返信を受け取るフォローアップメールを書くための7つのヒント

公開: 2021-07-29

フォローアップメールを書くのが好きな人は誰もいませんし、仕事を延期し続けるのはとても簡単です。

誰かがあなたの電子メールに返信していない場合、それは彼らが興味を持っていないことを意味すると思われるかもしれません。しかし、真実は、人々が応答しない理由はいくつかあり、通常は穏やかな微調整が必要です。

受信トレイがいっぱいである、忙しすぎて単に忘れている、または決定を下す前にさらに情報が必要な場合は、よく練られたフォローアップメールで十分に連絡を取ることができます。

フォローアップメールが非常に重要である理由を学び、応答がない後に自動フォローアップメールを作成するための7つのヒントを見つけてください。

1.明確かつ直接的であること

一貫したフォローアップが結果をもたらすことは否定できません。ただし、返信を誘発する可能性を高めるには、メールを明確かつ直接的に伝える必要があります。

人々の受信トレイは混雑していることに注意してください。最近の報告によると、B2Bメールの開封率はわずか21.3％です。つまり、受信者にメッセージへの返信を求めている場合は、永続化する必要がある可能性があります。

明確で直接的なメールを作成するためのヒントを次に示します。

要点を理解し、最初の数文で達成したいことを人々に知らせてください。
メッセージが受信者に関連する方法と理由を明確にします。
メールの理由を一目でわかりやすくします。
受信者が次に何をすべきかを明確に理解していることを確認してください。
時間を節約するために、日常的に使用できるメールテンプレートを作成することを検討してください。これにより、座ってフォローアップメールを入力するたびに概要を把握できます。

上級者向けのヒント：複数のリクエストがある場合は、受信者に情報が殺到しないように、フォローアップに最も重要なリクエストのみを選択することをお勧めします。

2.召喚状（CTA）を追加する

効果的なフォローアップメールを作成するための次のステップは、説得力のある召喚状を追加することです。これは、あなたを目立たせる価値のある行動への呼びかけの形にすることも、呼び出しウィジェットのような方法で行うこともできます。 [今すぐ電話]ボタンを追加すると、電話番号を探す手間をかけずに、受信者を引き付け、すぐに連絡できるようになります。

すべての行動の呼びかけが等しいわけではないことに注意してください。フォローアップメールを送信する理由は次のとおりです。

リソースを送信した後のフォローアップ
不在着信後
デモまたは無料トライアルが終了したら
見積もりまたは製品サンプルを送信した後の関心の測定
送信された契約のフォローアップ
ソーシャルメディアに接続した後に紹介を送信する
販売に関するお問い合わせへの対応
リンク構築/コンテンツプロモーションキャンペーンの次のステップを踏み出す

理由が何であれ、強力なCTAを使用して、受信者が何をすべきかを明確にします。行間を読んでメッセージを解釈するのは彼らに任せないでください。

また、「どう思いますか？ 」などのあいまいな言葉は避けてください。」または「これに関する最新情報はありますか？ 「。

代わりに、以下の例のように、より効果的な方法で電子メールの最後の行を設計します。

これを行うと、受信者の好奇心を刺激するだけでなく、受信者があなたの電子メールに応答するようにさらに動機付ける説得力のあるCTAが追加されます。

3.説得力のある件名を作成する

メールの受信者が慎重に作成されたメールを読む前に、まず、説得力のある件名を使用してメールを開くように促す必要があります。

フォローアップメールが受信トレイに届くと、メール受信者が最初に気付くのは件名です。だからこそ、反応を得るチャンスを増やすには本当に良いものでなければなりません。

件名を作成する最も効果的な方法は、それをパーソナライズすることです。

さまざまな調査によると、人々はパーソナライズされた件名の電子メールを開く可能性が26％高くなっています。

画像ソース

パーソナライズされたコンテンツは現在交渉不可能であり、コンテンツのパーソナライズはさまざまな形で提供されます。

ただし、電子メールの件名に関しては、次の基本的なアイデアに基づいて作成できます。

{FirstName} 、言及するのを忘れました…
正直なところ、 {CompanyName}は私を驚かせました
もう一度試してみましょう、 {FirstName}
{FirstName} 、気が変わってもいいですか？

コンテキストを追加する方法として、最後に行った会話について言及することもできます。

件名にスパムが含まれていないことを確認してください。また、できる限り常に価値を示すように努める必要があります。

これには多少の努力が必要かもしれませんが、件名がオープン率と返信率、そして最終的には全体的な結果に大きな影響を与える可能性があるため、投資する価値は十分にあります。特にゲスト投稿を売り込もうとしている場合はそうです。

プロのヒント：フォローアップメールが最初に送信したものと関連している場合は、最新のメッセージに返信するだけでよいので、キャッチーな件名を考え出すのに時間を費やす必要はありません。

4.フォローアップメールの時間を計る

メールマーケターが抱える最大の質問の1つは、最初のメールを送信してから応答を待つ時間です。

答えは簡単です。長く待ちすぎないでください。フォローアップメールから回答を得る場合、タイミングが非常に重要になる可能性があります。

受信者があなたの電子メールにアクセスできるように、受信者にしばらく時間を与える必要があります。

多くの場合、人々があなたの電子メールに応答しないとき、それはあなたが何かの途中でそれらを捕まえたためです。その結果、彼らはしばしば応答を忘れ、時間が経つにつれて、あなたの電子メールは受信箱の一番下に埋もれてしまいます。

必要なのは、数日後の丁寧なフォローアップメッセージで、煩わしさを感じることなく応答を引き出すことができます。また、メールアドレスが間違っていることが原因で問題が発生する可能性があるため、必ずメールを確認してください。それを助けることができる多くの電子メールファインダーツールがあります。

しかし、彼らがそれについてすべてを忘れてしまうほど長く待たないでください。

フォローアップが早すぎると、強引に見えたり、邪魔になったりする可能性があり、誰もそれを好きではありません。ただし、フォローアップメールを送信するのに時間がかかりすぎると、連絡先が会話のコンテキストを失う可能性があります。

理想的には、メールに返信するために連絡先に2〜3日を与える必要があります。

5.数と頻度を正しく取得する

フォローアップメールを1通送信するのは問題ありませんが、それでも応答がない場合はどうしますか？

調査によると、顧客がメールに返信するには何度も触れる必要があります。そのため、メールの返信率を上げる場合は、粘り強く取り組む必要があります。

SalesFolkのこのケーススタディは、次のことを示しています。

メール返信の92％はフォローアップからのものでした
回答の55％は、4回目と8回目のメールフォローアップの間に生成されました

ソース

しかし、疑問は残ります。フォローアップメールを何通送信する必要がありますか？

送信する必要のあるフォローアップの最小数を示す1つのルールはありません。それは常識の問題です。

永続性と煩わしさの間には非常に細かい線があることを覚えておいてください。また、上記のケーススタディで示されているように、1回目、6回目、7回目のフォローアップメールでは返信率がわずかに上昇するだけです。つまり、3回または4回を超えるフォローアップメールを送信する価値はない可能性があります。。

さらに、あまりにも多くの電子メールを送信すると、イライラした受信者が不満を言ったときにスパマーとしてタグ付けされる可能性があります-そしてそれはあなたが望む最後のことです。

したがって、量に焦点を合わせるのではなく、各電子メールの品質を改善することに取り組むことをお勧めします。そうすれば、より少ない作業でより良い結果を得ることができます。

Reply.ioで使用されるメールフォローアップスケジュールの例を次に示します。

画像ソース

6.価値のあるものを提供する

明確な質問を提供することについて話しましたが、説得力のある行動を呼びかけると同時に価値を提供すると、メールへの回答を得る可能性がはるかに高くなります。

良いニュースは、付加価値が必ずしもあなたの製品やサービスを差し込むことを意味するわけではないということです。それはまた、あなたの会社のリードマグネット、あなたが主催する無料の情報ウェビナー、またはあなたの見込み客が価値があり有用であると思う他のものである可能性があります。

たとえば、受信者に関連するトピックに関する新しいブログ投稿を公開した場合、または受信者が役立つと思われる新製品や機能をリリースした場合は、次のフォローアップに含めてみませんか？

次の例のように、返信が遅れることなく、見込み客に返信が遅れていることを思い出させる方法で、価値を追加し、メールを表現することができます。

メールに継続的な価値を追加する方法は他にもいくつかあります。

関連する業界ニュースを共有する
見込み客のニッチでポッドキャストエピソードを送信する
無料のアドバイス、フィードバック、または分析を提供する
面白い話、ジョーク、またはGIFで彼らを笑わせる
会社の無料の電子書籍またはホワイトペーパーを共有する
見込み客の問題点に関するウェビナーの記録を共有する

7.フォローアップメールを自動化する

メールのフォローアップを送信するには、基本的に2つの方法があります。手動で送信する方法と、自動フォローアップシーケンスをスケジュールする方法です。

電子メールのフォローアップを処理する方法は、電子メールのアウトリーチの規模によって異なります。

一度に管理している連絡先が20未満の場合は、フォローアップを手動で送信することができます。ただし、それ以上の管理を行っている場合、プロセスは少し注意が必要になる可能性があります。実際、それはあなたを支援する適切なツールなしでは完全な混乱に変わる可能性があります。

これがEメールの自動化の出番です。

最新のメールマーケティングプラットフォームを使用すると、大量のメールを送信できるだけでなく、大規模なパーソナライズを自動化するツールも利用できるようになります。

使用できる電子メールプラットフォームの例には、キツツキ、メールシェイク、ハンターキャンペーンなどがあります。

フォローアップシーケンスを準備するだけで、次のような他のすべてをツールに処理させることができます。

メールを送信する
最後にフォローアップした時間を追跡する
誰がすでに応答したかを見る
もう一度フォローアップする必要がある人を見つける
フォローアップメールのパフォーマンスに関する洞察を得る
結果を改善するためにメールをA/Bテストする

…そしてもっとたくさん。

つまり、上記のようなツールを使用することは、アシスタントを雇って24時間体制で作業するようなものです。

プロのヒント：ブロガーやインフルエンサーに多くのアウトリーチを行っている場合は、アウトリーチを自動化し、関連する見込み客や連絡先情報を見つけるために使用できる優れたブロガーアウトリーチプラットフォームがあります。

効果的なフォローアップメールのための追加のヒント

上記の7つのヒントは、返信を受け取るフォローアップメールを作成するのに役立ちます。

以下は、優れたメールを作成するのに役立ついくつかの追加のヒントです。

簡潔に書く：誰かがあなたの元の電子メールにすでに返信しなかった場合、彼らにさらに別の巨大なメッセージを読ませないでください。さらに、フォローアップメールの要点は、見込み客をもう一度説得することではなく、返信しなかった最初のメッセージを思い出させることです。

最初の文でそれらをフックします：あなたの見通しをすぐにフックするキャッチーなオープニングラインを書いてください。それは文脈を与え、彼らにあなたの申し出についてもっと学ぶことに興味を持たせるはずです。「チェックインするだけ」、「ベースに触れる」、「チェックインして調べたい」などの一般的なオープニングラインは避けてください。

明るい言葉を使う：最初のメールは形式の壁を打ち破るのに役立ちます。つまり、後続のメールは親しみやすく、より個人的な口調で書くことができます。冒頭の行から行動の呼びかけまで、明るい言葉を使ってメールをより魅力的に見せることに焦点を当てます。

「受信トレイの一番上にぶつかる」アプローチは避けてください。高い電子メール応答率は、連絡先との敬意を持った永続的な関係を構築することから生まれます。受信者の受信トレイの一番上に電子メールをぶつけるというアプローチは、価値を提供したり、見込み客の気分を良くしたりするために何もしないため、効果がありません。

見込み客に罪悪感を感じさせないでください。見込み客がメールに返信しないことについて否定的に感じないようにするのは難しいことです。しかし、あなたは何があっても前向きで回復力を維持しなければなりません。メールに忍び寄る可能性のある煩わしさ、欲求不満、その他の否定的な感情に注意してください。これでは、目標に近づくことができなくなります。

送信を押すと利用可能になります：調査によると、売上の最大50％が最初に応答するベンダーに送られます。したがって、フォローアップが送信された後、リードがメールを開いた直後に行動を起こす準備ができている場合に備えて、1時間ほど利用できるようにしてください。

おしまいです

これらのヒントは、連絡先からより多くの応答を得るのに役立ちます。競合他社の多くは、この情報を有利に使用していません。つまり、粘り強い場合は、ビジネスの大部分を占めることになります。

あなたの番。 自動フォローアップメールを作成するためのこれらのヒントのうち、最も共感を呼ぶものはどれですか。 以下のコメントであなたの考えを共有してください！

Ron Stefanskiは、オンライン起業家であり、マーケティングの教授であり、人々が独自のオンラインビジネスを作成して販売するのを支援することに情熱を注いでいます。 OneHourProfessor.comにアクセスすると、彼から詳細を学ぶことができます。 YouTubeやLinkedinで彼とつながることもできます。