成功するリモートマーケティングチームを管理するための8つのヒント
公開: 2019-07-01オフィスベースのマーケティングチームを管理することは確かに公園を散歩することではありませんが、リモートチームを管理することは、目に見えないトラックでマラソンを実行しているように感じることがあります。
さまざまなタイムゾーンと労働文化、一貫性のないインターネット速度、通信の問題はすべて、管理者にとって困難な課題です。
今週のブログでは、リモートマーケティングチームを成功させるための8つのヒントを紹介します。
リモートチーム管理には8つの重要な領域があります。
- 文化：誰もが企業文化を理解し、具体化する必要があります
- ツール：適切なツールを提供し、全員がそれらを使用できるようにする必要があります
- 境界：勤務時間は柔軟ですが、期限は厳しくしてください
- 目標：簡単に追跡および確認できるSMART目標を設定します
- コミュニケーション：マネージャーと同僚の間で定期的なキャッチアップをスケジュールします
- コラボレーション：チームが協力して負荷を共有するように促します
- 説明責任：すべてのチームメンバーは、自分のパフォーマンスに責任を感じなければなりません
- 接続：チームの絆を深めるために、少なくとも年に1回は直接会ってください
とにかくリモート操作を実行するのはなぜですか？
露出忍者は完全にリモートで動作します。 なんで？ リモート操作を実行することには多くの利点があります。 これがあなたにどのように役立つかです：
- 採用：リモートワークにより、オフィスから5分以内に住んでいる人だけでなく、世界中のどこからでも見つけることができる最高の人材を採用することができます。 また、より柔軟なスケジュールが必要になる可能性のある働く親など、競合他社に見落とされている高度なスキルを持つ個人を雇うこともできます。
- 保持：遠隔地の企業は、都市を移動したからといって、あるいは国を移動したとしても、従業員を失うことはありません。 従業員がそれぞれの分野の専門家になるのを支援するために費やした時間は保護されますが、柔軟性を提供できると従業員の離職率が低下します。最近の調査では、柔軟性が最も望まれる仕事の特典であることが明らかになっています（金銭的インセンティブを上回っています！）。それが不足していると、チームが急降下する可能性があります。
- ランニングコスト：管理する施設がないため、オフィスの家賃と、チームランチ、フルーツラン、文房具、設備などの関連コストを節約できます。
- 生産性：幸せな従業員は生産的な従業員であり、リモートワークがより幸せで生産性の高い従業員を生み出すのは偶然ではありません。 チームが家族とより多くの時間を過ごし、コミットメントに柔軟に取り組むことができるようにすることで、最高のパフォーマンスを発揮するために必要な仕事と生活のバランスをチームに提供します。
- カスタマーサービス：リモートオペレーションは、世界中で、そして24時間体制で販売と技術サポートを提供することができ、クライアントにより良いサービスを提供することができます。
リモートチームを運営することはすべての人に適しているわけではありませんが、これらのメリットが魅力的であると思われる場合は、分散チームを効果的に管理する方法を知りたいと思うでしょう。 方法は次のとおりです。
- 強力な企業文化を育み、全員を乗せる
- 適切なツールを提供し、全員がそれらを使用できるようにする
- 境界を設定して強化する
- チームの目標でSMARTを取得する
- 明確かつ定期的に通信する
- SlackとGoogleドキュメントを使用したコラボレーション
- 全員に責任を負わせる
- 少なくとも年に一度会って、頻繁に楽しんでください
1.強力な企業文化を育み、全員を参加させる
従業員が受け入れることができる明確な企業文化を持つことは、彼らの忠誠心、献身、そしてコミットメントを育むでしょう。 あなたの企業文化は、あなたがあなたの経営スタイル、従業員ハンドブックおよび契約上の合意を構築する基礎となるべきです。 それは、強力なミッションステートメントと会社のビジョンによって支えられている必要があります。それは、従業員が雇用の初日に教えられるべきです。
遠隔地の企業は、柔軟性、自由、説明責任の文化を育んでいます。 これにより、希望する組織構造に自然に適合し、組織の核となる信念と野心を共有する従業員を引き付けることができます。
文化的にふさわしい従業員を持つことはあなたの成功に不可欠です。 在宅勤務の擁護者であるFlexJobsの言葉を借りれば、「在宅勤務は私たちの文化の基盤です…人生が起こるという理解に基づく文化は、私たちが人々をどのように評価するかについて多くを語っています。」
2.適切なツールを提供し、全員がそれらを使用できるようにします
適切なソフトウェアがなければ、ExposureNinjaで行うことはできなかったと言っても過言ではありません。
私たちは、さまざまな時間追跡、パフォーマンスモニタリング、オンラインコミュニケーションツールを試し、テストしてきました。 以下のものは、チームが効果的に機能し、明確にコミュニケーションを保つための私たちのトップピックです。
コミュニケーションツール
適切なコミュニケーションは、あらゆる共同作業の最も重要な要素です。 コミュニケーションの大部分は、Slackなどのインスタントメッセージングツールを介して行われます。
Slackは魅力的なUIを備えており、デスクトップとスマートフォンで効率的に実行されます（ただし、忍者がSlackをスマートフォンにインストールすることはお勧めしません。チームが機能していないときに通知を確認することは望ましくありません）。チームメンバーとの1対1の会話、プロジェクトディスカッション用の個別のチャネルの作成、ファイルの共有、その他多くのタスクをシンプルかつ簡単な方法で実行します。
技術的には、ビデオ通話にSlackを使用できますが、私たちの経験では、すでにSlackを使用している場合、ほとんどの人はテキストメッセージングに固執します。 そのため、ビデオ通話の時間を作ることも重要です。 テキストメッセージングシステムでは、注意が複数のチャネルに分割されることがよくあります。 ビデオ通話は、チームの誰かに次の20分間ほど集中していることを示す良い方法です。また、チームメンバーは、毎日一緒に仕事をしている友好的な顔を見ることができます。
ビデオ通話を行うための優れた無料ツールがたくさんあります。 Skype、Zoom、Googleハングアウトを毎日使用しています。
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生産性追跡ツール
リモートワーカーはオフィスベースのワーカーよりも生産性が高いことはわかっていますが、ソフトウェアを使用してチーム全体のワークロードを整理および追跡することをお勧めします。 私たちはHubstaffを使用して、チームの生産性を追跡しています。 私たちのチームのメンバーがその日の仕事を始めるとき、彼らは単にハブスタッフのタイマーを開始します。 このツールはバックグラウンドで機能し、妨害を引き起こしません。 私たちの忍者がその日の仕事を終えるとすぐに、または彼らが長い昼食や当然の休憩を取りたいと思ったら、彼らは単にタイマーを止めることができます。
Hubstaffは、チームの作業中に定期的にスクリーンショットを撮ります。 これは、侵襲的またはプライバシーの侵害を意味するものではありません。結局のところ、チームはNetflixの番組に貴重なクライアント時間を費やすのではなく、作業する必要がありますが、従業員の状況を監視する手段として機能します。 人間として、私たちが仕事に苦労しているときはいつも認めるのが好きではありません。あなたがチームと同じ部屋にいないときは、誰かが助けを必要としているときを特定するのがさらに難しくなる可能性があります。 Hubstaffを使用すると、従業員が予想よりも長い時間タスクに費やしていることを確認できます。つまり、サポートを提供できます。
チームメンバーが長時間作業を停止し、タイマーをオフにするのを忘れた場合、Hubstaffは自動的にアイドル時間を検出し、タイマーを一時停止します。これは、Exposure Ninjaで、クライアントにデッドタイムの請求が発生しないことを意味します。
タスク割り当てツール
チームの各メンバーがそれぞれの責任について明確に理解していることを確認することが重要です。 チームワークのようなタスク割り当てシステムを使用して、チームの各メンバーに指示と期日を含むタスクを割り当てることができます。 これにより、プロジェクトに取り組んでいるすべての人と、誰がいつ何を提供する必要があるかが明確になります。 締め切りに間に合わなかった場合、同じプロジェクトで作業している複数のチームが遅れる可能性がありますが、しっかりとしたタスク管理を実施することで、スタッフが効率的に共同作業を行うことができます。 これにより、次のツールに移動します…
共同作業ツール
机が何百マイルも離れている場合でも、2人が同時に一緒に作業するにはどうすればよいでしょうか。 その答えは、Googleがリリースしたドライブ、ドキュメント、シートの3つの無料ソフトウェアにあります。 Googleスプレッドシートを使用する場合、3つの異なる国から10人ほどの人が同時に同じスプレッドシートで作業することがよくあります。
Googleスプレッドシートへの変更はリアルタイムで行われるため、チームのメンバーが古い情報で作業している可能性はありません。 さまざまなアクセス設定をユーザーに提供して、マネージャーや管理者がチームの他のメンバー（またはクライアント）だけが表示できるシートに変更を加えることもできます。
ヒント：全員が同じツールを一貫して使用し、自分の好みのソフトウェアの使用に戻るだけではないことを確認してください。 そうしないと、プロジェクトを追跡してパフォーマンスを評価することが困難になります。
3.境界を設定して強化する
成功するマーケティングチームを管理することは、適切なスタッフを雇用して刺激することであると同時に、明確な境界を設定することでもあります。 在宅勤務の利点は、従業員に勤務時間と場所の面で柔軟性を提供することですが、勤務時間と勤務時間の境界を設定することが重要です。 ExposureNinjaが生産性とパフォーマンスを保護する方法のいくつかを次に示します。
- 作業時間の少なくとも30％はコア時間内です。これにより、9〜5のある時点で、マネージャーのキャッチアップ、Slackチャネルの更新、迅速なコンボを全員が利用できるようになります。
- 従業員はマネージャーと毎週追いつくことを約束します：頻繁なチャットは、スタッフが満足し、軌道に乗って最高の仕事を生み出していることを確認するために重要であるだけでなく、私たちのチームがマネージャーとの素晴らしい関係を築くことができます。 これは、彼らが会社やクライアントのキャンペーンについて持っているかもしれない懸念、問題、または素晴らしいアイデアを持って彼らに安心して行くことを意味します。
- Hubstaffはすべての作業時間を追跡するために使用されます：私たちのチームがExposure Ninjaで作業しているとき、彼らはHubstaffタイマーをオンにします。 これにより、生産性レベルを理解し、時間の経過に伴う従業員の傾向を確認し、パフォーマンスに関する問題を特定して、個人と話し合い、解決できるようになります。
- 契約忍者には、1か月あたりの最小時間と最大時間が設定されています。誰もが予想される作業量を知っており、一定以上の残業をする前にマネージャーとチャットします。 これは、忍者がその月に十分な仕事をすることを心配する必要がないこと、または逆に、彼らが手に持っていることが多すぎることを意味します。 道場でストレスのたまった忍者は好きではありません。
4.チームの目標でSMARTを取得する
成功するマーケティングチームを管理することは、明確な目標を設定することを意味します。これらがSMARTであることが重要です。具体的で、測定可能で、合意され、現実的で、時間ベースです。
マーケティング分野にはたくさんの頭字語があり、他の頭字語よりも便利で実用的なものもありますが、SMARTシステムは、優先順位を付け、予算を立て、期限を守るのに役立つ明確な目標設定構造を提供します。
SMART目標設定システムは、目標は次のようにすべきであると述べています。
- 具体的：プロジェクトの知識を持っている人なら誰でも明確に定義できます
- 測定可能：目標が達成可能かどうかを理解し、完了までの距離を確認し、目標がいつ達成されたかを理解できる必要があります
- 合意：チームのパフォーマンスに責任を持たせることの一部は、全員が自分の独立した目標だけでなく、チームの目標にも同意し、理解することを保証することです。
- 現実的：プロジェクトは、時間枠と予算の制約内で、利用可能なリソースを使用して達成可能である必要があります
- 時間ベース：やりがいがありながら達成可能な明確な期限を設定する必要があります。 これにより、リモートの従業員が自己満足するのを防ぎ、SMARTの目標を達成したときに大きな達成感を得ることができます。
5.明確かつ定期的に通信する
リモート企業は強力なコミュニケーションチャネルを必要としています。 Exposure Ninjaは、Zoom、Yay、Slack、Skypeなど、さまざまなツールを使用して、チームとクライアント間のコミュニケーションを容易にします。
成功を収めているリモート企業PlanioのCEOであるJanSchulz-Hofenは、リモート企業にとって、テキスト通信は透過的で中断がないため、最も効果的であると述べています。複数のタイムゾーンが離れています。 即時のコミュニケーションは混乱を招く可能性があります…電子メールを使用すると、[チームメンバーは]都合の良いときにあなたの記事を検討することができます。」
露出忍者チームはSlackチャネルを使用して、個々のキャンペーンの進捗状況を報告し、プロジェクトマネージャーに課題を更新し、質問をします。
Slackは、どのWebブラウザーでも機能し、将来の参照用にチャットログを保持し、会議中、Slackでの作業中、不在時など、オンラインステータスを相互にすばやく簡単に通知できるため、私たちにとって理想的なプラットフォームです。 —また、重要なメッセージに星を追加し、後で確認できるように情報を固定します。
必要に応じて定期的な音声通話をスケジュールします。たとえば、毎週のマネージャーチャット、クライアントの更新、毎月の進捗レポートなどです。
6.SlackとGoogleドキュメントを使用してコラボレーションする
リモートチームコラボレーションは、対面で対話できないという追加の課題をもたらします。 ボディランゲージと非言語的な手がかりにより、コミュニケーションとアイデアの共有がはるかに簡単になりますが、これらを自由に使用できない場合でも、適切なコミュニケーションツールと生産性ツールを使用すると、プロジェクトでの共同作業が容易になります。
Slackでチームコラボレーションセッションを開催する
チームがアイデアを共有し、プロジェクトで共同作業する必要がある場合は、Slackビデオ通話が最適なオプションです。 複数の参加者を通話に追加したり、同僚と画面を共有したり、将来の参照用に通話を録音したり、トピックを設定したり、タグを追加したり、ドキュメントを固定して送信したり、変更の通知を設定したりできます。 すべてが1つのワークスペース内に保持されるため、従業員がインストール、ロード、または場合によっては別のソフトウェアのトラブルシューティングを行うのを待つ必要はありません。
Googleドキュメントでドキュメントを共同編集する
リモート作業ツールのセクションで説明したように、Googleスプレッドシートとドキュメントは、複数の投稿者がドキュメントにコメントしたり、修正したり、セクションを強調表示したり、提案されたアクションで互いにメモを書き込んだりできるため、コラボレーションに最適です。 バージョン履歴を表示することで、いつでも別のバージョンに戻すことができます。これには、個々の寄稿者によって行われたすべての変更も表示されます。誰が何を、なぜ行ったかを確認できます。
7.全員に責任を負わせる
リモートチームは、結果を重視し、成功するためには明確な目標と期限を設定する必要があります。 Exposure Ninjaのすべての忍者には、チームワークのマネージャーによって設定された明確なタスクリストがあり、期限、時間追跡、および各タスクに進捗状況を追加したりコメントしたりする機能があります。
すべての忍者は、クライアントダッシュボードを更新し、毎週のキャッチアップコール中にマネージャーに作業内容を表示して、成果物が時間どおりに標準に達していることを確認することが期待されています。 これにより、期限を逃すリスクがある時期を事前に特定して、期限を迅速に緩和することもできます。
チームに責任を持たせることの一部は、チームがどの個人的および専門的な目標に向かって取り組むべきかを確実に知ることです。 四半期ごとに1対1の評価を実施し、KPIを設定することは、オフィスベースの企業と同様にリモート企業にとっても重要です。 チームのすべてのメンバーが取り組むべき明確な目標を持っていることを確認し、適切かつ可能であれば、彼らの意欲を維持するためにパフォーマンスボーナスを提供します。
8.少なくとも年に一度会って、頻繁に楽しんでください
最後に、夏の沿岸旅行であろうと、ちょっとしたクリスマスの楽しみにふけることであろうと、チームと会い、成功を祝う時間を作るようにしてください！
最高のリモートチームは緊密に接続されており、お互いが成功することを望んでいます。 同僚は、オフィス環境の場合と同じように毎日お互いに話し合い、真の友情を形成することがよくあります。同僚が互いに対話する方法を作成することで、チーム内のつながりを育みます。
Exposure NinjaのSlackスペースには、すべてのNinjaがチャットできるウォータークーラーチャンネルがあります。また、料理やフィットネスからアート、ゲーム、映画まで、個人の興味に特化した小グループもあります。
私たちはよく家族、ペット、休日の写真を共有し、お互いにアドバイスを求め、同僚が有益だと思う新しいツールやテクノロジーについて広めます。 ハロウィーンとクリスマスの奇妙なクイズを組み合わせて、露出忍者の盗品やその他のグッズを手に入れましょう。毎月の忍者オブザマンスの報酬とさまざまなワーキンググループのチームハドルがあり、従業員にとって素晴らしい職場環境があります。
インスピレーションを感じますか？ これらのうち、リモートマーケティングチームに紹介できるものはどれですか。
私たちは常に、完全にリモートのマーケティングエージェンシーに参加するために、デジタルマーケティングの最高で最も明るい心を探しています。 リモートジョブページをチェックして、スキルセットに適したポジションが開いているかどうかを確認してください。