チームにナレッジ マネジメントをうまく導入する方法

知識はビジネスにとって貴重なリソースです。 ただし、それは有形の資産ではないため、企業が知識を管理するための戦略を策定していることはほとんどありません。

ナレッジ マネジメント戦略を使用すると、組織全体でナレッジを特定、追跡、管理、共有し、この資産からより多くの価値を引き出すことができます。

ナレッジ マネジメントとは

ナレッジ マネジメントとは、ナレッジの作成、管理、および共有に使用できるさまざまな方法を指す概念です。 新しいリソースを作成する場合でも、古いリソースを更新する場合でも、新入社員と共有する場合でも、知識を管理することでビジネス目標をサポートできます。

企業は、識別と管理が容易な明確な知識を持っていることがよくあります。 明示的な知識には、書面に記載したベスト プラクティス、トレーニング リソース、知的財産、または使用する機器のメンテナンス スケジュールが含まれます。

ただし、組織は暗黙の知識にも依存しています。 この種の知識は、文章にするのがより困難です。 伝染は通常、個人的に発生しますが、一部の暗黙の知識は、従業員が長年の経験を通じて得たものです。

ナレッジ マネジメントが重要な理由

知識はビジネスの価値を表します。 それは資産ですが、より有形の資産とは異なり、適切な可視性がない可能性があります。

組織は、従業員の専門知識に日々依存しています。 リモートワークやアウトソーシングなどの慣行の台頭により、コミュニケーションを改善し、誰もが仕事をするために必要な知識にアクセスできるようにすることがこれまで以上に重要になっています。

多くの業界ではスキルギャップがあり、新入社員は最初のトレーニングプロセスで仕事のやり方を学ぶことが多いため、ナレッジマネジメントも不可欠です。 記録的な数の団塊の世代が定年退職する中、新入社員に知識を伝えることはこれまで以上に重要になっています。

知識は、企業文化の重要な部分でもあります。 新しい従業員やパートナーに知識を伝えないと、会社の独自性を失う可能性があります。 知識とその伝達は、企業文化を維持し、成長と革新を生み出し、顧客と従業員にポジティブな体験を提供するために培うべきものです。

ナレッジ マネジメントを採用するための 5 つの戦略

これらの戦略は、知識管理システムを採用して可視性を高め、このリソースからより多くの価値を引き出すのに役立ちます。

調査を開始する

マニュアル、ポリシー、ベスト プラクティス、トレーニング資料などを確認して、組織が文書化した知識を確認します。

暗黙の知識のリストも作成する必要があります。 このリストには、まだ文書化していないプロセスや、従業員が明確なトレーニングを受けずに何年にもわたって習得したことが含まれている場合があります。

デジタル化

知識をデジタルリソースに変えることで、アクセスが改善されます。 また、従来の職場モデルを放棄してリモート ワークやアウトソーシングを採用した場合でも、知識を利用できるようにします。

適切な戦略は、従業員とパートナーがすべてのリソースにアクセスできる中央リポジトリを作成することです。 検索機能とディレクトリは、ユーザーが探している特定の情報をすばやく見つけるのに役立つため、プラスになります。

デジタル ライブラリを構築すると、さまざまな形式で作業することもできます。 動画や音声ファイルを使用して、たとえば、従業員が特定のタスクを実行する方法を撮影することで、文章にするのが難しい知識を共有できます。

中央リポジトリにより、知識をより効果的に追跡することもできます。 ギャップを特定し、使用するドキュメントの最新バージョンに全員がアクセスできるようにすることができます。 さらに、特定の情報を確認する必要がある従業員にリンクを送信できるため、リソースを簡単に共有できます。

知識管理と文化

知識と学習を重視する文化を持つビジネスは、知識管理からより多くを得るビジネスです。

会社の文化とコアバリューを確認する必要があります。 コミュニケーション、個人的および専門的な成長、継続的な学習などの価値を追加することを検討してください。

いくつかの新しいプロジェクトで行動を起こす

会社の価値を更新したら、これらの価値を日常業務の一部にするための具体的な解決策を探す必要があります。

以下にいくつかの例を示します。

• 職務内容を更新して、チームと知識を共有することを期待していることを全員に知らせることができます。 パフォーマンスを評価するときに、マネージャーにこの動作を確認させることもできます。
• 全員の立場と経験を説明したディレクトリを作成します。 このドキュメントは、従業員が助けを必要とするときに適切な担当者に連絡するのに役立ちます。
• メンバーが組織全体で情報を共有し、デジタル リソースを一緒に作成できるように、部門横断的なチームを編成します。
• 人事部門は、各従業員が目標を設定し、毎週のリモート トレーニング時間の割り当てを使用してパーソナライズされたトレーニング リソースを確認できる、個人的および専門的な開発プログラムを使用して、ナレッジ マネジメントにおいて重要な役割を果たすことができます。
• トレーニング プロセスと、新入社員に知識を提供する方法を確認します。 トレーニングを担当する従業員は、おそらくナレッジ マネジメント プログラムに貢献することがたくさんあります。

戦略的アプローチが重要な理由

ナレッジ マネジメントに戦略的なアプローチをとれば、より良い結果が得られます。 このプロセスを構築する際に自問すべき質問がいくつかあります。

• ナレッジ マネジメントで達成したい目標は何ですか?
• 組織内で知識はどのような役割を果たすことができますか?
• どうすれば知識をより多く得ることができますか？

ナレッジ マネジメント プロセスの実装は、大きな変化になる可能性があります。 タイムラインを使用して段階的な計画を作成します。 この変革を担当する従業員を何人か配置し、ナレッジ マネジメント ソフトウェアを調査して、プロセスをより効率的にします。

また、知識管理プロセスを改善し続ける方法も探してください。 知識を特定する新しい方法を探し、新しいリソースを作成し続け、既存のリソースを定期的に更新します。 従業員からのフィードバックに耳を傾け、この新しいシステムのパフォーマンスを評価するために使用できる指標を決定します。

最終的な考え

あまりにも多くの企業がナレッジ マネジメントを見落としています。 ただし、この貴重な資産を保存する最善の方法は、知識の作成、管理、および共有のための戦略計画を実施することです。 より多くの企業が従来のモデルから離れ、代わりにリモートワークを採用したり、ますます多くのベンダーやパートナーと協力したりするにつれて、ナレッジマネジメントは今後もさらに重要な役割になり続けるでしょう.