電子メール アウトリーチの技術をマスターする: 効果的なコミュニケーションと関係構築のための高度なテクニック

マーケティング担当者はさまざまなチャネルを使用して視聴者とつながりますが、特に影響力のあるチャネルの 1 つは電子メールです。 2022 年の Statista 調査に回答したマーケティング専門家の約 50% は、電子メール マーケティングの投資収益率 (ROI) が 2 倍向上したと回答しました。

最も高い ROI を実現するだけでなく、電子メールでのコミュニケーションはより親密に感じられ、受信者をより深く知ることができます。

ただし、電子メールを通じて有意義な関係を育み、良好な会話を行うことは、言うは易く行うは難しです。 これは、書く内容の品質、誰に向けて書くか、一貫した配布に重点を置く複雑なプロセスです。

これらのテクニックは、読者と効果的にコミュニケーションをとり、電子メールでのアウトリーチを通じて真の関係を構築するのに役立ちます。

すべては視聴者から始まります

相手が誰なのか、どのようにコミュニケーションをとっているのかを理解していなければ、その人とつながりを築く方法はありません。 電子メールを通じた効果的なコミュニケーションと関係構築は、電子メールの受信側が誰なのか、電子メールの内容に何を求めているのかを理解することから始まります。

誰にメールを送っていますか?

メールの「送信」ボタンを押す前に、メールの送信先の相手についてできる限りのことを学ぶことが重要です。 このアプローチをとらないと、誰の心にも響くことのないありきたりなメールを送信することになります。

その人の人口統計的背景、電子メールの行動、コンテンツの好み、問題点をよく知っていれば、開封され、関心を持ってもらえる可能性がより高い電子メールを作成できます。

たとえば、読者が視覚的なコンテンツに惹かれることがわかっている場合は、電子メールに動画や画像を含めてエンゲージメントを高めることができます。 このことを知らなかった場合、書かれた内容だけに頼って、なぜ受信者が応答しないのか混乱してしまうかもしれません。

購読者に関するすべてのデータを集計します。 これは、ソーシャル メディア分析、Web サイトからの行動データ、視聴者ペルソナ、およびメール リストの人々から受け取った直接の情報を意味します。

年齢層、居住地、勤務地、その他の人口統計情報に注目してください。 次に、彼らの電子メールの行動を調べてみましょう。 彼らは電子メールを頻繁に使用しますか? 彼らは現在何を購読していますか? それらのメールにはどのような内容がプッシュされているのでしょうか?

次に、コンテンツの設定と動作に進みます。

電子メールのコンテンツの設定を確立する

受信者は、自分にとって価値のないいくつかのメールを無視してしまう可能性があります。 しかし、彼らが気にしないものを送り続けると、あなたは彼らのスパムフォルダーに入れられてしまうでしょう。

したがって、上記の調査に取り組むときは、電子メールのコンテンツの設定も確立してください。 たとえば、彼らは長い形式のコンテンツと短い形式のコンテンツのどちらに最も反応しますか? 彼らはどのような行動喚起 (CTA) に取り組んでいますか? 彼らはビジュアルコンテンツが好きですか? 彼らはなぜリンクをクリックするのでしょうか?

読者のコンテンツの好みを正確に特定すると、読者が望むものを作成でき、エンゲージメントがほぼ保証されます。

リストを有機的に編集する

相手がこのコミュニケーションを選択している場合、つまり、あなたとの関係を選択している場合、電子メールを介して人々と実際の関係を築くのは非常に簡単です。

メールリストを人に押し付けないでください。 そして、メールリストを購入することを考えてみませんか。 代わりに、有機的に構築してください。 あなたは誰とつながろうとしているのか知っています。 ソーシャル メディアや Web サイトなど、どこにいてもこれらの人々に会い、メール リストへの登録を促進します。

あなたのメールリストに登録されている素晴らしいことすべてについて話してください。 しかし、強引にならないでください。 人々が自然にサインアップに引き寄せられるようにします。

自分が望んであなたのところに来た人は、電子メールであなたとコミュニケーションを続け、関係を築くことを歓迎する可能性が高くなります。

テクノロジースイートをセットアップする

賢いマーケティング担当者は、視聴者とのコミュニケーションをシームレスにし、コンテンツを一貫して発信するために使用するツールを多数持っています。

特に人工知能 (AI) と自動化ツールは、ビジネスや電子メール読者とのコミュニケーションやつながり方にプラスの影響を与える可能性があります。

たとえば、自動化された顧客関係管理 (CRM) ソフトウェアは、受信者と顧客のデータを中央システムで収集、整理、処理できます。 このデータを利用すると、電子メールの対象者を小さなグループに分類し、よりパーソナライズされた電子メール キャンペーンを作成できます。

また、受信者が実行したアクションまたは実行しなかったアクションに基づいて、電子メールが受信者に自動的に送信されるようにソフトウェアを設定することもできます。

その結果、電子メールをより迅速かつ適切なタイミングで送信できるようになり、受信者との関係を強化することができます。 生産性が向上し、時間も節約できます。

電子メールを通じた効果的なコミュニケーションと関係構築を効率化するために導入すべき他の 3 つの技術ツールについては、引き続きお読みください。

電子メールマーケティングプラットフォーム

効果的な電子メール アウトリーチには、Yahoo や Gmail などのパブリック電子メール プラットフォーム以上のものが必要です。 ビジネス電子メールのコミュニケーションと戦略のために構築された電子メール マーケティング プラットフォームの設定が完了していることを願っています。 まだ取得していない場合は、今すぐ取得するための措置を講じる必要があります。

電子メール マーケティング プラットフォームは、電子メール視聴者とのコミュニケーションを効率化するための鍵となります。 優れたプラットフォームを使用すると、受信者情報からコンテンツ テンプレート、分​​析に至るまで、電子メール マーケティング関連のすべてをそのプラットフォーム内に収容できます。 自動化と AI 機能も最高のプラットフォームに組み込まれています。

最適な電子メール マーケティング プラットフォームを選択するには、現在のユーザー数に対応するために必要な機能と、リストの拡大に​​応じて必要となる機能を考慮してください。

たとえば、現時点では詳細な分析ツールは必要ないかもしれませんが、購読者数が一定数に達したときに利用できるようにする必要があるでしょう。 あるいは、電子メール コンテンツの作成はすべて別のプラットフォームで行っているが、最終的にはすべてを 1 つのプラットフォームにまとめたいと考えている場合もあります。

電子メール アウトリーチ戦略で現在何をしたいのか、そして将来何をしたいのかを決定します。 そして、目標を達成するために必要な特定の機能を備えた電子メール マーケティング プラットフォームを調べます。

データ分析ツール

データ分析ツールがなければ、電子メールを介してコミュニケーションを取り、関係を構築する能力は低下します。 Hubspot の調査によると、最も効果的な電子メール マーケティング キャンペーン戦略のトップ 2 は、購読者のセグメンテーションとメッセージのパーソナライゼーションです。 どちらもデータがなければ実行できません。

メールを読んだ人に関する情報を収集するだけでなく、メールの何がうまくいき、何がうまくいかないのかを把握する必要もあります。

分析ツールがすでに組み込まれているテクノロジーとソフトウェアを選択することが最善の策です。 たとえば、最上位の顧客関係管理 (CRM) システムには、購読者に関するデータを自動的に収集し、整理し、そこから有意義な洞察を抽出する分析ツールが組み込まれています。

ただし、サードパーティの分析ツールをインストールして、電子メール アウトリーチ戦略に添付した指標を監視するオプションもあります。

サイバーセキュリティ

聞いたことがない方もいるかもしれませんが、データ侵害は絶えず発生しており、ビジネスに壊滅的な打撃を与え、経済的損害や評判の低下を引き起こす可能性があります。 2023 年の第 1 四半期だけで、世界中のさまざまなデータ侵害により 600 万件を超えるデータ記録が流出しました。

電子メール マーケティングや視聴者データが悪者の手に渡ることは望ましくありません。 したがって、サイバーセキュリティ ソリューションはテクノロジー スイートに必須です。

使用する物理的な技術デバイスやソフトウェアには、必ず最高レベルのサイバーセキュリティが搭載されていることを確認してください。 これは、まず、ウイルス対策ソフトウェア、多要素認証、仮想プライベート ネットワーク、ネットワーク脆弱性スキャナーを意味します。

メールのデザインとレイアウトに取り組む

信じられないかもしれませんが、メールの構造と視覚的な魅力は、読者とのコミュニケーションやつながりを刺激するのに違いをもたらします。

中断することなくメールを上から下に移動できれば、メールに返信したり、リンクをクリックしたり、その他の方法でメールに関与する可能性が高くなります。

電子メールのデザインとレイアウトに関する考慮事項をいくつか見てみましょう。

電子メールの構造

あなたのメールは上から下までどのように読まれますか? 件名から最後の文に進むのは簡単ですか? 読者はメッセージに集中できていますか? それとも、散らかったために視線がさまざまな方向に引っ張られているのでしょうか?

電子メールの構造にはミニマリスト スタイルを採用する必要があります。 たとえば、見出しが上部にあり、次にメールの本文があり、その右側に画像があり、メールの最後に CTA が表示されます。

最小限の電子メール構造により、読者は確実に電子メールを読み、内容を理解し、楽しむことができます。

色を加える

メールの配色はシンプルな白黒で問題ありません。 白地に黒の文字は読みやすく、最終的には受信者に求めているものであることを考えると、これは推奨されます。

ただし、電子メールに色を追加して見栄えを良くしたい場合は、色が電子メールのエクスペリエンスを妨げないようにすることが重要です。 たとえば、リンクに特定の色を使用して、残りの単語を黒にして目立つようにすることができます。

あるいは、次の Casper の例のように、電子メールのセクションに異なる色を使用して、各セクションを目立たせることもできます。

画像ソース: realgoodemails.com

別のオプションとして、上記のスクリーンショットで件名をサポートするために雲、月、星のグラフィックを使用しているように、電子メールに送信するメッセージをサポートするグラフィックを含めることもできます。

メールの理解を妨げない限り、多少の色付けは問題ありません。

一貫性

電子メールに選択したレイアウトやデザイン要素に関係なく、送信するすべての電子メールで一貫している必要があります。 一貫性は信頼を築きます。 そして信頼にはコミュニケーションと真の関係を築こうとする意欲が伴います。

一貫した電子メールのデザインとレイアウトにより、読者はあなたに何を期待できるかを知ることができます。 こうした期待に継続的に応えていくことで、優れた電子メールの会話やコンテンツを提供してくれるあなたを信頼できると人々に認識させることができます。 そのため、ユーザーはあなたのメールを開いて関わり続けたいと思うでしょう。

それは、内容が古くなった場合に備えて、内容を決して混同してはいけないという意味ではありません。しかし、新しいメールのたびに根本的に異なるデザインを送信すべきではありません。

質の高いメールコンテンツを作成する

電子メールのデザインやレイアウトよりも重要なのは、その内容です。 他の人があなたのメールを開いて、それが読みたいものではなかった場合、最終的にはメールを開かなくなり、スパムとしてマークされる可能性もあります。

したがって、電子メールの受信者が毎回求める高品質の電子メール コンテンツを作成する必要があります。

すべてのメールに目標を設定する

理由だけでメールを送信する場合は決してあってはならない。 すべての電子メールには、明確な目標が添付された意図的なものでなければなりません。 電子メールの目標の例は次のとおりです。

• リソースの共有
• トラフィックを別のマーケティング チャネルに誘導する
• 読者にCTAを実行してもらう
• 貴社のブランドとビジネスの紹介
• メール内のリンクをクリックしてもらう

すべてのメールに目標を設定すると、そのメールに書く内容をより意図的に行うことができます。 たとえば、目標が潜在顧客に自社のビジネス製品を紹介することであるとします。 メール全体でこれらのサービスについて説明すると同時に、Web サイトの製品ページにリンクして、貴社の特徴を示します。 特定の製品へのトラフィックを誘導する CTA で電子メールを終了することもできます。

意図を持ってコンテンツを作成できるように、すべてのメールの目標を設定します。

毎回魅力的な件名を作成する

相手がメールを開かない限り、メールを介して人との関係を構築することはできません。 そこで、魅力的な件名が登場します。 目を引く件名は、多くの場合、人々に電子メールを開こうとさせるものです。 以下に例を示します。

何よりもまず、クリックベイトの見出しから離れてください。 これらは注目を集める見出しですが、メールの内容とは何の関係もありません。 人々にメールを開いてもらうかもしれませんが、件名に書かれている内容と異なることがわかると、メールに関心を示さなくなります。 「ピザを無料で手に入れる」というのは確かにメールのきっかけになりますが、中にピザに関する内容が何もなければ、人々はおそらくあなたのブランドに嫌悪感を抱くでしょう。

件名は電子メールの内容を示すものでなければなりません。 「もっと稼ぐ」、「独占」、「禁止」、「眩しい」など、強い感情的反応を引き起こす言葉やフレーズであるパワーワードを使用する必要があります。

最後に、件名が長すぎないように注意してください。 できるだけ少ない言葉で購読者を惹きつけましょう。

単純にする

一言で言えば、メールの本文はシンプルかつ簡潔である必要があります。 メールが長く、膨大な段落があり、ビジュアルも含まれていない場合、メールを受け取った人はメールを読み終える可能性が低くなります。

ただし、メールが短く、理解しやすく、明確なメッセージが含まれている場合は、そうするでしょう。 すべてのメールをシンプルにして、できるだけ少ない単語で要点を伝えます。

メールをパーソナライズする

特に一度に大量のメールを送信する場合、一般的なメールを人々に送信したいと思うのは自然なことです。 しかし、残念ながら、これではあなたが探している接続は得られません。

時間をかけてメールをカスタマイズする必要があります。 人々はあなたが何が起こっているかを知っていると感じる必要があります。 あなたが彼らに送るものは何であれ、他の誰でもない自分たちのために特別に作られたものであると彼らは感じる必要があります。 それは彼らに特別な気分を与えます。 そして、それが彼らにあなたにチャンスを与える動機を与えるのです。

メールをパーソナライズするときは、名前だけではありません。 彼らの興味や解決策を見つけようとしているものについての詳細を組み込みます。

たとえば、初めて誰かに自己紹介のメールを送信するとします。 まず名前を呼んで挨拶し、それから彼らが会社で抱えていると聞いた問題について質問してください。 相互のつながりがあなたの注意を引いたと言えれば、さらに良いでしょう。

パーソナライゼーションは、コミュニケーションの糸口を広げ、信頼を確立して関係を発展させる上で重要な役割を果たします。

新しい製品やサービスを発表するために、完全な購読リストに何千通もの電子メールを送信している場合、当然のことながら、それぞれをカスタマイズすることはできません。 そのため、できる限り、できることをカスタマイズすることが重要になります。

レビューや体験談を含める

電子メール アウトリーチ戦略の主な目標の 1 つは、ブランドの評判と認知度を高めることでしょう。 そのためには、レビュー、紹介、お客様の声をメールに組み込むこと以上に良い方法はないでしょうか。

あなたは、メール リストに登録されている人々との関係を深めようとしています。 しかし、繰り返しになりますが、それを実現するには、ある程度の信頼性を確立し、彼らの目を信頼する必要があります。 顧客からの本物のフィードバックを見せることで、ブランドの評判を垣間見ることができます。 彼らは、他の何よりも、本物の人々が自分の経験について本物の話を共有していることを信じる可能性が高くなります。

したがって、メール内で適切な場合には、お客様の声やレビューを使用してください。 たとえば、特定の製品に関するメールにソーシャル メディアのビデオ レビューを組み込むことができます。 あるいは、Web サイトからお客様の声をスクリーンショットしてメールに埋め込むこともできます。

ビジュアルコンテンツを組み込む

すべての内容が書かれた単純な電子メールが受信者とのコミュニケーションに最適な方法である場合があります。 ただし、意味のある場合はビジュアルを組み込むことが重要です。

前述したように、人は視覚的なコンテンツに惹かれます。 画像を吸収することは、書かれたコンテンツよりも少ない脳力を必要とします。 見た目もきれいです。 視覚的なコンテンツを追加して、書かれたコンテンツを分割し、メールにフレアを加えます。

使用するビジュアル コンテンツは、書面によるメッセージをサポートするものである必要があることに留意してください。 ストック画像を使用している場合でも、電子メールで伝えているメッセージと一致していることを確認してください。 電子メールを開いたときに正しく読み込まれて表示されるように、電子メールが正しくフォーマットされていることも確認してください。

電子メールでのアウトリーチではタイミングが重要

世界で最高のメール コンテンツを作成できたとしても、適切なタイミングでメールを送信できていなければ意味がありません。 適切なタイミングは、メールを送信する相手によって異なります。

たとえば、受信者が 9 時から 5 時まで勤務している場合、9 時にメールを送信しても意味がありません。 朝食を食べたりメールをチェックしたりする可能性が高い朝 7 時に送信するほうがはるかに効果的です。

また、メールを送信する頻度にも注意してください。 1日1回だと面倒な人もいるかもしれませんが、週に2回なら取り入れやすいでしょう。

メールを送信するタイミングと頻度を判断するには、上記のメール受信者に対して行った調査を参照してください。

効果的な電子メール アウトリーチを作成するための手順

おそらく、これらすべてのアドバイスを総合するとどうなるのか疑問に思われるかもしれません。 ここでは、効果的な電子メール アウトリーチのための段階的なガイドを示します。

1. 魅力的な件名はメールの先頭に来ます。
2. 購読者の名前を呼んで挨拶して、メールを始めます。
3. 最初の行は、購読者にもっと読むよう説得する、個人的な質問またはステートメント (送信する量を考慮して可能な限り) にする必要があります。
4. メール本文の要点に移ります。
5. 短い段落を使用し、4 つ以内にしてください。
6. グラフィックや色を追加して、電子メールのメッセージを強化します。
7. メールの最後には、購読者に次に何をしてほしいかを伝える CTA を付けます。

電子メールによるアウトリーチの技術を習得することは、進行中のプロジェクトです。 ただし、電子メールを通じて効果的なコミュニケーションや関係構築を迅速に行えないというわけではありません。 上記のヒントを参考にしてください。