プロジェクトキックオフミーティングを実行するためのガイド

公開: 2022-07-27

あなたの最近の仕事の最初の日について考えてください。あなたはおそらく、服をレイアウトする前に、友人や2人にアドバイスを求め、この新しいポジションで優れた方法を考える前に、夜を過ごしたでしょう。それから、あなたは可能な限り準備をして翌日現れ、上司や同僚に良い第一印象を与える準備ができていました。それは本質的にこのポジションでのあなたの時間の基礎となるでしょう。

これはまさに、まったく新しいクライアントとのプロジェクトキックオフミーティングに参加するときに取るべき考え方です。このクライアントはあなたの代理店とのある種のパートナーシップに同意しました、そして今あなたは彼らの決定がうまく行われたことを確認する時が来ました。準備から期待の設定、フォローアップまで、プロジェクトのキックオフミーティングを成功させるための基本事項について説明しましょう。

プロジェクトキックオフミーティングとは何ですか？

プロジェクトキックオフミーティングは、販売プロセスが終了した後、プロジェクトマネージャーとそれぞれのチームがクライアントと行う最初の実際のやり取りです。この会議は、プロジェクトの優先順位、目標、および目的が何であるかをクライアントとより詳細に話し合う時間です。私はこの会議をクライアントと私たちのチームの間のある程度構造化された対話として設定し、タイムラインと実行に対する期待を設定し、専門家レベルと個人レベルの両方でクライアントを知るために少し時間をかけるのが好きです。

クライアントとこれらの重要な会話をするために、あなたは最初にあなたとあなたのチームが準備ができていることを確認しなければなりません。以下では、プロジェクトのキックオフミーティングの準備をするための手順について説明します。

1.プロジェクトキックオフミーティングの準備

内部プロジェクトキックオフミーティングを実施する

プロジェクトキックオフミーティングの準備における最初の（そしておそらく最も重要な）ステップは、実際のプロジェクトキックオフコールの前に、クライアントについてできるだけ多くの情報を収集するための内部ミーティングを設定することです。 Go Fish Digitalでは、プロジェクトマネージャーは、クライアントの作業範囲に応じて、開始するいくつかの異なる内部会議を設定します。

最初の社内ミーティングは、常にプロジェクトマネージャーと、クライアントと一緒に販売プロセスを進めた人との間で行われます。この会議により、プロジェクトマネージャーは、営業チームのメンバーが収集した可能性のある背景情報や、クライアントがすでに共有している目標や目的を確実に把握できます。また、クライアントのプロジェクトに取り組むのに最適なチームメンバーについて話し合う時期でもあります。

次に設定する会議は、ディスカバリー会議と呼ばれるものです。この会議では、クライアントの作業範囲内の各業種から決定されたストラテジストとアナリストが集まり、少しの調査をまとめます。たとえば、クライアントがプロジェクトスコープの一部としてSEOを持っている場合、可視性、バックリンク、サイトの速度などを調べることがあります。また、危険信号がないことを確認するために、短いサイトクロールを実施する場合があります。今回は、チームがクライアントのサイトを理解し始め、プロジェクトのキックオフコール中にクライアントに提示したいことをすべて呼び出すのに役立ちます。

最終的な内部会議は、プロジェクトのキックオフコールの前日に設定され、クライアントの特定の作業範囲内の各業種のすべてのチームメンバーが参加します。この会議は、プロジェクトのキックオフプレゼンテーションと議題（以下で説明します）に示されている話し合いのポイントに誰もが安心できるように設定されており、誰も長引く質問や懸念を持っていません。

プロジェクトキックオフミーティングのプレゼンテーションと議題を作成する

プロジェクトキックオフミーティングのプレゼンテーションと議題を作成することは、プロジェクトマネージャーが電話の前の週に取り組むことです。議事録は、社内チームが準備ができていると感じ、話し合うポイントを正確に把握するのに役立ちます。プレゼンテーションデッキは、クライアントが会議全体で設定される期待の一部をフォローして視覚化するのに役立ちます。

これらの会議の実行に一貫性と効率性を持たせるために、議事録とプレゼンテーションデッキの両方のテンプレートを代理店に用意することが重要です。

2.プロジェクトキックオフミーティングの実施

チームを紹介する

プロジェクトのキックオフミーティングの最初の部分は、チームを紹介することです。チームの全員がクライアントと向き合うわけではないため、プロジェクト管理ツールまたはプロジェクト全体のデジタル通信チャネルを介してクライアントがやり取りする可能性のある名前に顔を向けると便利です。クライアントがカメラをオフにしている場合でも、クライアントが私たちのチームをもう少し知ることができるように、私は常にチームがカメラをオンにしてこれらの会議に参加することをお勧めします。

GoFishデジタルチームのメンバーを選択

背景の質問をする

プロジェクトのキックオフミーティングを成功させるための次のステップは、クライアントに自分自身とチームを紹介する機会を与えることです。これは、セールスハンドオフから、または会議の前に行われた調査から学んだことに基づいて、質問をする良い機会でもあります。

私の意見では、これはキックオフコールの最も重要な部分です。これにより、今後数か月または数年のクライアント関係の基礎が築かれます。キックオフコールの前に、クライアントのWebサイトに目を通し、セールスハンドオフコールからのメモを調べ、クライアントに関する追加の調査を行って、コール中にクライアントに尋ねる質問のリストを作成する必要があります。また、クライアントに、その範囲内で役立つすべてのGoogleプロパティへのアクセスを送信するように依頼することも重要です。プロジェクトのキックオフコール中によく聞かれるいくつかの質問のリストを以下に示します。

このプロジェクトで一緒に仕事をするために、どのような目標がありますか？
あなたの優先キーワードは何ですか？
あなたの主な競争相手は誰ですか？
あなたの主な聴衆は誰ですか？
あなたの主な製品/サービスは何ですか？
あなたのブランドについて教えてください。
過去にデジタルマーケティングのプレゼンスに関して知っておくべき問題や問題がありましたか？
どのCMSを使用していますか？私たちのチームにあなたのCMSへのアクセスを許可できますか？
あなたのチームとコミュニケーションをとる最良の方法は何ですか？（私たちはClickUpと呼ばれるプロジェクト管理ツールを使用してクライアントと通信しますが、これが機能すること、および/またはクライアントが電子メールやSlackなどの別のチャネルを介して通信したい場合は常に確認します。）

また、クライアントが準備した質問や、プロジェクトのキックオフプレゼンテーションのプレゼンテーション中に出てくる可能性のある質問をクライアントに尋ねさせる時間を確保する必要があります。彼らが尋ねる質問のいくつかは、さらなる調査が必要であるか、将来的に答えられるかもしれませんが、クライアントがこの最初の電話で聞いたと感じるのを助けることは常に有益です。

期待と次のステップを設定する

戦略の作成を開始するのに十分なクライアントのバックグラウンドを取得したら、クライアントの作業範囲内の各垂直ストラテジストに、クライアントが今後数週間で何を期待すべきかを明確に描いてもらいます。視覚的なタイムラインを使用すると非常に役立つと思います。たとえば、デジタルPRキャンペーンの場合、最初の数週間は調査、データの収集、および資産の作成に使用されます。その後、このキャンペーンをジャーナリストに売り込み、バックリンクを受け取ることができます。これは、プロジェクトのキックオフミーティング中にクライアントに知らせて、更新と結果をいつ期待するかをクライアントに知らせることが重要です。

GoFishデジタルタイムラインの例

3.フォローアップと次のステップ

プロジェクトのキックオフミーティングが終了すると、実際の作業が始まります。あなたはすでに、期待を準備し、調査し、設定する素晴らしい仕事をしました。しかし、今最も重要なことは、この通話中に話されたことを確実にフォローすることです。プロジェクトのキックオフミーティングの議題で取ったメモに戻り、クライアントが質問したことについてクライアントにフォローアップするように注意してください。また、フォローアップステータスコールのリズムと、今後数週間の明確なロードマップが得られるように、今後どのタスクに取り組むかについてクライアントと話し合います。

結論

プロジェクトのキックオフミーティングは、長期にわたるクライアントとの関係のための優れた基盤を築く上で非常に重要です。すべての会議が完全に進行することを期待するわけではありませんが、上記の手順のガイドラインに従えば、効率的で効果的なプロジェクトキックオフ会議を実行するためにチームをサポートする最初のステップを踏み出すことができます。