メールを始める 21 の方法

公開: 2023-05-22

電子メールは毎日 3,000 億回以上送受信されるため、コミュニケーションにとって重要なツールです。マーケティング専門家、営業担当者、カスタマーサービス担当者は、特に馴染みのない受信者にメールを送信する場合、ビジネスメールを開始するための洗練されたアプローチを作成するのに苦労することがあります。

電子メールの冒頭は、読者が残りを読むかどうかに影響を与える可能性があります。この記事では、電子メールの紹介文の重要性と、営業担当者が魅力的な紹介文を作成する方法の例に焦点を当てます。

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電子メールの紹介文が重要な理由

電話での会話やビデオ会議と同様に、電子メールはコミュニケーションに不可欠なツールです。同僚に送信するすべての電子メールは、同僚の尊敬を得るチャンスと見なされるべきです。しっかりとした電子メールの紹介文を作成することで、好印象を与える可能性が高まります。肯定的な第一印象は、受信者にメールのメッセージ全体を読んで必要な措置を講じるよう説得することができます。

読者と記事の正確な目的について必ず考えてください。そうすることで明確なコミュニケーションが生まれ、取り組みを進めたり、関係を育んだりするのに役立ちます。メールをプロフェッショナルに開封することで、優れた第一印象を与えることができるかもしれません。

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さまざまな状況で電子メールを開始するにはどうすればよいですか?

電子メールを開始するにはさまざまな方法があります。メールの送信者の目的は毎回異なります。それが理由です; 各メールには個別の導入段落が含まれます。

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状況に応じて、メールを開始する方法がいくつかあります。

親愛なる[名前]様

このメールで使用されている挨拶文は、正式なメール連絡に使用できます。受信者に敬意を表したい場合は、通常、正式なビジネスレター、カバーレター、その他のコミュニケーションで使用します。

「さん」ですが。 そして「夫人」。歴史的には受け入れられてきた敬語ですが、性別を誤って伝えたり、読者が既婚者であると誤って推測したりする危険があります。代わりに「Dear Adam」または「Dear Adam Barney」を使用してください。

こんにちは、またはこんにちは

電子メールの挨拶に関しては、ほとんどの仕事上のやり取りでは、カジュアルな「こんにちは」の後にカンマを付けるだけでまったく問題ありません。より正式な口調が必要な場合は、「こんにちは」という挨拶を使用することを検討してください。何気ない挨拶なのに、こちらも自然体で心のこもった態度。

皆さんこんにちは、[部門名] チーム、またはチームです

2 人以上にメールを送信する場合は、いくつかの方法があります。「皆さん、こんにちは」、「こんにちは、チーム」、または「こんにちは [部門名]」チームは、人々のグループに呼びかける非公式ではありますが、適切な方法です。

さらに、「淑女」や「紳士」などの代名詞は非常にくだけた用語であり、ビジネスメールには不適切であるため、受信者に決して呼びかけないでください。

素晴らしい一週間を過ごしていることを願っています、または週末を楽しんでいることを願っています

これらの行は、読者に感謝の意を表し、すでに知っている同僚、または心からの仕事上のつながりを持ちたい同僚との信頼関係を確立するため、電子メールの件名としては適しています。

について手を伸ばしています。。。

メールの冒頭に「…についてご連絡させていただきます」と始めるのは、コミュニケーションの目的を明確にするため、礼儀正しく率直です。 1 営業日を通じて数百通の電子メールが送信されるため、この方法を選択すると、簡潔にすることで受信者の時間を考慮していることがわかります。

意図を明確に述べることは、読者に何をしてもらいたいのかについての誤解や曖昧さを防ぐのにも役立ちます。

についてありがとうございました。。。

読者を優先するもう 1 つの方法は、感謝の気持ちを示すことです。あなたの電子メールが受信者の電子メールまたはアクションに対する応答であることを最初に認識することで、職場でのチームワークが促進されます。

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電子メールを開始するための 21 の例

電子メールの導入は最も重要な部分です。メールの冒頭は読者の注意を引くため、導入段落をキャッチーにすることが重要です。

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電子メールを開始するためのいくつかの例を次に示します。

キャッチーな件名を作成する

受信者に電子メールを開いてもらえるよう、魅力的な件名を作成します。知っている人からのメールとは異なり、メールが目に留まらない限り、読んでくれるという保証はありません。そのため、重要なのは、相手の興味を引くことです。

ネットワーキングの件名:

「お昼ご飯を買ってもいいですか？」
「コーヒーを私に？」

販売件名:

「3 か月で 40% の成長、すごいですね。」
「[書籍] のオンラインコースを提供していますか?」

求人検索の件名:

「[役職名]をお探しですか?」
「[会社]での仕事がどのようなものか知りたいですか?」

場面や業界に応じて挨拶を調整する

挨拶は一言であっても、適切な言葉を選ぶことが重要です。銀行や政府などの伝統的な分野の相手に手紙を書く場合は、通常の「Dear」の挨拶を使い続けてください。メディア、テクノロジー、旅行、ファッションなど、よりリラックスした業界の人にメールを送信する場合は、 「こんにちは」、「こんにちは」、または「やあ」を使用します。

彼らが聞き慣れている歓迎の言葉を選択することは、あなたの勤勉さを示します。彼らの名前は挨拶文の 2 番目の部分に含まれています。必ずファーストネームで呼ぶようにしてください。それは最近ではあらゆる分野で標準となっています。

「[名] [姓]」はあまりにも堅苦しくロボット的であると思われるため、 「Mr./Mrs./Ms.」と同様に使用しないでください。 [姓]」は若く見えるからです。

CTAを含める

曖昧にしないでください。見込み顧客は、セールスメールを受け取った後に次に何をすべきかを知っている必要があります。 メールへの返信を求めていますか?彼らは彼らに電話をかけるべきでしょうか？カレンダーに発言する時間を予約するよう彼らに要求しますか?メールに明確な行動喚起を含めることで、見込み客がメールを受け取った後に何をすべきかを知ることができます。したがって、メールを送信する際には、読者がメッセージの目的を理解できるように CTA を追加することが不可欠です。

自己紹介をしてください

潜在的な顧客があなたやあなたのビジネスに精通しているとは考えられません。自己紹介は最初のアクションの 1 つである必要があります。長い自己紹介をする必要はありません。まずはあなたの名前、役職、会社名を記載します。

すぐに価値を与える

たとえそれがあなたの個人的な経験であっても、すぐに価値を加える方法を見つけてください。最初のメールでは厳しい態度にならないように注意してください。最初に褒めると批判が和らぐかもしれません。

彼らを祝福してください

現在、私たちは見込み客に関するこれまで以上に多くの情報を入手しています。したがって、オンラインで複数の見込み客の成功事例に簡単にアクセスできます。

資金調達の最新情報については、見込み客の Web サイトをチェックし、Google で会社ニュースを検索し、LinkedIn で見込み客の職業プロフィールを調べ、受け取ったすべての情報を連絡先記録に追加します。

見込み客に祝福を伝えるのに最適なタイミングを見つけた後で、その見込み客に売り込みをしようとしないでください。誰かを正直に褒めてみましょう。

共有連絡先について言及する

新しい人と会話を始めるための最も簡単な方法は、共有している連絡先を持ち出すことです。リンクなしで始める場合は、紹介メールの冒頭で見込み客がなぜあなたに興味をもつのかを素早く説明することが重要です。

ファローアップ

送ったメールに返信はありません。あなたが交わしたやりとりはそこではありませんでした。反応がないからといって、必ずしも無関心を意味するわけではありません。潜在的な顧客にもう一度連絡してください。いくつかの要素を考慮する必要があります。そのメールは彼らに届かなかった。彼らはまだ行動を起こす動機を持っていません。目標は、会話をさらに進めるために少なくとも 2 回、できれば 3 回フォローアップすることです。

使命を高める

この戦略を経営幹部レベルのマネージャーに試してください。経営者と事業主は、組織のビジョンを推進する責任があります。受信者とつながるために、冒頭のセリフで彼らの使命を強調します。

メールの目的を説明する

新しいペンフレンドを作るのは素晴らしいことですが、紹介メールを使用する目的は、商業的または雇用の見込みを生み出すことです。したがって、メッセージの中で、なぜメッセージを書くのかを明確にする必要があります。個人的に知り合いがいない場合、これは非常に重要です。

助けを申し出る

最初の電子メールの目的は、応答を得ることだけであることに注意してください。このため、見込み顧客は、あなたの会社の商品やサービスとは関係のない緊急の修理を必要とする可能性があります。あなたはまだ読者を支援することができます。

下位レベルの従業員と話す

どの組織にも顧客とやり取りする従業員がいます。まずは営業スタッフに、現状はどうなのか、改善の余地はどこにあるのかを尋ねることから始めます。おそらく、それらはすべて一緒に反応するでしょう。

その後、もう一度連絡を取り、結果を共有し、サービスや製品がどのように役立つかを尋ねます。あなたが販売する製品を導入した後に会社がよりうまく達成できる可能性がある目標がある場合、営業スタッフはあなたの詳細を適切な連絡先に喜んで提供するかもしれません。

彼らについての最初の一文を作成する

導入メールの最も重要な要素の 1 つは冒頭の行です。関連性を構築するためには重要です。成功すれば、読者に読み続けるよう促すことができます。

最初は、「私の名前は ABC です。…という理由でご連絡しています」のように自己紹介をするつもりかもしれませんが、これでは相手はメールに興味を持つだけです。

購読してくれてありがとう

彼らがあなたの会社の資料を購読するとき、彼らの選択を確認する時が来ました。購読者に感謝することで、コミュニティへの帰属意識が高まり、会社に対する信頼が高まります。

新しいメール購読者に感謝の気持ちを伝えることで、ブランドに好感を持ち、人間味を与えることができます。

休暇/週末などはどうでしたか?

これについてはあまり押し付けがましくならないでください。注意してください。ただし、見込み顧客に休暇について尋ねたり、有名な観光地を訪れたかどうかを尋ねることは問題ありません。あまり押し付けがましくなく、自分の経験を共有してもらいます。旅行から戻ってから連絡することをお勧めします。

よろしくお願いします

挨拶の後に「すべて順調に進んでいることを願っています」や「素晴らしい週末を過ごせたことを願っています」などの短くて元気の出る言葉を続ける必要はありません。これは、受信者と長期間連絡を取っている場合、または受信者と親しい場合に最適です。聴衆が重要な詳細のみを含む短いメモを好むことがわかっている場合は、この段落を省略できます。

あなたが元気でいることを心から願っています

すぐに相手の無事を祈ることで、相手にあまり個人的な詳細を要求することなく、フレンドリーな雰囲気のチャットを確立できます。相手がどうしているかわからないので、長い間手紙を書いていない人にとっては優れた代替手段です。

[イベント/場所]での会話のフォローアップ

ネットワーキングイベント中に誰かと素晴らしい話をした場合、これは素晴らしい冒頭になりますが、どちらかが帰る時間になったため退席しなければならなかったので、正確に表現する必要がありました。それにもかかわらず、個人的な連絡先や名刺を交換しました。この導入により、相手があなたをどのように知っているかの概要を簡単に説明しながら、会話に再び入ることができます。

結びの言葉：「ご検討いただきありがとうございます」

面接後のメールでは、感謝と自信を表現する際に、正しい口調で伝える必要があります。このメールのスタイルは感謝の気持ちを伝えるものであるため、ビジネスに役立ち、そのポジションに適していると思われるあなたの知識と経験の側面を引き続き説明してください。

[役職] の詳細についてもっと学ぶのが好きでした

企業があなたが自分に適していると感じているかどうかに加えて、その企業が職業的に自分にぴったりであるかどうかを選択していることを常に念頭に置いてください。

場合によっては、その仕事が自分には向いていないという結論に達するかもしれません。その場合は、このメール挨拶文を使用して、これ以上面接を進めないことを丁寧に伝えてください。

まだ興味をお持ちですか？

「興味はありますか？」などの簡単な質問。特に相手が会話を続けたいかどうかわからない場合、相手が逃げ出す可能性があります。営業メールの件名としても機能します。

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最高のメール冒頭文を書くには?

メールでの挨拶が終わったら、最初の文に進みます。 理想的なものを作る方法は次のとおりです。

短くしてください

メールオープナーは重要ですが、長いメールを作成すべきではありません。電子メールの紹介文は電子メールの最も重要な部分であるため、提供すべき重要な情報や、回答が必要な質問がある可能性が高くなります。メールの冒頭文は読者の興味を引くものでなければなりません。

礼儀正しくフレンドリーであること

メールでは、直接会うときとは口調が異なる場合があります。結局のところ、受信者はあなたの表情を見ることも、あなたの声を聞くこともできません。したがって、非常に直接的で不快に思われる可能性のある電子メールの件名や、受信者が面白くないと思われるような面白い内容は避けてください。

さらに、スマイリーフェイスの絵文字を使用すると紹介文が素晴らしく見えるかもしれませんが、必ず好評を得るようにしてください。親しい友人や同僚へのメールでは絵文字を使用できますが、上司や採用担当者へのメールなど、より重要なメールを作成する場合は絵文字を避けたほうがよい場合があります。

迷ったときはフォーマルに

メールの始め方に迷った場合は、フォーマルな言い方をしてください。通常、過度にカジュアルでプロフェッショナルではない可能性があるものよりも、もう少し形式的で礼儀正しい方が好ましいと考えられます。必要に応じて、後続のレターのスタイルと電子メールの件名を永続的に変更できます。

メールを始めるときに避けるべきことは何ですか?

私たちはメールを入力するときによく間違いを犯します。しかし、私たちは自分たちの些細なミスがビジネスに影響を及ぼす可能性があることを理解していません。したがって、メールを書くときは、何を書いているかに注意を払う必要があります。読んでいるメールに誤りがあると、読者は興味を失ってしまうことがよくあります。

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電子メールで自己紹介を始めるときに避けられるいくつかの間違いを次に示します。

[名前のスペルミス]

電子メールの挨拶文で受信者の名前を使用する前に、その名前のスペルを確認してください。タイプミスは起こりますが、誰かの名前をタイプミスすると、送信者が注意してメールを書いていないのではないかという疑いが生じます。

ちょっとお願いできますか？

「お願いをしてもらえますか？」のような導入のセリフ。特に初めて誰かにメールを送信する場合には、正しく聞こえません。

代わりに、 「…についてご連絡させていただきます」のようなメールの開始文を使用して、協力して解決する予定の問題を伝えることを検討してください。

自己紹介します

このメールオープナーは、新しい受信者にメールを送信するときによく使用されます。「自己紹介をさせてください」は、メールで自己紹介を説明するのと同じです。 これを人に大声で話しますか？肯定的に聞こえますが、結局は時間の無駄です。代わりに、すぐに本題に入りましょう。

お忙しいとは思いますが、。。

このメールの冒頭部分は、読者の時間が貴重であることを示唆しています。最悪の場合、それは、たとえそれを知っていても、依然として注意を払う価値があることを意味します。

たとえ読者とどれほど親しかったとしても、この冒頭の行は避けてください。代わりに、メッセージを送信する動機を簡潔に説明してください。

ご担当者様

「関係者各位」は形式的な挨拶のように見えますが、非個人的で使いすぎです。これは、受信者が自分が思っている人物であるかどうか、または自分のメッセージが受信者に関連しているかどうかを気にしていないことを意味します。

「拝啓」という電子メールの挨拶文もこれに該当します。性別を区別しない挨拶は時代遅れであり、排他的であると見なされる可能性があります。

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結論

メールでの紹介はメールの重要な要素です。読者の注意を引き、送り手のメッセージを伝えます。したがって、イントロはキャッチーで注目を集めるものでなければなりません。しかし、電子メールを作成する際、送信者は多くの場合、読者がメッセージ全体を読むことに興味を失ってしまうような微細な間違いを犯します。そのため、特に電子メールの紹介文を書く場合には、間違いを避けるために細かい点に注意を払うことが重要です。