メールの背後にある感情：困難な時期に困難なメッセージを管理する方法

今年は控えめに言ってもループに私たち全員を投げました。 パンデミック、大規模な経済的影響、および市民の不安から、私たちは人間としてもマーケターとしても、さまざまな方法で挑戦されてきました。

電子メールの受信トレイはすでに乱雑で過剰な刺激を与える傾向があり、それは今ほど真実ではありませんでした。 それでも、私たちはまだコミュニケーションをとる必要があります。それでは、学生、教職員、スタッフ、卒業生に効果的に働きかけながら、人間味を帯び、思いやりがあり、社会的に存在する空間に敏感な方法でそれを行うにはどうすればよいでしょうか。

この投稿では、メールの感情的な影響を検討するための便利なリストを確認し、メッセージを丁重に魅力的にするための提案を行います。

パーソナライズ：送信するコンテンツは、視聴者が見られていると感じるのに役立ちますか？

マーケターは、私たちの電子メールをもっと個人的なものにするべきか、それとも専門的なものにするべきかをよく考えます。 しかし、より効果的にするには、送信するコンテンツが視聴者に見られていると感じるのにどのように役立つかを検討する必要があります。 宣伝が多すぎたり、「掲示板」の方法が多すぎたりすると、デジタルプラットフォームへの反復的なアプローチに陥りやすくなります。

採用できるより軽いモデルは、次の電子メールを作成するときにパーソナライズを使用することです。 たとえそれがあなたの部門、オフィス、またはブランドを代表しているとしても、電子メールを書いているのはあなた、人間であることを忘れないでください。 すべてのパーソナライズは、サブスクライバーに親しみを持たせることを目的としています。 大量の電子メールは、その性質上、非個人化されています。 したがって、そのベースから始めるときは、それを再パーソナライズするために努力する必要があります。

多くの場合、人間として、私たちのニーズが目に見えず、聞こえないとき、私たちは孤独を感じます。 次の電子メールメッセージを作成するときにこれを覚えておくと、大いに役立ちます。 覚えておいてください：

• 関連性–読者のニーズを認識します。
• 所属–この基本的な人間のニーズをどのように強化できますか？ あなたの電子メールによって引き起こされる予想されるまたは望まれる感情から後ろ向きに考えてください。

ここにいくつかのアイデア：あなたの聴衆は孤立していると感じていますか？ 接続する方法をいくつか提供します。 おそらく彼らは圧倒されていると感じていますか？ 彼らのストレスを管理するのに役立ついくつかのツールを共有します。

あなたの創造性を制限する可能性のあるトランザクションまたは必須の電子メールであっても、圧倒されて敬意を持ってコミュニケーションするという彼らの気持ちを増やさないように、簡潔で簡潔にすることをお勧めします。

結論：一日の終わりには、人間のように話します。

ケイデンス：どのくらいの頻度で送信する必要がありますか？

すべての機関にとって、送信する頻度、他の部門が電子メールを送信する頻度、およびこれがオフラインの人間関係である場合にこの量のコミュニケーションが圧倒されるかどうかを考慮することが重要です。

土壇場でのクラススケジュールの変更について話している場合でも、継続的な更新の迅速なリズムを必要とする可能性のある急速に発展している状況について話している場合でも、これには常に注意が必要です。

それ以外では、電子メール通信は人間の経験を反映しています。 それは健全な人間関係を反映しているはずです。 一歩下がって、「毎日誰かから話を聞いていたら、それは役に立ったと感じますか、それともやり過ぎだと思いますか？」と尋ねます。

オーディエンスは、受信トレイで1週間に数千とは言わないまでも数百の電子メールを受信すると想定するのが妥当です。 その混雑したスペースを念頭に置いて、次の質問で送信を一時停止して評価することをお勧めします。

• これはメールに含まれていますか？ 検討すべき別のチャネルはありますか？
• あなたの受信者は（機関全体で）他にいくつのリストに載ることができますか？
  • あなたは彼らがあなたの会社から何回の送信を受け取るかを知るためのプロセスまたはツールを持っていますか？ そうでない場合は、1つを探す必要がありますか？
• あなたまたは他の部門は努力を複製していますか？ もしそうなら、あなたは組み合わせたり、協力したりできますか？
• このメッセージは送信時間に基づいてどのようなトーンを呼び起こしますか？ （つまり、平日の朝の送信と週末の送信）

結論：圧倒的な受信トレイではなく、視聴者との親善を築くのに大いに役立ちます。 夏を利用して、ケイデンスを監査および評価する方法を確認すると便利な場合があります。

セグメンテーション：誰がこれを受け取る必要があり、誰がそれなしでできるのか？

セグメンテーションは、電子メールを受信する必要がある人と受信しない人を特定するのに役立つ強力なツールです。 地理、クラスの年、専攻、地理などに基づいて送信を調整できます。 非常に小さな教室のようなセグメントを考えてください。 それはあなたがより詳細で親密な方法であなたが送っている人々の特定のニーズに注意を払うことを可能にし、あなたがあなたのアプローチをより効果的かつ自由に適応させることを可能にします。

また、関心、関与している人、調整されていない人、メールを開いていない人などに基づいてメッセージを調整することもできます。 全体として、セグメンテーションにより、すべての送信に対して、人間的で、パーソナライズされ、関連性があり、思いやりのあるものになりやすくなります。

結論：あなたの情報がより個人的で、直接的で、関連性があるほど、あなたが送る人々との信頼、善意、そして信仰が増します。

ヒント：Emmaでセグメントの設定を開始する方法は次のとおりです。

アクセシビリティ：私は人々が私たちのコンテンツを受け取る可能性のあるすべての方法を検討していますか？

それでは、人々があなたのメールを消費するすべての方法を考慮に入れましょう。 自分自身に問いかける最初の質問の1つは、「私のコンテンツは画像がなくても意味がありますか？」です。

画像への過度の依存は、スクリーンリーダーを介してコンテンツを消費するリーダーを遠ざける可能性があります。 多くの場合、画像はテキストよりも解釈的である可能性があります。 したがって、推奨事項の1つは、テキストを使用してコンテンツのコアを表現し、より明確にすることです。また、何かを強調したり詳しく説明したりする方法として画像を使用することです。 また、大声で読み上げるときに意味のある、堅牢で説明的な代替テキストを作成することを忘れないでください。

アクセシビリティを考慮すべき他の領域は次のとおりです。

• ビデオ–キャプションとトランスクリプトを再確認してください。 FacebookまたはYouTubeでのキャプションの自動入力でエラーが発生することがあります。
• ソーシャルメディアグラフィックス–投稿には、どのような種類の視覚、コピー、表示、および言語の考慮事項が必要ですか？
• COVID-19に関連するもの–共有しているコンテンツは、感情的な反応を引き起こしますか？ 「COVID-19」で大量のメッセージを送信しているため、視聴者の感性を鈍らせるリスクがありますか？ この考慮事項は、アクセシビリティの従来の考え方ではありませんが、この二極化した困難な時期における言語、メッセージ、ビジュアルの適切性、およびこれらすべてがトラウマ的または感情的な反応を引き起こす可能性があることを考慮する必要があります。

結論：アクセシビリティは、私たちが作成するすべてのものに敬意と優しさをもってアプローチするのと同じくらい単純な場合があります。 緊急性やFOMOMOの言葉を追加する代わりに、不安を和らげることを選択し、思慮深くパーソナライズされたコンテンツで視聴者を特別な気分にさせましょう。

コミュニケーションチャネル：電子メールはこのメッセージの適切な媒体ですか？

電子メールは聴衆に到達するための最も効果的な方法ですが、他のコミュニケーション方法も実用的である可能性があり、多くの場合、それらは互いに調整して最適に機能します。

たとえば、テネシー大学は、パンデミックの初期の聴衆の状態を知るために、学生の体に簡単な1つの質問の調査を送信しました。 次に、首相を含む教員とスタッフが、各学生に個別に電話をかけて、彼らがどのように行っているか、どのような質問があったか、UTがどのように役立つかを確認するのが最善であると判断しました。

調査との会話を開始する方法として電子メールを使用することはできましたが、それは電子メールよりもはるかに人間的で親切な対話形式でした。

パンデミックが私たちのコミュニケーション方法や社会の運営方法をどのように変えているかを考えると、壁を打ち破り、キャンパスやオンラインでコミュニティに現れる新しい方法を発見することが特に重要です。 キャンパスリーダーが1年前に「プロフェッショナル」と「適切」をどのように定義したかは、今では完全に異なって見えるかもしれません。 そして、私たちはそれが異なって見えるべきであることを提唱します。

ソーシャルメディアプラットフォームでの学生や保護者からのダイレクトメッセージは不適切だと思うかもしれません。 しかし、それを再考しましょう：あなたはちょうど接続する機会を与えられました！ サポートワークフローの観点からは理想的ではない場合でも、適切な人に接続することができます。

また、この個人的なアプローチを電子メールに取り入れて、最新の更新を消費するだけでなく、特定のクエリに返信するようにサブスクライバーを促すこともできます。

コンフォートゾーンは重要であり、このアプローチはデジタル教室では確かに異なります。 しかし、目標が帰属意識を生み出すことである場合、必要な方法で電子メールを機能させるために、他のプラットフォームで開始する必要があるかもしれません。

結論：視聴者にとって快適で、最も効果的であると感じる場所で視聴者とつながるために、プラットフォーム間で接続のまとまりのあるWebを構築します。

要約

電子メールは戦略でありデジタルコミュニケーションツールですが、私たち全員が同じ人間性と私たちの機関の目標に根ざしています。 人間的で共感的であることの核心は、特に電子メールを介して、この時期に人々とどのようにつながるかについての指針となるはずです。

この投稿（以下の便利な印刷可能なPDFチェックリストにきちんとまとめられています）が、人間を第一に、マーケターを第二に、デジタルで現実に見せようとするときに役立つことを願っています。