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フォローアップ メールをマスターする: 中小企業、起業家、マーケティング担当者のための完全ガイド

公開: 2023-08-14

フォローアップメールの概念を示す図

そこで、潜在的な顧客にメールを送信しましたが、返事がありませんでした。 今は何ですか?

「まあ、彼らは興味がないだけだ」と思うかもしれません。 しかし、それはそれほど単純ではないかもしれません。

現実には、すぐに「はい」と言える人はほとんどいません。 多くの場合、粘り強く、綿密に作成されたフォローアップ メールが必要です。

最初のメールはおそらく、混雑した受信トレイに埋もれ、日々の喧騒の中で忘れ去られているでしょう。 それは、相手があなたが提供するものを望んでいないという意味ではありません。 たぶん彼らはそれを見逃しただけかもしれません。 あるいは、ちょっとした働きかけを待っているのかもしれません。

そこでフォローアップメールの出番です。クラウドスプリングでは、フレンドリーでタイミングの良いフォローアップが、「後でかもしれません」を「はい、お願いします!」に変える方法を見てきました。 それは人々を盗聴することではありません。 それは、彼らに思い出させ、あなたが彼らのビジネスを気にかけていることを示すことです。

あなたが中小企業の経営者、起業家、またはマーケティング担当者である場合、フォローアップ メールは気まずい、または不必要に感じるかもしれません。 しかし、信じてください。フォローアップ メールは、メール マーケティング戦略における秘密兵器です。 このガイドでは、フォローアップ メールがなぜ必要なのか、いつ送信するのか、何を伝えるべきなのかを説明します。 それは思っているよりも簡単で、ビジネスを成長させる鍵になるかもしれません。

重要なポイント

経験豊富なベテランでも、ビジネス コミュニケーションの世界に足を踏み入れたばかりの人でも、中小企業の経営者、起業家、マーケティング担当者向けのクイック リファレンスを以下に示します。

  1. フォローアップメールはスパムではありません。 適切に作成されたフォローアップ メールは、迷惑ではなく、プロフェッショナルな後押しです。 受信者に以前の会話を思い出させ、応答を促します。
  2. 粘り強さが報われます。 誰もがすぐに反応するわけではありません。 適切なタイミングでのフォローアップ メールは、あなたが注意深く真剣であることを示し、受信者に関与を促します。
  3. 目的を明確にすることが重要です。 フォローアップ メールを送信する前に、明確な目的を特定してください。 情報を求める場合でも、会議の依頼でも、あるいは単に感謝を伝える場合でも、受信者はあなたが何を望んでいるのかを知っておく必要があります。
  4. フォローアップ メールは関係を維持するのに役立ちます。 フォローアップ メールを利用すると、連絡先との近況を報告したり、感謝したり、進行中のプロジェクトについて最新情報を伝えたりすることができ、つながりを常に新鮮で魅力的な状態に保つことができます。
  5. メッセージをカスタマイズします。 受信者や状況に合わせてフォローアップ メールをカスタマイズすると、より個人的で効果的なメールになります。 画一的なアプローチでは成功する可能性は低くなります。
  6. すべてのメールに価値を提供します。 情報、サポート、特別オファーのいずれであっても、フォローアップ メールで受信者に価値のあるものを提供するようにしてください。
  7. タイミングが重要です。 適切な間隔でフォローアップ メールを送信すると、迷惑にならずに継続性が示されます。 タイミングには、受信者のタイムゾーンと勤務時間も考慮する必要があります。
  8. ツールを使用すると作業が簡単になります。 さまざまなスケジュールおよび追跡ツールを使用してプロセスを自動化し、フォローアップ メールのパフォーマンスに関する洞察を提供できます。
  9. 分析して調整します。 フォローアップ メールの有効性を継続的に評価します。 応答率とフィードバックを分析することは、今後のコミュニケーションを改善するのに役立ちます。
  10. 長期的に考えてください。 フォローアップメールは、目先の利益だけを目的とするものではありません。 彼らは長期的な関係、信頼、ブランドイメージを構築し、維持します。

これらの原則に従って、単純な電子メールを重要なビジネスチャンスに変えてください。 具体的な洞察については、読み続けてください。

フォローアップメールのメリット

フォローアップ メールがビジネスにどのような変革をもたらすかは次のとおりです。

  1. 建物の信頼。 定期的なコミュニケーションにより、自信と透明性が高まります。 たとえば、SaaS 企業は、クライアントが要求した機能に関する最新情報を共有するパーソナライズされたフォローアップを送信して、ブランドの応答性に対する信頼を高めることができます。 地元の配管工は、サービス訪問後に、メンテナンスのヒント、専門知識に対する信頼の構築、顧客ケアなどのフォローアップ メールを送信できます。
  2. コンバージョン率の向上。 適切なタイミングでフォローアップを行うことで、関心を売上に変えることができます。 電子商取引ストアは、カート放棄者に期間限定の割引を提案するフォローアップ メールを送信し、ブラウザを購入者に変える可能性があります。 同様に、自動車ディーラーは試乗後に特別な融資オファーを伴うフォローアップを送信し、購入の可能性を高めることができます。
  3. 対象ユーザーをセグメント化します。 フォローアップは、何気ない問い合わせから真剣な見込み客を特定するのに役立ちます。 オンライン マーケティング代理店は、エンゲージメント レベルに基づいてさまざまなフォローアップ シーケンスを送信し、関心の高い見込み客にリソースを集中させることができます。一方、ブティックはイベント参加者にフォローアップ メールを送信して、パーソナライズされたスタイルを提供し、忠実な顧客を特定することができます。
  4. インタラクションを価値のあるものにします。 コンテンツやオファーを個人の好みに合わせて調整することで、インタラクションが有意義なものになります。 ストリーミング プラットフォームは、パーソナル トレーナーがカスタマイズされたフィットネス プランをフォローアップするのと同じように、視聴習慣に基づいてパーソナライズされたフォローアップを送信して、ユーザー エクスペリエンスを向上させ、クライアントのジム体験をより価値のあるものにすることができます。
  5. 信頼性の確立。 洞察や支援を提供するフォローアップ メールは、専門知識を強調します。 金融テクノロジーの新興企業は、経費管理に関する有益なコンテンツをフォローアップして、財務専門家としての地位を確立できます。また、法律事務所は、相談に関連する法的ヒントを記載したフォローアップ電子メールを送信して、その権限を確立できます。
  6. あなたのブランドを常に念頭に置いてください。 定期的なエンゲージメントにより、見込み客はあなたのブランドを確実に覚えていきます。 サブスクリプション ボックス サービスは、今後の製品を紹介するフォローアップ メールを送信して興奮を維持し、不動産業者は市場の洞察をフォローアップして、クライアントの関心を維持し、自社のサービスを認識し続けることができます。
  7. 競合他社よりも目立つ。 ユニークなコンテンツやオファーは、あなたのブランドを際立たせます。 オンライン教育プラットフォームは、ウェビナーへの独占アクセスを含むフォローアップ メールを送信して、競合他社と差別化することができます。また、地元のレストランは、特別なシェフズ テーブル イベントへの招待状を含むフォローアップ メールを送信して、ユニークな食事体験を生み出すことができます。
  8. 顧客維持の強化。 思慮深いフォローアップは忠誠心を育みます。 オンライン ソフトウェア会社は、チュートリアルやヒントを記載したフォローアップ メールを送信して、顧客の製品活用を支援し、顧客維持を確保できます。 ペット ショップは、購入後にフォローアップ ケア ガイドを送信し、満足度やリピート ビジネスを高める場合があります。
  9. サポートとフィードバックのチャネルを提供します。 対話を奨励することで、継続的な改善がサポートされます。 オンライン衣料品小売業者は、レビューをリクエストするフォローアップ メールを送信してフィードバックを継続的改善に活用できます。一方、歯科医院はフォローアップ メールを送信して、患者の健康状態を確認し、ケアを示し、サービスに関するフィードバックを収集することができます。
  10. アップセルとクロスセルの機会を創出します。 フォローアップでは、補完的な製品やより価値の高いオプションを紹介することができます。 オンラインの家電量販店は、最近購入したアクセサリーを提案するフォローアップを送信してクロスセールを促進したり、サロンはヘアの予約後に関連する美容トリートメントの割引オファーをフォローアップして、さらなる予約を促すことができます。

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なぜ人々はメールに返信しないのでしょうか?

電子メールが配信された場合は、その電子メールが閲覧されている可能性が高くなります (スパム フォルダーに振り分けられない限り)。

「電子メールの延期行動の特徴付けと予測」に関する調査では、膨大な量の電子メールが人々を「トリアージ」することにつながっていることが明らかになりました。 この方法では、迅速なスキャンと、より都合の良い時間までスキャンを延期します。

たとえば、忙しい起業家は、新しいベンダーからのメールを、適切な対応ができる週末まで延期するかもしれません。 現役のプロフェッショナルは時間の約 28% を電子メールに費やし、16% は少なくとも 1 日に 1 回は返信を遅らせます。

人々はどのようなメールを無視しますか?

次の種類のメールは延期または無視する傾向があります。

  • 時間のかかるメール。 熟読や返信が必要なもの。
  • 送信者の身元が不明瞭。 未知の送信者または不審な送信者からのメール。
  • 大きなネジサイズ。 受信者が多数の電子メール。
  • 受信者のワークロードとコンテキスト。 スケジュールに基づいてタイミングが重要になります。
  • 緊急性の低いメール。 すぐに行動を起こす必要のないもの。

返答を得る効果的なフォローアップメールの書き方

アウトリーチメールの 8.5% のみが応答を受け取りましたが、アウトリーチの取り組みは最初のメールで終わるわけではありません。 適切なタイミングで適切なフォローアップ メールを作成することが成功には不可欠です。 返信が得られるフォローアップ メールの書き方については、次のガイドを参照してください。

1. フォローアップメールの目的を明確に記載する

ここでは、フォローアップ メールを送信する 10 の一般的な理由の例と、それぞれを説明するテンプレートを示します。

必要な情報

このタイプの電子メールは、受信者から欠落している、または不明瞭な特定の情報を収集するために使用されます。 それは、特定の製品、サービス、またはタスクを進めるために必要なその他の詳細に関連する場合があります。

面談のお願い

このメールは、会議または会話への正式なリクエストです。 潜在的なコラボレーション、さらなる関与、またはその他のビジネス関連の問題について話し合うことになる可能性があります。

追いつく

重要な変更や成果があった後は、電子メールでの近況報告が必要になる場合があります。 これは、再びつながり、関心を示し、コラボレーションや支援のための新しい機会を模索する方法です。

ありがとう

感謝の気持ちを伝えることで、相手と前向きな関係を築くことができます。 このメールは、購入、紹介、レビュー、またはその他の形式のコラボレーションの後に送信できます。

解決策を提供する

問題やニーズに対処する場合、電子メールで解決策を提供するのが一般的です。 これは、カスタマイズされたアプローチを示し、提案や特別オファーを含めることができます。

フィードバックをリクエストする

フィードバックを求めることは、製品やサービスの向上に役立ちます。 これは、あなたが受信者の意見を尊重し、その経験に基づいて改善する意欲があることを示しています。

追加のリソースを提供する

追加のリソースを提供すると、受信者に追加の価値を提供できます。 これには、教育資料、ガイド、または製品やサービスに対する理解や経験を高めるあらゆるものが含まれる可能性があります。

優しいリマインダーを送信する

穏やかなリマインダーは、今後の会議、未完了のタスク、またはその他の保留中のアクションについて受信者に促すことができます。 これは、押し付けがましくなく、相手の記憶を呼び覚ますための丁寧な方法です。

更新情報やお知らせを共有する

このメールは、あなたのビジネス、製品、サービスに関する最新情報やお知らせを共有します。 受信者に最新の出来事や特典に関する情報を提供します。

排他的な 0ffer を拡張する

限定オファーの延長は、忠実な顧客に報酬を与えたり、潜在的な顧客を誘惑したりする方法です。 多くの場合、特別割引やプレミアム機能へのアクセスが含まれます。

2. 魅力的な件名を使用する

明確な件名を作成します。 簡潔かつ関連性の高い内容にしましょう。 また、スパム フィルターを避けるために、さまざまな件名をテストすることを忘れないでください。

3. 簡潔にまとめる

フォローアップ メールは 50 ~ 125 ワードが理想的です。 多くの人は長いメールを無視したり、読むのを先延ばしにしたりします。

この記事に含まれる例は、特定のニーズに合わせてカスタマイズできますが、このガイドラインに留意してください。

少ないほうがいいですね。

4. フォローアップの時間を計る

定期的なフォローアップには 1 ~ 3 日ほどお待ちください。他の状況では特定の時間を設けてください。

フォローアップ メールを送信する一般的な時間枠をいくつか示します。

  • 24時間。 会議後の感謝。
  • 48時間。 重要な書類作成後。
  • 1~2週間。 返答のフォローはありません。
  • 3 か月ごと。 再接続中。

5. 導入文を通じて文脈を確立する

導入文は、人々が以前のやりとりを思い出すのに役立ちます。 フォローアップする理由を率直に伝えましょう。

以下に、フォローアップ メールの文脈を確立する効果的な導入文の 10 個の例を示します。

  • 「先週[イベント]でお会いし、[特定のトピック]について話し合いました。 その会話をフォローアップしたいと思いました。」
  • 「共通の友人である[名前]が、[特定の機会]に関してあなたに連絡するよう提案しました。 それについてさらに議論できることを願っています。」
  • 「[トピック]に関して送信したメールに関してご連絡させていただきました。 見直す機会はありましたか?」
  • 「最近、[製品/サービス] について電話で話しました。 他にご質問がないか確認するため、フォローアップさせていただきます。」
  • 「前回のミーティングで、あなたは[製品/サービス]に興味を示しました。 どうすればそれをうまく機能させることができるかを検討しましょう。」
  • 「[トピック] に関する最新のホワイトペーパーをダウンロードしていただきました。 ぜひあなたのご意見をお聞きし、私たちがどのようにあなたをサポートできるかについて話し合っていきたいと思います。」
  • *「あなたは[トピック]に関するウェビナーに参加しました。興味があるかもしれない追加情報をいくつか提供したいと思いました。」
  • 「[トピック] に関する [ソーシャル メディア/フォーラム] での最近の投稿を読みました。私たちのサービスはあなたのニーズにマッチすると思います。」
  • 「前回の会話で、[特定の問題] で課題に直面しているとおっしゃっていましたね。 私たちにできることをずっと考えてきました。」
  • 「[場所/イベント]での製品デモの後、[特定の機能]について質問されました。 さらに詳しい情報があります。」

これらの紹介文は、以前のやりとりやつながりを直接言及しており、あなたが誰なのか、なぜ連絡を取ろうとしているのかを受信者に即座に思い出させるため、効果的です。 このコンテキストを確立することで、受信者がメールの内容に関心を持ち、行動喚起に応答しやすくなります。

6. 価値とインセンティブの提供

関連するヒント、ブログ、電子書籍などを共有します。フォローアップ メールは関連性があり、価値のあるものとみなされる必要があります。 意見を求めたり、特別なインセンティブを提供したりして、人々の反応を促します。

7. 魅力的なビジュアルを使用する

製品やサービスに関連した高品質の画像やビデオを含めることで、メールの魅力を高めることができます。 適切かつ関連性のある場合、ビジュアル コンテンツはメッセージをより効果的に伝えるのに役立ち、受信者の注意を引くことができます。

8. 期間限定の割引または特別オファーを提供する

フォローアップ メールが何かを販売することを目的としている場合は、特別割引や限定オファーを提供して、見込み客にすぐに行動を起こすよう促します。 オファーがユーザーの興味やニーズに合っていることを確認し、期間を指定します。

9. 問題点に対する明確な解決策を提供する

あなたの製品やサービスが、見込み顧客が直面している問題や課題を具体的にどのように解決できるかを強調します。 あなたの主張をより説得力のあるものにするために、実際の例やケーススタディを提供してください。

10. 自由回答形式の質問をする

受信者のビジネスや興味に関する自由形式の質問をして、受信者の関心を引き付けます。 これにより会話が始まり、応答する可能性が高くなります。 たとえば、「マーケティング活動において現在どのような課題に直面していますか?」

11. 業界の洞察やニュースを共有する

業界に関連する洞察、レポート、ニュースを共有することで価値を提供します。 これはあなたの専門知識を証明するだけでなく、役立つ情報も提供します。 たとえば、その分野に関する最近の研究やニュース記事にリンクできます。

12. 社会的証明と証言を含める

他のクライアント、できれば受信者と同じ業界またはビジネスからのお客様の声、レビュー、成功事例を共有します。 これにより信頼性が高まり、あなたのサービスに自信を与えることができます。

13. 明確な行動喚起 (CTA) で締めくくります。

大きな質問は早めに避けてください。 まずは小さなリクエストから始めましょう。 具体的な会議日を提案するなど、次のステップを明確にします。

ここでは、フォローアップ メールでの効果的な CTA (Call-to-Action) ステートメントの 15 個の例と、それぞれが効果的である理由の説明を示します。

「次回の会議をスケジュールするには、ここをクリックしてください。」

それが効果的である理由:直接的で実行可能です。 会議をスケジュールするためのリンクを提供することで、受信者の応答プロセスが簡素化されます。

「ご希望の日時をご返信ください。」

効果的である理由:迅速な応答を促し、決定を受信者に任せることで、受信者がより自分をコントロールできていると感じることができます。

「詳細については、無料の電子書籍をダウンロードしてください。」

効果的な理由:付加価値を提供し、受信者の好奇心や情報へのニーズに訴えます。 また、他のコンテンツへの参加も促進されます。

「当社の最新製品については、当社の Web サイトにアクセスしてください。」

効果的である理由:好奇心を生み出し、受信者を行きたい場所に直接誘導し、潜在的な販売やエンゲージメントを高めます。

「より良いサービスを提供できるよう、この簡単なアンケートにご協力ください。」

効果的である理由:受信者の意見は貴重であり、受信者の意見がよりパーソナライズされたエクスペリエンスにつながることを強調します。

「ここをクリックして、今後のウェビナーに参加してください。」

効果的である理由:この CTA は具体的で、価値を提供し、コミュニティの感覚を生み出します。 リンクが提供されている場合は、アクションも簡単です。

「特別割引を受けるには、チェックアウト時にこのクーポン コードを使用してください。」

効果的である理由:すぐに目に見える価値を提供し、素早い購入やコミットメントを促します。

「会話を続けるには、LinkedIn で私に連絡してください。」

効果的である理由:より非公式で継続的な関係を促進します。これはネットワーキングやパートナーシップの構築に不可欠です。

「ニュースレターに登録して、さらに詳しい情報や最新情報を入手してください。」

効果的である理由:受信者がコンテンツやブランドに長く関与し続けることができます。

「これを興味がありそうな友人と共有してください。」

効果的である理由:口コミマーケティングを促進し、新しい潜在顧客や顧客へのリーチを拡大します。

「さらに詳しく話し合うために、[電話番号] までお電話ください。」

効果的である理由:直接的かつ個人的なもので、あなたが親しみやすく、より深い会話に参加する準備ができていることを示します。

「ここをクリックして、今すぐ無料トライアルを開始してください。」

効果的な理由:無料の体験を提供することで即時の行動を促し、障壁を軽減します。

「さらにサポートが必要な場合はお知らせください。」

効果的である理由:共感と支援の姿勢を示し、信頼関係を促進します。

「このリンクから今後のイベントに登録してください。」

効果的である理由:緊迫感を生み出し、行動への明確な道筋を提供し、イベントへの参加を促進します。

「最新のケーススタディを読んで、私たちがどのようにお手伝いできるかをご確認ください。」

効果的な理由:この CTA は成功の証拠を提供し、サービスや製品がどのように機能するかについてのより深い洞察を提供し、信頼性を高めます。

これらの CTA はそれぞれ、メールの目的に沿った特定のアクションを促すように設計されています。 明確かつ直接的で価値を提供することで、受信者が次のステップに進むことを容易にし、魅力的なものにします。

フォローアップ メールは、取引を成立させるための単なるツールではありません。 彼らは関係を築き、育みます。 それらを効果的に構築する方法を知っていれば、自信を持って見込み客や見込み顧客と関わることができます。