ガントチャート：ベストプラクティスの基本（無料のガントチャートテンプレートが含まれています）

最高のマーケティングチームは、効率とコラボレーションを促進する堅牢なシステムを通じて、すぐに使えるアイデアを生み出すことができます。 タスクの可視性とリソース管理は、これらを達成するための鍵です。

ガントチャートは、タスクの可視性を高めるための強力なツールです。 すべての業界のチームがこれを使用して、より正確なスケジュールを作成します。

一目で、ガントチャートには、チームが実行する必要のあるタスクと、各タスクが他のタスクとどのように関連しているかが表示されます。 これらの機能により、プロジェクトマネージャーは最も効率的なアプローチを計画できます。

ガントチャートとは何ですか？

ガントチャートは、プロジェクトを完了するために必要なタスクと、それらが開始および終了する予定のスケジュールを表す横棒グラフです。 また、依存関係、階層、および関連するマイルストーンも示しています。

それはアメリカのエンジニアヘンリーガントによって普及しました。 それらは最初は手で描かれ、維持するのが面倒でした。 しかし、1980年代のコンピューターの台頭により、ガントチャートは管理が容易になり、人気がさらに高まりました。

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ガントチャートの種類

それらの範囲と詳細レベルは、2種類のガントチャートを区別します。

-高レベルのガントチャート

高レベルのガントチャートは、主要な企業のイニシアチブを監視するのに役立ちます。 ここでの時間間隔は通常、月または四半期単位です。これは、各項目が数百のタスクと少数のチームを含む作業を表すためです。

年間を通じてマーケティングコミュニケーションキャンペーンを追跡するガントチャートは、高レベルのガントチャートの例です。

プロジェクトレベルのガントチャート

プロジェクト固有のガントチャートは、通常、主要なイニシアチブに関連する小規模なプロジェクトを監視します。 ここでのタスクは非常に粗雑である可能性があるため、時間間隔は通常、数日または数週間です。 場合によっては、数時間かかることもあります。

上記のマーケティングコミュニケーションキャンペーンの例に従うと、それに関連付けられたプロジェクト固有のガントチャートは、ブログで公開される記事を追跡するためのチャートになります。

このシナリオで両方のタイプのガントチャートを使用すると、すべてがキャンペーンの主要なメッセージと一致していることを確認しながら、大規模なコンテンツを作成するのに役立ちます。

ガントチャートの読み方

ガントチャートを読むには、各部分が何を表しているのかを理解する必要があります。

タイムスケール

ガントチャートのx軸の上部は、タスクの追跡に使用する時間間隔を示しています。 これらは、日、週、月、または四半期である可能性があります。 時には、何時間も。

タスクとサブタスク

ガントチャートの左端には、プロジェクトを進めるために実行する必要のあるタスクがリストされています。

アクティビティバーとプログレスライン

ガントチャートのバーは、タスクが完了するまでの推定期間を反映しています。 バーの内側には、チームの進捗状況を示す線があります。

棒グラフの内側に線がある場合は、作業が順調に進んでいることを意味します。 それを超える行は、意図したスケジュールを超えているタスクを示します。 これらは、依存関係の遅延、または追加のフォローアップ、予算、またはリソースの必要性を示す可能性があります。

マイルストーン

マイルストーンは、プロジェクトの完了に向けたチェックポイントとして機能します。 ダイヤモンドは通常、通常のタスクのように期間がないため、それらを表します。

矢印

アクティビティバーを相互に接続する矢印は、相互に依存関係があるタスクを示します。 依存関係については後のセクションで詳しく説明しますが、スケジュールを設定する際の重要な考慮事項です。

垂直線マーカー

垂直線マーカーは、特定の時点で実行されているアクティビティを識別するのに役立ちます。 プロジェクトマネージャーとして、これは、必要なサポートを確実に受けられるように、誰にチェックインするかを確認するのに役立ちます。

5つのステップでガントチャートを作成する方法

ステップ1：マイルストーンとタスクを一覧表示する

ガントチャートの作成を開始するには、重要な進捗ポイントを示すマイルストーンを特定します。 マイルストーンは、管理者へのステータス更新プレゼンテーション、プロトタイプデモ、成果物の提出などです。 ダイヤモンドを使用してガントチャートに配置します。

それらを入手したら、それらを達成するために実行する必要のあるタスクを列挙し、チャートの左側にリストします。 それらをタスクとサブタスクにグループ化して、消化しやすくすることができます。

ステップ2：希望する時間間隔を特定する

ガントチャートに使用する時間間隔は、週や月のように高レベルにすることも、時間や日などの低レベルにすることもできます。

前述のように、ガントチャートは高レベルまたはプロジェクト固有にすることができます。 たとえば、1年間のキャンペーンのガントチャートでは、月を時間間隔として使用できます。 一方、ブログに公開する記事の追跡は、数日または数週間でより適切に監視できます。

ステップ3：依存関係をマークする

依存関係は、開始が別のタスクの出力に依存しているタスクです。 ガントチャートの矢印は、相互に接続するタスクを示しています。

依存関係を引き起こす可能性があるのは、共有リソース、前提条件、またはタイミングの3つです。

たとえば、チームにグラフィックアーティストが1人しかいない場合は、すべて共有リソースに依存しています。 アーティストは、ソーシャルメディア画像の作成が完了するまで、記事の特集画像を開始できません。

一方、前提条件は、別のタスクを開始するために必要な出力です。 たとえば、ライターは簡単な説明なしに記事の作成を開始することはできません。 これにより、記事の執筆は、最初に終了するブリーフに依存します。

最後に、タイミングの依存関係は、特定の時点でのみ実行できるタスクを指します。 たとえば、クリスマスのソーシャルメディア投稿はクリスマスにのみ公開できます。 別の例：リソース担当者に面接できるのは、彼女が利用可能な場合のみです。

同時に実行できる（および実行できない）タスクに注意することで、正確な期限を守り、リソースを効率的に分散することができます。

ステップ4：ツールを選ぶ

Microsoft Excelのスタックバー機能を使用してガントチャートを作成することも、Workamajigなどの専用のプロジェクト管理ソフトウェアを使用することもできます。 Workamajigを使用すると、数回クリックするだけで、瞬時に完全にカスタマイズ可能なスケジュールを作成できます。

手動ツールを使用してガントチャートを作成することは可能ですが、プロジェクト管理ソフトウェアには、それらを最大化するのに役立つ機能が備わっています。

ステップ5：詳細を入力する

ツールを選択したら、リストされたタスクの入力とマイルストーンのマーク付けを開始できます。 次に、アクティビティバーを追加し、依存関係をマークして、タスクを割り当てます。

このプロセスは紙の上では簡単に聞こえるかもしれませんが、必ずしもそれほど単純ではありません。 実際、あなたはあなたが行くにつれて反復と調整を期待するべきです。 気付かなかった依存関係がある可能性があります。 いくつかの期限を再交渉する必要があるかもしれません、またはあなたのチームはより多くの人々を必要とするかもしれません。

これが起こっても心配しないでください。 これがガントチャートの美しさと、そのような変化に適応できる能力です。 もちろん、問題をすぐに発見することをお勧めします。

ガントチャートの利点と制限

ガントチャートは素晴らしいツールです。 しかし、長所と短所もあります。

ガントチャートを使用する理由

プロジェクト活動を視覚化する

ガントチャートでは、クリティカルパス、進捗状況、マイルストーンの期限など、大量の情報を一目で確認できます。 プロジェクトの活動に関するこの鳥瞰的なビューは、より良い電話をかけ、利害関係者とのコミュニケーションを改善するのに役立ちます。

アクティビティを構成する

マイルストーンと成果物を実行可能なタスクに分解する必要があるため、あなたとあなたのチームは計画を検査、評価、整理する必要があります。 これは位置合わせをサポートし、明確さを確保するのに役立ちます。

正確なスケジュールを作成する

部外者の見方とは逆に、すべての見積もりを足し合わせて、チームの人数に応じて割り算するだけでは、スケジュールを推測することはできません。

依存関係を考慮する必要があります。ガントチャートは、依存関係を表示し続けるのに役立ちます。 利害関係者と成果物をコミットするときにこの情報を手元に用意しておくと、現実的なスケジュールと期限を計画するのに役立ちます。

チームと利害関係者を関与させる

ガントチャートで構造化されたタスクを確認することは、チームが日常の活動が全体像にどのように貢献しているかを確認するのに役立つ優れた方法です。 その消化可能なフォーマットにより、利害関係者との調整も容易になります。

変更とスコープクリープの管理

スコープクリープとクライアントへの過剰なサービスは、プロジェクトの失敗の大きな原因です。 利害関係者が新しい要求について問い合わせるとき、ガントチャートは、それが生産スケジュールにどのように影響するかを伝えるのに役立ちます。 この情報を渡すことで、追加する価値があるかどうかを評価し、合理的な妥協案に同意することができます。

ガントチャートのデメリットは何ですか？

-複雑に成長することができます

ガントチャートは、整理された状態を保ちながら便利です。 適切なフィルタリングがないと、乱雑になり、気が散り、最終的には理解できなくなる可能性があります。

これを管理するには、タスクを簡単にグループ化、フィルタリング、検索、および整理できるソフトウェアを選択します。 これらの機能は、ガントチャートがチームが適切なマイルストーンと優先順位に集中できるようにするのに役立ちます。

-限られた情報

ガントチャートには、大量の情報を表示できます。 しかし、それらすべてを表示することはできません。 スケジュール、人員の割り当て、およびタスクの期間を効果的に表示できますが、タスクの難易度と、それらを実行するために必要なリソースを表示することはできません。

ガントチャートに表示されている内容だけに基づいて主要な決定を行うことは避けてください。 追加のコンテキストを提供するのに役立つドキュメントとトラッカーでサポートし、適切な情報を入手できるようにします。

-調整と維持に挑戦することができます

タスクリストが大きくなるにつれて、適切な自動化なしで調整がより複雑になります。 依存関係を見落としたり、小さな重複に気づかなかったりすると、プロジェクトの残りの部分に雪だるま式の影響を与える可能性があります。 この事実は、変更を適用するたびに、堅牢なシステム、プロセス、およびチェックとバランスの必要性を強調しています。

ガントチャートのベストプラクティス

非稼働日数に注意してください

週末と休業日は、仕事のスケジュールを立てる際の重要な考慮事項です。 しかし、注意しなければならないのは、就業していない日だけではありません。

建物の管理および運用チームと調整します。予定されている閉鎖および保守サービスはありますか？ あなたのオフィスの場所を考慮してください：あなたが頻繁に大雨や雪を経験する日がありますか？ チームメイトとのチェックイン：彼らはその年の休暇や休暇を計画していますか？

すべての作業の中断を予測することはできません。 しかし、十分な注意を払えば、これらの外部的な遅延の原因の可能性に積極的に備えることができます。

あなたの利点に色を使用する

色は表面的なアップグレードとして簡単に却下できます。 しかし、うまく使用すると、ガントチャートをより読みやすく使いやすくするのに役立ちます。 ここにいくつかの提案があります：

• タスクが接続する場所を視覚的に区別できるように、マイルストーンまたは成果物ごとに色を指定します
• チームが各人に割り当てられたタスクを一目で見つけられるように、1人あたりの色を割り当てます
• レポートやトラブルシューティングを簡単にするために、各タスクのステータスに応じて色を付けます（例：順調に進んでいる場合は緑、特別な注意が必要な場合は黄色、すでに期限が過ぎている場合は赤など）

ガントチャートに色のダッ​​シュを追加することは、美的目的だけではありません。 適切なシステムが整っていれば、彼らはあなた、あなたのチーム、またはあなたの利害関係者が恩恵を受けることができる組織の新しい層を追加することができます。

適切なソフトウェアを選択する

ガントチャートを維持するのは面倒ですが、そうである必要はありません。 これを管理する最良の方法は、ニーズに合ったソフトウェアを選択することです。

並べ替え、グループ化、検索、およびフィルタリングは難しい要件である必要があります。 自動化は大きなプラスです。 適切なものを使用すると、物事を非常に簡単に移動できます。 最後に、習得と使用がいかに簡単かを検討してください。

適切なシステムとソフトウェアを使用すると、ガントチャートの長所を最大化し、短所を軽減できます。

結論

ガントチャートは、多くの業界で使用されている強力なツールです。 マーケティングの専門家のために、彼らはチームとプロジェクトを組織し、調整する方法を提供します。

一目で、タスク、見積もり、割り当て、マイルストーン、依存関係、進捗状況などの大量の情報を提供できます。 堅牢なシステムとツールを確実に作成し、その作成と保守を行うことで、プロジェクトの可視性を高め、生産性を向上させ、チームと利害関係者を関与させることができます。

Workamajigには、ガントチャートやその他のプロジェクト管理機能が統合されており、すべてのキャンペーン、チーム、およびイニシアチブを把握するのに役立ちます。

Workmajigのプロジェクト管理ツールの詳細を確認して、ワークフローの最適化と生産性の向上にどのように役立つかを確認してください。