ドキュメントの自動化でビジネスを促進できる 4 つの方法

ML 自動化プロセスを開発するためのドキュメントの処理は複雑なタスクです。 コンピュータ上のボタンをいくつかクリックするほど簡単ではありません。 これは多数のタスクで構成されており、それぞれのタスクにはいくつかの手順が含まれており、多くの場合手作業が必要です。 これは、注文書、販売提案書、メモ、契約書など、あらゆる種類の文書に当てはまります。 ドキュメントの自動化に何が必要かを理解しましょう。

ドキュメントの自動化とは何ですか?

ドキュメントの自動化は、ドキュメント関連のタスクを合理化するためのワークフローとシステムのアプリケーションです。 これらのタスクには、ドキュメントの生成、送信、保存、アーカイブ、注釈付けなどが含まれる場合があります。

ドキュメント自動化システムにはさまざまな形式があり、手動で行うことも、多くの場合はアプリケーション、プラットフォーム、またはソフトウェアを使用することもできます。 まず、特定のツールにはさまざまなタスクを支援する多数の機能が備わっている一方、開発者は単一のドキュメント関連タスクを支援する他のツールを設計します。 たとえば、ドキュメント注釈ツールのほとんどは、注釈を付けるときにドキュメントにコメントや注釈、またはメモを簡単に挿入できる機能で構成されます。

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ドキュメントの自動化がビジネスを促進する方法

これらのデータ ラベル付けプラットフォームに共通するのは、方法は異なるものの、すべてがビジネスの促進に役立つということです。 ドキュメント管理の自動化がビジネスに役立つ可能性がある 4 つの方法を次に示します。

1. 人的エラーの可能性を最小限に抑えます

「ヒューマンエラー」とは、行為者が意図せずに行った行為を指します。 簡単に言うと、人間の不完全さによって生じる望ましくない結果やエラーのことを指し、そのためこの名前が付けられました。

エラーはよくあることなので、ビジネスへの影響を軽視する人もいます。 ただし、それが企業の業績不振の原因の1つであることを心に留めておく必要があります。 実際、Marketwire の分析レポートによると、2008 年に英国と米国の企業は人的ミスにより合計 370 億ドルの損害を被りました。

人的エラーの影響をよりよく理解するために、特に文書関連のタスクに関係する人的エラーの例を以下にいくつか示します。

• 従業員が文書に間違った情報を入力すると、誤解が生じる可能性があり、その場合はスタッフがそれを解消しなければなりません。 その結果、トランザクション時間が長くなり、1 日あたりのトランザクション数が減少する可能性があります。
• 従業員が間違った電子メール アドレスまたは場所にドキュメントを送信すると、データ漏洩が発生する可能性があります。 データ漏洩が発生すると、ビジネスの安全性が損なわれます。
• 従業員が誤ってドキュメントを削除した場合、再度処理する必要があります。 従業員は新しいタスクに取り組むのではなく、ずっと前に完了できたであろう同じタスクに限られた時間を費やすことになり、生産性が低下します。

シナリオは異なりますが、これらすべてが 1 つの事実を示しています。それは、人的エラーによって主要業績評価指標 (KPI) が低下し、それがビジネスに悪影響を与える可能性があるということです。 残念ながら、人的エラーの可能性を完全に排除することはできません。 結局のところ、「間違いを犯すのが人間」ですが、まさにそれこそがあなたが目指すべきことなのです。 人間に頼るのではなく、システムに頼ることができます。

ドキュメント自動化システムまたはワークフローを使用すると、人間による入力が不要になり、あらゆる種類の人的エラーの可能性を大幅に削減、または排除できる可能性があります。

2. 自動化によりドキュメントのセキュリティを最大限に高めることができます

ドキュメントのライフ サイクルは、ドキュメントの作成から最終的な廃棄、場合によっては「アーカイブ」まで、ドキュメントが通過する必要があるさまざまな段階を表します。 ライフ サイクルはドキュメントによって異なりますが、次の 5 つの段階で構成されます。

ドキュメントの生成

これはドキュメント作成とも呼ばれ、システムがコンピューター上にファイルを作成します。 通常、ドキュメントはテンプレートのコピーとして始まります。

文書の組み立て

このとき、システムは必要なデータを組み立てたり、名前、日付、番号などを入力して、テンプレートのコピーを独自のドキュメントに変換します。

文書保管庫

これは、システムが完成したドキュメントをクライアントや顧客などの受信者に転送するときです。 また、ドキュメントを安全なストレージ (通常は安全なサーバー内のクラウド ストレージ、またはシステム自体内の保管場所) に移動します。

文書管理

これには、ユーザーが必要に応じてシステム内で探しているドキュメントを簡単に見つけられるようにするために、大量のドキュメントを整理することが含まれます。

文書のアーカイブ

文書のアーカイブまたは廃棄は、文書を完全に廃棄するか、単にアーカイブするかを決定する必要がある段階です。 この段階はオプションであり、ドキュメントが不要になった場合、および/またはその存在によって問題が発生する可能性がある場合にのみ必要です。

ワークフローがどれほど効率的であっても、これらの各段階の間には常にギャップが存在します。 たとえば、ドキュメントを作成してから安全な保管場所に転送するまでには時間がかかります。 そして、その隙間は、ハッカーがシステムに侵入し、文書、特にそのデータを盗む機会となる可能性があります。 専門家は、ハッカーが送信中にデータを傍受するこの手法をデータ傍受と呼んでいます。

これは、何らかのデータ暗号化が施されていない限り、データは送信中に最も脆弱になるという主な理由から、効果的な手法です。 これは本質的にドキュメント自動化が提供するものです。

スピードとセキュリティは、ドキュメント自動化システムの 2 つの主な特徴です。 サイバー犯罪者にデータを盗む時間を与えることなく、ドキュメントのライフサイクルの 5 つの段階を難なく通過できます。 ほとんどのプラットフォームには、データ侵害の場合に備えた暗号化テクノロジーも搭載されており、基本的にドキュメントとそこに含まれるデータが安全に保たれることが保証されます。

中小企業では 1 回のサイバー攻撃で最大 38,000 米ドルの損害が発生する可能性があるため、サイバー攻撃の発生を防ぐことは潜在的な損失を最小限に抑えることができるため、ビジネスを助けるのに非常に役立ちます。

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3. 従業員の士気、満足度、生産性が向上します。

文書処理は繰り返しのかかる時間のかかる仕事です。 数十のフィールドに入力し、会社情報をコピー＆ペーストし、間違いがないかチェックする必要があります。 すぐには気づきませんが、文書処理に必要な単調なワークフローは、従業員の士気、満足度、そして最終的には生産性を低下させます。

この事実にはさまざまな要因が考えられますが、ほとんどの場合、彼らが生計のために行っていることに達成感を感じていないために起こります。 特に会社員の場合はそうです。 ドキュメントの自動化により、ドキュメント関連のタスクを自動化されたプラットフォームに依存し始めるときに、これらの反復的なタスクを排除できます。 これにより、2 つの主な利点が得られます。

まず、従業員の才能やスキルをより有効に活用できるようになり、収益性が向上します。 2 つ目は、誰でもできるわけではない活動に従事するわけではないため、生産性を最大限に高めることができ、達成感を感じる可能性が高くなります。

ソフトウェア、システム、またはその他のテクノロジを業務運営に使用すると、企業にとって大きな資産となるテクノロジに精通した人材を引き寄せることができることも研究で示されています。

4. ドキュメントの自動化により時間を節約できます

「時は金なり」という言葉は多くの状況に当てはまりますが、ビジネスの経営に関しては二重に当てはまります。 時間は企業の収益に寄与する要素です。

塗装会社を例に考えてみましょう。 たとえクライアントが 1,000 人いたとしても、一夜にして数百万ドルを稼ぐことは不可能です。 お金と同じように、時間も有限だからです。

だからこそ経営者は従業員を雇うのです。 これは、ビジネスが収益を生み出すために費やすことができる時間を延長する優れた方法です。 ただし、時間を延長する方法は他にもあります。 特に、特定のタスクを完了するのにかかる時間を最小限に抑える方法を見つけることができます。

前述の塗装会社の例で言えば、オーナーは手動で見積書を作成するのではなく、見積アプリを使用できます。 お金はかかるかもしれませんが、10 分のタスクが 1 分のタスクに変わり、所有者は他のことに費やす時間を増やすことができます。 これは、時間のかかるタスクを迅速なタスクに変えるという、ドキュメント自動化の背後にある主なアイデアの 1 つです。

例:

以下に、ドキュメント自動化システムで時間を節約できる方法の例をいくつか示します。

• 必要に応じて会社の情報を挿入できます。
• 現在の日付を適切なフィールドに入力できます。
• 文法やスペルの間違いをチェックできます (法的文書に最適です)。
• 異なるタイプのデータ間の不一致を探すことができます (つまり、見積書または見積書で提示された製品とサービスの総コストを計算する場合)。

明らかな利点ではあるものの、人々はビジネスにかかる時間を節約することの重要性を軽視する傾向があります。 ただし、自動化ツールを使用すると時間を節約できるため、企業は数百万ドルを節約できることを覚えておくことが重要です。 ドキュメントの自動化でも同じことができると信じない理由はありません。 結局のところ、これは自動化ツールであり、その中で最も便利なツールの 1 つです。

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最後に

ドキュメントの自動化がビジネスにとって非常に役立つテクノロジーであることは否定できません。 しかし、ほとんどのシステムと同様に、これにも課題が伴います。 まず、適切に確立するには特定のスキルとテクノロジーが必要なため、実装するのは簡単ではありません。 さらに、完全にセットアップするには数日から数週間かかる場合もあります。 ただし、一度実行すると、これらの課題とは比較にならないほどのメリットが得られます。 一言で言えば、間違いなく価値のある投資です。

参考文献

1. 貿易と持続可能な開発のための国際センター。 「人的ミスのコストを考慮する必要がある理由」 https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/。
2. ジャクソン、ナンシー・マン。 「繰り返しの作業をなくすことで生産性が向上します。」 Automatic Data Processing, Inc.、2018 年 7 月 18 日。 https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/elimination-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx。
3. サバニ、フェニル。 「データ傍受と盗難: データを保護する 7 つの方法」。 Tech Arbiters、2021 年 9 月 7 日。https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/。
4. バーテックス。 「米国企業は、これらのプロセスを自動化するだけで、年間 1,000 万ドル以上を節約しています。」 2021 年 5 月 10 日。 https://www.vertex.com/american-companies- Saving-10m-annually-process-automation/。