フリーランサーとしてビジネス文書を適切に作成および管理する方法

それで、あなたは上司にうんざりしていますよね？ そう、あなたは一人ではありません。 あらゆる業界や年齢層の人々が、自らのキャリアパスを選択します。 Zippia によると、現在、米国だけで7,000 万人を超えるアクティブなフリーランサーがいます。 そして2029 年までに9,000 万人になるでしょう。

ということで、将来はフリーランスです。 柔軟な労働時間、自主性、より良い給与を考慮すると、その理由は簡単にわかります。 しかし、ほとんどの良いものと同様に、落とし穴があります。 自分の上司になるということは、ビジネスの運営に伴うすべての事務手続きに対処しなければならないことを意味します。

でも心配しないでください。私たちがお手伝いします。 以下に、フリーランスのドキュメントの作成と管理について知っておくべきすべての情報が記載されています。

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フリーランスビジネスを始めるための6つの法的文書とは何ですか?

いつものことですが、最初から始めましょう。 フリーランス ビジネスの立ち上げは、キャリアの中で最も重要で書類作成が必要な段階の 1 つです。 したがって、十分な考慮を払ってそれに取り組む必要があります。

フリーライターになる方法については、次の記事をご覧ください。 以下に、フリーランス ビジネスをうまく始めるために必要な 6 つの法的文書を示します。

1. 事業者登録

最初に扱うビジネス文書はビジネス登録要求です。 これらは国によって異なりますが、常に提出する必要がある情報は次のとおりです。

• 関係者全員（あなた）の個人情報
• 事業本部の所在地
• 当社の組織体制

最後の点は問題が発生する可能性がある唯一の点なので、利用可能なオプションについて説明します。 フリーランサーは自分のビジネスを次のように登録できます。

a)自営業・個人事業主

どちらの用語も、私人であるあなたが公的機関 (つまり企業) として行動する取り決めを表します。 この場合、法律は個人の収入と会社の収入を区別しません。 したがって、税金を支払う必要があるのは一度だけです。

このタイプのビジネスは、登録が非常に早く、簡単で、手頃な価格でもあります。 ただし、これには重大な欠点があります。 あなたは自分の全財産を使って会社を保証しなければなりません。 つまり、法的トラブルに巻き込まれた場合、稼いだ以上の損失が生じる可能性があります。

b) LLC、S-Corp. そしてC-Corp

有限責任会社 (LLC) と株式会社は大きく異なります。 しかし、それらのユニークな側面について議論するのに 1 日中費やすことはできないので、ここでは代わりに TL;DR バージョンを紹介します。

名前が示すように、この種の会社は有限責任を提供します。 つまり、裁判所が触れることができるのは会社の資産のみであり、あなたの資産には触れられないということです。 ただし、セットアップにははるかに費用がかかり、登録には時間がかかります。

2. 営業許可

この法的文書は、特定の国、地域、業界内で事業を行う能力と能力を定義します。 場所によって異なるため、地域の規制を調べることが常に最善です。

特定の業界（ヘルスケア、金融、食品サービスなど）の営業許可のみが必要です。 他には、いわゆる「自由産業」と呼ばれるものがあり、誰でもビジネスを始めることができます。

3. 会社定款・運営規約

会社の構造によっては、定款を作成することが法的に義務付けられる場合があります。 これらの文書には、事業運営、サービス規約、その他の情報が詳しく記載されています。

例:コピーライターは、自分の知的財産に対するすべての権利を保持できます。 つまり、将来的には好きなだけ使用できるということです。 フリーライターとして成功する方法については、次の記事を読んでください。

個人事業主には定款や運営協定は必要ありません。 ただし、それでも書くことは良い考えです。 そうすることで、クライアントと明確にコミュニケーションをとり、より早く合意に達することができます。

4. 所有権/パートナーシップ契約

友人や家族と一緒にビジネスを始めたい場合は、パートナーシップ契約を書く必要があります。 この文書では、パートナーシップの条件と会社をどのように分割するかを定義します。 そのため、弁護士に契約書を書いてもらう人がほとんどです。 それらには以下を含める必要があります。

• 各当事者が所有権を共有し、
• 役割、責任、意思決定能力、
• 損益の分割、
• 内部紛争に対処するための戦略、
• 一方の当事者が離脱した場合の買収プロセス。

当然のことながら、パートナーと特に親しい間柄の場合、これは不快に感じるかもしれません。 しかし、どんな関係も悪化する可能性があるため、ビジネス版の婚前交渉を行うことは決して悪いことではありません。

5. ベンダー契約

すべてのビジネスは、インプットとアウトプットのほぼ無限のサイクルです。 したがって、あなたは、異なるタイミングで供給者と受信者の両方になる可能性があります。 どちらの状況でも、ベンダー契約を結ぶことは素晴らしいことです。

これらは、両当事者の利用規約を定義する拘束力のある文書です。 それらには次のような情報が含まれます。

• 商品/サービスの種類、
• 必要な量・質、
• 配達時間、
• 支払い時間、
• もっと。

6. 機密保持契約

NDA は、当事者が機密情報を開示する能力を制限する法的文書です。 これには、取引の詳細、業務運営などが含まれる場合があります。 NDA を破ると、多くの場合、多額の罰金が科せられます。

これらの法的文書は、あらゆる規模の企業、さらにはフリーランサーにとっても役立ちます。 これらを使用して、価格、サービス、その他の情報を保護できます。

フリーランスにとって重要な書類の例6つとは？

ビジネスを登録し、すべての重要な関係を法的に定義しました。 よくやった。 これで、ご想像のとおり、さらなる書類作成に進むことができます。

ありがたいことに、適切なツールとテンプレートがあれば、これは「仕事」というより「紙」に近くなります。 そして、最近では企業の 78% がフリーランサーに依存しているため、これは絶対に不可欠です。 それでは、フリーランサーが必要とする6つの重要な書類の例を見てみましょう。

1. プロジェクトの提案

残念ながら、ほとんどのフリーランサーはプロジェクトの提案を気にしません。 しかし、彼らは間違いを犯しています。 これらのビジネス文書は、あなたの専門性と積極性を表現するのに最適です。

提案はプロジェクトの範囲、目的、スケジュール、予算を定義し、より大規模な取り組みに最適です。 時間がかかるように思えるかもしれませんが、概要を準備してしまえば簡単に完了します。

(画像出典: Smartsheet)

2. 価格見積

見積書は、フリーランサーとして最も頻繁に目にする財務書類の 1 つです。 これはオファーとして機能し、両当事者のビジネスの詳細、製品/サービスのリスト、価格、有効性などが記載されています。

注意すべき点の 1 つは、拘束力がないことです。 つまり、受信者はそれを受け入れるか拒否するかを選択できます。 また、お見積りの有効期限経過後も自由に変更することが可能です。 見積書を迅速かつ簡単に作成するには、見積書ジェネレーターを使用します。

(画像出典:ビルドゥ)

3. 契約

契約にはいくつかの目的があります。 まず、彼らはあなたとあなたの顧客に取引の目的を守るよう強制します。 また、訴訟の可能性からも保護され、顧客満足度の向上にも役立ちます。

これらの影響は、小売カスタマー エクスペリエンス ツールを通じて送信されるネット プロモーター スコア調査を通じて確認できます。

(画像出典: Jotform)

4.請求書

次に考慮すべきビジネス文書の種類は請求書です。 これらの財務書類は、配達証明と支払い要求の両方として機能します。 それに加えて、税金、顧客との紛争、会計処理にとっても非常に重要です。

フリーランスとしてのキャリアの中で、これらをたくさん作成することになるでしょう。 しかしありがたいことに、もうそれらに多くの時間を費やす必要はありません。 無料のオンライン請求書ジェネレーターなどのソリューションは、プロフェッショナルな外観と操作性を維持しながら、作成プロセスを合理化します。

(画像出典:ビルドゥ)

ただし、より堅牢なソリューションが必要な場合は、フリーランサーが利用できる他のツールやソフトウェアがたくさんあります。 たとえば、Refrens は、さまざまなカスタマイズ可能な請求書テンプレート、支払いオプション、その他のサービスを提供しています。 また、G2 と Capterra での優れたレビューと評価も得ています。

(画像出典: カプテラ)

このソフトウェアおよび他の請求書発行ソフトウェア オプションには、次のような高度な機能が備わっています。

• 自動請求
• 時間追跡
• カスタマイズ可能なテンプレート
• もっと

(画像出典:ビルドゥ)

5. フィードバック/感想フォーム

人間は社会的な生き物であるため、他人の考えや意見は自分の考えや意見に影響を与えます。 したがって、レビューや体験談は、新しいクライアントを探しているフリーランサーにとって非常に役立ちます。

お客様の声を利用してフィードバックを収集し、製品を改善し、信頼を築くことができます。 また、次のようなさまざまな形式もあります。

• アンケート (例: Google フォーム)
• LinkedIn のおすすめ
• 書かれた推薦状

残念ながら、フィードバックを得るのはかなり難しい場合があります。 したがって、一部のクライアントがあなたの要求を拒否したり無視したりしても落胆しないでください。 満足度を尋ねる丁寧なメールを作成し、フォームを送信する許可を求め、成功するまで試し続けてください。

(画像出典: Jotform)

6. リテーナー

フリーランスの残念な現実は、仕事がなかなか見つからないことがあるということです。 プロジェクトは季節性が高い傾向にあるため、リテーナーを雇って年間を通じて定期的な収入を確保することがベスト プラクティスです。

これらの法的文書は契約として機能し、あなたとあなたの顧客を毎週、毎月、または四半期ごとの定期的な作業に拘束します。 従来、彼らは大規模なプロジェクト (例: Web サイトの開発やメンテナンス) を担当していましたが、企業チームの非公式メンバーとして入社することもできます (例: コピーライティング、グラフィック デザインなど)。

(画像出典: Signaturely)

フリーランサーにとってさらに重要なドキュメント テンプレート 4 つは何ですか?

フリーランスとして対処しなければならない最も重要な書類について説明したので、安堵のため息をついた方がいいかもしれません。 ただし、万が一に備えて、ビジネス文書をレパートリーにもう少し追加する必要があります。 これらには次のものが含まれます。

1. 損益計算書

これらの財務書類は、損益計算書および損益計算書とも呼ばれます。 フリーランス ビジネスの収益、支出、純損益の合計を長期にわたって追跡します。

大企業は、ベンチマーク、計画、意思決定に損益計算書を使用します。 しかし、フリーランサーにとって、これらは税務コンプライアンスに最も役立ちます。

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（画像出典：ゼルヴァント）

2. 貸借対照表

貸借対照表は多くの点で損益計算書に似ています。 これらは、特定の時点での会社の財務状況のスナップショットを提供します。 これらは、上で説明したのと同じ理由でも重要です。

ただし、事業資産、負債、株主資本に対する彼らの焦点は異なります。 これは、パートナーと LLC または株式会社を設立する場合に特に役立ちます。

(画像出典: Vertex42)

3. 知的財産に関する文書

IP ビジネス文書は、クリエイティブ業界のフリーランサーにとって特に重要です。 これらのビジネス文書は、お客様の知的財産権を保護し、他者による知的財産の使用を制限することができます。

知的財産は主に、記事、マーケティングコピー、デザイン、その他の無形資産に関連します。 IP 文書は、さらに次のようないくつかの理由から重要です。

• 盗難防止、
• 収益化、
• ブランド認知、
• もっと。

(画像出典: Signaturely)

4. 履歴書/履歴書/ポートフォリオ

最後になりましたが、自分自身のマーケティングについて触れておきましょう。 仕事を見つけるのに履歴書やポートフォリオは必須ではありませんが、履歴書やポートフォリオがあると、より優れた、注目度の高い仕事に就くことができます。

業界に応じて、自分の価値をアピールするのに最適なドキュメント形式とコンテンツを選択できます。 これらには、ケーススタディ、スニペット、スクリーンショット、結果、証言、さらには完全な作業サンプルが含まれる場合があります。

(画像出典: Kickresume)

フリーランサーとして重要な文書を管理するための 4 つの成功方法とは何ですか?

最後に、あなたを帰る前に、部屋にいる象に話しかけるのが最善です。これらすべての書類をどうやって追跡するのですか?!

気が遠くなるように思えるかもしれませんが、心配しないでください。 もうフォルダーや机の引き出しに頼って保管する必要はありません。 そこで、フリーランスのドキュメント管理に役立つ 4 つのベスト プラクティスを紹介します。

1. デジタルのままにしておく

上で述べたように、紙はオフィスを整理整頓して精神的に健康に保つ方法ではありません。 効率を最大限に高めるために、古い書類はすべてデジタル化し、将来的にはドキュメント メーカーを使い続けることをお勧めします。

2. ドキュメントストレージを集中化する

フリーランサーは、あまり組織的な人ではありません。好きなときに、必要なときに、どこででも働き、残りのことは後から心配します。 ただし、フリーランスのビジネスに関連するドキュメントを常に 1 か所に保存しておくと、長期的には大きなストレスを軽減できます。

お気に入りのクラウドベースのストレージ サービス (Google Drive、iCloud、Dropbox など) を選択します。 次に、そこにすべての書類を詰め込みます。そうすれば、数分かかって、必死で検索する時間を数時間節約できることがわかります。

3. 明確な命名とラベル付けのポリシーを確立する

ここまでで、プロジェクト関連のファイルがすべてない場合でも、ドキュメントの種類が多すぎて自分で管理できないことがわかりました。 ありがたいことに、正確な名前とラベルを付けることで、作業が楽になります。

必ず次の点を考慮してください。

• ドキュメントタイプ
• トピック/ユースケース
• クライアント名

4. バックアップ/災害復旧の実装

すべてを終えた後、これまでの進捗状況をすべて失いたくないですよね? そのため、万が一に備えてバックアップを作成しておくことをお勧めします。

仕事関連のデータをハード ドライブにダウンロードします。 最も重要な文書の物理コピーを保管してください。 別のクラウド ストレージ ソリューションにコピーを作成します。

選択はあなた次第です。 必ず何かをしてください。

結論: フリーランサーにとって重要な書類の概要は理解できましたか?

見る？ フリーランスには見た目以上の魅力があると言ったのは嘘ではありませんでした。 それでも、落胆する必要はありません。 何百万人もの人々がフリーランスのライフスタイルを自分たちのために成功させているのですから、あなたが違う必要がある理由はありません。

重要なのは、ビジネスの立ち上げに真剣に取り組むことです。 文書管理には目的を持って行い、何もかも偶然に任せないようにしてください。 この記事で紹介されている情報を心に留めておいてください。そうすれば、ただ生き残るだけでなく、確実に成長できるでしょう。

皆様の幸運をお祈りしており、またの記事でお会いできることを楽しみにしています。 幸せなフリーランス！