プロフェッショナルな電子メール署名の力: 例とヒント

第一印象を決めるチャンスは一度だけあります。 ビジネスメールに関して言えば、それはメールの署名です。

プロフェッショナルな電子メール署名は連絡先情報を提供し、あなたの個人的およびプロフェッショナルなブランドを反映します。

ただし、フォント、配色、モバイルフレンドリーなデザイン、ブランドの一貫性、コンテンツなど、考慮すべき要素がいくつかあるため、適切にデザインされた効果的な電子メール署名を作成するのは難しい場合があります。

私たちはプロフェッショナルな電子メールの署名をいくつか収集し、優れた第一印象を与え、電子メールによるコミュニケーションを強化するのに役立つベスト プラクティスを概説しました。

電子メールの署名を作成する方法: ステップバイステップのガイド

プロフェッショナルな電子メールとは、企業の代表者として社内または社外の目的で作成するあらゆる電子メールのことです。これには、お礼のメール、履歴書付きのカバーレター、関連するパートナーとの会社の事業についての話し合いなどが含まれます。

ここでは、仕事用およびビジネス用の電子メールの署名が適切な印象を与えるための 5 つの重要な手順を示します。

ステップ 1: 署名に重要な情報を含める

名前と肩書き以外に、署名にどのような要素を含めたいかを検討してください。 これを行うには、電子メールの目的、受信者、および会社全体のマーケティング戦略を考慮してください。

プロの文章に関しては、すべてが重要です。 たとえば、連絡方法をいくつか指定することは重要ですが、署名に不必要な詳細を詰め込みすぎないでください。

ステップ 2. ブランドを最良の方法で表現するメール署名をデザインする

構造化されて読みやすいように、すべての要素を配置します。 まず、名前と役職を入力し、次に連絡先と重要なリンクを入力します。

署名のデザインは、ビジネスメールの他の要素と調和し、シンプルでありながら魅力的なものにする必要があります。 設計プロセスを容易にするために、カスタム署名ジェネレーターで事前に作成されたテンプレートを使用してみてください。

ステップ 3. 重要なことを強調するのを妨げるよくある間違いを避ける

電子メールの署名には、次のような余分なものを含めないようにしてください。

• リンクが多すぎると署名に情報が過剰になり、プロフェッショナルらしくなく、ビジネスメールの一部というよりもスパムのように見えます。
• 署名の目的は読者に考えを促すことではなく、必要な行動に導くことであるため、重要なメッセージを伝えていない、またはあなたの会社にまったく関係のない引用。
• 不適切な写真、または抽象的すぎて役に立たない写真。

ステップ 4. 電子メール クライアント用の HTML 電子メール署名を作成する

一般的な電子メール クライアント (Gmail、Microsoft Outlook、または Yahoo) のいずれかを使用して電子メールを送信する場合は、そこで署名を作成します。 こうすると、送信するすべてのメールに署名が表示されます。

コールド アウトリーチ メールなどの大量のマーケティング メールについては、メール サービス プロバイダー (ESP) またはメール マーケティング オートメーション プラットフォームの署名作成機能を使用します。

ステップ 5. 電子メール署名ジェネレーターを試す

すべての受信者の電子メール クライアントとモバイル バージョンで署名が正しく表示されるようにすると同時に、署名を魅力的にするための良いオプションは、HTML で署名デザインを最初から作成するのではなく、署名ジェネレーターの 1 つを使用することです。既製の署名テンプレートを使用します。

これらのヒントを念頭に置いて、プロフェッショナルな電子メール署名の例をいくつか見てみましょう。

10 個の電子メール署名の例

この例は、目標を達成するために優れた電子メール署名を作成する方法を学ぶのに役立ちます。

スケジュールリンクとブランドキャッチフレーズ

この例では、署名は、通話をスケジュールするための提案と、ブランドの名前とスローガンを含む明るいブロックを含む行動喚起 (CTA) で始まります。

軽いデザインと明確な構造

この種の電子メールは、思慮深く慎重なデザインになっています。 すべての重要な要素は色で強調表示され、線によって構造が設定されます。 ブランドに合わせて 1 色追加で使用します。

写真とソーシャルメディアのアイコン

この例では、強調すべき 3 つの重要な要素があります。

• ヘッドショット
• 注目に値するプロのソーシャル メディア アイコン
• 対照的な背景を使用することで、署名の基本的な詳細と顔写真、およびソーシャル メディア アイコンやその他の会社情報を含むフッターが分離されます。

フィードバックとCTA

ここで、電子メールの署名は、電子メールの有用性に関するフィードバックの共有を求めるリクエストで始まります。

もう 1 つの重要な要素は、「電子メール マーケティング担当者」という無味乾燥な公式ステータスではなく、個人の写真とその活動に関するオリジナルの説明です。 そして、もう 1 つの魅力的な動きは、連絡先の電話やメールの代わりに CTA 付きのボタンを使用することです。

ソース： ストライポからのメール

基本的な連絡先の詳細

これは、名前、役職、電子メール、ウェブサイト、直通電話番号などの最も重要な情報を含むシンプルな電子メール署名です。 これにより、受信者は応答したり、データをコピーしたりすることが容易になります。

ブランドスタイル

この例では、署名の重要な要素が適切に選択されており、電子メールのデザインも詳細に検討されています。 アイコンもブランドカラーにし、ロゴも入れてブランドを強調します。

業績と受賞歴

このタイプの電子メール署名には、注意を引く重要な情報と、権威ある評価で賞を受賞した画像が含まれています。

主要ブランドのオファー

この例では、名前と連絡先の詳細にブランド ロゴとその提供内容が追加され、サービスへの注目を集め、受信者が Web サイトを開くように動機付けられています。

基本的な連絡先と写真

この署名テンプレートで重要な要素は、背景のグラデーション、連絡先詳細の読みやすさの配置、および珍しい写真形式です。

出典: Stripo の署名テンプレート

オリジナルデザイン

この電子メール署名テンプレートでは、すべての要素の組み合わせがデザインの中で考慮されています。 連絡先情報は別の色のフォントで強調表示され、デザインと写真の色が組み合わされます。

出典: Stripo の署名テンプレート

プロフェッショナルな電子メール署名の要素

重要な電子メール署名要素を使用すると、受信者の注意を引き、電子メールをパーソナライズし、ブランドを維持し、社会的存在感を高めることができます。

名前と役職

受信者があなたのことをすぐに知ることができるように、署名を始めるための主要な要素はフルネームです。 役職を追加すると、受信者がどのような問題の解決に貢献できるかがプロフィールに明確に表示されます。 さらに、代名詞を指定することもできます。

署名の上 2 行に名前と役職を入れることができます。

社名とロゴ

すでに役職名の横に会社名を記載している場合でも、ロゴと一緒に再度会社名を記載してブランドを強調できます。 原則として、電子メール署名のこの部分はすべての企業代表者に対して同じスタイルであり、ブランドの要素として集中的に開発されます。 これは、有名な大手ブランドに属していることを強調する必要がある場合にのみ優れたソリューションです。

個人的な写真

プロの肖像画は必ずしも必要というわけではありませんが、読者の注意を引き、通信内容をより個人的なものにするために使用することをお勧めします。 個人の写真を追加すると、受信者は顔の見えない会社ではなく、個人とコミュニケーションをとっていると感じることができます。 この要素には、高品質のプロのポートレートを使用してください。

画像や視覚的要素は、電子メール署名の魅力をさらに高めます。 顔写真以外の風景、家族、その他の写真は含めないでください。

連絡先情報（電話番号、メールアドレス、住所）

奇妙なことに、受信者がメールに返信できると信じて、連絡先情報を追加するのを忘れてしまうことがあります。 しかし、ビジネス上のやり取りや勧誘の場合でも、相手があなたに都合よく連絡できるようにすることが重要です。 受信者が簡単にアクセスできるように、ここにサイト ドメインを追加することもできます。

プロのソーシャルメディアアカウントへのリンク

ソーシャル メディアは、視聴者とのもう 1 つの接点です。 パートナーシップを決定する前に、受信者はソーシャルネットワークでしばらくあなたをフォローしたいと思うかもしれません。 したがって、電子メール署名内のソーシャル メディア アカウントのインタラクティブなバッジは、評判を高め、マーケティング チャネルにトラフィックを追加します。

ただし、電子メールの署名は管理しやすいものにしてください。追加するソーシャル メディア アイコンは、あなたの職業上の活動を最もよく反映する 3 ～ 5 つだけにしてください。

CTAボタン

電子メール署名における非常に効果的なブロックの 1 つは CTA です。   ボタン。 CTA は、キャプションの全体的なスタイルとコンバージョン目標と一致する必要があります。 行動を促すリンク、ボタン、バナー、セールやギフトのアイコン、あるいは目を引く追記のように見えることもあります。 理想的には、会社のランディング ページに移動するリンクによって補完されます。

署名に CTA を含めることで、次のことが可能になります。

• 連絡先を望ましいアクションに導きます
• プロモーションや新しいサービスに注目を集める
• 日々のコミュニケーションからより多くの見込み客を生み出す
• パートナーのオファーを宣伝するチャンスを得る 

電子メールの署名を作成するためのベスト プラクティス

電子メール署名の重要な要素の単純なリストに加えて、本格的な電子メール署名を作成する際に従うべき特定のベスト プラクティスもあります。

デザインをプロフェッショナルかつシンプルに

電子メールの受信者がコンテンツを真剣に受け止め、関心を持ってもらえるように、電子メールの署名は独創的ではなくシンプルかつプロフェッショナルなものにしてください。

自分の専門分野で最も独創的であることを目指したり、できるだけ多くの情報を含めたりしないでください。 最も関連性の高い要素以外の要素を含めると、受信者が圧倒されてしまう可能性があります。

ブランドの一貫性を維持する

特徴的な色の組み合わせをブランド全体のスタイルと一致させ、ロゴを含めることが重要です。 会社の全従業員向けに、個人情報を編集できる電子メール署名テンプレートを開発できます。

これにより、さまざまな部門の会社代表者からメールを受信するパートナーが貴社を認識し、ブランドの認知度を高めることができます。

情報を理解しやすくするためにテキストを構成する

読みやすくするために、署名の要素をセクションに分割します。 区切り文字を使用して情報の順序を作成します。 たとえば、基本的な連絡先情報を右上に配置し、ソーシャル メディアのアイコンや追加情報を下部に線で区切ることができます。

以下に示すように、縦棒によって情報が視覚的に区切られています。 これによりスペースが節約され、不自然な行の長さが避けられ、電子メール署名のデザインが改善されます。

出典: Stripo の署名テンプレート

2色以上の使用は避ける

署名の白黒バージョンに固執する必要はありませんが、色の選択に関して専門的なアプローチを試すことができます。 2 色の使用範囲内にとどめ、それらが互いに補い合うようにしてください。

ブランド スタイルやロゴがない場合は、サイトの主要な配色、名刺、またはその他の個人のブランド要素から色を選択します。 理想的には、主要なフォントの色は黒またはダークグレーで、もう 1 つの色は会社のロゴの色です。

色は電子メール署名のテキストを抑制するのではなく強調する必要があるため、いくつかの色を使用する必要があります。

また、配色を選択するには、デザイナーを雇うか、オンライン カラー パレット ジェネレーターを使用して完璧な組み合わせを選択することができます。

読みやすいフォントと適切なフォント サイズを使用する

プロフェッショナルな電子メール署名のベスト プラクティスは、読みやすく Web に安全なフォントを使用することです。 署名をより読みやすく目立つようにするには、Tahoma、Georgia、または Arial が最適なフォントの選択です。 Garamond、Georgia、Calisto MT、Lucida Bright などのフォントも適している場合があります。 これらは、どのデバイスまたは電子メール クライアントでも読み取り可能であり、正しく表示されます。

電子メールの署名には標準フォントを使用する必要があります。 そうしないと、乱雑に見える可能性があります。 ただし、さまざまなフォント サイズ (理想的には 12 ～ 16 ピクセル) を選択できます。 また、署名が長くなりますので、太字は使用しないでください。

電子メール署名のブロック サイズに注意する

電子メール署名ブロックのサイズをピクセルとキロバイト単位で常に確認してください。

推奨される最大寸法は次のとおりです。

• デスクトップの場合: 700 ピクセル (幅) x 300 ピクセル (高さ)
• モバイルデバイスの場合: 320 ピクセル (幅) x 600 ピクセル (高さ)
• サイズ: 50 KB を超えないようにしてください。

電子メールの署名がモバイル対応であることを確認してください

電子メールの署名を作成するときは、日々モバイル デバイスで読む人が増えているため、電子メール全体と同様に、署名もさまざまなモバイル デバイスに適応できることが重要であることを忘れないでください。 つまり、フォント サイズ、ワードラップ、ボタン、リンクが魅力的で読みやすく見える必要があります。 これを行うには、電子メール署名内のオブジェクトの数を減らし、オブジェクトのサイズを大きくします。

同じ電子メール署名のデスクトップ バージョンとモバイル バージョンを比較します。

出典: Stripo の署名テンプレート

必要に応じて法的免責事項を含めます

法律分野など、特定のビジネスでは免責事項を追加する必要がある場合があります。 これはプライバシーに関する声明、免責事項、または個人的な意見である可能性があります。

たとえば、引用文や環境リマインダーを含めて、読者がメールを不必要に印刷するのを防ぐことができます。 署名には、購読者が連絡を取り合うため、またはさらなるアクションを起こすために必要なすべての情報が含まれていることを確認してください。

コンテンツを宣伝する

電子メールの署名の下部を使用して、あなたとあなたの会社に関する情報を含む役立つコンテンツやページを宣伝できます。 潜在的な顧客は、バイヤージャーニーのほとんどをあなたのブランドや製品に関する情報を見つけることに費やしています。そのため、彼らを助けてみませんか?

新製品の発売、プレスリリース、機能アップデート、ブログ、ウェビナー、または電子書籍へのリンクを表示できます。

たとえば、一括メールでは、公式の連絡先を追加せずに、メールの最後をできるだけ個人的なものにすることができます。 同時に紹介リンクを追加することもできます。

お客様の声と評価賞を追加します

会社の評価や賞の小さな画像を署名に追加します。 Google、Clutch、またはその他の有名なプロフィールからの評価を使用して、他の顧客があなたを信頼していることを示し、受信者にレビューへのリンクを提供します。

手書きの署名を追加する

手書きの署名を使用して、電子メールに個人的なタッチを加えます。

出典: Stripo の署名テンプレート

電子メールの署名はあなたとあなたのブランドを反映します

署名などのビジネス電子メールの小さな要素であっても、現在または潜在的な顧客やビジネス パートナーとのさらなる関係を構築するために重要な要素となることがあります。

したがって、上記の例とベスト プラクティスを使用して、あなたとあなたのブランドを反映したプロフェッショナルな電子メール署名を作成するよう十分に注意してください。

適切に設計された電子メール マーケティング戦略により、電子メール リストのエンゲージメントが向上し、コンバージョンが増加します。 方法を学びます。