立ちます。 プロセスから始めて、ビジネスを戦略的成長に向けて加速させるためのベスト プラクティスについて説明しましょう。

一歩ずつ集中する

最近、IT ポートフォリオ マネージャーの責任を引き受けた場合は、段階的なアプローチで、一度に 1 つずつ進めることが重要です。 管理が必要なさまざまな活動に出くわしますが、基本的には、部門全体ではなく、1 つの事業単位で戦略を実施することに集中してください。

これは、実装を全社的に拡大する前に、プロセスの欠陥を特定するのに役立ちます。焦らないことが重要です。IT ポートフォリオ管理を 0 から 100 にするには、一度に 1 ステップずつ実行し、小さな環境でテストしてください。スケーリングし、適応します。

アプローチを監視する

IT ポートフォリオ管理プロセスは、企業によって異なります。 これは万能のアプローチではありません。 アジリティを維持し、アプローチがもたらす結果に基づいて最適化する必要があります。 そのため、常に結果を追跡することが重要です。

以前のプロジェクトのパフォーマンスを測定し、期待される結果をもたらした特定の変更を特定できます。 長期プロジェクトのパフォーマンスを客観的に評価すると、プロジェクトの初期段階で期待されていた成果と、完了時に実際に成果を上げた成果とのギャップを簡単に見つけることができます。 これにより、計画と管理のアプローチをより適切に最適化できます。

適切なソフトウェアを使用する

IT ポートフォリオ マネージャーとして、さまざまな活動を追跡し、報告することは、毎日の楽しみです。 しかし、IT ポートフォリオでプロジェクトが増えると、それらを手動で管理する手間も増えます。 それらを管理する力を強化するには、IT ポートフォリオ管理ソフトウェアが必要です。 IT ポートフォリオ管理ツールは、複数の IT ポートフォリオにわたってリソースと活動を整理し、収益と ROI を最大化するのに役立ちます。

ITポートフォリオマネージャーは何をしますか?

IT ポートフォリオ マネージャーとして、組織内で IT 戦略を成功裏に実装する責任があります。 この役割は通常、IT 管理を中心に展開し、さまざまな財務アルゴリズムとモデルを使用して、組織の戦略的目標と目的に向けて IT 運用を収束させます。

ポートフォリオ内のすべてのハイレベルな概要を維持し、IT 部門でのより良い機能と調整を確保するための管理基準を開発します。

IT ポートフォリオ マネージャーは、プロジェクト管理オフィス (PMO) の一部になることができます。そこでは、ポートフォリオを管理し、部門が従うべきビジネス プロセスと標準を設定します。 IT ポートフォリオをより適切に管理するために、アジャイルやスクラムなどの方法論を設定することもできます。

IT ポートフォリオ管理のメリット

ビジネスの IT ポートフォリオ管理には多くの利点があります。 具体的にいくつか紹介します。

コストを監視し、経費を削減する

IT ポートフォリオ管理により、冗長なプロジェクトを削減し、リソースと資産を効率的に活用することで、経費を削減できます。 複数のタスクからデータと情報を 1 つのディレクトリに収集すると、進行中の反復アクティビティを簡単に視覚化でき、細断処理してコストを節約できます。

情報に基づいた意思決定を行う

パイプライン内のプロジェクトの進捗状況とパフォーマンスを監視したので、データ主導の決定を下して、部門のニーズを予測し、予見可能な将来の IT プロジェクトをより適切に計画することができます。 プロジェクト管理のトップダウン アプローチを習得するのに役立ち、データを資産として使用する意思決定をサポートします。

ビジネス目標への集中力を高める

IT ポートフォリオ管理は、さまざまなプロジェクトを明確にし、ビジネスの目的や目標との整合性を高めるのに役立ちます。 プロセスで特定の目標とマイルストーンを確立すると、その完了がビジネス目標にどのように付加価値をもたらし、混乱することなく生産的に作業するように動機付けられるかを特定できます。

タイムリーなプロジェクトの提供を保証する

プロジェクトの進行を妨げる予期せぬ要因は数多くあります。 IT ポートフォリオ管理プロセスは、すべての活動の集中型データベースを使用して専門家がさまざまな状況でプロジェクトを管理できるようにし、俊敏性と適応性を促進してタイムリーな成果物を確保します。

IT ポートフォリオ管理の課題

IT ポートフォリオを管理するには、さまざまなチームや利害関係者間の協力とコラボレーションが必要です。 成功する IT ポートフォリオを維持するには、予算、リスク、およびリソースを効率的に管理する必要があります。 ただし、いくつかの課題が発生する可能性があります。

トレーニング

一部のチームは、新しいタスクやツールを採用することに抵抗を示す場合があります。 その理由は、最新のソフトウェアの急激な学習曲線、または新しいアクティビティを導入する際の複雑さである可能性があります.

新しいテクノロジーを導入する前に適切なトレーニングを提供し、チーム全体が同じページにいることを確認することが不可欠です。 新しいタスクやツールがビジネスの資産になる方法をこっそり見てみましょう。 IT ポートフォリオ管理プロセスにもたらす価値と効率性を彼らに示す必要があります。

透明度

さまざまな場所で複数の IT プロジェクトを可視化できますが、同じ形式ではない場合があります。 これは主に、チームのさまざまなニーズのために、専門家またはソフトウェアによるデータのキャプチャとレポートの標準化が行われていないことが原因です。 このようなプロジェクトのデータを比較すると、客観的に評価できないため、問題が生じる可能性があります。

IT ポートフォリオ管理ツールを導入することで解決できます。これにより、データを統一された形式にまとめることができ、追跡および調査が可能になります。 また、自動化を使用して効率的なレポートを作成し、時間を節約することもできます。

資源配分

IT ポートフォリオ管理における主な課題は、リソースの管理です。 最高の人材が適切なタイミングで適切なプロジェクトに取り組んでいることを確認する必要があります。 IT、財務、および人事チームから情報が収集されてリソースを戦略的に調整するため、遅延が発生する場合があるため、適切なリソース割り当てに必要なデータを取得する集中型情報システムを用意することが不可欠です。

プロのように IT ポートフォリオを管理する

申し分のない IT ポートフォリオ管理プロセスにより、リソースと資産を戦略的に使用して、プロジェクトで模範的な結果を生み出すことができます。 今すぐプロセスを実装することから始めて、IT 戦略をビジネス目標に向けて適切に調整し、価値を推進してください。

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